Mehrere Adressen und Postfächer

Modul 4: Sie als Absender · Lesezeit: 11 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion kennen Sie den Unterschied zwischen einer Adresse und einem Postfach, wählen je nach Situation den besten von vier Wegen, um mit mehreren Adressen zu arbeiten, und treffen gute Absprachen für ein gemeinsames Postfach.

Kernbegriffe: Postfach, Adresse, Alias, Weiterleitung (Forwarder), zusätzliche Identität, anderes Postfach verknüpfen, Umschalter, privates Fenster, E-Mail-Programm, gemeinsames Postfach, Markierungen

Eine Adresse ist nicht dasselbe wie ein Postfach

Viele Menschen verwenden "E-Mail-Adresse" und "Postfach" gleichbedeutend. Für diese Lektion ist der Unterschied wichtig.

• Ein Postfach ist Speicherplatz auf dem Server, mit eigenen Ordnern, einem eigenen Speicherlimit und einem eigenen Passwort. Sie melden sich daran an.
• Eine Adresse ist nur ein Name, an den E-Mails gesendet werden. Jedes Postfach hat eine Adresse, aber eine Adresse braucht kein eigenes Postfach. Eine Adresse ohne eigenen Speicher, die E-Mails weiterleitet, heißt Weiterleitung (Forwarder oder Alias). Sie können sich daran nicht anmelden.

Beispiel: julia@example.com ist ein Postfach. info@example.com kann ein zweites Postfach sein, mit eigenem Passwort und eigenen Ordnern. Es kann aber auch eine Weiterleitung sein, die alle E-Mails an julia@ weiterleitet. Für den Absender macht das keinen Unterschied. Für Julia schon: Im ersten Fall muss sie an zwei Stellen nachsehen, im zweiten Fall landet alles in einem Posteingang.

Was Sie wählen, hängt von einer Frage ab: Soll die E-Mail an einem eigenen Ort bleiben, oder darf sie bei einer Person ankommen? E-Mails für die Buchhaltung, die vom Buchhalter und später auch von einer Nachfolgerin gelesen werden müssen, gehören in ein eigenes Postfach. E-Mails an bestellungen@, die ohnehin immer bei Julia landen, können über eine Weiterleitung laufen.

Vier Wege, um mit mehreren Adressen zu arbeiten

1. Zusätzliche Identität mit Weiterleitung

Kommen die E-Mails für eine zweite Adresse ohnehin bei Ihnen an, dann richten Sie für diese Adresse eine Weiterleitung an Ihr eigenes Postfach ein und legen in der Webmail eine zusätzliche Identität an (Lektion 4.1). Sie lesen alles an einem Ort und wählen bei Absender, von welcher Adresse Sie antworten. Die Absenderprüfung des Servers erlaubt das, weil die Adresse an Ihr Postfach weiterleitet.

Gut für: eine Person mit mehreren Adressen. Nicht geeignet, wenn die E-Mails dieser Adresse getrennt aufbewahrt werden müssen.

2. Ein anderes Postfach verknüpfen und wechseln

Haben Sie wirklich zwei Postfächer, jedes mit eigenem Passwort, dann können Sie das zweite mit einer zusätzlichen Identität verknüpfen. Dazu geben Sie den Servernamen, die Adresse und das Passwort des zweiten Postfachs ein. Danach erscheint über Ihren Ordnern ein Umschalter: Ein Klick, und Sie sind im anderen Postfach, mit dessen eigenen Ordnern und E-Mails, ohne sich erneut anzumelden. Was Sie dann versenden, geht von diesem Postfach aus und landet in dessen eigenem Ordner Gesendet.

Gut für: jemanden, der regelmäßig in zwei oder drei Postfächern arbeitet und sich nicht ständig abmelden möchte. Achtung: Ändern Sie später das Passwort des verknüpften Postfachs, passen Sie es auch bei der Identität an. In der Webmail von WebOké können Sie nur Postfächer verknüpfen, die bei WebOké liegen.

3. Zwei Postfächer nebeneinander in einem privaten Fenster

Ihr Browser merkt sich pro Fenster, wer angemeldet ist (Lektion 1.3). Öffnen Sie ein privates Fenster (in Chrome und Edge: Inkognito), hat dieses Fenster eine eigene, leere Sitzung. Dort können Sie sich mit einem zweiten Postfach anmelden, während das erste in Ihrem normalen Fenster geöffnet bleibt. Schließen Sie das private Fenster, ist diese Anmeldung weg.

Gut für: gelegentlich kurz in ein anderes Postfach schauen, ohne etwas einzurichten. Nicht praktisch, wenn Sie das jeden Tag tun.

4. Ein E-Mail-Programm mit mehreren Konten

Ein E-Mail-Programm wie Thunderbird, Outlook oder Apple Mail zeigt mehrere Konten nebeneinander, mit einer gemeinsamen Liste ungelesener E-Mails und Benachrichtigungen für alles. Es arbeitet über IMAP (Lektion 1.2), Sie sehen also dieselben E-Mails wie in der Webmail. Sie können E-Mails auch ohne Verbindung lesen, zum Beispiel im Zug.

Gut für: alle, die den ganzen Tag mit vielen Postfächern arbeiten. Sie können es problemlos mit der Webmail kombinieren.

Ein gemeinsames Postfach für mehrere Personen

Ein häufiger Aufbau: info@example.com ist ein eigenes Postfach, und Julia und Lukas schauen beide hinein. Das funktioniert gut, wenn Sie wissen, was IMAP sich merkt, und ein paar Absprachen treffen.

Was der Server teilt, sind Markierungen: gelesen, beantwortet, markiert. Öffnet Lukas eine Nachricht, ist sie auch bei Julia als gelesen markiert. Beantwortet Julia sie von info@ aus, erhält sie den Pfeil für beantwortet, und das sieht Lukas auch. Der Ordner Gesendet von info@ zeigt, was im Namen von info@ versendet wurde, ganz gleich von wem.

Genau darin liegen die Fallstricke:

• "Gelesen" heißt nicht "erledigt". Lukas öffnet eine E-Mail, sieht, dass sie für Julia ist, und lässt sie liegen. Julia sieht sie als gelesen und überspringt sie. Niemand antwortet.
• Doppelt antworten. Julia und Lukas öffnen dieselbe Anfrage gleichzeitig und antworten beide, mit leicht unterschiedlichen Informationen.
• Aus dem falschen Postfach antworten. Lukas sendet eine Antwort aus seinem eigenen Postfach statt von info@. Sie steht dann nicht im gemeinsamen Ordner Gesendet, und Julia weiß nicht, dass die Anfrage schon beantwortet ist.

Ein paar Absprachen, die das verhindern:

1. Wer eine E-Mail übernimmt, markiert sie (die Markierung) oder verschiebt sie in einen Ordner "In Bearbeitung". Wer eine markierte E-Mail sieht, lässt sie liegen.
2. Antworten gehen immer von info@ aus, damit sie im gemeinsamen Ordner Gesendet stehen. Wer aus dem eigenen Postfach antwortet, setzt info@ in Cc.
3. Ist etwas erledigt, kommt es ins Archiv. Der Posteingang enthält nur, was noch zu tun ist (Lektion 5.2).
4. Jede Person hat eine eigene Identität innerhalb von info@, zum Beispiel "Lukas | Blumenatelier Example", damit der Kunde weiß, wer antwortet.

Ein letzter Punkt: Teilen Sie das Passwort von info@ mit mehreren Personen, müssen Sie es ändern, wenn ein Kollege das Unternehmen verlässt, und den anderen mitteilen. Bei einem verknüpften Postfach (Weg 2) passen Sie es danach auch bei der Identität an.

In der Praxis: So funktioniert es in der Webmail

Eine zusätzliche Identität legen Sie unter Einstellungen > Identitäten > Erstellen an. Dort finden Sie auch den Bereich Anderes Postfach verknüpfen, mit Aktivieren und den Daten des zweiten Postfachs. Nach dem Speichern wechseln Sie mit dem Umschalter über Ihren Ordnern. Eine Weiterleitung und ein neues Postfach richten Sie im Verwaltungspanel Ihres Hostings ein (bei WebOké DirectAdmin). Ein privates Fenster öffnen Sie mit Strg+Umschalt+N (Chrome, Edge) oder Strg+Umschalt+P (Firefox). Das Roundcube-Handbuch beschreibt die Schritte. In anderen Webmail-Diensten funktioniert es ähnlich; Gmail und Outlook.com haben zum Beispiel eigene Wege, ein zweites Konto hinzuzufügen.

Zusammenfassung

• Ein Postfach hat eigenen Speicher und ein Passwort; eine Weiterleitung ist nur eine Adresse, die weiterleitet.
• Zusätzliche Identität mit Weiterleitung: eine Person, mehrere Adressen, alles an einem Ort.
• Anderes Postfach verknüpfen: zwischen echten Postfächern wechseln, ohne sich erneut anzumelden.
• Privates Fenster für gelegentliche Blicke, E-Mail-Programm für alle, die den ganzen Tag mit vielen Postfächern arbeiten.
• In einem gemeinsamen Postfach teilen alle Nutzer die Markierungen; sprechen Sie ab, wer was übernimmt, und antworten Sie von der gemeinsamen Adresse aus.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A4.3: Welcher Weg passt? Lesen Sie die vier Situationen und wählen Sie für jede Situation den besten Weg: "zusätzliche Identität mit Weiterleitung", "anderes Postfach verknüpfen", "privates Fenster" oder "E-Mail-Programm". (1) Julia möchte auch als bestellungen@example.com E-Mails senden; diese Adresse hat kein eigenes Postfach, und alle E-Mails dafür dürfen einfach in ihrem eigenen Posteingang ankommen. (2) Lukas hat sein eigenes Postfach und verwaltet außerdem das Postfach buchhaltung@example.com, das ein eigenes Passwort hat und beim selben Anbieter liegt; er arbeitet in der Webmail und möchte mehrmals täglich mit einem Klick zwischen beiden wechseln, ohne sich erneut anzumelden. (3) Julia möchte auf ihrem eigenen Laptop einmalig kurz in das Postfach eines Praktikanten schauen, neben ihrem eigenen Postfach, ohne etwas einzurichten, und danach soll sich der Laptop nichts merken. (4) Lukas arbeitet den ganzen Tag mit vier Postfächern, möchte für alle vier Benachrichtigungen bei neuen E-Mails und im Zug ohne Verbindung seine E-Mails lesen können. Sie wählen für jede Situation aus den Auswahlfeldern; das Programm vergleicht mit der Lösung und erklärt für jede Situation, warum.

Weiterführende Informationen

Wo Schritte in der Webmail beschrieben sind, gelten sie für die Webmail von WebOké; in anderen Webmail-Diensten funktioniert es ähnlich.

• Roundcube Webmail 5.3: Von einer anderen Adresse senden
• Roundcube Webmail 5.4: Mehrere Postfächer verwenden
• E-Mails von mehreren Aliasen senden, Fehler: Account xxx can not send emails from
• Neue E-Mail-Adresse/neues Postfach anlegen
• E-Mails an eine andere Adresse weiterleiten (Weiterleitungen, Catch-All nicht empfohlen)
• Kostenloser Kurs E-Mail in Ordnung: einrichten und gut ankommen lassen 3.3: Aliasse, Weiterleitungen und Catch-all: praktisch, aber nicht ohne Risiko
• IMAP oder POP3: Was ist der Unterschied und welches sollten Sie wählen?