Identitäten: Wer Sie als Absender sind

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Versand von einer anderen Adresse im Webmail 1:07

Modul 4: Sie als Absender · Lesezeit: 11 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie eine Identität so einrichten, dass Empfänger sofort sehen, wer schreibt. Sie wissen, was jedes Feld in den Headern bewirkt, und verstehen, warum Sie nur von bestimmten Adressen aus senden dürfen.

Kernbegriffe: Identität, angezeigter Name, From, Organization, Antwort an (Reply-To), Blindkopie, Standardidentität, Absenderprüfung, Weiterleitung (Forwarder), SPF, DMARC

Was der Empfänger von Ihnen sieht

Wenn Mehmet eine E-Mail von Julia erhält, sieht er in seiner Nachrichtenliste zuerst eine Sache: den Namen des Absenders. Dieser Name stammt aus dem Header From, der aus zwei Teilen besteht:

From: Julia Schneider | Blumenatelier Example <julia@example.com>

Der Teil zwischen den spitzen Klammern ist die Adresse. Der Teil davor ist der angezeigte Name. Die meisten E-Mail-Programme zeigen in der Liste nur den angezeigten Namen. Fehlt er, sehen Sie nur die Adresse oder nur den Teil vor dem @. Eine E-Mail von "info" sagt niemandem etwas. Eine E-Mail von "Julia Schneider | Blumenatelier Example" dagegen schon.

In der Webmail ist diese Kombination aus Name, Adresse und einigen zusätzlichen Einstellungen eine Identität. Sie haben mindestens eine: die der Adresse, mit der Sie sich anmelden. Sie können weitere anlegen, zum Beispiel für eine zweite Adresse (Lektion 4.3).

Ein guter angezeigter Name:

ist Ihr eigener Name, der Name Ihrer Organisation oder eine Kombination: "Julia Schneider | Blumenatelier Example" oder "Blumenatelier Example";
ist keine E-Mail-Adresse. Ein angezeigter Name wie "julia@example.com" wirkt verdächtig, weil Betrüger genau das tun: Sie zeigen als Namen eine Adresse an, die nicht zur echten Adresse passt;
ist für den Empfänger erkennbar. Wenn Sie Kunden schreiben, erkennen diese oft eher das Geschäft als Ihren Vornamen.

Denken Sie an Lektion 2.2: Jeder kann einen beliebigen angezeigten Namen eintragen. Deshalb sagt der Name nichts über die Echtheit aus. Für Ihre eigenen E-Mails ist er aber das Erste, was zählt.

Einstellungen, Identitäten mit den Feldern Angezeigter Name, E-Mail und Organisation — (1) Angezeigter Name, (2) E-Mail, (3) Organisation

Die weiteren Felder einer Identität

Eine Identität hat mehr Felder als Name und Adresse. Jedes Feld wird zu einem Header in Ihrer Nachricht oder bewirkt etwas beim Senden.

Organisation wird zum Header Organization. Manche Programme zeigen ihn beim Absender an. Das ist praktisch, wenn Ihr angezeigter Name nur Ihr eigener Name ist. Das Feld ist nicht verpflichtend.
Antwort an wird zum Header Reply-To (Lektion 3.1). Tragen Sie hier info@example.com ein, geht jede Antwort auf E-Mails dieser Identität an info@. Meist lassen Sie das Feld leer: Antworten sollen bei der Person ankommen, die geschrieben hat. Ein vergessenes festes Antwort an ist eine klassische Ursache für "Ich habe nie eine Antwort bekommen".
Blindkopie sendet jede Nachricht, die Sie verschicken, zusätzlich als verborgene Kopie an eine feste Adresse. Zum Beispiel, damit eine Kollegin alle Angebote sieht. Die Empfänger sehen diese Adresse nicht. Überlegen Sie aber: Weiß die Kollegin, dass sie alles erhält, und ist das nötig?
Als Standard legt fest, welche Identität die Webmail wählt, wenn Sie eine neue Nachricht beginnen. Beim Antworten wählt die Webmail meist die Identität der Adresse, an die die E-Mail gerichtet war.
Signatur ist Ihre E-Mail-Signatur (Lektion 4.2).

Absenderprüfung: warum Sie nicht alles eintragen dürfen

Im Feld E-Mail einer Identität können Sie grundsätzlich jede Adresse eintippen. Trotzdem lehnt der Server eine Nachricht ab, wenn Sie von einer Adresse senden, die nicht zu Ihnen gehört. Das nennt man Absenderprüfung. Ohne diese Prüfung könnte jeder, der sich in ein Postfach auf demselben Server einloggt, E-Mails im Namen anderer senden: der Nachbar auf dem Server oder ein Angreifer in einem einzigen gestohlenen Postfach, der dann im Namen der ganzen Organisation Phishing verschickt.

Bei WebOké dürfen Sie senden von:

der Adresse, mit der Sie angemeldet sind;
einer Adresse, die an Ihr Postfach weiterleitet, einer Weiterleitung (Forwarder), auf demselben Server.

Möchte Julia, angemeldet als julia@example.com, auch als bestellungen@example.com schreiben können? Dann richtet sie für bestellungen@ eine Weiterleitung an julia@ ein und legt eine zusätzliche Identität mit dieser Adresse an. Ohne Weiterleitung erhält sie eine Meldung wie "Account ... can not send emails from ...". Andere Anbieter arbeiten mit vergleichbaren Regeln, auch wenn sie anders heißen (zum Beispiel "Senden als" oder "send as").

Warum keine Gmail-Adresse über einen anderen Server

Eine häufige Frage: "Kann ich in der Webmail eine Identität mit meiner Gmail-Adresse anlegen?" Die Antwort ist nein, und das ist nicht nur eine Regel von WebOké. Die Domain gmail.com gehört Google. Google veröffentlicht im DNS, welche Server E-Mails für diese Domain senden dürfen (SPF), signiert seine eigenen E-Mails (DKIM) und bittet Empfänger, E-Mails, die nicht passen, abzulehnen oder in den Spam zu verschieben (DMARC). Eine E-Mail mit einer Gmail-Adresse in From, die von einem anderen Server kommt, passt nicht zu diesen Regeln. Im besten Fall landet sie im Spam, im schlimmsten Fall kommt sie gar nicht an. Dasselbe gilt für jede andere Domain mit einer strengen DMARC-Richtlinie, auch für Ihre eigene Domain, wenn Sie diese richtig eingerichtet haben. Der Kurs E-Mail in Ordnung bringen erklärt SPF, DKIM und DMARC.

Wenn Sie E-Mails von einer Adresse eines anderen Anbieters senden möchten, tun Sie das über diesen Anbieter selbst.

Beispiel: drei Identitäten in einem Postfach

Julia meldet sich mit julia@example.com an. Sie hat drei Identitäten:

Julia Schneider | Blumenatelier Example mit julia@example.com: die Standardidentität, für persönliche E-Mails mit Kunden.
Blumenatelier Example mit bestellungen@example.com: für Bestellbestätigungen. bestellungen@ ist eine Weiterleitung an julia@.
Blumenatelier Example mit info@example.com: für allgemeine Fragen. Auch info@ ist eine Weiterleitung an julia@.

Bei der Identität bestellungen@ hat sie Antwort an leer gelassen, sodass Kunden einfach an bestellungen@ antworten und diese Antworten über die Weiterleitung bei ihr ankommen. Organisation hat sie überall mit "Blumenatelier Example" ausgefüllt.

Wenn Sie sich die Header einer E-Mail der zweiten Identität ansehen, sehen Sie:

From: Blumenatelier Example <bestellungen@example.com>
Organization: Blumenatelier Example

In der Nachricht, die Mehmet erhält, steht kein Bcc-Header, auch nicht, wenn Julia eine Blindkopie eingestellt hat. Diese läuft nur über den Umschlag.

Stolperfallen

Nur eine Adresse, kein Name. Ihre E-Mail steht in der Liste als "info" oder "julia". Das ist weniger erkennbar und landet manchmal eher im Spam.
Ein angezeigter Name, der wie eine Adresse aussieht. Spamfilter und aufmerksame Empfänger misstrauen dem.
Ein vergessenes Antwort an. Antworten gehen an eine Adresse, die niemand liest.
Eine Identität für eine Adresse ohne Weiterleitung. Das Senden schlägt mit einer Meldung zur Adresse fehl.
Die falsche Identität bei einer neuen Nachricht. Prüfen Sie vor dem Senden das Feld Absender, besonders wenn Sie mehrere Identitäten haben.

In der Praxis: so funktioniert es in der Webmail

Sie verwalten Identitäten unter Einstellungen > Identitäten. Klicken Sie auf Ihre Adresse, um Angezeigter Name, Organisation, Antwort an, Blindkopie und Signatur auszufüllen, oder auf Erstellen für eine zusätzliche Identität. Beim Schreiben wählen Sie unter Absender, welche Identität Sie verwenden. Die Weiterleitung richten Sie im Verwaltungspanel Ihres Hostings ein (bei WebOké DirectAdmin). Das Roundcube-Handbuch beschreibt die Schritte. In anderer Webmail funktioniert es ähnlich; in Gmail heißt es zum Beispiel "Senden als".

Zusammenfassung

Der angezeigte Name ist das, was Empfänger in ihrer Liste sehen: Machen Sie ihn erkennbar und verwenden Sie keine E-Mail-Adresse.
Organisation wird zum Header Organization, Antwort an wird zu Reply-To; lassen Sie Antwort an meist leer.
Eine Blindkopie in Ihrer Identität sendet jede Nachricht unbemerkt an eine feste Adresse.
Der Server lässt Sie nur von Ihrer eigenen Adresse oder einer Weiterleitung an Ihr Postfach auf demselben Server senden.
Eine Adresse eines anderen Anbieters (wie Gmail) können Sie nicht über Ihren eigenen Server verwenden: SPF und DMARC lassen das scheitern.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A4.1: Ihren Absender prüfen lassen. Richten Sie unter Einstellungen > Identitäten Ihre Identität ein: einen eindeutigen Angezeigten Namen und, wenn Sie möchten, eine Organisation. Senden Sie danach eine E-Mail an sich selbst mit WMC A4.1 im Betreff. Öffnen Sie die empfangene E-Mail, wählen Sie Mehr > Exportieren (Sie erhalten eine .eml-Datei) und laden Sie diese Datei hoch. Das Programm liest die Datei nur im Arbeitsspeicher und speichert nichts. Es prüft: Der Betreff enthält A4.1; From hat einen angezeigten Namen, der keine E-Mail-Adresse ist und nicht dem Teil vor dem @ entspricht; die Domain in From ist keine Beispieldomain wie example.com; in der Nachricht ist kein Bcc-Header sichtbar; Organization ist ausgefüllt (Empfehlung, orange, wenn leer); außerdem zeigt es an, was in Reply-To steht (zur Information, damit Sie sehen, ob Sie ein Antwort an vergessen haben). Für jede Zeile erhalten Sie Grün, Orange oder Rot mit Erklärung.

Weiterführende Informationen

Wo Schritte in der Webmail beschrieben sind, gelten sie für die Webmail von WebOké; in anderer Webmail funktioniert es ähnlich.

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