Anhänge und große Dateien

Modul 3: E-Mails schreiben · Lesezeit: 11 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie ausrechnen, ob Dateien in eine E-Mail passen. Sie verstehen, warum ein Anhang beim Versenden größer wird, und wählen bei großen Dateien den richtigen Weg: verkleinern, umwandeln oder einen Freigabelink senden.

Kernbegriffe: MIME, base64, Nachrichtengrenze, maximale Anhangsgröße, empfangender Server, Freigabelink, Ablaufdatum, PDF, Foto verkleinern, Anhang-Erinnerung, vCard

Ein Anhang ist zu Text geworden

E-Mail wurde ursprünglich für reinen Text entwickelt. Ein Foto, ein PDF oder eine Tabelle besteht aus beliebigen Bytes, und die lassen sich nicht einfach mitschicken. Deshalb gibt es MIME: eine Vereinbarung, die eine Nachricht in Teile gliedert. Jeder Teil hat einen Header, der angibt, was er enthält (zum Beispiel Content-Type: application/pdf) und wie er verpackt ist. Bei Dateien ist diese Verpackung fast immer base64.

Base64 wandelt je 3 Bytes Ihrer Datei in 4 lesbare Zeichen um (RFC 2045). Das Ergebnis ist also etwa ein Drittel größer als das Original. Ein Foto mit 3 MB belegt in der E-Mail ungefähr 4 MB. So sieht der Anfang eines solchen Anhangs aus, wenn Sie den Quelltext einer Nachricht ansehen:

Content-Type: application/pdf; name="angebot-hochzeit.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="angebot-hochzeit.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Jede Zeile dieses Zeichensalats ist ein Stück Ihres PDFs. Der Empfänger sieht davon nichts: Sein E-Mail-Programm setzt alles wieder zur ursprünglichen Datei zusammen.

Rechnen: Passt es in eine Nachricht?

Jeder Mailserver hat eine Nachrichtengrenze: die größte Nachricht, die er annimmt, gemessen nach dem Verpacken. Bei WebOké sind das 50 MB pro Nachricht, auf allen Mailservern. Da base64 alles um ein Drittel vergrößert, passen in eine Nachricht etwa 36 MB an Anhängen. Diese Zahl sehen Sie auch im Webmail als maximale Dateigröße beim Anhängen.

Die Faustregel zum Selberrechnen:

1. Addieren Sie die Größe aller Anhänge.
2. Sind es mehr als etwa 36 MB, passt es bei WebOké nicht in eine E-Mail.
3. Sind es weniger, passt es bei Ihrem Server. Das ist aber erst die halbe Geschichte.

Die andere Hälfte ist der empfangende Server. Auch er hat eine Nachrichtengrenze, und die liegt oft unter 50 MB. Viele Dienste nehmen Nachrichten bis etwa 20 bis 25 MB an, doch das ist je nach Dienst verschieden und kann sich ändern. Ist Ihre Nachricht für den Empfänger zu groß, erhalten Sie eine Fehlermeldung zurück, oft mit einem Code wie 552 oder den Worten "message too big" oder "message size exceeds". Ihre E-Mail wurde dann zwar gesendet, ist aber nicht angekommen.

Deshalb eine zweite, vorsichtigere Faustregel: Ab 15 bis 20 MB an Anhängen für jemanden außerhalb Ihrer eigenen Organisation wählen Sie besser einen Freigabelink. Dann müssen Sie nicht raten.

Bedenken Sie auch: Eine Nachricht mit großen Anhängen liegt später in Ihrem Ordner Gesendet und im Postfach des Empfängers. Sie zählt bei beiden zum Speicherplatz (Lektion 5.4). Senden Sie dieselbe Datei mit 20 MB an fünf Personen, liegt sie fünfmal bei den Empfängern und einmal bei Ihnen.

Verkleinern: der größte Gewinn zuerst

Bevor Sie einen Freigabelink erstellen, prüfen Sie, ob die Datei kleiner werden kann. Nicht alle Dateien sind für ihren Inhalt gleich groß.

• Fotos von Smartphone oder Kamera haben oft mehrere MB pro Stück, weil sie in voller Auflösung gespeichert sind. Für einen Bildschirm reicht ein Bruchteil davon. Wenn Sie ein Foto zum Beispiel auf 2000 Pixel Breite verkleinern, wird es meist um ein Vielfaches kleiner, ohne dass Sie am Bildschirm einen Unterschied sehen. Das ist fast immer der größte Gewinn.
• Dokumente: Ein Angebot als .docx kann durch eingefügte Bilder groß sein und sieht beim Empfänger manchmal anders aus. Ein PDF ist oft kleiner, sieht überall gleich aus und kann nicht versehentlich verändert werden.
• Gescannte Dokumente sind Bilder. Scannen Sie mit geringerer Auflösung oder in Schwarzweiß, wenn Farbe nicht nötig ist.
• Zippen hilft bei Textdateien und Tabellen, aber kaum bei Fotos, Videos und PDFs: Die sind bereits komprimiert.

Bei Videos hilft Verkleinern oft nicht genug. Ein Video von ein paar Minuten ist schnell größer als 36 MB. Dann ist ein Freigabelink der einzig gute Weg.

Der Freigabelink: Die Datei bleibt liegen, der Link reist

Mit einem Freigabelink legen Sie die Datei in einem Online-Speicher ab, etwa in Nextcloud oder einer anderen Cloud, und senden nur einen Link. Die E-Mail bleibt klein, der Empfänger lädt die Datei herunter, wann er möchte, und Sie können den Link später widerrufen.

Ein guter Freigabelink hat:

• ein Ablaufdatum, damit die Datei nicht jahrelang öffentlich bleibt;
• ein Passwort bei vertraulichen Dateien, das Sie über einen anderen Kanal mitteilen (SMS oder Telefon), nicht in derselben E-Mail;
• nur Lesezugriff, es sei denn, die andere Person muss wirklich etwas zurücklegen.

Eine Falle: Ein Freigabelink ohne Passwort funktioniert für jeden, der den Link hat. Leitet der Empfänger Ihre E-Mail weiter, kommt auch der nächste Empfänger an die Datei. Bei personenbezogenen Daten oder Angeboten sind Passwort und Ablaufdatum also kein Luxus.

Eine weitere Falle: Manche Empfänger trauen Links nicht, nach all dem Phishing zu Recht (Lektion 2.4). Schreiben Sie deshalb in die E-Mail, was sie erwartet: "Sie erhalten einen Link zu unserer Nextcloud, die Datei heißt fotos-hochzeit.zip und der Link gilt bis zum 1. Juni."

Vergessene Anhänge und eine Visitenkarte

Wer hat nicht schon einmal "siehe Anhang" geschrieben und dann nichts angehängt? Das Webmail kann Sie warnen: Mit An vergessene Anhänge erinnern prüft es beim Senden, ob Ihr Text Wörter wie "Anhang" enthält, obwohl kein Anhang dabei ist. Diese Erinnerung ist standardmäßig ausgeschaltet; Sie schalten sie unter Einstellungen > Nachrichtenerstellung ein.

Mit vCard anhängen senden Sie einen Kontakt aus Ihrem Adressbuch als Visitenkarte mit (eine .vcf-Datei). Der Empfänger übernimmt sie mit einem Klick in sein eigenes Adressbuch. Praktisch, wenn Sie jemandem die Daten einer Kollegin oder eines Lieferanten geben möchten. Mehr zu vCard in Lektion 7.2.

In der Praxis: So funktioniert es im Webmail

Im Fenster Schreiben fügen Sie einen Anhang über Anhang oben oder über Datei anhängen rechts hinzu, oder Sie ziehen eine Datei in das Feld rechts. Dort sehen Sie auch die maximale Dateigröße. Die Erinnerung an vergessene Anhänge finden Sie unter Einstellungen > Nachrichtenerstellung. Das Roundcube-Handbuch beschreibt die Schritte. In anderen Webmail-Programmen funktioniert es ähnlich, aber die Grenze pro Nachricht ist je nach Anbieter verschieden.

Zusammenfassung

• Anhänge werden mit base64 als Text verpackt und dadurch etwa ein Drittel größer (aus 3 Bytes werden 4 Zeichen).
• Bei WebOké darf eine Nachricht 50 MB groß sein; das sind etwa 36 MB an Anhängen.
• Empfangende Server akzeptieren oft weniger; bei großen Dateien für Externe besser einen Freigabelink nutzen.
• Verkleinern Sie zuerst Fotos und wandeln Sie Dokumente in PDF um; Zippen hilft nicht bei Fotos und Videos.
• Ein Freigabelink bekommt ein Ablaufdatum und bei vertraulichen Dateien ein Passwort über einen anderen Kanal.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A3.3: Passt das in eine E-Mail? Gehen Sie von der Faustregel bei WebOké aus: Etwa 36 MB an Anhängen passen in eine Nachricht mit 50 MB, weil base64 alles um ungefähr ein Drittel vergrößert. Wählen Sie bei Situation 1 bis 3 "passt" oder "passt nicht, Freigabelink". (1) Julia sendet Mehmet zwei PDFs: das Angebot mit 3 MB und den Blumenplan mit 5 MB. (2) Lukas möchte Julia ein Video vom Aufbau eines Hochzeitsbogens senden; die Datei hat 120 MB. (3) Julia möchte Mehmet zwölf Fotos früherer Brautsträuße senden, je 3,5 MB, direkt von ihrer Kamera, in einer E-Mail. Frage 4: Julia muss für eine andere E-Mail Platz schaffen und kann eine Datei vorher verkleinern. Welche Datei wählen Sie: (a) angebot-hochzeit.pdf mit 0,4 MB, (b) brautstrauss.jpg mit 9 MB direkt von der Kamera, (c) preisliste.docx mit 0,2 MB? Das Programm vergleicht Ihre vier Antworten mit dem Lösungsschlüssel und zeigt für jede Situation die Berechnung.

Weiterführende Informationen

Wo Schritte im Webmail beschrieben sind, gelten sie für das Webmail von WebOké; in anderen Webmail-Programmen funktioniert es ähnlich.

• Roundcube Webmail 4.3: Anhänge mitsenden
• E-Mail abgelehnt: Nachricht zu groß
• Fehlermeldungen gelöst 1.6: 552: Postfach voll oder Nachricht zu groß
• Kostenloser Kurs E-Mail in Ordnung: einrichten und gut ankommen lassen 3.2: Speicher, Quota und ein volles Postfach
• RFC 2045, MIME Teil 1, Abschnitt 6.8 über base64 (Englisch): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045