Rechercher comme un pro

Module 5: Classer et retrouver · Temps de lecture : 9 minutes

Objectif pédagogique : À la fin de cette leçon, vous saurez choisir pour chaque recherche le bon champ, le bon type, la bonne date et la bonne portée, et vous comprendrez pourquoi la webmail ne trouve parfois pas ce que vous cherchez.

Notions clés : champ de recherche, options de recherche, Portée, Courriel entier, Type, IMAP SEARCH, effacer la recherche

La recherche se fait sur le serveur

Lorsque vous effectuez une recherche dans la webmail, ce n'est pas votre navigateur qui parcourt vos e-mails, mais le serveur de messagerie. La webmail envoie au serveur une commande de recherche via IMAP (IMAP SEARCH), par exemple : « donne-moi les courriels de la Boîte de réception dont l'expéditeur contient ahmed ». Le serveur renvoie les numéros des courriels correspondants, et la webmail les affiche.

Cela explique plusieurs choses :

• La recherche est aussi rapide sur un vieil ordinateur portable que sur un ordinateur puissant, car le travail se fait sur le serveur.
• Vous parcourez tout ce qui se trouve sur le serveur, y compris des courriels vieux de plusieurs années que votre logiciel de messagerie n'a plus téléchargés.
• Ce que le serveur ne voit pas comme du texte, il ne le trouve pas. Le texte d'une pièce jointe, comme un PDF ou un fichier Word, n'est pas parcouru. Un mot qui figure uniquement dans le devis joint ne sera donc pas trouvé. Recherchez alors par expéditeur, par objet ou par période.

Où chercher : les champs

Par défaut, la webmail recherche dans l'objet et l'expéditeur. La petite flèche du champ de recherche ouvre les options de recherche, où vous choisissez vous-même où la webmail doit regarder. Vous pouvez activer plusieurs champs à la fois ; un courriel est alors considéré comme un résultat si le mot figure dans au moins un de ces champs.

Il existe aussi Répondre à et Faire suivre à, pour les en-têtes du même nom. Vous en aurez rarement besoin.

Pourquoi ne pas toujours utiliser Courriel entier ? Parce que vous obtenez alors beaucoup plus de résultats. Si vous recherchez « example.net » dans le courriel entier, vous ne trouvez pas seulement les e-mails d'Ahmed, mais tout e-mail où ce domaine apparaît quelque part : dans une signature, dans un e-mail transféré, dans un en-tête ajouté par un serveur. Plus le champ est précis, plus la liste est courte.

Type et date : restreindre encore la liste

Avec Type, vous choisissez quels courriels afficher : Tous, Non lu, Signalé, Sans réponse, Supprimé, Non supprimé, Avec fichier joint ou Priorité. Cela fonctionne aussi sans mot-clé. Si vous choisissez uniquement le type Avec fichier joint dans Envoyés, vous voyez tout ce que vous avez envoyé avec une pièce jointe.

Avec Date, vous choisissez une période : moins ou plus d'une semaine, d'un mois ou d'une année. « Plus d’une année » est pratique pour faire le tri (leçon 5.4), « moins d’un mois » lorsque vous savez que c'était récent.

Le type, la date et le mot-clé se combinent. Chaque critère supplémentaire raccourcit la liste.

Portée : dans quels dossiers

La Portée détermine dans quels dossiers le serveur effectue la recherche :

• Répertoire actuel : uniquement le dossier ouvert. C'est le plus rapide et le plus restreint.
• Ceci et les sous-dossiers : le dossier ouvert ainsi que tous les dossiers qu'il contient. Pratique si vous avez un dossier Klanten (Clients) avec un sous-dossier par client, ou des archives réparties par année.
• Tous les dossiers : chaque dossier de votre boîte mail, y compris Envoyés, Pourriels et Corbeille.

Si vous recherchez dans plusieurs dossiers à la fois, vous voyez aussi pour chaque courriel le dossier où il se trouve. Vous voyez ainsi immédiatement où un courriel a atterri, par exemple à cause d'un filtre.

Faites attention à deux choses. La portée est relative : « Ceci et les sous-dossiers » ne signifie pas la même chose si vous êtes dans la Boîte de réception ou dans Klanten. Et un courriel que vous avez envoyé vous-même se trouve dans Envoyés, pas dans la Boîte de réception. Si vous cherchez un e-mail que vous avez envoyé à quelqu'un, le bon choix est le champ Destinataire avec une portée qui inclut Envoyés.

Une méthode en trois étapes

Si vous cherchez quelque chose sans savoir par où commencer, allez du plus restreint au plus large :

1. Que savez-vous avec certitude ? L'expéditeur, un mot de l'objet, la période approximative. Choisissez le champ correspondant.
2. Où se trouve-t-il probablement ? Choisissez la plus petite portée dont vous êtes sûr qu'elle convient.
3. Rien trouvé ? Élargissez pas à pas : ajoutez Corps, puis Tous les dossiers, et seulement ensuite Courriel entier. Regardez aussi dans Pourriels et Corbeille ; avec Tous les dossiers, ils sont automatiquement inclus.

Recherchez une partie d'un nom si vous n'êtes pas sûr du reste : le seul nom de famille « Vries » trouve aussi « Sanne de Vries ». Les majuscules n'ont pas d'importance.

Après une recherche, n'oubliez pas d'effacer la recherche avec la petite croix du champ de recherche. Sinon, la liste reste filtrée et vous pensez que des e-mails ont disparu. Les options choisies restent en outre actives pour votre recherche suivante. Si vous êtes surpris qu'une recherche ordinaire porte soudain sur tous les dossiers, c'est souvent que vous l'aviez réglée ainsi la fois précédente.

Rechercher dans votre carnet d'adresses

Le carnet d'adresses a son propre champ de recherche. Vous y recherchez par nom ou par adresse, et de façon plus détaillée avec Rechercher en haut, par exemple par organisation. Cette recherche est indépendante de celle dans vos e-mails. Le module 7 traite le carnet d'adresses plus en détail.

En pratique : comment cela fonctionne dans la webmail

Le champ de recherche se trouve au-dessus de la liste des courriels ; la petite flèche à droite ouvre les options de recherche avec les champs, Type, Date et Portée. La petite enveloppe du champ de recherche affiche en un clic uniquement les courriels non lus. Les étapes sont décrites dans le manuel Roundcube, à la section Rechercher dans vos e-mails. Les autres webmails fonctionnent de façon similaire : Gmail et Outlook.com proposent une barre de recherche avec des options avancées, et Gmail connaît des mots-clés comme from: et has:attachment.

Résumé

• La recherche se fait sur le serveur de messagerie (IMAP SEARCH) ; le texte des pièces jointes n'est pas parcouru.
• Choisissez le champ le plus précis : Expéditeur, Destinataire ou Objet donnent moins de bruit que Courriel entier.
• Type et Date raccourcissent la liste, même sans mot-clé.
• Portée : Répertoire actuel, Ceci et les sous-dossiers, ou Tous les dossiers. Vos propres e-mails envoyés se trouvent dans Envoyés.
• Allez du plus restreint au plus large et effacez la recherche lorsque vous avez terminé.

Quiz

Exercice

Exercice A5.3 : Quelle recherche ? Dans sa boîte mail, Sanne a une Boîte de réception, Envoyés, Pourriels, Corbeille, un dossier Klanten (Clients) avec un sous-dossier par client, et des Archives réparties par année. Pour chaque question, choisissez la Portée (Répertoire actuel, Ceci et les sous-dossiers ou Tous les dossiers) et le champ de recherche (Objet, Expéditeur, Destinataire, Corps ou Courriel entier). Prenez à chaque fois la plus petite portée et le champ le plus précis qui fonctionnent à coup sûr. 1. Sanne a ouvert la Boîte de réception. Elle est certaine que l'e-mail de ahmed@example.net s'y trouve encore, mais elle n'a aucune idée de son objet. 2. Sanne cherche un e-mail qu'elle a elle-même envoyé à levering@example.org. Elle ne sait pas s'il se trouve encore dans Envoyés ou déjà dans l'un des dossiers d'archives. 3. Sanne a ouvert le dossier Klanten. Elle sait qu'un client a un jour écrit le mot « rozenboog » dans le texte de son e-mail, mais pas dans l'objet, et elle ne se souvient plus de quel client il s'agissait. Le programme compare pour chaque question votre portée et votre champ avec la grille de réponses et donne une explication pour chaque erreur.

Pour aller plus loin

Lorsque des étapes dans la webmail sont décrites, elles s'appliquent à la webmail de WebOké ; les autres webmails fonctionnent de façon similaire.

• Roundcube Webmail 9.1: Rechercher dans vos e-mails
• Roundcube Webmail 8.1: Ajouter et retrouver des contacts
• Récupérer une boîte mail ou des e-mails supprimés depuis la sauvegarde
• RFC 9051, IMAP version 4rev2, avec la commande SEARCH (en anglais) : https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051