Modul 5 · 5.2
Et system, du kan holde fast i
Modul 5: Organisér og find igen · Læsetid: 8 minutter
Læringsmål: Efter denne lektion kan du vælge og indrette en enkel arbejdsgang til din mailboks, så du kan se, hvad der mangler, og finde mail igen uden at sortere hver dag.
Centrale begreber: Indbakke som arbejdsbakke, fire valg, markering, ulæst, arkiv, faste tidspunkter, delt mailboks
Hvorfor et system
En fuld mailboks er sjældent problemet. Problemet er, at du ikke længere kan se, hvad der mangler. Et spørgsmål fra en kunde forsvinder mellem nyhedsbreve, og en faktura, du stadig skal betale, ligger på side fire. Et system løser det med nogle få faste aftaler med dig selv. Det behøver ikke være kompliceret. Det skal først og fremmest være så enkelt, at du stadig gør det om tre måneder.
Der findes ingen bedste metode. Folk arbejder forskelligt, og en enkeltmandsvirksomhed får anden mail end en forening. Denne lektion giver dig byggestenene og valgene. Du vælger selv, hvad der passer.
Indbakke som arbejdsbakke
Kernen i næsten alle systemer, der fungerer: Indbakke er en arbejdsbakke, ikke et arkiv. Det, der ligger i Indbakke, kræver stadig noget af dig. Det, der er færdigt, ryger ud. Så fortæller et blik på Indbakke dig med det samme, hvor meget arbejde der venter.
Derfor træffer du én af fire beslutninger for hver besked:
- Væk. Du har ikke brug for den. Slet den, eller meld den som spam, hvis det er spam. Et nyhedsbrev, du aldrig læser: afmeld det, så kommer det heller ikke igen.
- Arkiv. Den er færdig, men du vil gemme den. Ét klik på Arkiver (lektion 5.1), og den er ude af syne, men du kan finde den igen ved at søge (lektion 5.3).
- Gør. Der skal ske noget, som tager mere end et par minutter. Lad den ligge, og giv den en markering (flaget Markeret), så den skiller sig ud. Tager det under et par minutter, så gør det med det samme, og arkivér den bagefter.
- Venter. Du venter på et svar eller en betaling. Du kan markere den eller lægge den i en mappe Venter, som du gennemgår én gang om ugen.
Det vigtigste er, at du ikke klikker videre uden en beslutning. Hver besked, du åbner og lader ligge uden et valg, skal du læse igen senere.
Få mapper og søgning, eller mange mapper
Hvor mange mapper har du brug for? Der er to skoler.
Mange mapper: en mappe pr. kunde, pr. projekt, pr. leverandør. Fordel: du ser alt fra én kunde samlet. Ulempe: hver besked kræver en beslutning om, hvor den skal hen, og en mail om to kunder passer ikke i nogen af dem. Efter et år har du ofte fyrre mapper, hvoraf du bruger fem.
Få mapper og søgning: ét arkiv, eventuelt opdelt pr. år, og ellers søgning. Fordel: at arkivere er ét klik uden at tænke. Ulempe: du skal kunne søge godt. Lektion 5.3 viser, at det fungerer rigtig godt i webmailen: på afsender, modtager, indhold og i alle mapper på én gang.
En mellemvej fungerer bedst for mange: nogle få mapper til ting, der virkelig skal holdes for sig (for eksempel Fakturaer til bogføringen), og ellers ét arkiv. Mapper, som et filter fylder automatisk (modul 6), koster dig intet arbejde. Dem må der derfor gerne være lidt flere af.
Markering, ulæst og filtrering af listen
Nogle få hjælpemidler i webmailen gør systemet nemmere:
- Markeret. Med Markér > Som markeret får en besked et flag og bliver rød i listen. Flaget ligger på serveren, så dit mailprogram og din telefon kan også se det (der hedder det ofte stjerne eller flag).
- Ulæst. Med Markér > Som ulæst sætter du en besked tilbage til ulæst. Praktisk som huskeseddel, men upålideligt som system: en telefon, der lige åbner en besked, sætter den til læst igen.
- Type i søgeindstillingerne. Vælg under Type for eksempel Markeret eller Ubesvaret. Så viser listen kun de beskeder. Ubesvaret er praktisk i Indbakke: det er de beskeder, du endnu ikke har svaret på. Bemærk: webmailen ved kun, om du selv har klikket på Svar. Svarede du fra telefonen eller ringede du tilbage, tæller beskeden stadig som ubesvaret, medmindre din mailapp også markerer den som besvaret.
Der er også en faldgrube: automatisk markering som læst. Er webmailen indstillet sådan, at en besked er læst, så snart den vises i læseruden, mister ulæst sin betydning. Under Indstillinger > Indstillinger > Postkassevisning vælger du, efter hvor mange sekunder en besked tæller som læst (lektion 2.1).
Faste tidspunkter
Hvis du reagerer på hver ny mail hele dagen, når du ikke meget andet arbejde. Et system fungerer bedre med faste tidspunkter: for eksempel om morgenen, efter frokost og sidst på dagen. Hver gang gennemgår du Indbakke med de fire valg. Én gang om ugen gennemgår du de markerede beskeder og mappen Venter. Hvor tit du kigger, afhænger af dit arbejde. En webshop med kundespørgsmål kigger oftere end en forening. Det handler om, at du selv vælger, i stedet for at hver notifikation vælger for dig.
En delt mailboks
Arbejder flere personer i én mailboks, som info@, har I brug for aftaler, ellers svarer to personer eller ingen. For eksempel:
- Den, der tager en besked, markerer den med det samme (alle kan se flaget, fordi det ligger på serveren).
- Efter svaret flyttes beskeden til arkivet, så Indbakke viser, hvad der stadig er åbent.
- Svar sendes fra den samme adresse og med den samme signatur (modul 4).
- Én person har hver dag ansvaret for, at Indbakke bliver tom.
Aftal også, hvad I ikke gør: ingen sætter et mailprogram med POP op på denne mailboks, for så forsvinder mailen for de andre (lektion 1.2).
I praksis: sådan fungerer det i webmailen
Markér finder du i værktøjslinjen over beskeden. Arkiver vises som knap, så snart du har valgt en arkivmappe under Indstillinger > Indstillinger > Specielle mapper. Type og de andre filtre ligger i søgeindstillingerne (den lille pil i søgefeltet). Trinnene står i Roundcube-vejledningen under Markér, flyt og slet og under Arkivér beskeder. I anden webmail fungerer det på samme måde: Gmail har en knap Arkivér og stjerner, Outlook.com har en knap Arkivér og flag.
Opsummering
- Indbakke er en arbejdsbakke: det, der ligger der, kræver stadig noget af dig.
- Træf én beslutning for hver besked: væk, arkiv, gør (markér) eller venter.
- Få mapper plus god søgning giver mindre arbejde end mange mapper; mapper, som et filter fylder, koster intet.
- Markeringer og status besvaret ligger på serveren og kan derfor også ses af kolleger i en delt mailboks.
- Gennemgå Indbakke på faste tidspunkter, og lav aftaler, hvis du deler en mailboks.
Quiz
Opgave
Opgave D5.2: Din plan for orden. Åbn din egen mailboks i webmailen. Tæl, hvor mange mapper du har (Indstillinger > Mapper), og hvor mange ulæste beskeder der ligger i Indbakke. Vælg derefter et system: få mapper plus arkiv, mange mapper eller en mellemvej. Indret det: vælg en arkivmappe under Specielle mapper, hvis du ikke har en endnu, ryd op i mapper, du ikke har brugt i et år (flyt først mailen til dit arkiv), og gennemgå Indbakke én gang med de fire valg. Svar derefter dig selv: hvor mange mapper havde du, og hvor mange har du nu? Hvor mange beskeder ligger der stadig i Indbakke, og kræver de virkelig alle sammen stadig noget af dig? På hvilke faste tidspunkter kigger du fremover på din mail? Og hvis du deler en mailboks: hvilke to aftaler laver du med dine kolleger?
Opgave D5.2: Din plan for orden
Denne opgave laver du selv; ingen tjekker den. Afkryds hvad du har gjort, og markér opgaven som udført.
Et system, der virker: Indbakke er din arbejdsbakke. For hver besked beslutter du: slet, arkivér, gør noget (flag) eller vent. Få mapper plus god søgning virker for de fleste bedre end snesevis af mapper. Planlæg et fast tidspunkt, hvor du gennemgår flagene og arbejdsbakken.
Dine afkrydsninger og noter forbliver kun i denne browser; vi sender dem ingen steder hen. Er du logget ind, gemmer vi kun i Mine kurser, at du har udført opgaven.
Læs videre
Hvor der står trin for webmailen, gælder de for webmailen hos WebOké; i anden webmail fungerer det på samme måde.