Was passiert, wenn Sie auf Senden klicken

Modul 1: So funktioniert Ihre E-Mail · Lesezeit: 9 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie erklären, welchen Weg eine E-Mail zwischen Senden und dem Posteingang des Empfängers zurücklegt, und Sie können den Unterschied zwischen dem Umschlag und den Headern einer E-Mail zeigen.

Kernbegriffe: Webmail, Mailserver, SMTP, MX-Record, IMAP, Umschlag, Header, Return-Path, Received, Message-ID, SPF, DKIM, DMARC

Webmail ist ein E-Mail-Programm in Ihrem Browser

Ihre E-Mails liegen weder in Ihrem Browser noch auf Ihrem Computer. Sie liegen auf einem Mailserver: einem Computer, der Tag und Nacht läuft und E-Mails empfängt, speichert und weiterleitet. Um diese E-Mails zu lesen, brauchen Sie ein E-Mail-Programm. Das kann Outlook sein, die Mail-App auf Ihrem Telefon oder die Webmail.

Die Webmail ist einfach ein E-Mail-Programm, das in Ihrem Browser läuft. Bei WebOké ist das Roundcube. Roundcube ist selbst kein Mailserver. Es spricht in Ihrem Namen mit dem Mailserver, und zwar in denselben Sprachen, die auch Outlook oder Apple Mail verwenden:

• IMAP, um Ihre E-Mails zu lesen, zu verschieben und zu löschen;
• SMTP, um E-Mails zu versenden.

Funktioniert etwas in der Webmail nicht, liegt es oft nicht an der Webmail, sondern daran, was der Server tut oder zurückmeldet. Und umgekehrt: Funktioniert das Versenden in der Webmail, in Ihrem E-Mail-Programm aber nicht, dann liegt das Problem in den Einstellungen dieses Programms.

Von Senden bis Posteingang in fünf Schritten

Julia Schneider (julia@example.com) hat ein Blumenatelier. Sie schickt ihrem Kunden Mehmet (mehmet@example.net) ein Angebot für einen Brautstrauß. Das passiert, wenn sie auf Senden klickt.

1. Einliefern beim eigenen Server. Die Webmail übergibt die Nachricht per SMTP an Julias Mailserver. Das nennt man auch Einliefern oder Submission. Julia muss sich dabei anmelden, sonst könnte jeder ihren Server zum Versenden von Spam nutzen. E-Mail-Programme verwenden dafür Port 465 oder 587, mit Verschlüsselung. Die Webmail von WebOké versendet über denselben Server, an dem Sie angemeldet sind.
2. Den Weg nachschlagen. Julias Server schaut sich den Teil nach dem @ in Mehmets Adresse an: example.net. Er fragt im DNS den MX-Record dieser Domain ab. Dieser Record gibt an, welcher Server die E-Mails für example.net annimmt.
3. Zustellen. Julias Server nimmt Kontakt mit diesem empfangenden Server auf und stellt die Nachricht zu, ebenfalls per SMTP. Zwischen Servern geschieht das über Port 25.
4. Im Postfach. Der empfangende Server prüft die Nachricht (existiert die Adresse, ist es Spam?) und legt sie in Mehmets Postfach ab, im Posteingang oder im Spamordner.
5. Lesen. Mehmet öffnet sein E-Mail-Programm oder seine Webmail. Dieses holt die Nachricht per IMAP ab und zeigt sie an.

Jeder Schritt kann einzeln schiefgehen. Deshalb gibt eine Fehlermeldung immer einen Hinweis auf die Stelle: Konnte Julia sich nicht bei ihrem eigenen Server anmelden (Schritt 1), hat ihr Server den Empfänger nicht gefunden (Schritt 2 oder 3), oder hat der empfangende Server die E-Mail abgelehnt (Schritt 4)?

Umschlag und Brief: zwei Arten von Adressen

Eine E-Mail ähnelt einem Brief in einem Umschlag. Die Server schauen nur auf den Umschlag. Sie und Mehmet sehen vor allem den Brief.

Der Umschlag entsteht während des SMTP-Gesprächs zwischen zwei Servern. Der sendende Server sagt zuerst, von wem die E-Mail kommt (der Befehl MAIL FROM), und danach, für wen sie bestimmt ist (RCPT TO). Erst danach folgt die Nachricht selbst. Die Absenderadresse auf dem Umschlag ist die Adresse, an die Fehlermeldungen gehen. Bei der letzten Zustellung setzt der empfangende Server sie als Return-Path oben in die Nachricht.

Der Brief beginnt mit den Headern (Kopfzeilen): Zeilen mit einem Namen, einem Doppelpunkt und einem Wert. Die bekanntesten sind:

• From: der Absender, den Sie in Ihrem E-Mail-Programm sehen;
• To und Cc: die Empfänger, die Sie sehen;
• Subject: der Betreff;
• Date: der Zeitpunkt des Versands, nach der Uhr des Programms des Absenders;
• Message-ID: ein eindeutiges Kennzeichen dieser Nachricht. Antworten verweisen darauf, so weiß ein E-Mail-Programm, welche Nachrichten zusammengehören.

Umschlag und Header müssen nicht übereinstimmen. Schickt Julia eine E-Mail mit Bcc an ihren Kollegen Lukas (lukas@example.com), dann steht Lukas zwar auf dem Umschlag, aber nicht in den Headern. Deshalb sieht Mehmet nicht, dass Lukas mitliest. Und ein Newsletter hat oft einen Return-Path beim Newsletter-Dienst, während From die Adresse des Shops ist. Fehlermeldungen landen dann beim Dienst.

Received-Zeilen: der Reisebericht einer E-Mail

Jeder Server, der eine E-Mail annimmt, muss einen Header Received hinzufügen, und zwar ganz oben. So baut eine E-Mail unterwegs einen Reisebericht auf. Die oberste Received-Zeile ist also der letzte Schritt, die unterste der erste. Sie lesen sie von unten nach oben.

So sehen die Header von Julias E-Mail bei Mehmet ungefähr aus (gekürzt):

Return-Path: <julia@example.com>
Received: from mail.example.com (mail.example.com [192.0.2.10])
        by mx.example.net with ESMTPS
        for <mehmet@example.net>; Tue, 10 Nov 2026 10:15:04 +0100
Received: from webmail.example.com ([192.0.2.20])
        by mail.example.com with ESMTPSA
        for <mehmet@example.net>; Tue, 10 Nov 2026 10:15:02 +0100
From: Julia Schneider <julia@example.com>
To: Mehmet <mehmet@example.net>
Subject: Angebot Brautstrauß
Date: Tue, 10 Nov 2026 10:15:01 +0100
Message-ID: <20261110091501.a1b2c3@example.com>

Lesen Sie zuerst die unterste Received-Zeile. Die Webmail hat die Nachricht an mail.example.com übergeben. Die Buchstaben ESMTPSA bedeuten: verschlüsselt (S) und mit Anmeldung (A). Danach hat mail.example.com sie an mx.example.net weitergegeben, den Server von Mehmet. Der Teil nach "from" ist der Server, der die E-Mail angeboten hat, der Teil nach "by" der Server, der sie angenommen hat. Die Zeiten zeigen, wie lange jeder Schritt gedauert hat.

Eine Falle: Ein Absender kann vor dem Versand selbst gefälschte Zeilen unten hinzufügen. Vertrauen Sie deshalb vor allem den obersten Zeilen, die von Servern stammen, die Sie kennen, etwa vom Server Ihres eigenen Anbieters.

Warum From gefälscht werden kann

Das SMTP-Protokoll wurde in einer Zeit entwickelt, in der alle einander vertrauten. Nichts im Protokoll selbst prüft, ob der Absender in From echt ist. Ein Betrüger kann also eine E-Mail mit From: julia@example.com versenden, ohne irgendetwas mit Julia zu tun zu haben.

Deshalb sind später drei Prüfungen hinzugekommen, die der Inhaber einer Domain in seinem DNS einrichtet:

• SPF legt fest, welche Server E-Mails mit einem Umschlag-Absender dieser Domain versenden dürfen.
• DKIM versieht die Nachricht mit einer digitalen Signatur. Der Empfänger prüft sie mit einem Schlüssel aus dem DNS der Domain, die signiert hat.
• DMARC verknüpft diese beiden mit der Domain, die Sie in From sehen, und legt fest, was der Empfänger tun soll, wenn die Prüfung fehlschlägt: nichts, in den Spam verschieben oder ablehnen.

Das regelt der Verwalter der Domain, nicht Sie als Benutzer der Webmail. Wie es genau funktioniert, lernen Sie im Kurs E-Mail in Ordnung. Für jetzt genügt es zu wissen, dass der angezeigte Absender nichts beweist und dass Sie in den Headern sehen können, ob diese Prüfungen erfolgreich waren (Lektion 2.2).

Gesendet heißt noch nicht angekommen

Liegt Ihre E-Mail im Ordner Gesendet, wissen Sie nur eines sicher: Ihr eigener Server hat sie angenommen (Schritt 1). Der Rest geschieht danach, manchmal erst viel später.

• Der empfangende Server kann vorübergehend ablehnen. Manche Server bitten einen unbekannten Absender zunächst, es später noch einmal zu versuchen (Greylisting). Ihr Server versucht es dann erneut, manchmal tagelang, und meldet sich, wenn es weiterhin fehlschlägt.
• Der empfangende Server kann die E-Mail dauerhaft ablehnen, zum Beispiel weil die Adresse nicht existiert oder das Postfach voll ist. Dann erhalten Sie eine Fehlermeldung zurück (einen Bounce, Lektion 8.4).
• Die E-Mail kann ankommen, aber im Spamordner landen. Dann erhalten Sie keinerlei Meldung.

Wartet Julia auf eine Antwort, die nicht kommt, schaut sie also zuerst, ob eine Fehlermeldung in ihrem Posteingang liegt, und bittet Mehmet, in seinem Spamordner nachzusehen.

In der Praxis: So funktioniert es in der Webmail

In der Webmail sehen Sie die Header einer Nachricht über die Schaltfläche Kopfzeilen oberhalb der Nachricht oder über Mehr > Quelltext anzeigen. Lektion 2.2 geht darauf genauer ein. Wie die Webmail und Ihr E-Mail-Programm gemeinsam dieselben E-Mails anzeigen, lesen Sie im Roundcube-Handbuch unter Was ist die Webmail. In anderer Webmail wie Gmail oder Outlook.com funktioniert es ähnlich, nur heißt die Schaltfläche dort anders (in Gmail zum Beispiel Original anzeigen).

Zusammenfassung

• Die Webmail ist ein E-Mail-Programm in Ihrem Browser. Sie spricht mit dem Mailserver über IMAP (Lesen) und SMTP (Versenden).
• Eine E-Mail geht von Ihrem eigenen Server zu dem Server, der im MX-Record der Domain des Empfängers steht.
• Der Umschlag (MAIL FROM, RCPT TO, später Return-Path) ist für Server, die Header (From, To, Subject, Date, Message-ID) sind für Menschen und Programme.
• Jeder Server setzt eine Received-Zeile ganz oben; Sie lesen sie von unten nach oben.
• From kann gefälscht werden; SPF, DKIM und DMARC erschweren das Fälschen. Gesendet heißt nicht angekommen.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A1.1: E-Mail-Header lesen. Das Material kopregels-1.txt finden Sie unter dieser Aufgabe: die Header einer echten, aber anonymisierten E-Mail. Lesen Sie sie von unten nach oben und tragen Sie ein: die Domain in From, die Domain von Return-Path, wie viele Received-Zeilen es gibt und welcher Server die E-Mail als letzter empfangen hat (die oberste Received-Zeile, der Teil nach "by"). Das Programm vergleicht Ihre Antworten mit dem Lösungsschlüssel und zeigt pro Frage, ob sie stimmt, mit einer Erklärung, wo Sie es in den Headern hätten finden können.

Weiterführende Informationen

Wo Schritte in der Webmail beschrieben werden, gelten sie für die Webmail von WebOké; in anderer Webmail funktioniert es ähnlich.

• Roundcube Webmail 1.1: Was ist das Webmail?
• Erläuterung des E-Mail-Versandprozesses / SMTP
• Die Kopfzeilen (Header) einer E-Mail anzeigen und lesen
• Kostenloser Kurs E-Mail in Ordnung: einrichten und gut ankommen lassen 1.1: Die Reise einer E-Mail
• Kostenloser Kurs E-Mail in Ordnung: einrichten und gut ankommen lassen 1.5: Header lesen: Woher kam diese E-Mail wirklich?
• Kostenloser Kurs E-Mail in Ordnung: einrichten und gut ankommen lassen 4.1: Warum Mail im Spam landet
• RFC 5321, Simple Mail Transfer Protocol (Englisch): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5321
• RFC 5322, Internet Message Format (Englisch): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322