Mapper og synkronisering: hvorfor du har to "Sendt"-mapper

Modul 3: Administration af din mailboks · Læsetid: 9 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du forklare hvordan IMAP-mapper fungerer på serveren, sørge for at dit mailprogram bruger de rigtige specialmapper og undgå at mail står dobbelt eller forsvinder.

Nøglebegreber: IMAP-mappe, mappeliste på serveren, specialmapper (Sendt, Papirkurv, Kladder, Spam, Arkiv), special-use (RFC 6154), mappekobling, abonnere på mapper, slette og slette permanent (expunge), synkroniseringsperiode, offline kopi

Hvor ligger dine mapper egentlig?

I lektion 1.3 så du forskellen mellem IMAP og POP3. Med IMAP ligger din mail på serveren, og dit mailprogram viser hvad der ligger der. Det gælder også for mapperne. Opretter du en mappe "Tilbud" i Thunderbird, opretter Thunderbird den mappe på serveren. Din telefon ser den derefter også, og webmailen gør det samme.

Det er præcis hvad du vil have. Men det betyder også: et mailprogram kan oprette mapper på serveren, som du ikke havde til hensigt. Og hvis to programmer er uenige om, hvad en mappe hedder, får du to af dem.

Et par ting, du bør vide om mapper på en IMAP-server:

• Indbakken hedder altid INBOX på serveren. Det er den eneste mappe med et fast navn. Dit program oversætter det til "Indbakke" eller tilsvarende.
• Alle andre mapper har et frit navn. Serveren kender ikke en "rigtig" Sendt-mappe, medmindre den selv angiver det (se nedenfor).
• Undermapper adskilles af et tegn, som regel et punktum eller en skråstreg: INBOX.Offertes eller Offertes/2026. Det ser du sjældent, men det forklarer hvorfor nogle programmer placerer alle mapper under indbakken.
• Et program viser nogle gange kun de mapper, det er abonneret på. En mappe der findes på serveren, men som du ikke abonnerer på, ser dermed ud til at være forsvundet.

Problemet med specialmapperne

Dit mailprogram har brug for et par mapper for at fungere:

Hvert program har sin egen præference. Apple Mail bruger af sig selv andre navne end Outlook, og Outlook igen andre end Gmail-appen. Sætter du din mailboks op på tre enheder uden at være opmærksom, kan det gå sådan:

• Outlook placerer sendt mail i Sent Items.
• Din iPhone placerer sendt mail i Sent Messages.
• Webmailen placerer sendt mail i Sent.

Så har du tre Sendt-mapper, og på hver enhed ser du kun en del af det, du har sendt. Det er den mest almindelige klage om IMAP: "jeg kan ikke se på min telefon, hvad jeg har sendt fra min computer".

Løsningen: special-use

Siden 2011 findes der en udvidelse af IMAP, hvor serveren angiver, hvilken mappe der bruges til hvad: special-use (RFC 6154). Serveren siger da for eksempel "denne mappe hedder Sent og har funktionen \Sent". Et moderne mailprogram overtager dette og opretter ikke længere sin egen mappe.

De fleste mailservere understøtter dette, og det gør de fleste programmer også. Men det går stadig ofte galt ved:

• en mailboks der har eksisteret i årevis, hvor ældre programmer allerede har oprettet egne mapper;
• en mailboks der er flyttet fra en anden udbyder, hvor mapperne hed noget andet;
• programmer du har opsat manuelt, før serveren tilbød special-use;
• POP3 (der findes ingen mapper på serveren, så hver enhed gemmer sin egen Sendt-mappe lokalt).

Koble mapperne korrekt selv

Har du allerede dobbelte mapper, eller er du i tvivl? Så vælger du én mappe pr. funktion og fortæller hvert program, hvilken mappe det er. Du vælger helst den mappe, som serveren selv udpeger. Den kan du genkende i webmailen: der står Sendt-mappen som regel øverst med sit eget ikon.

Hvor indstiller du det?

• Thunderbird: Kontoindstillinger, din konto, Kopier og mapper (Sendt, Kladder, Arkiv) og Serverindstillinger (hvad der sker med slettede beskeder, og i hvilken mappe).
• Apple Mail på Mac: Indstillinger, Konti, din konto, Postkasseadfærd. På iPhone: Indstillinger, Mail, Konti, din konto, selve kontoen, Avanceret, og vælg derefter mappen på serveren for hver funktion.
• Klassisk Outlook: ved en IMAP-konto vælger du i kontoindstillingerne (Flere indstillinger, Avanceret) stien til hovedmappen og mappen for slettede elementer. For sendte elementer har den klassiske Outlook i mange versioner intet valg: den bruger den mappe, serveren udpeger, og ellers sin egen.
• Gmail-appen: arbejder med den mappe, serveren udpeger; du kan ikke indstille det pr. mappe.

Derefter flytter du mailen fra de overflødige mapper til den valgte mappe og sletter de tomme mapper. Gør det på én enhed (helst webmailen eller computeren) og vent til de andre enheder overtager det.

Sletning foregår i to trin

Med IMAP er sletning egentlig at sætte et flag. En besked får markeringen slettet (\Deleted), men ligger stadig på serveren. Først når programmet giver kommandoen expunge, er den helt væk. De fleste programmer gør det sådan:

1. Du trykker på Slet. Programmet flytter beskeden til Papirkurven (egentlig: det kopierer til Papirkurven og markerer originalen som slettet).
2. Originalen bliver slettet permanent (expunge) med det samme eller ved lukning.
3. Først når du tømmer Papirkurven, er beskeden væk fra serveren.

Nogle programmer er indstillet anderledes. Så ser du beskeder med en streg hen over, som ikke forsvinder: de er markeret, men aldrig slettet permanent. Og de tæller stadig med i din lagerplads. Søg i så fald i dit program efter Komprimer mappe (Thunderbird), Ryd slettede beskeder eller en indstilling som "slet elementer permanent ved lukning af mappen".

Vigtigt: sletning på én enhed er sletning på alle enheder. Det er hele pointen med IMAP. Vil du have en besked væk fra din telefon, men beholde den på din computer, kan det ikke lade sig gøre med IMAP. Du kan højst synkronisere en kortere periode på telefonen (se nedenfor).

Er noget alligevel forsvundet? Mange udbydere gemmer backup, hvorfra en mailboks eller mappe kan genskabes, men som regel kun i en begrænset periode. Regn ikke med det som arkiv.

Hvor meget synkroniserer du?

Et mailprogram behøver ikke hente alt. På telefonen er det ofte praktisk kun at synkronisere de seneste uger, eller kun lade Indbakken blive pushet. Det sparer plads og batteri. Det ændrer intet på serveren: den gamle mail ligger der stadig, du ser den bare ikke på den enhed.

På computeren laver de fleste programmer en offline kopi af mailboksen (Outlook i en .ost-fil, Thunderbird og Apple Mail i deres egen mappe). Det er en kopi, ikke en backup: sletter du noget på serveren, forsvinder det også fra den offline kopi. Et rigtigt lokalt opbevaringssted er en mappe, du selv opretter under Lokale mapper (Thunderbird), På min Mac (Apple Mail) eller i en .pst-datafil (Outlook). Det, du trækker derhen, ligger ikke længere på serveren. Mere om det i lektion 3.2.

I praksis: sådan ser det ud i et panel

I webmailen hos WebOké (Roundcube) ser du til venstre alle mapper fra serveren. Under Indstillinger, Mapper kan du oprette, omdøbe og slette mapper samt tænde eller slukke for et abonnement på dem. Under Indstillinger, Præferencer, Specialmapper kan du se, hvilken mappe der bruges som Sendt, Kladder, Papirkurv og Spam. Hos andre udbydere fungerer det på tilsvarende vis; webmailen hedder måske noget andet der, men næsten enhver webmail har sådan en mappestyring.

Opsummering

• Med IMAP ligger også dine mapper på serveren. Hver enhed ser de samme mapper.
• Kun INBOX har et fast navn. Sendt, Papirkurv, Kladder og Spam hedder noget forskelligt alt efter program, medmindre serveren udpeger dem (special-use, RFC 6154).
• Dobbelte Sendt-mapper løser du ved at vælge én mappe pr. funktion og sætte hvert program til den.
• Sletning med IMAP er markering og derefter permanent sletning (expunge). Markerede beskeder tæller stadig med i din lagerplads.
• En offline kopi er ikke en backup; en lokal mappe er derimod et separat opbevaringssted.

Quiz

Opgave

Opgave O3.1: Gennemgå dine mapper. Åbn din mailboks i webmailen og på hver enhed, hvor du bruger den. Noter for hver enhed, hvilken mappe den bruger til Sendt, Papirkurv, Kladder og Spam. Har du dobbelte mapper? Vælg én pr. funktion, indstil hver enhed til den, flyt mailen og slet de tomme mapper. Udfyld derefter tjeklisten og besvar spørgsmålet: hvilken mappe udpegede serveren selv, og hvordan kunne du genkende det?

Læs mere

Trinnene i disse artikler gælder for panelerne hos WebOké; hos andre udbydere fungerer det på tilsvarende vis.

• DirectAdmin vejledning 8.7: IMAP eller POP3: hvad er forskellen?
• Hvad er IMAP og POP3, og hvordan virker det?
• Hvordan sletter jeg en besked i IMAP?
• DirectAdmin vejledning 18.11: En e-mail er blevet slettet ved et uheld
• Hent mailboks eller slettede e-mails tilbage fra backuppen
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)