Entwürfe, Schnellantworten und weitere Optionen

Modul 3: E-Mails schreiben · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion wissen Sie, wo Entwürfe und Schnellantworten gespeichert werden. Sie können eine Nachricht als neue Nachricht öffnen und wissen, was Empfangsbestätigung (MDN), Übermittlungsbestätigung (DSN), Priorität und Nachricht speichern in leisten und was nicht.

Kernbegriffe: Entwurf, Ordner Entwürfe, automatisches Speichern, Schnellantworten, Als neue Nachricht öffnen, Empfangsbestätigung (MDN), Übermittlungsbestätigung (DSN), Priorität, Nachricht speichern in

Entwürfe: eine halbe Nachricht auf dem Server

Ein Entwurf ist eine Nachricht, die noch nicht versendet wurde. Klicken Sie beim Schreiben auf Speichern, legt die Webmail Ihre Nachricht im Ordner Entwürfe ab. Tun Sie nichts, speichert die Webmail sie auch selbst, alle paar Minuten. Wie oft das geschieht, stellen Sie unter Einstellungen > Nachrichtenerstellung ein.

Wichtig ist, wo dieser Entwurf liegt. Der Ordner Entwürfe ist ein gewöhnlicher IMAP-Ordner auf dem Mailserver (Lektion 1.2). Der Entwurf liegt also nicht in Ihrem Browser und nicht auf Ihrem Laptop, sondern auf dem Server. Das hat drei Folgen:

• Sie können eine E-Mail im Büro beginnen und zu Hause oder auf Ihrem Telefon fertigstellen. Öffnen Sie den Ordner Entwürfe und doppelklicken Sie auf die Nachricht.
• Stürzt Ihr Browser ab oder schließen Sie versehentlich den Tab, verlieren Sie höchstens die letzten paar Minuten.
• Ein Entwurf zählt zu Ihrem Speicherplatz und ist genauso lesbar wie Ihre übrigen E-Mails. Wer Zugriff auf Ihr Postfach hat, hat auch Zugriff auf Ihre Entwürfe.

Versenden Sie den Entwurf, entfernt die Webmail ihn aus Entwürfe und legt die versendete Fassung in Gesendet ab.

Eine Falle: Nutzen Sie neben der Webmail auch ein E-Mail-Programm, müssen beide denselben Ordner als Entwürfe verwenden. Sonst sehen Sie im einen Programm nicht, was Sie im anderen begonnen haben. Lektion 5.1 behandelt diese besonderen Ordner. Eine zweite Falle: Öffnen Sie denselben Entwurf gleichzeitig in zwei Programmen und speichern Sie in beiden, entstehen zwei Fassungen.

Entwürfe helfen auch dabei, nicht zu schnell zu versenden. Schreiben Sie eine schwierige E-Mail, speichern Sie sie als Entwurf und lesen Sie sie eine Stunde später noch einmal. Oft sehen Sie dann, was sich verbessern lässt (Lektion 3.2).

Schnellantworten: feste Texte mit einem Klick

Bekommen Sie oft dieselbe Frage? Julia erhält jede Woche E-Mails wie "Liefern Sie auch am Wochenende?" und "Wie lange hält ein Blumenstrauß?". Statt jedes Mal dieselbe Antwort zu tippen, legt sie eine Schnellantwort an: einen festen Text mit einem Namen, den sie beim Schreiben mit einem Klick einfügt.

Eine Schnellantwort ist keine automatische Antwort. Nichts passiert von selbst: Sie wählen den Text, können ihn anpassen und versenden selbst. Deshalb ist es auch kein Problem, einen persönlichen Satz hinzuzufügen. Das sollten Sie eigentlich immer tun: Eine Antwort, die erkennbar aus einer Vorlage stammt, wirkt kühl.

Tipps für gute Schnellantworten:

• Geben Sie ihnen einen kurzen, eindeutigen Namen, etwa "Lieferung Wochenende".
• Formulieren Sie sie so, dass sie für sich allein stehen, ohne Anrede und Grußformel. Diese schreiben Sie in jeder E-Mail selbst, damit der Name des Kunden stimmt.
• Nehmen Sie keine Angaben auf, die schnell veralten, etwa einen Preis oder ein Datum, oder prüfen Sie diese regelmäßig.

Schnellantworten speichert die Webmail bei Ihren Einstellungen, nicht in Ihrem Postfach. Sie haben sie also in der Webmail auf jedem Gerät, aber nicht in einem E-Mail-Programm wie Outlook oder Thunderbird. Diese haben ihre eigenen Vorlagen.

Als neue Nachricht öffnen

Manchmal möchten Sie eine Nachricht erneut senden, aber leicht verändert: dieselbe Einladung an eine neue Gruppe oder eine E-Mail, die Sie früher versendet haben, die aber nicht angekommen ist. Mit Als neue Nachricht öffnen (bei einer geöffneten Nachricht unter Mehr) öffnet die Webmail eine neue Nachricht mit denselben Empfängern, demselben Betreff, demselben Text und denselben Anhängen. Sie passen an, was nötig ist, und versenden.

Der Unterschied zu Weiterleiten: Beim Weiterleiten entsteht eine neue Nachricht von Ihnen über die alte, mit "Fwd:" im Betreff und der alten Nachricht als Zitat oder Anhang. Bei Als neue Nachricht öffnen ist es einfach wieder ein Original. Praktisch, aber prüfen Sie die Empfänger: Eine alte Liste kann Personen enthalten, die jetzt nicht dazugehören.

Die weiteren Optionen beim Schreiben

Rechts im Fenster Schreiben finden Sie Optionen, die Sie für jede Nachricht einzeln wählen. Sie ähneln sich, bewirken aber ganz unterschiedliche Dinge.

Empfangsbestätigung (MDN). Sie bitten das E-Mail-Programm des Empfängers zu melden, dass die Nachricht geöffnet wurde. Technisch setzt Ihre Webmail dafür einen Header in Ihre Nachricht (Disposition-Notification-To). Der Empfänger sieht meist eine Rückfrage und darf ablehnen. Viele Programme senden nie eine Bestätigung. Erhalten Sie eine, wissen Sie, dass die Nachricht geöffnet wurde, nicht dass sie gelesen oder verstanden wurde. Erhalten Sie keine, wissen Sie gar nichts.

Übermittlungsbestätigung (DSN). DSN steht für Delivery Status Notification. Hier bitten Sie nicht den Empfänger, sondern die Mailserver unterwegs zu melden, dass die Nachricht beim Server des Empfängers zugestellt wurde. Das sagt also nichts über Öffnen oder Lesen, wohl aber, dass die E-Mail angekommen ist. Nicht jeder Server unterstützt das, also bedeutet auch hier keine Meldung nicht, dass die Zustellung fehlgeschlagen ist. Eine Fehlermeldung (Bounce) erhalten Sie übrigens immer, auch ohne diese Option (Lektion 8.4).

Priorität. Sie können einer Nachricht die Priorität Höchste, Hoch, Normal, Niedrig oder Niedrigste geben. Viele Programme zeigen bei hoher Priorität ein Ausrufezeichen. Verwenden Sie das selten. Wer bei jeder E-Mail Höchste wählt, wird nach einer Woche nicht mehr ernst genommen, und manche Spamfilter finden es verdächtig, wenn ein unbekannter Absender alles als dringend markiert. Echte Eile regeln Sie besser mit einem Anruf oder mit einem klaren Betreff ("Heute vor 14.00 Uhr: Bestätigung Lieferung").

Nachricht speichern in. Hier wählen Sie, in welchem Ordner die versendete Fassung landet. Standardmäßig ist das Gesendet. Sie können eine Nachricht auch direkt in einem Projektordner ablegen lassen, sodass die gesamte Korrespondenz mit einem Kunden beisammen ist. Achtung: Eine versendete Nachricht, die Sie nirgends speichern, können Sie später nicht wiederfinden.

Formatierung beibehalten sorgt dafür, dass beim Weiterleiten und Antworten die Formatierung der ursprünglichen Nachricht erhalten bleibt. Lektion 3.2 behandelt reinen Text und Formatierung.

Beispiel: Lukas und die Frage zur Lieferung

Lukas erhält von Mehmet die Frage, ob die Blumen am Samstag vor 9 Uhr geliefert werden können. Er beginnt zu schreiben, muss aber erst beim Lieferdienst nachfragen. Er klickt auf Speichern und macht mit anderer Arbeit weiter. Am Nachmittag öffnet er auf seinem Telefon den Ordner Entwürfe, ergänzt, dass es klappt, fügt die Schnellantwort "Lieferung Wochenende" für die allgemeinen Geschäftsbedingungen ein und versendet. Er fordert keine Empfangsbestätigung an und setzt keine Priorität: Für Mehmet ist es einfach eine gewöhnliche, klare E-Mail.

In der Praxis: so funktioniert es in der Webmail

Speichern finden Sie oben im Fenster Schreiben. Schnellantworten legen Sie unter Einstellungen > Schnellantworten an und fügen sie beim Schreiben mit der Schaltfläche Schnellantworten oben ein. Als neue Nachricht öffnen finden Sie bei einer geöffneten Nachricht unter Mehr. Die Optionen Empfangsbestätigung (MDN), Übermittlungsbestätigung (DSN), Priorität und Nachricht speichern in stehen beim Schreiben rechts. Das Roundcube-Handbuch beschreibt die Schritte. In anderer Webmail heißen diese Funktionen ähnlich, wobei eine Schnellantwort dort manchmal Vorlage oder Textbaustein heißt.

Zusammenfassung

• Entwürfe liegen auf dem Server im Ordner Entwürfe, Sie können also auf jedem Gerät weitermachen.
• Schnellantworten sind feste Texte, die Sie selbst einfügen; sie liegen bei der Webmail, nicht in Ihrem Postfach.
• Als neue Nachricht öffnen macht aus einer alten Nachricht ein neues Original; prüfen Sie dann die Empfänger.
• Die Empfangsbestätigung (MDN) fragt den Empfänger, die Übermittlungsbestätigung (DSN) fragt die Server; keine Antwort beweist nichts.
• Priorität selten verwenden; mit Nachricht speichern in wählen Sie den Ordner für Ihre versendete Fassung.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe D3.4: Eine Antwortvorlage erstellen. Wählen Sie eine Frage, die Sie oft bekommen (oder, falls Sie keine haben: "Wie sind Ihre Öffnungszeiten?"), und legen Sie dafür unter Einstellungen > Schnellantworten eine Schnellantwort an, mit einem kurzen Namen und einem Text ohne Anrede und Grußformel. Beginnen Sie danach eine neue E-Mail an sich selbst, schreiben Sie eine Anrede, fügen Sie die Schnellantwort mit der Schaltfläche Schnellantworten ein, schreiben Sie eine Grußformel und speichern Sie die Nachricht zuerst als Entwurf. Öffnen Sie den Ordner Entwürfe, stellen Sie die Nachricht fertig und versenden Sie sie. Beantworten Sie danach: In welchem Ordner lag Ihr Entwurf und könnten Sie ihn auch auf Ihrem Telefon fertigstellen? Was haben Sie in der Schnellantwort für diese eine E-Mail angepasst? Welche Angaben in Ihrer Schnellantwort müssen Sie regelmäßig prüfen? Und warum haben Sie keine Empfangsbestätigung oder Priorität verwendet (oder warum doch)?

Weiterführende Informationen

Wo Schritte in der Webmail beschrieben sind, gelten sie für die Webmail von WebOké; in anderer Webmail funktioniert es ähnlich.

• Roundcube Webmail 4.4: Formatierung, Entwürfe und zusätzliche Optionen
• Roundcube Webmail 4.2: Antworten und Weiterleiten
• Roundcube Webmail 10.1: Die wichtigsten Einstellungen
• Kostenloser Kurs E-Mail in Ordnung: einrichten und gut ankommen lassen 3.1: Ordner und Synchronisation: Warum Sie zweimal „Gesendet“ haben
• RFC 3464, das Format von Übermittlungsbestätigungen (Englisch): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3464