IMAP, POP og webmail: derfor ser du den samme mail overalt

Modul 1: Sådan fungerer din mail · Læsetid: 9 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du forklare forskellen på IMAP og POP. Du ved, hvad det betyder for din mail på flere enheder, for din lagerplads og for en backup, og du kan tjekke, hvordan dine enheder er sat op.

Centrale begreber: IMAP, POP3, synkronisere, flag, mappen Sendt post, lagergrænse (kvote), lokal kopi

To måder at hente mail på

I lektion 1.1 så du, at mail bliver leveret til en mailserver. Der bliver den liggende, indtil et mailprogram henter den. Til at hente den findes der to protokoller, med vidt forskellige idéer bag.

• POP3 (Post Office Protocol, kort sagt POP) er den ældste. Idéen er en postboks: dit program henter den nye mail, lægger den på din computer, og bagefter må serveren slette den. Standarden siger det selv: normalt bliver mail downloadet og derefter slettet.
• IMAP (Internet Message Access Protocol) fungerer omvendt. Mailen bliver på serveren. Dit program viser, hvad der ligger på serveren, og sender dine handlinger videre: læse, flytte, slette, markere. Serveren er kilden, og dine enheder kigger med.

Webmailen bruger altid IMAP. Det kan heller ikke være anderledes: webmailen har ikke sin egen disk, hvor den gemmer din mail. Den viser live, hvad der ligger i din mailboks på serveren.

Hvad IMAP synkroniserer

Med IMAP er det ikke kun selve mailen, der holdes ens, men også alt det, du gør med den:

• Mapper. Opretter du en mappe Kunder i webmailen, så dukker den også op i mailappen på din telefon. Mapper ligger på serveren.
• Flag. Hver besked har egenskaber, som IMAP kalder flag: læst, besvaret, markeret, slettet. Læser du en mail på din telefon, står den også som læst i webmailen. Besvarer du den på din bærbare, ser du pilen for besvaret i webmailen.
• Flytte og slette. Trækker du en besked til Papirkurv, er den flyttet til Papirkurv overalt.

Én ting overrasker mange: mappen Sendt post. Afsendelse sker via SMTP, og SMTP gemmer ingenting. Dit mailprogram lægger selv en kopi i mappen Sendt post på serveren, efter at mailen er sendt. Med IMAP kan du se den kopi overalt. Gør et program ikke det, eller lægger det kopien i en anden mappe, så ser du kun din sendte mail på den ene enhed. Lektion 5.1 går mere i dybden med det.

Hvad POP gør, og hvorfor det giver problemer

Med POP spørger programmet serveren: hvilke beskeder har du til mig? Det henter dem og beder serveren om at slette dem. Mange programmer har en indstilling som "Gem en kopi på serveren", nogle gange med en frist på fx 14 dage. Men også her gælder det: hvad du gør på din computer, ved serveren ikke noget om. Mapper, læst eller besvaret bliver på den ene enhed.

Tag Mads, Mettes kollega. For mange år siden satte han sin mail op med POP på sin kontorcomputer. På sin telefon bruger han IMAP. Hvad sker der?

• Om morgenen ser Mads en mail fra en leverandør på sin telefon. Når han åbner sit mailprogram på kontoret, henter det mailen og sletter den på serveren. Bagefter er mailen forsvundet fra hans telefon.
• I webmailen er Indbakke næsten tom, for alt ligger på kontorcomputeren.
• Det, Mads sender fra kontoret, ligger kun i Sendt post på den computer.

Det kaldes nogle gange, at POP på en ekstra enhed "stjæler" mailen. Det er en af de mest almindelige årsager til klagen "min mail forsvinder".

Lagerplads: lagergrænsen gælder for det hele

Med IMAP ligger al din mail på serveren. Hver mailboks har en maksimal størrelse, lagergrænsen eller kvoten. Grænsen gælder for alle mapper tilsammen: Indbakke, men også Sendt post, Kladder, Arkiv, Spam og Papirkurv. Slettet mail i Papirkurv tæller altså med, indtil du tømmer papirkurven.

Er mailboksen fuld, kan der ikke komme ny mail ind. Afsenderen får så sin mail retur med en fejlmeddelelse. Med POP har du mindre besvær med det, fordi serveren hele tiden bliver tømt. Det er den eneste grund til, at nogle stadig bruger POP. Det er bedre at bruge IMAP og rydde op en gang imellem, eller at gemme gammel mail lokalt med et mailprogram (lektion 5.4).

Den ødelagte bærbare

Forestil dig: Mettes bærbare falder ned fra bordet og vil ikke starte igen. Hvad har hun mistet?

• Med IMAP: intet af sin mail. Hun logger ind i webmailen eller sætter sin nye bærbare op, og så er det hele der igen: mapper, sendt mail, læst og ulæst. Det, der godt kan være væk: kladder, som endnu ikke lå på serveren, og mail, som hun selv havde flyttet til en lokal mappe på den bærbare.
• Med POP: al den mail, som den bærbare har hentet, og som serveren har slettet. Havde hun ingen backup af den bærbare, så er den mail væk.

IMAP er altså en form for sikkerhed, men ikke en backup. Sletter du en besked og tømmer papirkurven, er den væk overalt på én gang. En fejl synkroniseres lige så hurtigt som en rigtig handling. Derfor er det godt at vide, om din udbyder tager backup, og hvordan du selv eksporterer vigtig mail.

Hvilke indstillinger hører til hvilken protokol

I dit mailprogram kan du under kontoindstillingerne se, hvilken slags konto det er. Kendetegn:

Det er de almindelige porte med kryptering, også hos WebOké. En konto kan altid kun have én måde at hente mail på. Vil du skifte fra POP til IMAP, skal du i de fleste programmer tilføje kontoen igen. Sørg først for at sikre den mail, der kun ligger lokalt, fx ved at trække den over i de nye IMAP-mapper.

I praksis: sådan fungerer det i webmailen

Webmailen bruger altid IMAP. Det, du gør i webmailen, ser du derfor også i alle mailprogrammer, der bruger IMAP, og omvendt. Hvor fuld din mailboks er, ser du nederst til venstre i webmailen på bjælken under mapperne. I Roundcube-vejledningen står der under Hvad er webmail, hvordan webmail og mailprogram spiller sammen. Anden webmail, som Gmail eller Outlook.com, fungerer på samme måde: de viser også, hvad der ligger på serveren.

Opsummering

• POP henter mail til én enhed og sletter den som regel på serveren; IMAP lader mailen blive på serveren.
• IMAP synkroniserer mapper og flag (læst, besvaret, markeret). Webmailen bruger altid IMAP.
• Mappen Sendt post er en kopi, som dit mailprogram selv lægger på serveren.
• Lagergrænsen gælder for alle mapper tilsammen, også Papirkurv og Spam.
• IMAP beskytter mod en ødelagt enhed, men er ikke en backup: sletning sker overalt på én gang.

Quiz

Opgave

Opgave D1.2: Sådan er din mail sat op. Find på hver enhed, du mailer fra (computer, telefon, tablet), ud af i kontoindstillingerne, om den bruger IMAP eller POP, og hvilken server og port der bruges til at modtage og sende. Skriv det ned i en liste. Åbn derefter webmailen og mailappen på din telefon ved siden af hinanden, og sammenlign mapperne: ser du de samme mapper, og ligger den samme mail i Sendt post? Besvar så disse spørgsmål: Bruger en af dine enheder POP, og forsvinder der i så fald mail fra dine andre enheder? Hvor ligger din mappe Sendt post: på serveren (synlig overalt) eller kun på én enhed? Hvad ville du miste, hvis din vigtigste enhed gik i stykker i morgen?

Læs videre

Hvor der står trin i webmailen, gælder de for WebOkés webmail; anden webmail fungerer på samme måde.

• Roundcube Webmail 1.1: Hvad er webmail?
• IMAP eller POP3: hvad er forskellen, og hvilken skal du vælge?
• Hvordan kontrollerer jeg mit mailforbrug?
• Gratis kursus E-mail i orden: opsætning og god levering 1.3: IMAP og POP3: hent mail
• Gratis kursus E-mail i orden: opsætning og god levering 3.1: Mapper og synkronisering: hvorfor du har "Sendt" to gange
• Gratis kursus E-mail i orden: opsætning og god levering 3.2: Lagerplads, kvoter og en fuld postkasse
• RFC 9051, IMAP version 4 revision 2 (engelsk): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051
• RFC 1939, Post Office Protocol version 3 (engelsk): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1939