Tornar uma folha de cálculo lenta mais rápida

As pastas de trabalho grandes com milhares de linhas e fórmulas podem tornar-se lentas: a abertura demora muito tempo, a filtragem falha e após cada alteração é preciso esperar. Isso normalmente não se deve ao seu computador, mas sim à forma como a folha de cálculo está estruturada. Com estes passos, ela torna-se muito mais fluida.

1. Não utilizar colunas inteiras em fórmulas

=SOMA.SE(A:A;...) ou =PROCX(...;B:B;...) calcula com mais de um milhão de linhas, mesmo que só utilize 2.000. Utilize um intervalo fixo: $A$2:$A$5000.

2. Fórmulas menos pesadas

• Milhares de fórmulas SOMA.SE ou PROCV que apontam para outra folha de cálculo tornam o ficheiro lento. Uma única tabela dinâmica costuma fazer o mesmo trabalho muito mais rapidamente (consulte Tabelas dinâmicas).
• HOJE(), AGORA(), INDIRETO() e ALEATÓRIO() são recalculadas a cada alteração. Utilize-as com moderação.

3. Converter resultados fixos em valores

Um resultado já não muda, como os números do ano passado? Copie as células, clique com o botão direito do rato e escolha Colar especial apenas com os valores. Assim, o Euro-Office não precisa de os calcular repetidamente.

4. Limpar

• Elimine linhas e colunas vazias que ainda têm formatação, até ao final da folha. Prima Ctrl + End: se chegar muito para além dos seus últimos dados, significa que ainda há formatação nessa zona.
• Limpe a formatação condicional através de Gerir Regras: depois de muitas cópias e colagens, costumam existir ali dezenas de regras duplicadas.
• Elimine imagens grandes e folhas de cálculo que já ninguém utiliza.

5. Dividir

Coloque os anos antigos num ficheiro de arquivo separado. Uma pasta de trabalho apenas com o ano atual abre muito mais rapidamente.

6. Com muitas pessoas em simultâneo

Se muitos colegas estiverem a trabalhar em simultâneo no ficheiro, defina no separador Colaboração o modo de edição conjunta para Estrito. As alterações de outros utilizadores só entram quando guardar, para não ser constantemente interrompido.

Atenção: se um ficheiro continuar muito lento após estes passos, contacte o suporte da WebOké. Indique o nome do ficheiro e o que está lento (abertura, digitação, filtragem).