Dossiers de votre boîte mail : Boîte de réception, Éléments envoyés, Brouillons, Corbeille, Courrier indésirable et Archives

Votre boîte mail contient toujours quelques dossiers fixes : Boîte de réception, Envoyés, Brouillons, Corbeille, Indésirables et souvent aussi Archives. Sur votre téléphone, ils portent parfois un autre nom que sur votre ordinateur, et il arrive qu'un dossier apparaisse en double. Dans cet article, vous découvrirez comment les logiciels de messagerie savent à quoi sert chaque dossier, comment cela fonctionne chez WebOké et comment résoudre les problèmes les plus courants.

La norme : des dossiers spéciaux avec une étiquette fixe

Votre logiciel de messagerie communique avec notre serveur de messagerie via IMAP. Pour les dossiers fixes, il existe une convention internationale, l'extension IMAP SPECIAL-USE (RFC 6154). Le serveur attribue à chaque dossier fixe une étiquette qui indique à quoi il sert :

La boîte de réception n'a pas besoin d'étiquette : dans IMAP, elle s'appelle toujours INBOX. \All et \Flagged ne sont pas de vrais dossiers mais des vues, comme « Tous les messages » dans Gmail. Si vous souhaitez regrouper les e-mails marqués d'un indicateur, votre logiciel de messagerie s'en charge lui-même, par exemple avec un dossier intelligent.

Un logiciel de messagerie qui respecte la norme se base sur l'étiquette et non sur le nom. Il affiche ensuite le dossier avec un nom dans votre langue. C'est pourquoi vous voyez Indésirables sur votre iPhone, Courrier indésirable dans Outlook et Pourriels dans le webmail, alors qu'il s'agit sur le serveur d'un seul et même dossier Junk. Ce que vous faites dans ce dossier se retrouve donc partout.

Quel nom voyez-vous dans quel logiciel ?

Les noms ci-dessous sont ceux des versions françaises. Ils peuvent légèrement varier selon la version.

L'Outlook classique ne respecte pas toujours la norme. Il peut alors créer lui-même des dossiers supplémentaires, comme Courrier indésirable ou Éléments supprimés, à côté des dossiers qui existent déjà sur le serveur. Vous découvrirez plus loin comment résoudre ce problème.

Les dossiers un par un

Boîte de réception. C'est ici qu'arrivent tous les nouveaux e-mails, à l'exception du spam et des e-mails que vous dirigez vers un autre dossier à l'aide de votre propre filtre. C'est le seul dossier récupéré via POP3.

Envoyés. Lorsque vous envoyez un e-mail, votre logiciel de messagerie en conserve une copie dans Sent sur le serveur. Vous retrouvez ainsi vos e-mails envoyés également sur votre téléphone et dans le webmail. Dans la plupart des logiciels, vous pouvez choisir si cette copie est conservée et à quel endroit. Choisissez toujours le dossier sur le serveur, et non un dossier sur votre propre ordinateur.

Brouillons. Un e-mail que vous n'avez pas encore envoyé est placé dans Drafts. Vous pouvez ainsi le commencer sur votre ordinateur et le terminer sur votre téléphone.

Corbeille. Lorsque vous supprimez un e-mail, votre logiciel de messagerie le déplace vers Trash. Il n'est réellement supprimé que lorsque vous videz la corbeille. D'ici là, il compte dans l'espace de stockage de votre boîte mail.

Indésirables (Junk). Le spam détecté par notre serveur arrive ici. C'est aussi le dossier dans lequel vous placez vous-même le spam. Pour savoir comment fonctionne le filtre antispam et à quel point il est strict, consultez Spam : comment WebOké le bloque, et comment entraîner et tester le filtre antispam

Archives. Avec le bouton Archiver, vous retirez un e-mail de votre boîte de réception sans le supprimer. Le dossier se trouve sur le serveur : vous retrouvez donc l'e-mail sur tous vos appareils. Il compte toutefois dans votre espace de stockage. Si vous souhaitez au contraire retirer vos anciens e-mails du serveur, consultez Stocker vos e-mails localement pour libérer de l'espace sur le serveur de messagerie.

Comment cela fonctionne chez WebOké

• Tous les dossiers fixes respectent la norme. Sent, Drafts, Trash et Junk existent dans chaque boîte mail et sont toujours visibles. Votre logiciel de messagerie crée Archive dès que vous archivez quelque chose pour la première fois.
• Le spam arrive dans Junk. Le spam intercepté par le serveur arrive dans le même dossier que celui où vous signalez vous-même le spam. Il n'y a plus de dossier spam séparé sous Boîte de réception.
• Le filtre antispam apprend de vous. Si vous faites glisser un message vers Junk, ou si vous utilisez le bouton de courrier indésirable, le filtre apprend qu'il s'agit de spam. Si vous replacez un message légitime de Junk vers Boîte de réception, le filtre apprend qu'il ne s'agit pas de spam. Plus de conseils dans Spam : comment WebOké le bloque, et comment entraîner et tester le filtre antispam
• Le webmail utilise les mêmes dossiers. Ce que vous voyez dans le webmail correspond exactement à ce qui se trouve sur le serveur. Consultez Accéder au webmail et que faire si la connexion échoue.
• Utilisez IMAP, pas POP3. Avec POP3, votre logiciel ne récupère que la Boîte de réception. Vous ne voyez alors ni Junk, ni les messages envoyés depuis d'autres appareils, ni les autres dossiers. Lisez IMAP ou POP3 : quelle est la différence ?

Afficher ou masquer des dossiers : l'abonnement

Un logiciel de messagerie n'affiche que les dossiers auxquels vous êtes abonné. Un dossier auquel vous n'êtes pas abonné existe bel et bien, avec tous ses messages, mais n'apparaît pas dans votre liste de dossiers. Si vous voyez un dossier dans le webmail mais pas dans votre logiciel, ou inversement, c'est presque toujours la raison.

• Webmail : Paramètres, Dossiers, puis l'interrupteur à côté du dossier.
• Thunderbird : clic droit sur votre adresse e-mail, S'abonner.
• Outlook classique : clic droit sur votre adresse e-mail, Dossiers IMAP.

Vous n'avez pas besoin d'activer vous-même Junk et les autres dossiers fixes : ils sont toujours visibles dans chaque boîte mail.

Problèmes fréquents

J'ai deux dossiers pour les messages envoyés, par exemple Envoyés et Éléments envoyés. Dans ce cas, l'un de vos logiciels utilise son propre dossier au lieu de Sent. Dans chaque logiciel, définissez comme dossier des messages envoyés celui qui porte le label, faites-y glisser les messages du dossier supplémentaire, puis supprimez ce dossier supplémentaire vide. Il en va de même pour Corbeille et Éléments supprimés. Si des dossiers comme Sent Messages ou Sent Items figurent aussi sur le serveur, par exemple provenant d'un ancien appareil, notre serveur leur attribue également le label \Sent. Choisissez-en alors un seul, de préférence Sent.

Outlook classique crée son propre dossier Courrier indésirable. Outlook dispose de son propre filtre antispam, distinct du nôtre. Désactivez-le pour que tout le spam reste au même endroit : cliquez sur Accueil, Courrier indésirable, Options du courrier indésirable, puis choisissez Pas de filtrage automatique. Déplacez ensuite le contenu de Courrier indésirable vers Junk et supprimez le dossier vide si Outlook le permet.

Outlook classique ne conserve pas les messages envoyés ou supprimés sur le serveur. Ouvrez Fichier, Paramètres du compte, sélectionnez votre adresse et cliquez sur Modifier puis sur Paramètres supplémentaires. Si votre version le propose, choisissez-y le dossier du serveur pour les éléments envoyés et supprimés (Sent et Trash). Laissez vide le champ du chemin du dossier racine. Si cela ne fonctionne pas, supprimez le compte et ajoutez-le de nouveau en IMAP. Consultez Outlook pour Windows (nouveau et classique).

Mes messages envoyés n'apparaissent pas sur mon téléphone ni dans le webmail. Vérifiez d'abord que vous utilisez IMAP. Avec POP3, les messages envoyés ne se trouvent que sur l'appareil depuis lequel vous les avez envoyés. Si vous utilisez IMAP, vérifiez dans votre logiciel quel dossier il utilise pour les messages envoyés. Dans Thunderbird, c'est dans Paramètres des comptes, Copies et dossiers. Sur l'iPhone, allez dans votre compte, Avancé, et choisissez les dossiers du serveur sous Comportement des boîtes aux lettres. Consultez aussi Thunderbird et iPhone et iPad.

Je ne vois pas le spam. Vérifiez que vous utilisez IMAP, et regardez dans le dossier que votre logiciel appelle Indésirables, Courrier indésirable ou Spam. Vous réglez la sévérité du filtre, et la suppression immédiate ou non du spam ayant un score très élevé, dans Configurer SpamAssassin.

J'ai supprimé un message, mais il est toujours là (barré ou grisé). Avec IMAP, un message supprimé va normalement dans la Corbeille. Certains logiciels de messagerie se contentent d'attribuer au message sur le serveur la marque « supprimé ». Vous le voyez alors encore, souvent barré, et il apparaît aussi sur vos autres appareils. Il ne disparaît réellement qu'une fois le dossier nettoyé (en anglais expunge ou purge). D'ici là, il compte dans votre espace de stockage. Dans le webmail, vous supprimez ces messages avec Compacter dans le menu du dossier. Configurez ensuite votre logiciel de messagerie pour que les messages supprimés aillent dans la Corbeille. Dans Thunderbird, sous Paramètres serveur, à la rubrique Lorsque je supprime un message :, choisissez le dossier Corbeille, voir Créer des dossiers et choisir le bon dossier pour Envoyés, Brouillons et Corbeille. Pour Outlook, lisez Dossiers, messages envoyés et boîte mail pleine dans le guide Outlook.

Combien de temps la Corbeille et le spam sont-ils conservés ?

Notre serveur ne supprime rien automatiquement de la Corbeille ni de Junk. Les messages y restent jusqu'à ce que vous ou votre logiciel de messagerie vidiez le dossier, et comptent entre-temps dans l'espace de stockage de votre boîte mail. Pensez donc à vider régulièrement ces deux dossiers. Pour savoir jusqu'où votre boîte mail peut se remplir, lisez Stockage par boîte mail et ce qui se passe lorsqu'elle est pleine.

Si vous souhaitez que cela se fasse automatiquement, configurez-le dans votre logiciel de messagerie. Sur l'iPhone, dans votre compte sous Avancé, choisissez après combien de temps les messages supprimés peuvent être effacés. Dans Thunderbird, activez dans Paramètres serveur l'option Vider la corbeille en quittant. Vous pouvez aussi supprimer d'anciens messages en une seule fois dans DirectAdmin : lisez Nettoyer une boîte mail pour libérer de l'espace dans DirectAdmin.

Passer chez WebOké ou migrer

Si vous migrez vos e-mails avec l'outil de migration d'e-mails ou avec IMAPSync dans DirectAdmin, tous vos dossiers sont transférés, avec le nom qu'ils avaient chez votre ancien fournisseur. Après la migration, il peut donc arriver que vous ayez un dossier tel que Éléments envoyés ou Éléments supprimés à côté de Sent et Trash. Ce n'est pas grave : rien n'est perdu. Si vous souhaitez tout regrouper au même endroit, faites glisser les e-mails vers le dossier standard, puis supprimez l'ancien dossier vide. Configurez également à nouveau vos appareils, afin qu'ils utilisent les dossiers standard de notre serveur.

Envie d'en savoir plus ? Suivez le cours gratuit Utiliser le webmail, leçon 5.1 Dossiers et dossiers spéciaux.