Importieren, exportieren und umziehen

Modul 7: Ihr Adressbuch · Lesezeit: 9 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie Ihre Kontakte als Datei in die Webmail übernehmen und aus ihr mitnehmen, Sie wählen bewusst zwischen vCard und CSV, und Sie vermeiden Dubletten und verlorene Gruppen.

Kernbegriffe: vCard (.vcf), CSV, Feld zuordnen, Gruppenzuordnung (CATEGORIES), Dubletten, Bestehendes Adressbuch komplett ersetzen, Backup, CardDAV

Ihr Adressbuch zieht nicht automatisch mit um

Wenn Ihre E-Mail von einem Anbieter zu einem anderen umzieht, kommen Ihre Nachrichten und Ordner meistens mit: Sie liegen auf dem IMAP-Server, und ein Umzugswerkzeug kopiert sie. Ihr Adressbuch liegt woanders. In der Webmail ist es eine eigene Liste, die zur Webmail gehört, nicht zu Ihrem Postfach. Ein Umzug der E-Mail nimmt es also nicht mit. Dasselbe gilt umgekehrt: Wer von Gmail oder Outlook zu einem neuen Postfach wechselt, lässt seine Kontakte zurück, bis er sie selbst mitnimmt.

Mitnehmen funktioniert mit einer Datei. Sie exportieren aus dem alten Programm, erhalten eine Datei, und diese Datei importieren Sie in das neue. Zwei Dateiarten begegnen Ihnen dabei häufig.

vCard: die Visitenkarte

Eine vCard ist eine Textdatei mit der Endung .vcf. Jede Karte beginnt mit BEGIN:VCARD und endet mit END:VCARD. Dazwischen steht pro Zeile eine Angabe, mit einem festen Namen davor. So sieht eine Karte von Mehmet aus:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Mehmet Yılmaz
N:Yılmaz;Mehmet;;;
EMAIL;TYPE=INTERNET:mehmet@example.net
ORG:Großhandel Example
TEL;TYPE=WORK:+49 000 000 000
CATEGORIES:Kunden
END:VCARD

• VERSION gibt an, welche Version des Formats es ist. Version 4.0 ist in RFC 6350 beschrieben; Version 3.0 ist älter, wird aber noch von fast jedem Programm verwendet und gelesen. Die Webmail exportiert in Version 3.0.
• FN ist der vollständige Name, wie Sie ihn sehen, N der Name in Bestandteilen (Nachname, Vorname).
• EMAIL, TEL und ORG sprechen für sich. Eine Karte kann mehrere Adressen und Nummern enthalten.
• CATEGORIES ist die Zeile für Gruppen. Ist Mehmet in Ihrer Gruppe "Kunden", dann trägt die Webmail das beim Exportieren hier ein.

Eine .vcf-Datei kann eine einzelne Karte enthalten oder Hunderte hintereinander. Der Vorteil von vCard: Die Bedeutung jedes Feldes ist festgelegt. Ein Programm muss nicht raten, was eine Telefonnummer ist.

CSV: eine Tabelle ohne feste Regeln

CSV (comma-separated values) ist eine Tabelle als Text: Die erste Zeile enthält die Spaltennamen, jede weitere Zeile ist eine Person, mit Kommas oder Semikolons dazwischen. Sie können die Datei in einer Tabellenkalkulation öffnen. Das ist praktisch, um eine Liste zu bereinigen, hat aber einen Nachteil: Es gibt keine feste Vereinbarung über die Spalten. Google benennt eine Spalte anders als Outlook, und ein deutschsprachiges Outlook wiederum anders als ein englischsprachiges.

Deshalb muss die Webmail bei einer CSV-Datei die Spalten ihren eigenen Feldern zuordnen. Erkennt sie eine Spalte nicht, fragt sie Sie, welche Spalte zu welchem Feld gehört. Prüfen Sie diese Zuordnung sorgfältig. Ein klassischer Fehler: Die Spalte mit der geschäftlichen Adresse wird nicht zugeordnet, und Sie erhalten hundert Kontakte ohne E-Mail-Adresse.

Zwei weitere Fallstricke bei CSV:

• Seltsame Zeichen. Sehen Sie nach dem Import "Müller" statt "Müller", dann war die Datei nicht in UTF-8 gespeichert. Speichern Sie sie in Ihrer Tabellenkalkulation erneut als CSV in UTF-8 und importieren Sie noch einmal.
• Trennzeichen. Eine deutschsprachige Tabellenkalkulation verwendet oft das Semikolon. Steht alles in einer einzigen Spalte, hat das Programm das Trennzeichen falsch gelesen.

Wenn Sie die Wahl haben, nehmen Sie vCard. Google Kontakte, Outlook und Apple Kontakte können alle als vCard oder als CSV exportieren.

Importieren ohne Schaden

Unter Kontakte > Importieren wählen Sie die Datei. Darunter stehen zwei Optionen, die den Unterschied zwischen einem sauberen Import und einem chaotischen Adressbuch ausmachen.

Gruppenzuordnungen importieren legt fest, was die Webmail mit den Gruppen aus der Datei macht (den CATEGORIES-Zeilen):

Bestehendes Adressbuch komplett ersetzen löscht zuerst alles, was vorhanden ist, und setzt dann den Inhalt der Datei an seine Stelle. Das ist nur sinnvoll, wenn die Datei wirklich alles enthält, was Sie behalten möchten. Lassen Sie diese Option standardmäßig ausgeschaltet.

Und wie ist es mit Dubletten? Gibt es bereits einen Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse und demselben Namen, überspringt die Webmail ihn beim Import. Ist der Name anders geschrieben ("Mehmet Yılmaz" gegenüber "M. Yılmaz"), erkennt sie ihn nicht als Dublette, und die Person steht zweimal im Adressbuch. Importieren Sie dieselbe Datei versehentlich zweimal, ist das also halb so schlimm. Importieren Sie aus zwei Quellen mit unterschiedlichen Schreibweisen, räumen Sie danach auf.

Ein Beispiel. Julia wechselt von einem alten E-Mail-Programm. Sie exportiert dort ihre Kontakte als vCard, 212 Karten. Sie importiert mit "Alle (Gruppen erstellen wenn nötig)" und lässt "Bestehendes Adressbuch komplett ersetzen" ausgeschaltet. Danach findet sie ihre alten Gruppen "Kunden" und "Lieferanten" wieder, und sie sucht nach einigen Namen, die sie in beiden Programmen hatte, um Dubletten zu entfernen.

Erhalten Sie eine Visitenkarte als Anhang einer E-Mail, müssen Sie sie nicht erst speichern: Die Webmail zeigt bei einem .vcf-Anhang eine Schaltfläche, um ihn Ihrem Adressbuch hinzuzufügen.

Exportieren als Backup

Exportieren können Sie unter Kontakte > Exportieren. Sie erhalten eine .vcf-Datei mit allen Ihren Kontakten; mit dem Pfeil daneben wählen Sie zwischen Alles exportieren und Auswahl exportieren (nur die ausgewählten). Sind Ihre Kontakte in Gruppen, stehen diese als CATEGORIES in der Datei. Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor und prüfen Sie sie: Sehen Sie die Gruppennamen, dann werden sie bei einem Import wieder übernommen.

Ein Export ist auch Ihr Backup. Ihre E-Mails liegen auf dem Server, und dieser erstellt Backups, aber Ihr Adressbuch löschen Sie mit einem falschen Klick auf Bestehendes Adressbuch komplett ersetzen. Ein Export einige Male im Jahr, an einem sicheren Ort aufbewahrt, kostet eine Minute. Bedenken Sie aber: Eine solche Datei enthält personenbezogene Daten. Lassen Sie sie nicht in Ihrem Downloads-Ordner oder in einem freigegebenen Ordner herumliegen.

Das Adressbuch auf Ihrem Telefon ist ein anderes Adressbuch

Die Kontakte auf Ihrem Telefon und das Adressbuch in der Webmail sind zwei getrennte Listen. Ein neuer Kontakt auf Ihrem Telefon erscheint nicht automatisch in der Webmail, und umgekehrt. Ihr E-Mail-Programm ruft über IMAP nur Ihre E-Mails ab, keine Kontakte.

Möchten Sie ein einziges Adressbuch auf all Ihren Geräten, brauchen Sie CardDAV: einen Standard, um Kontakte zwischen einem Server und Ihren Geräten zu synchronisieren. Nextcloud kann das zum Beispiel, und Telefone und E-Mail-Programme unterstützen es. Die Webmail von WebOké synchronisiert nicht über CardDAV; dort verwenden Sie Importieren und Exportieren. Wählen Sie also einen Ort als maßgebliche Quelle und nehmen Sie von dort aus gelegentlich einen Export mit.

In der Praxis: So funktioniert es in der Webmail

Importieren und Exportieren finden Sie oben unter Kontakte. Ein Import kann eine .vcf- oder CSV-Datei sein. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung steht im Roundcube-Handbuch (8.3). In anderen Webmail-Diensten funktioniert es ähnlich: Gmail und Outlook.com bieten bei ihren Kontakten ebenfalls Importieren und Exportieren an, meist mit denselben zwei Dateiarten.

Zusammenfassung

• Ihr Adressbuch zieht beim Umzug der E-Mail nicht automatisch mit: Nehmen Sie es mit einem Export und einem Import mit.
• vCard (.vcf) hat feste Felder und Gruppen als CATEGORIES; CSV ist eine Tabelle, deren Spalten Sie zuordnen müssen.
• Lassen Sie Bestehendes Adressbuch komplett ersetzen ausgeschaltet, und wählen Sie bei Gruppen bewusst Keine, Alle oder Nur für existierende Gruppen.
• Dubletten erkennt die Webmail nur bei gleicher Adresse und gleichem Namen; räumen Sie nach einem Import auf.
• Ein Export ist Ihr Backup und enthält personenbezogene Daten; das Adressbuch auf Ihrem Telefon ist eine andere Liste.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A7.2: Ihr Adressbuch prüfen lassen. Exportieren Sie Ihr Adressbuch in der Webmail (Kontakte > Exportieren; Sie erhalten eine .vcf-Datei) und laden Sie es hoch. Haben Sie noch wenige Kontakte, legen Sie zuerst mindestens drei an und fügen Sie mindestens einen davon einer Gruppe hinzu. Das Programm liest die Datei nur im Arbeitsspeicher und speichert nichts. Es prüft: Es gibt mindestens 3 Karten; die Version ist 3.0 oder 4.0; jede Karte hat einen Namen (FN) und eine E-Mail-Adresse; es gibt keine Dubletten (dieselbe E-Mail-Adresse auf zwei Karten); und es gibt mindestens eine Gruppe (CATEGORIES, sonst orange). Sie sehen nur Zahlen, etwa "24 Karten, 2 ohne E-Mail-Adresse, 1 Dublette", nie Namen oder Adressen. Grün, wenn alles stimmt; orange, wenn die Gruppe fehlt, wenn es Karten ohne Namen oder E-Mail-Adresse gibt oder wenn Dubletten vorhanden sind; rot bei weniger als 3 Karten oder einer unbekannten Version.

Weiterführende Informationen

Wo Schritte in der Webmail beschrieben sind, gelten sie für die Webmail von WebOké; in anderen Webmail-Diensten funktioniert es ähnlich.

• Roundcube Webmail 8.3: Kontakte importieren und exportieren
• Roundcube Webmail 8.2: Gruppen erstellen
• Postfach oder gelöschte E-Mails aus dem Backup wiederherstellen
• RFC 6350, vCard Format Specification (Englisch): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6350
• Ihr Adressbuch von Gmail oder Outlook in das Webmail übertragen