Et fraværssvar, der virker

Modul 6: Automatisk: filtre og fravær · Læsetid: 9 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du forklare, hvordan et fraværssvar virker på serveren, og hvem der får det, og hvem der ikke gør. Du kan også opsætte et fraværssvar, der selv slår til og fra og ikke afslører noget, som kan hjælpe svindlere.

Centrale begreber: fraværssvar, Sieve vacation, Svarinterval (:days), Mine e-mail adresser (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Start tid og Slut tid, Handling for indgående beskeder

Et filter, der svarer

Teknisk set er et fraværssvar et filter. Det ligger i samme filtersæt som dine andre filtre (lektion 6.1) og kører derfor også på serveren, i det øjeblik mailen kommer ind. Din bærbare må gerne være slukket. Sieve-udvidelsen hedder vacation (RFC 5230). Sådan skriver webmailen et fraværssvar til juleferien:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Ikke tilstede]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["mette@example.com","info@example.com"] :subject "Fraværende til og med 3. januar" "Tak for din mail. Jeg er væk til og med 3. januar. Ved bestillinger kan du kontakte Mads: mads@example.com.";
}

Det står der:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" og "le" ... "2027-01-03": dagens dato skal være 21. december eller senere og 3. januar eller tidligere. Det er din Start tid og Slut tid. Uden for den periode gør filteret ingenting. :zone "+0100" er tidszonen fra dine indstillinger.
• vacation :days 7: den samme adresse får højst ét svar hver 7. dag.
• :addresses [...]: de adresser, der er dine.
• :subject og teksten efter: emnet og indholdet i svaret.

Ét svar per afsender per interval

Uden en begrænsning ville en person, der mailer dig ti gange, få det samme svar ti gange. Derfor husker serveren, hvem den allerede har svaret. Inden for Svarinterval (i Sieve :days) får den samme afsender ikke et svar mere. Vælger du ingenting, gælder standarden på 7 dage (RFC 5230, afsnit 4.1). Til en ferie på to uger er 7 en fin værdi: den, der mailer igen efter en uge, får en påmindelse om, at du stadig er væk. Kortere end 1 dag kan som regel ikke lade sig gøre.

Svaret går til konvolut-afsenderen (Return-Path, lektion 1.1) og ikke nødvendigvis til adressen i From. Ved almindelig mail er det den samme. Ved nyhedsbreve og systemer er det ofte en teknisk adresse, og det er netop meningen: så havner et automatisk svar ikke hos et menneske, der ikke kan bruge det til noget.

Hvem får ikke et svar

Et fraværssvar kan gøre stor skade, hvis det svarer på den forkerte mail: svar til en mailingliste med tusind medlemmer, eller to automatiske beskeder, der svarer hinanden i det uendelige. Derfor siger standarden (RFC 5230, afsnit 4.6), at serveren ikke svarer på:

• mail med en header List-Id eller andre List-headere: nyhedsbreve og mailinglister;
• mail med en header Auto-Submitted med en anden værdi end "no": automatiske beskeder, som et andet fraværssvar eller en besked fra et system;
• mail fra adresser som MAILER-DAEMON eller adresser, der begynder med "owner-" eller slutter på "-request".

Dit eget svar får selv headeren Auto-Submitted: auto-replied med. Så ved et andet fraværssvar, at det ikke skal svare tilbage, og der opstår ingen uendelig løkke.

Mine e-mail adresser: kun svar, når mailen er til dig

Serveren svarer kun, hvis en af dine adresser står i headerne To eller Cc (RFC 5230, afsnit 4.5). Så undgår du at svare på mail, der kom via en liste eller som Bcc. Hvilke adresser der er dine, ved serveren kun halvt: adressen på din mailboks helt sikkert, men ikke adressen info@, som bliver videresendt til dig.

Derfor er feltet Mine e-mail adresser vigtigt (i Sieve :addresses). Skriv hver adresse, du modtager mail på, ind der, også adresser med videresendelse. Med Udfyld med alle mine adresser henter webmailen adresserne fra dine identiteter. Glemmer du info@, får en kunde, der mailer til info@, ikke noget fraværssvar og venter måske forgæves.

Start, slut og hvad der sker med mailen

Med en Start tid og en Slut tid slår beskeden selv til og fra. Det er den sikreste måde: du kan ikke glemme at slå den fra. Lader du felterne stå tomme, er beskeden aktiv, så længe Status står på Tænd. Et fraværssvar, der stadig kører i ugevis efter ferien, er en kendt fejl og forvirrende for kunderne.

Under Handling for indgående beskeder vælger du, hvad der sker med selve mailen. Lad den stå på Behold. Vacation lader nemlig beskeden ligge helt normalt i din mailboks (RFC 5230, afsnit 4.7), og når du kommer hjem, vil du gerne kunne læse, hvad der er kommet ind. Kassér betyder, at den mail, du modtager, forsvinder. Videresend til eller Send kopi til giver kun mening til en kollega i din egen organisation, med de samme ulemper som i lektion 6.2.

Hvad du skriver, og hvad du ikke skriver

Et godt fraværssvar er kort og hjælper afsenderen videre:

• Hvornår du er tilbage, eller indtil hvornår du ikke svarer.
• Hvem der overtager imens, med en adresse eller et telefonnummer, hvor der faktisk sidder nogen.
• Hvad afsenderen kan gøre, hvis det haster.

Og hvad du ikke skriver: detaljer, der hjælper svindlere og indbrudstyve. Svaret går til alle, der mailer dig, også spammere og fremmede. Skriv derfor ikke, at du er i udlandet i tre uger, hvor du tager hen, dit private nummer eller navnet på din stedfortræder med en rolle, som en svindler kan misbruge ("mail vores bogholder Jens om betalinger"). En svindler bruger gerne sådan en besked til at skrive en troværdig falsk mail, for eksempel en hastebetaling i navnet på en person, der alligevel ikke kan nås.

Eksempel på en god besked:

Emne: Fraværende til og med 3. januar

Tak for din mail. Jeg læser min mail igen fra 4. januar.
Ved bestillinger og spørgsmål kan du kontakte info@example.com.

Ikke dobbelt

Du kan også opsætte et fraværssvar i kontrolpanelet til dit webhotel, hos WebOké i DirectAdmin. Brug kun det ene af de to. Er begge slået til, får alle to automatiske svar.

I praksis: sådan virker det i webmailen

Fraværssvaret finder du under Indstillinger > Ikke tilstede, med Emne, Body, Start tid, Slut tid og Status, og under Avancerede indstillinger finder du Mine e-mail adresser, Svarinterval og Handling for indgående beskeder. Resultatet kan du se i Filtre > Handlinger > Rediger filtersæt. Trinene står i Roundcube-vejledningen under Opsæt et fraværssvar. I anden webmail virker det på samme måde: Gmail har et feriesvar i indstillingerne, Outlook.com har automatiske svar.

Opsummering

• Et fraværssvar er et Sieve-filter (vacation, RFC 5230), der kører på serveren.
• Den samme afsender får højst ét svar per Svarinterval; vælger du ingenting, er det 7 dage.
• Intet svar til mailinglister (List-Id) og automatisk mail (Auto-Submitted), og kun hvis en af dine adresser står i To eller Cc.
• Skriv også dine adresser med videresendelse under Mine e-mail adresser, brug en start- og slutdato, og lad handlingen stå på Behold.
• Skriv, hvornår du er tilbage, og hvem man kan kontakte, men ingen detaljer, der hjælper svindlere.

Quiz

Opgave

Opgave A6.3: Få dit fraværssvar rettet. Gør et fraværssvar klar i din egen mailboks under Indstillinger > Ikke tilstede, med en Start tid og en Slut tid, der begge ligger ude i fremtiden. Så er beskeden ikke rigtig slået til endnu, og ingen får et svar nu. Udfyld et emne, en tekst, Mine e-mail adresser og et Svarinterval, og lad Handling for indgående beskeder stå på Behold. Indsæt derefter dit filtersæt (Indstillinger > Filtre > Handlinger > Rediger filtersæt, kopiér det hele), eller upload filen fra Download. Programmet læser scriptet i hukommelsen (intet bliver gemt) og kontrollerer: der er en vacation-handling; :days er mindst 1; emnet er ikke tomt; teksten er længere end 40 tegn; der er en datogrænse med currentdate (ellers orange: glemmer du ikke at slå det fra?); :addresses indeholder mindst én adresse (ellers orange); og beskeden bliver beholdt, altså ingen discard og ingen videresendelse til en adresse uden for dit domæne. Slå beskeden fra igen efter opgaven, hvis du ikke har brug for den.

Læs videre

Hvor der står trin for webmailen, gælder de for WebOkés webmail; i anden webmail virker det på samme måde.

• Roundcube Webmail 7.3: Opsæt et fraværsbesked
• Roundcube Webmail 7.1: Opret et filter
• Gratis kursus Sikker online for virksomheder 1.2: Phishing, CEO-svindel og fakturasvindel
• Server-side e-mailregler (filtre på serveren)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (engelsk): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Derfor får ikke alle din fraværsbesked