Stockage et nettoyage

Module 5: Classer et retrouver · Temps de lecture : 8 minutes

Objectif pédagogique : À l'issue de cette leçon, vous savez calculer le taux de remplissage de votre boîte mail, vous savez ce qui se passe lorsqu'elle est pleine et vous pouvez libérer de l'espace de façon ciblée sans perdre les e-mails dont vous avez besoin.

Notions clés : limite de stockage (quota), tous les dossiers comptent, Vider, Compacter, messages volumineux, Exporter, sauvegarde

Chaque boîte mail a une limite

Votre boîte mail dispose d'une limite de stockage, aussi appelée quota : la quantité maximale d'e-mails qu'elle peut contenir, par exemple 2 Go. Cette limite s'applique à l'ensemble de la boîte mail, donc à tous les dossiers réunis. On l'oublie souvent. Ces dossiers comptent aussi :

Envoyés : chaque pièce jointe que vous avez envoyée vous-même s'y trouve une deuxième fois.
Archives : hors de vue ne veut pas dire hors du stockage.
Pourriels : même les e-mails que vous n'ouvrez jamais.
Corbeille : un message supprimé se trouve dans la Corbeille et compte jusqu'à ce que vous la vidiez.
Dossiers masqués : les dossiers auxquels vous n'êtes pas abonné (leçon 5.1).

En plus de la limite de votre boîte mail, votre offre complète a généralement aussi un plafond. Si toutes vos boîtes mail et votre site web prennent ensemble trop de place, vous atteignez ce plafond, même s'il reste de la place dans votre propre boîte mail.

Quel est son taux de remplissage ?

Dans le webmail, vous voyez en bas à gauche, sous les dossiers, une petite barre avec un pourcentage. Il s'agit de la part de votre limite qui est utilisée. Vous trouvez la même information dans Paramètres > Dossiers, sous la liste des dossiers.

Le calcul est simple : additionnez la taille de tous les dossiers et divisez par la limite. Voici un exemple avec une boîte mail de 1 Go, soit 1024 Mo :

Boîte de réception  310 Mo
Envoyés             220 Mo
Archives            180 Mo
Pourriels            40 Mo
Corbeille            62 Mo
Brouillons            4 Mo
-------------------------
Total               816 Mo

816 / 1024 = 0,797  →  80 % utilisé

Si vous videz les Pourriels et la Corbeille, vous gagnez 102 Mo : 714 / 1024 = 0,697, soit 70 %. Vous voyez ainsi d'un coup d'œil quelle action de nettoyage rapporte le plus. Notez que les serveurs de messagerie calculent en base 1024 : 1 Go correspond à 1024 Mo.

Ce qui se passe quand elle est pleine

Lorsque votre boîte mail est pleine, aucun nouvel e-mail ne peut plus y entrer. Le serveur de l'expéditeur reçoit un refus et l'expéditeur reçoit en retour un message d'erreur, avec des textes comme « Mailbox full » ou « Quota exceeded » (la leçon 8.4 vous apprend à lire ce type de message). Pour vous, c'est piégeux : vous ne voyez rien, puisque l'e-mail n'arrive jamais. Vous ne vous en rendez compte que lorsqu'un client vous appelle parce que son e-mail lui revient.

L'envoi peut alors aussi poser problème. Le webmail conserve une copie de chaque message envoyé dans Envoyés. S'il n'y a plus de place pour cela, un message vous indique que le courriel n'a pas pu être enregistré dans Envoyés.

C'est pourquoi de nombreux fournisseurs vous envoient un avertissement par e-mail lorsque votre boîte mail est presque pleine. Prenez-le au sérieux et faites du tri avant que la limite ne soit atteinte.

Libérer de l'espace : du plus simple au plus ciblé

Procédez dans cet ordre :

Videz les Pourriels et la Corbeille. Sélectionnez le dossier, cliquez sur les trois points au-dessus des dossiers et choisissez Vider. Cela libère souvent tout de suite de l'espace, sans que vous perdiez quoi que ce soit d'utile.
Cherchez les messages volumineux. Quelques messages avec de grosses pièces jointes prennent souvent plus de place que mille e-mails ordinaires. Triez la liste via Options de liste par Taille, ordre descendant. Faites-le aussi dans Envoyés : toutes vos propres pièces jointes s'y trouvent. Combinez cela avec les options de recherche de la leçon 5.3 : Type Avec fichier joint et Date plus d’une année.
Conservez les pièces jointes ailleurs. Vous avez besoin d'une pièce jointe, mais pas de l'e-mail ? Enregistrez la pièce jointe sur votre propre espace de stockage ou dans le cloud, puis supprimez le message.
Videz à nouveau la Corbeille. Tout ce que vous avez supprimé aux étapes 2 et 3 s'y trouve désormais.

Deux réglages permettent aussi de garder automatiquement votre boîte mail légère, dans Paramètres > Préférences > Paramètres du serveur, sous Maintenance :

Vider la corbeille à la déconnexion : la Corbeille est vidée lorsque vous vous déconnectez. Pratique, mais vous n'avez plus de seconde chance après la déconnexion.
Supprimer directement les pourriels : les pourriels que vous supprimez ne passent pas d'abord par la Corbeille.

Vider et Compacter : la différence

Dans le menu des actions sur les dossiers, vous voyez à la fois Vider et Compacter. Vider supprime tous les messages du dossier choisi. Compacter, c'est autre chose : en IMAP, un message peut être marqué comme supprimé sans avoir encore disparu. Certains logiciels de messagerie fonctionnent ainsi : ils barrent le message au lieu de le déplacer dans la Corbeille. Compacter supprime réellement ces messages marqués. Si vous voyez dans un dossier des messages barrés, Compacter libère de l'espace.

Le menu des actions de dossier : Compacter, Vider, Tout marquer comme lu et Gérer les dossiers — (1) actions pour le dossier sélectionné

D'abord conserver, ensuite supprimer

Vous souhaitez conserver d'anciens e-mails, mais pas sur le serveur ? Faites d'abord une copie :

Un seul message : Plus > Exporter. Vous obtenez un fichier .eml que vous pourrez rouvrir plus tard dans presque tous les logiciels de messagerie.
Plusieurs messages à la fois : sélectionnez-les et choisissez Plus > Exporter. Vous obtenez alors un fichier zip contenant tous les messages au format .eml.
Grandes quantités : installez sur votre ordinateur un logiciel de messagerie qui stocke les e-mails localement. C'est aussi la méthode pour récupérer une grande archive depuis le serveur.

Vérifiez que la copie s'ouvre bien avant de supprimer les e-mails sur le serveur. Une Corbeille vidée, c'est définitif. Une récupération depuis une sauvegarde du serveur est parfois possible, mais ne comptez pas dessus comme solution.

En pratique : comment cela fonctionne dans le webmail

La barre de stockage se trouve en bas à gauche ; Vider et Compacter se trouvent dans le menu à trois points au-dessus des dossiers ; le tri par taille se fait via Options au-dessus de la liste des messages. Le guide Roundcube décrit les étapes dans Votre boîte mail est pleine. Les autres webmails fonctionnent de manière similaire : Gmail partage son stockage avec Drive et Photos, et Outlook.com affiche l'utilisation dans les paramètres de stockage.

Résumé

La limite de stockage s'applique à tous les dossiers réunis, y compris Envoyés, Archives, Pourriels, Corbeille et les dossiers masqués.
Calcul : additionnez les dossiers et divisez par la limite ; 1 Go correspond à 1024 Mo.
Une boîte mail pleine refuse les nouveaux e-mails ; l'expéditeur reçoit un message d'erreur, vous ne remarquez rien.
Commencez par vider les Pourriels et la Corbeille, cherchez ensuite les messages volumineux (aussi dans Envoyés), puis videz à nouveau la Corbeille.
Exportez ce que vous souhaitez conserver et vérifiez la copie avant de supprimer quoi que ce soit définitivement.

Quiz

Exercice

Exercice A5.4 : Calculer avec votre espace de stockage. Julie dispose d'une boîte mail de 2 Go, soit 2048 Mo. Ses dossiers ont les tailles suivantes : Boîte de réception 612 Mo, Envoyés 388 Mo, Archives 455 Mo, Pourriels 96 Mo, Corbeille 173 Mo et Brouillons 12 Mo. Question 1 : quel pourcentage de sa boîte mail est utilisé ? Question 2 : quel pourcentage est utilisé après qu'elle a vidé les Pourriels et la Corbeille ? Pour les deux questions, saisissez un nombre entier (arrondi au pourcentage entier, sans le signe %). Le programme compare vos réponses à la clé de correction, avec une marge de 1 pour cent, et vous montre comment faire le calcul en cas d'erreur.

Pour aller plus loin

Lorsque des étapes dans le webmail sont décrites, elles s'appliquent au webmail de WebOké ; les autres webmails fonctionnent de manière similaire.

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