Modul 5 · 5.2
Ein System, das Sie durchhalten
Modul 5: Ordnen und wiederfinden · Lesezeit: 8 Minuten
Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie eine einfache Arbeitsweise für Ihr Postfach wählen und einrichten, sodass Sie sehen, was noch zu tun ist, und E-Mails wiederfinden, ohne jeden Tag zu sortieren.
Kernbegriffe: Posteingang als Arbeitskorb, vier Entscheidungen, Markieren, ungelesen, Archiv, feste Zeiten, gemeinsames Postfach
Warum ein System
Ein volles Postfach ist selten das Problem. Das Problem ist, dass Sie nicht mehr sehen, was noch zu tun ist. Eine Kundenanfrage geht zwischen Newslettern unter, eine Rechnung, die Sie noch bezahlen müssen, steht auf Seite vier. Ein System löst das mit ein paar festen Vereinbarungen mit sich selbst. Es muss nicht kompliziert sein. Es muss vor allem so einfach sein, dass Sie es in drei Monaten noch anwenden.
Die eine beste Methode gibt es nicht. Menschen arbeiten unterschiedlich, und ein Einzelunternehmen bekommt andere E-Mails als ein Verein. Diese Lektion gibt Ihnen die Bausteine und die Entscheidungen. Sie wählen, was zu Ihnen passt.
Der Posteingang als Arbeitskorb
Der Kern fast jedes funktionierenden Systems: Der Posteingang ist ein Arbeitskorb, kein Archiv. Was im Posteingang steht, verlangt noch etwas von Ihnen. Was erledigt ist, kommt heraus. So zeigt Ihnen ein Blick in den Posteingang sofort, wie viel Arbeit ansteht.
Dafür treffen Sie bei jeder Nachricht eine von vier Entscheidungen:
- Weg. Sie brauchen sie nicht. Löschen Sie sie, oder melden Sie sie als Spam, wenn es Spam ist. Ein Newsletter, den Sie nie lesen: abmelden, dann kommt er auch nicht wieder.
- Archiv. Sie ist erledigt, aber Sie möchten sie aufbewahren. Ein Klick auf Archivieren (Lektion 5.1), und sie ist aus dem Blickfeld, aber Sie finden sie mit der Suche wieder (Lektion 5.3).
- Erledigen. Es muss etwas geschehen, das mehr als ein paar Minuten dauert. Lassen Sie die Nachricht stehen und geben Sie ihr eine Markierung (die Flagge Als wichtig), damit sie auffällt. Dauert es weniger als ein paar Minuten, erledigen Sie es sofort und archivieren die Nachricht danach.
- Warten. Sie warten auf eine Antwort oder eine Zahlung. Sie können die Nachricht markieren oder in einen eigenen Ordner Warten verschieben, den Sie einmal pro Woche durchgehen.
Das Wichtigste ist, dass Sie nicht ohne Entscheidung weiterklicken. Jede Nachricht, die Sie öffnen und ohne Entscheidung stehen lassen, müssen Sie später erneut lesen.
Wenige Ordner und suchen, oder viele Ordner
Wie viele Ordner brauchen Sie? Dazu gibt es zwei Schulen.
Viele Ordner: ein Ordner pro Kunde, pro Projekt, pro Lieferant. Vorteil: Sie sehen alles von einem Kunden beisammen. Nachteil: Jede Nachricht verlangt eine Entscheidung, wohin sie gehört, und eine E-Mail, die zwei Kunden betrifft, passt in keinen der beiden Ordner. Nach einem Jahr haben Sie oft vierzig Ordner, von denen Sie fünf nutzen.
Wenige Ordner und suchen: ein Archiv, eventuell nach Jahren aufgeteilt, und ansonsten die Suche. Vorteil: Archivieren ist ein Klick, ohne Nachdenken. Nachteil: Sie müssen gut suchen können. Lektion 5.3 zeigt, dass das in der Webmail sehr gut geht: nach Absender, Empfänger, Inhalt, in allen Ordnern gleichzeitig.
Für viele Menschen funktioniert ein Mittelweg am besten: ein paar Ordner für Dinge, die wirklich getrennt sein müssen (zum Beispiel Rechnungen für die Buchhaltung), und ansonsten ein Archiv. Ordner, die Sie automatisch von einem Filter füllen lassen (Modul 6), kosten Sie keine Arbeit. Davon dürfen es also ein paar mehr sein.
Markieren, ungelesen und die Liste filtern
Ein paar Hilfsmittel in der Webmail machen das System einfacher:
- Als wichtig. Mit Markieren > Als wichtig bekommt eine Nachricht eine Flagge und wird in der Liste rot angezeigt. Die Flagge ist auf dem Server gespeichert, daher sehen auch Ihr E-Mail-Programm und Ihr Telefon sie (dort heißt sie oft Stern oder Flagge).
- Als ungelesen. Mit Markieren > Als ungelesen setzen Sie eine Nachricht wieder auf ungelesen. Praktisch als Gedächtnisstütze, aber unzuverlässig als System: Ein Telefon, das eine Nachricht kurz öffnet, setzt sie wieder auf gelesen.
- Typ in den Suchoptionen. Wählen Sie bei Typ zum Beispiel Als wichtig oder Unbeantwortete. Dann zeigt die Liste nur diese Nachrichten. Unbeantwortete ist im Posteingang praktisch: Das sind die Nachrichten, auf die Sie noch nicht geantwortet haben. Beachten Sie: Die Webmail weiß nur, ob Sie selbst auf Antworten geklickt haben. Haben Sie über das Telefon geantwortet oder zurückgerufen, gilt die Nachricht noch als unbeantwortet, es sei denn, Ihre Mail-App markiert sie ebenfalls als beantwortet.
Es gibt auch eine Falle: automatisch als gelesen markieren. Ist die Webmail so eingestellt, dass eine Nachricht sofort als gelesen gilt, sobald sie im Vorschaufenster erscheint, verliert ungelesen seine Bedeutung. Unter Einstellungen > Einstellungen > Postfachansicht wählen Sie, nach wie vielen Sekunden eine Nachricht als gelesen gilt (Lektion 2.1).
Feste Zeiten
Wer den ganzen Tag auf jede neue E-Mail reagiert, kommt kaum zu anderer Arbeit. Ein System funktioniert besser mit festen Zeiten: zum Beispiel morgens, nach dem Mittagessen und am Ende des Tages. Zu jeder dieser Zeiten arbeiten Sie den Posteingang mit den vier Entscheidungen ab. Einmal pro Woche gehen Sie die markierten Nachrichten und den Ordner Warten durch. Wie oft Sie nachsehen, hängt von Ihrer Arbeit ab. Ein Onlineshop mit Kundenanfragen schaut häufiger nach als ein Verein. Entscheidend ist, dass Sie selbst wählen, statt dass jede Benachrichtigung für Sie wählt.
Ein gemeinsames Postfach
Arbeiten mehrere Personen in einem Postfach, etwa info@, brauchen Sie Absprachen, sonst antworten zwei Personen oder niemand. Zum Beispiel:
- Wer eine Nachricht übernimmt, markiert sie sofort (die Flagge sieht jeder, denn sie ist auf dem Server gespeichert).
- Nach der Antwort kommt die Nachricht ins Archiv, sodass der Posteingang zeigt, was noch offen ist.
- Antworten gehen von derselben Adresse und mit derselben Signatur hinaus (Modul 4).
- Eine Person ist pro Tag dafür verantwortlich, dass der Posteingang leer wird.
Vereinbaren Sie auch, was Sie nicht tun: Niemand richtet ein E-Mail-Programm mit POP für dieses Postfach ein, denn dann verschwinden E-Mails für die anderen (Lektion 1.2).
In der Praxis: So funktioniert es in der Webmail
Markieren finden Sie in der Werkzeugleiste über der Nachricht; Archivieren erscheint als Schaltfläche, sobald Sie unter Einstellungen > Einstellungen > Spezialordner einen Archivordner gewählt haben. Typ und die anderen Filter stehen in den Suchoptionen (der kleine Pfeil im Suchfeld). Die Schritte finden Sie im Roundcube-Handbuch unter Markieren, verschieben und löschen sowie unter Nachrichten archivieren. In anderer Webmail funktioniert es ähnlich: Gmail hat eine Schaltfläche Archivieren und Sterne, Outlook.com eine Schaltfläche Archivieren und Flaggen.
Zusammenfassung
- Der Posteingang ist ein Arbeitskorb: Was darin steht, verlangt noch etwas von Ihnen.
- Treffen Sie bei jeder Nachricht eine Entscheidung: weg, Archiv, erledigen (markieren) oder warten.
- Wenige Ordner plus gute Suche kosten weniger Arbeit als viele Ordner; Ordner, die ein Filter füllt, kosten nichts.
- Markierungen und der Status beantwortet sind auf dem Server gespeichert und daher auch für Kollegen in einem gemeinsamen Postfach sichtbar.
- Arbeiten Sie den Posteingang zu festen Zeiten ab und treffen Sie Absprachen, wenn Sie ein Postfach teilen.
Quiz
Aufgabe
Aufgabe D5.2: Ihr Ordnungsplan. Öffnen Sie Ihr eigenes Postfach in der Webmail. Zählen Sie, wie viele Ordner Sie haben (Einstellungen > Ordner) und wie viele ungelesene Nachrichten im Posteingang stehen. Wählen Sie danach ein System: wenige Ordner plus Archiv, viele Ordner oder ein Mittelweg. Richten Sie es ein: Wählen Sie unter Spezialordner einen Archivordner, falls Sie noch keinen haben, räumen Sie Ordner auf, die Sie ein Jahr lang nicht genutzt haben (verschieben Sie die E-Mails zuerst in Ihr Archiv), und arbeiten Sie den Posteingang einmal mit den vier Entscheidungen ab. Beantworten Sie danach für sich selbst: Wie viele Ordner hatten Sie, und wie viele haben Sie jetzt? Wie viele Nachrichten stehen noch im Posteingang, und verlangen diese alle wirklich noch etwas von Ihnen? Zu welchen festen Zeiten sehen Sie künftig nach Ihren E-Mails? Und wenn Sie ein Postfach teilen: Welche zwei Absprachen treffen Sie mit Ihren Kollegen?
Aufgabe D5.2: Ihr Ordnungsplan
Diese Aufgabe machen Sie selbst; niemand prüft sie nach. Haken Sie ab, was Sie erledigt haben, und markieren Sie die Aufgabe als erledigt.
Ein praktikables System: Der Posteingang ist Ihr Arbeitskorb. Bei jeder Nachricht entscheiden Sie: löschen, archivieren, erledigen (Markierung) oder abwarten. Wenige Ordner plus gutes Suchen funktionieren für die meisten Menschen besser als Dutzende Ordner. Planen Sie einen festen Zeitpunkt ein, um die Markierungen und den Arbeitskorb durchzugehen.
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Weiterführende Informationen
Wo Schritte in der Webmail beschrieben sind, gelten sie für die Webmail von WebOké; in anderer Webmail funktioniert es ähnlich.