Gérer les utilisateurs et les groupes pour Office

En tant qu'administrateur, vous déterminez qui travaille dans votre WebOké Nextcloud et qui est autorisé à utiliser Euro-Office. Vous faites cela dans Mon WebOké, dans la section Gestion des utilisateurs de votre offre Nextcloud.

Fonctionnement de la licence Office Suite

Une licence Office Suite correspond, dans Nextcloud, à une appartenance au groupe office. Seuls les membres de ce groupe peuvent ouvrir des fichiers dans Euro-Office. Si vous activez le commutateur Office Suite dans la Gestion des utilisateurs, nous ajoutons l'utilisateur à ce groupe. Si vous le désactivez, nous le retirons du groupe et la licence est libérée.

Chaque utilisateur peut vérifier lui-même s'il dispose d'une licence. Dans Nextcloud, cliquez en haut à droite sur votre photo de profil et choisissez Paramètres. En bas de la page Profile & contact, la section Your groups indique les groupes dont vous faites partie. Si office y figure (1), vous disposez d'une licence Office Suite.

Attention : attribuez toujours Office via le commutateur dans Mon WebOké, et non en ajoutant quelqu'un au groupe office d'une autre manière. Ce n'est qu'ainsi que le décompte de vos licences reste correct.

Ajouter un utilisateur

1. Dans Mon WebOké, allez à Mes produits, cliquez sur Administration au niveau de votre offre Nextcloud et faites défiler jusqu'à Gestion des utilisateurs.
2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
3. Saisissez le Nom d'utilisateur. C'est avec ce nom que l'utilisateur se connecte. Utilisez des lettres minuscules, des chiffres, un point ou un tiret. Vous ne pourrez plus modifier le nom d'utilisateur par la suite.
4. Saisissez le Nom affiché et l'Adresse e-mail.
5. Choisissez un Mot de passe d'au moins 10 caractères, comportant au moins un chiffre et un caractère spécial, ou cliquez sur Générer. Partagez le mot de passe avec l'utilisateur de manière sécurisée.
6. L'utilisateur doit-il travailler avec Euro-Office ? Cochez Attribuer une licence Office Suite.
7. Cliquez sur Créer l'utilisateur.

Avez-vous atteint le nombre maximal d'utilisateurs ou de licences de votre offre ? Vous en serez alors averti. Augmentez le nombre dans Options configurables, voir Commander des licences Office et les attribuer aux utilisateurs.

Gérer un utilisateur

Dans la Gestion des utilisateurs, vous voyez pour chaque utilisateur, entre autres, s'il est actif, s'il dispose d'Office Suite et quand il s'est connecté pour la dernière fois. Dans le menu d'actions associé à un utilisateur, vous pouvez choisir :

• Changer le mot de passe : par exemple si quelqu'un a perdu son mot de passe.
• Désactiver et Activer : pour refuser temporairement l'accès à quelqu'un, sans rien supprimer.
• Supprimer : pour supprimer définitivement l'utilisateur.

Le nom affiché et l'adresse e-mail se modifient directement dans la ligne de l'utilisateur : modifiez le nom ou l'adresse et cliquez sur Enregistrer.

Attention : lors de la Suppression, tous les fichiers, agendas et contacts de cet utilisateur sont définitivement supprimés. Cette action est irréversible. Mettez donc d'abord les fichiers importants en lieu sûr ailleurs, par exemple en les partageant avec un collègue qui les copiera dans son propre dossier.

Quelqu'un part ou n'a plus besoin d'Office

• Quelqu'un n'a plus besoin d'Euro-Office, mais utilise toujours Nextcloud ? Désactivez alors uniquement le commutateur Office Suite. La licence se libère pour quelqu'un d'autre.
• Quelqu'un quitte l'organisation ? Désactivez d'abord l'utilisateur. Ne le supprimez que lorsque vous êtes certain que tous les fichiers sont en sécurité.

Collaborer en groupes

Souhaitez-vous qu'une équipe travaille ensemble sur les mêmes documents ? Créez alors un dossier partagé et partagez-le avec les collègues qui doivent y travailler. Toute personne disposant d'une licence Office Suite peut alors ouvrir les documents de ce dossier dans Euro-Office et les modifier ensemble. Pour savoir comment fonctionne le partage, consultez Partager un document avec un collègue. Pour savoir comment travailler simultanément sur un document, consultez Travailler simultanément sur un document.