Identités : qui êtes-vous en tant qu'expéditeur

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Envoyer depuis une autre adresse dans le webmail 1:07

Module 4: Vous en tant qu'expéditeur · Temps de lecture : 11 minutes

Objectif pédagogique : à l'issue de cette leçon, vous savez configurer une identité pour que vos destinataires voient tout de suite qui leur écrit. Vous savez aussi à quoi sert chaque champ dans les en-têtes, et vous comprenez pourquoi vous ne pouvez envoyer qu'à partir de certaines adresses.

Notions clés : identité, nom d'affichage, From, Organization, Répondre à (Reply-To), copie Cci, identité par défaut, contrôle de l'expéditeur, redirection (forwarder), SPF, DMARC

Ce que le destinataire voit de vous

Quand Karim reçoit un e-mail de Julie, il voit d'abord une seule chose dans sa liste de messages : le nom de l'expéditeur. Ce nom provient de l'en-tête From, qui se compose de deux parties :

From: Julie Dubois | Atelier floral Example <julie@example.com>

La partie entre les chevrons est l'adresse. La partie qui la précède est le nom d'affichage. La plupart des logiciels de messagerie n'affichent que le nom d'affichage dans la liste. S'il manque, vous ne voyez que l'adresse, ou seulement la partie avant le @. Un e-mail de « info » ne dit rien à personne. Un e-mail de « Julie Dubois | Atelier floral Example », si.

Dans le webmail, cet ensemble formé d'un nom, d'une adresse et de quelques réglages supplémentaires s'appelle une identité. Vous en avez au moins une : celle de l'adresse avec laquelle vous vous connectez. Vous pouvez en créer d'autres, par exemple pour une deuxième adresse (leçon 4.3).

Un bon nom d'affichage :

est votre propre nom, le nom de votre organisation, ou une combinaison des deux : « Julie Dubois | Atelier floral Example » ou « Atelier floral Example » ;
n'est pas une adresse e-mail. Un nom d'affichage comme « julie@example.com » paraît suspect, car c'est précisément ce que font les escrocs : afficher comme nom une adresse qui ne correspond pas à l'adresse réelle ;
est reconnaissable pour le destinataire. Si vous écrivez à des clients, ils reconnaissent souvent la boutique plus facilement que votre prénom.

Retenez ce que vous avez vu dans la leçon 2.2 : n'importe qui peut saisir n'importe quel nom d'affichage. Le nom ne prouve donc rien sur l'authenticité d'un message. Mais pour vos propres e-mails, c'est la première chose qui compte.

Paramètres, Identités avec les champs Nom d’affichage, Courriel et Organisation — (1) Nom d’affichage, (2) Courriel, (3) Organisation

Les autres champs d'une identité

Une identité comporte d'autres champs que le nom et l'adresse. Chaque champ devient un en-tête de votre message ou agit au moment de l'envoi.

Organisation devient l'en-tête Organization. Certains logiciels l'affichent à côté de l'expéditeur. C'est pratique si votre nom d'affichage ne contient que votre nom. Ce champ n'est pas obligatoire.
Répondre à devient l'en-tête Reply-To (leçon 3.1). Si vous y saisissez info@example.com, toutes les réponses aux e-mails envoyés avec cette identité iront à info@. En général, vous laissez ce champ vide : les réponses doivent revenir à la personne qui a écrit. Un Répondre à fixe que vous avez oublié est une cause classique de « je n'ai jamais reçu de réponse ».
Cci envoie chaque message que vous expédiez également en copie cachée à une adresse fixe. Par exemple pour qu'un collègue voie tous les devis. Les destinataires ne voient pas cette adresse. Réfléchissez cependant : ce collègue sait-il qu'il reçoit tout, et est-ce vraiment nécessaire ?
Définir par défaut détermine l'identité que le webmail choisit quand vous commencez un nouveau message. Pour une réponse, le webmail choisit généralement l'identité de l'adresse sur laquelle l'e-mail est arrivé.
Signature est votre signature (leçon 4.2).

Contrôle de l'expéditeur : pourquoi vous ne pouvez pas saisir n'importe quoi

Dans le champ Courriel d'une identité, vous pouvez en principe taper n'importe quelle adresse. Pourtant, le serveur refuse un message si vous l'envoyez depuis une adresse qui ne vous appartient pas. C'est ce qu'on appelle le contrôle de l'expéditeur. Sans ce contrôle, toute personne connectée à une boîte mail sur le même serveur pourrait envoyer des e-mails au nom de quelqu'un d'autre : un voisin sur le serveur, ou un pirate qui, après avoir volé une seule boîte mail, enverrait du phishing au nom de toute l'organisation.

Chez WebOké, vous pouvez envoyer depuis :

l'adresse avec laquelle vous êtes connecté ;
une adresse qui redirige vers votre boîte mail, une redirection (forwarder), sur le même serveur.

Julie, connectée en tant que julie@example.com, veut aussi pouvoir écrire en tant que commandes@example.com ? Elle fait alors de commandes@ une redirection vers julie@ et crée une identité supplémentaire avec cette adresse. Sans redirection, elle reçoit un message du type « Account ... can not send emails from ... ». Les autres fournisseurs appliquent des règles comparables, même si elles portent un autre nom (par exemple « envoyer en tant que » ou « send as »).

Pourquoi pas d'adresse Gmail via un autre serveur

Une question fréquente : « Puis-je créer dans le webmail une identité avec mon adresse Gmail ? » La réponse est non, et ce n'est pas seulement une règle de WebOké. Le domaine gmail.com appartient à Google. Google publie dans le DNS les serveurs autorisés à envoyer des e-mails pour ce domaine (SPF), signe ses propres e-mails (DKIM) et demande aux destinataires de refuser ou de placer en spam les e-mails non conformes (DMARC). Un e-mail avec une adresse Gmail dans From qui provient d'un autre serveur ne respecte pas ces règles. Dans le meilleur des cas, il atterrit dans les spams ; dans le pire, il n'arrive pas du tout. Il en va de même pour tout autre domaine doté d'une politique DMARC stricte, y compris votre propre domaine si vous l'avez bien configuré. La formation « Votre messagerie en ordre » explique SPF, DKIM et DMARC.

Si vous voulez envoyer des e-mails depuis une adresse d'un autre fournisseur, passez par ce fournisseur lui-même.

Exemple : trois identités dans une seule boîte mail

Julie se connecte avec julie@example.com. Elle a trois identités :

Julie Dubois | Atelier floral Example avec julie@example.com : l'identité par défaut, pour les échanges personnels avec les clients.
Atelier floral Example avec commandes@example.com : pour les confirmations de commande. commandes@ est une redirection vers julie@.
Atelier floral Example avec info@example.com : pour les questions générales. info@ est également une redirection vers julie@.

Pour l'identité commandes@, elle a laissé Répondre à vide, afin que les clients répondent simplement à commandes@ et que ces réponses lui parviennent via la redirection. Elle a rempli Organisation partout avec « Atelier floral Example ».

Si vous regardez les en-têtes d'un e-mail envoyé avec la deuxième identité, vous voyez :

From: Atelier floral Example <commandes@example.com>
Organization: Atelier floral Example

Le message que reçoit Karim ne contient aucun en-tête Bcc, même si Julie a configuré une copie Cci. Celle-ci passe uniquement par l'enveloppe.

Pièges à éviter

Une adresse seule, sans nom. Votre e-mail apparaît dans la liste comme « info » ou « julie ». Moins reconnaissable, et parfois plus vite classé en spam.
Un nom d'affichage qui ressemble à une adresse. Les filtres antispam et les destinataires vigilants s'en méfient.
Un Répondre à oublié. Les réponses partent vers une adresse que personne ne consulte.
Une identité pour une adresse sans redirection. L'envoi échoue avec un message concernant l'adresse.
La mauvaise identité pour un nouveau message. Vérifiez le champ Expéditeur avant d'envoyer, surtout si vous avez plusieurs identités.

En pratique : comment cela fonctionne dans le webmail

Vous gérez vos identités dans Paramètres > Identités. Cliquez sur votre adresse pour remplir Nom d’affichage, Organisation, Répondre à, Cci et Signature, ou sur Créer pour une identité supplémentaire. Lors de la rédaction, vous choisissez l'identité à utiliser dans le champ Expéditeur. La redirection se crée dans le panneau d'administration de votre hébergement (chez WebOké : DirectAdmin). Le manuel Roundcube décrit les étapes. Dans d'autres webmails, le fonctionnement est comparable ; dans Gmail, cela s'appelle par exemple « Envoyer des e-mails en tant que ».

Résumé

Le nom d'affichage est ce que les destinataires voient dans leur liste : rendez-le reconnaissable et n'utilisez pas d'adresse e-mail.
Organisation devient l'en-tête Organization, Répondre à devient Reply-To ; laissez Répondre à vide la plupart du temps.
Un Cci dans votre identité envoie chaque message discrètement à une adresse fixe.
Le serveur ne vous laisse envoyer que depuis votre propre adresse ou depuis une redirection vers votre boîte mail sur le même serveur.
Vous ne pouvez pas utiliser l'adresse d'un autre fournisseur (comme Gmail) via votre propre serveur : SPF et DMARC font échouer l'envoi.

Quiz

Exercice

Exercice A4.1 : Faire vérifier votre expéditeur. Dans Paramètres > Identités, configurez votre identité : un Nom d’affichage clair et, si vous le souhaitez, une Organisation. Envoyez ensuite un e-mail à vous-même avec WMC A4.1 comme objet. Ouvrez l'e-mail reçu, choisissez Plus > Exporter (vous obtenez un fichier .eml) et téléversez ce fichier. Le programme lit le fichier uniquement en mémoire et ne conserve rien. Il vérifie : que l'objet contient A4.1 ; que From comporte un nom d'affichage qui n'est pas une adresse e-mail et qui n'est pas identique à la partie avant le @ ; que le domaine dans From n'est pas un domaine d'exemple comme example.com ; qu'aucun en-tête Bcc n'est visible dans le message ; qu'Organization est rempli (conseil, orange s'il est vide) ; et il affiche le contenu de Reply-To (à titre d'information, pour que vous voyiez si vous avez oublié un Répondre à). Pour chaque ligne, vous obtenez un résultat vert, orange ou rouge, avec une explication.

Pour aller plus loin

Les étapes décrites dans le webmail s'appliquent au webmail de WebOké ; dans d'autres webmails, le fonctionnement est comparable.

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