Ordner und Spezialordner

Modul 5: Ordnen und wiederfinden · Lesezeit: 9 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie erklären, wo Ihre Ordner wirklich liegen, welche Spezialordner es gibt und wie ein E-Mail-Programm sie erkennt. Außerdem können Sie einen doppelten Ordner Gesendet oder einen falsch eingestellten Spamordner selbst aufspüren.

Kernbegriffe: Ordner auf dem Server, Spezialordner, SPECIAL-USE, Trennzeichen, Unterordner, abonnieren, Archivordner

Ihre Ordner liegen auf dem Server

In Modul 1 haben Sie gesehen, dass die Webmail über IMAP mit dem Mailserver kommuniziert. Das gilt auch für Ordner. Einen Ordner, den Sie in der Webmail anlegen, erstellen Sie nicht in Ihrem Browser, sondern auf dem Server. Deshalb sehen Sie denselben Ordner sofort auch in Ihrem E-Mail-Programm auf dem Laptop und in der Mail-App auf Ihrem Telefon. Verschieben Sie eine Nachricht auf Ihrem Telefon in den Ordner Kunden, dann liegt sie auch in der Webmail in Kunden.

Das hat drei Folgen, die Sie kennen sollten:

• Einen Ordner zu löschen ist endgültig. Löschen Sie einen Ordner, verschwinden auch die E-Mails darin, auf allen Geräten gleichzeitig. Es gibt keinen "Papierkorb für Ordner".
• Alle Ordner zählen für Ihren Speicherplatz. Auch Ordner, die Sie fast nie öffnen, wie Archiv oder Gesendet. Darum geht es in Lektion 5.4.
• Umbenennen betrifft alles, was auf den Ordner verweist. Ein Filter, der E-Mails nach "Rechnungen" verschiebt, funktioniert nicht mehr, wenn Sie den Ordner in "Abrechnungen" umbenennen. Lektion 6.2 kommt darauf zurück.

Unterordner und das Trennzeichen

Ordner können ineinander liegen, zum Beispiel ein Ordner pro Kunde unter einem Ordner Kunden. Auf dem Server hat jeder Ordner einen einzigen vollständigen Namen. Die Ebene wird mit einem Trennzeichen angegeben: einem festen Zeichen zwischen den Teilen des Namens. Bei WebOké ist das ein Punkt. Der Ordner Mehmet unter Kunden heißt auf dem Server also Kunden.Mehmet. Ein Ordner unter Posteingang heißt INBOX.Lieferanten, denn auf dem Server heißt der Posteingang immer INBOX.

Die Webmail zeigt diese vollständigen Namen nicht an. Sie sehen einen Baum mit eingerückten Ordnern und den deutschen Namen Posteingang. Trotzdem ist es hilfreich, den echten Namen zu kennen. Er begegnet Ihnen in einem Filterskript (Modul 6), beim Einrichten eines E-Mail-Programms und in Fehlermeldungen. Andere Mailserver verwenden manchmal einen Schrägstrich als Trennzeichen (Kunden/Mehmet). Das Prinzip ist dasselbe.

Weil der Punkt das Trennzeichen ist, können Sie ihn nicht in einem Ordnernamen verwenden. Geben Sie in der Webmail "Angebote 2026.1" ein, erhalten Sie die Meldung, dass der Name ein unzulässiges Zeichen enthält. Ein E-Mail-Programm macht daraus manchmal ohne Warnung einen Ordner "1" unter "Angebote 2026". Wählen Sie also Namen ohne Punkt.

Spezialordner: Entwürfe, Gesendet, Spam, Papierkorb und Archiv

Manche Ordner haben eine feste Aufgabe. Ein Entwurf muss irgendwo gespeichert werden, eine gesendete Nachricht ebenso, genau wie gelöschte E-Mails und Spam. Das sind die Spezialordner. Das Schwierige daran: Früher hatte jedes E-Mail-Programm seine eigenen Namen. Outlook verwendete "Sent Items", Apple Mail "Sent Messages", Thunderbird "Sent". So entstanden in einem einzigen Postfach leicht drei Ordner für gesendete E-Mails.

Deshalb gibt es einen Standard: SPECIAL-USE (RFC 6154). Der Server versieht den Ordner, der eine bestimmte Aufgabe hat, mit einer Kennzeichnung. Ein E-Mail-Programm, das den Standard kennt, liest diese Kennzeichnungen und verwendet den richtigen Ordner, egal wie er heißt. Die Kennzeichnungen sind:

Bei WebOké heißen diese Ordner auf dem Server Drafts, Sent, Junk, Trash und Archive. Die Webmail zeigt sie auf Deutsch an. Achten Sie auf den Spamordner: Auf dem Server heißt er Junk, die Webmail zeigt ihn als Spam an und ein E-Mail-Programm als Junk oder Junk-E-Mail. Es ist dreimal derselbe Ordner. Nur diesen Ordner verwendet der Spamfilter zum Lernen (Lektion 8.2).

Warum Sie manchmal zwei Ordner Gesendet sehen

Ein E-Mail-Programm, das die Kennzeichnungen nicht liest oder falsch eingestellt ist, legt selbst einen Ordner mit seinem eigenen Namen an. Dann sehen Sie zum Beispiel neben Gesendet einen Ordner "Sent Items" unter Posteingang. Die Folge: Was Sie von Ihrem Laptop aus senden, liegt in dem einen Ordner, und was Sie aus der Webmail senden, in dem anderen. Dann suchen Sie sich die Finger wund.

So beheben Sie das:

1. Finden Sie heraus, welcher Ordner die Kennzeichnung \Sent hat. Das ist der echte.
2. Stellen Sie im E-Mail-Programm diesen Ordner als Ordner für gesendete Nachrichten ein.
3. Verschieben Sie die Nachrichten aus dem doppelten Ordner in den echten Ordner.
4. Löschen Sie erst danach den leeren doppelten Ordner.

Dasselbe kann bei Entwürfen, beim Papierkorb und beim Spamordner passieren. Ein selbst angelegter Ordner "Spam" unter Posteingang ist nicht der Spamordner: Der Spamfilter legt dort nichts ab und lernt auch nicht daraus.

Abonnieren: anzeigen oder ausblenden

Ein Ordner kann existieren, ohne dass Sie ihn sehen. Ein E-Mail-Programm zeigt nur die Ordner an, die Sie abonniert haben. In der Webmail ist das der Schalter hinter jedem Ordner unter Einstellungen > Ordner. Schalten Sie ihn aus, verschwindet der Ordner aus Ihrer Ordnerliste, aber die E-Mails darin bleiben erhalten und zählen weiter für Ihren Speicherplatz. Vermissen Sie einen Ordner, prüfen Sie zuerst, ob er nicht einfach ausgeblendet ist.

Der Archivordner

Ein Archivordner ist für E-Mails gedacht, die erledigt sind, die Sie aber aufbewahren möchten. Der Unterschied zu einem normalen Ordner: Die Webmail hat dafür eine eigene Schaltfläche Archivieren. Ein Klick, und die Nachricht liegt in Ihrem Archiv. Unter Archiv aufteilen nach wählen Sie, ob das Archiv automatisch in Unterordner aufgeteilt wird, zum Beispiel nach Jahr. Dann entstehen Ordner wie Archive.2025 und Archive.2026. Das hält große Archive schnell, denn ein Ordner mit zehntausenden Nachrichten lädt langsamer.

In der Praxis: So funktioniert es in der Webmail

Ordner erstellen und verwalten Sie unter Einstellungen > Ordner; dort finden Sie auch die Schalter zum Abonnieren. Welchen Ordner die Webmail für welche Aufgabe verwendet, sehen Sie unter Einstellungen > Einstellungen > Spezialordner. Lassen Sie diese Einstellungen, wie sie sind, es sei denn, Sie wissen genau, warum Sie etwas ändern. Die Schritte finden Sie im Roundcube-Handbuch (Ordner erstellen und verwalten, Nachrichten archivieren). In anderer Webmail funktioniert es ähnlich: Gmail verwendet Labels statt Ordnern, aber ein E-Mail-Programm sieht diese über IMAP ebenfalls als Ordner; Outlook.com hat Ordner wie hier.

Zusammenfassung

• Ordner liegen auf dem Server: Was Sie in der Webmail tun, sehen Sie auf allen Ihren Geräten, und wer einen Ordner löscht, entfernt auch die E-Mails darin.
• Bei WebOké ist der Punkt das Trennzeichen: Kunden.Mehmet ist der Ordner Mehmet unter Kunden, INBOX ist der Posteingang.
• Spezialordner erkennen Sie an ihrer Kennzeichnung (RFC 6154): \Drafts, \Sent, \Junk, \Trash, \Archive. Der Spamordner heißt auf dem Server Junk.
• Zwei Ordner Gesendet entstehen, wenn ein E-Mail-Programm einen eigenen Ordner anlegt; der Ordner mit \Sent ist der echte.
• Ein ausgeblendeter (nicht abonnierter) Ordner existiert weiterhin und zählt für Ihren Speicherplatz.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A5.1: Die Ordnerliste des Servers lesen. Öffnen Sie das Material mappen-1.txt. Das ist die wörtliche Ausgabe eines IMAP-Befehls LIST, mit dem ein E-Mail-Programm die Ordner abfragt, zusammen mit den Kennzeichnungen von SPECIAL-USE. Jede Zeile, die mit * LIST beginnt, ist ein Ordner: in Klammern die Merkmale, dann das Trennzeichen in Anführungszeichen und am Ende der vollständige Ordnername. Tragen Sie vier Dinge ein: den Namen des echten Ordners Gesendet, den Namen des Spamordners, das Trennzeichen und den Namen des Ordners, der überflüssig ist, weil ein E-Mail-Programm ihn doppelt angelegt hat. Geben Sie die Ordnernamen genau so ein, wie sie in der Datei stehen, ohne die umgebenden Anführungszeichen. Das Programm vergleicht Ihre Antworten mit dem Lösungsschlüssel und zeigt bei jeder Antwort an, ob sie stimmt, mit Erklärung.

Weiterführende Informationen

Wo Schritte in der Webmail beschrieben sind, gelten sie für die Webmail von WebOké; in anderer Webmail funktioniert es ähnlich.

• Roundcube Webmail 6.1: Ordner erstellen und verwalten
• Roundcube Webmail 6.2: Nachrichten archivieren
• Ordner in Ihrem Postfach: Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Papierkorb, Spam und Archiv
• Kostenloser Kurs E-Mail in Ordnung: einrichten und gut ankommen lassen 3.1: Ordner und Synchronisation: Warum Sie zweimal „Gesendet“ haben
• RFC 6154, IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes (Englisch): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6154