Za, Kp, Skp in Naslov za odgovor

Modul 3: Pisanje e-pošte · Čas branja: 11 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste za vsakega prejemnika zavestno izbrali med Za, Kp in Skp, vedeli boste, kaj natančno naredijo Odgovori vsem, Naslov za odgovor in posredovanje, in preprečili boste, da bi razkrili naslove drugih.

Ključni pojmi: Za, Kp, Skp, ovojnica, Odgovori vsem, Odgovori listi, Naslov za odgovor (Reply-To), Odgovor na, posredovanje Kot priponka, kršitev varstva podatkov, dnevna omejitev

Tri polja, tri vloge

Ko pišete sporočilo, privzeto vidite eno polje za prejemnike. Z znakom plus ob njem dodate še druga. Ta polja niso okras: vsako polje prejemniku nekaj pove o njegovi vlogi.

• Za je namenjeno tistim, ki morajo nekaj narediti ali od katerih pričakujete odgovor. Če v polje Za vpišete tri osebe, se bodo vse tri počutile nagovorjene. Ali pa nobena, ker vsaka misli, da se bo s tem ukvarjal kdo drug. Zato v polje Za raje vpišite eno osebo ali pa v prvem stavku navedite, kdo naredi kaj.
• Kp (Cc, carbon copy, kopija) je za tiste, ki sporočilo le spremljajo. Oseba v polju Kp ne rabi narediti ničesar, je pa seznanjena z dogajanjem. Vsi prejemniki vidijo, kdo je v polju Kp.
• Skp (Bcc, blind carbon copy, skrita kopija) je za tiste, ki dobijo kopijo, ki je drugi ne smejo videti. Kdor je v polju Skp, je neviden za prejemnike v poljih Za in Kp, prejemniki v polju Skp pa se tudi med seboj ne vidijo.

Kako je lahko skrita kopija nevidna, če sporočilo vendarle prispe do teh oseb? To je posledica razlike med ovojnico in glavo sporočila iz lekcije 1.1. Poštni strežnik dostavi sporočilo na naslove na ovojnici (RCPT TO). Glavi To in Cc sta le besedilo v sporočilu. Pri skriti kopiji Vaš poštni program naslov sicer zapiše na ovojnico, vendar glavo Bcc odstrani iz sporočila, ki ga dobijo drugi. Standard za obliko sporočil (RFC 5322) opisuje natanko to ravnanje.

Skp in GDPR: viden naslov je lahko kršitev varstva podatkov

E-poštni naslov, kot je ales@example.net, je osebni podatek: pripada prepoznavni osebi. Če pošljete eno sporočilo štiridesetim strankam in jih vse vpišete v polje Za ali Kp, dobi vsaka stranka naslove devetintridesetih drugih. Za to ti niso nikoli dali soglasja.

GDPR (Splošna uredba o varstvu podatkov) tak dogodek imenuje kršitev varnosti osebnih podatkov (12. točka 4. člena): kršitev varnosti, ki med drugim povzroči nepooblaščeno razkritje osebnih podatkov. Po domače: uhajanje podatkov. Ali ga morate prijaviti nadzornemu organu, je odvisno od tveganja za osebe, na katere se nanaša (33. člen). Štirideset naslovov strank cvetličarne je nekaj drugega kot štirideset naslovov udeležencev pogovorne skupine o dolgovih: pri slednjih že samo dejstvo, da je nekdo na seznamu, razkrije nekaj občutljivega. Če ste v dvomih, dogodek zabeležite in preverite, ali je prijava potrebna. Tečaj Varno na spletu se tej temi posveča podrobneje.

Pravilo je preprosto: če pošiljate sporočilo skupini ljudi, ki se med seboj ne poznajo (ali se jim ni treba), jih vpišite v polje Skp, sebe pa v polje Za. To velja tudi, ko izberete skupino iz imenika: spletna pošta takrat vse naslove vpiše v polje, ki ga uporabljate.

Past, ki je malokdo pozna: prejemnik v polju Skp, ki klikne Odgovori vsem, se sam razkrije. Njegov odgovor gre vsem v poljih Za in Kp, ki nenadoma vidijo, da je imel skrito kopijo. Če koga vpišete v polje Skp, da sporočilo spremlja, mu povejte, naj ne odgovarja. Če želite koga vključiti odkrito, uporabite polje Kp.

Odgovarjanje: Odgovori, Odgovori vsem, Odgovori listi

Na prejeto sporočilo lahko odgovorite na tri načine.

• Odgovori pošlje odgovor samo pošiljatelju (ali na naslov v polju Naslov za odgovor, glejte spodaj).
• Odgovori vsem pošlje odgovor pošiljatelju in vsem v poljih Za in Kp. Uporabite ga le, če vsi drugi Vaš odgovor res potrebujejo. »Hvala!« dvajsetim ljudem je le šum.
• Odgovori listi (prek puščice ob Odgovori vsem) je namenjen sporočilom s poštnega seznama. Programska oprema seznama v sporočilo doda glavo List-Post (RFC 2369) in spletna pošta takrat Vaš odgovor pošlje na seznam namesto osebi, ki je sporočilo napisala.

Če ne veste, ali izbrati Odgovori ali Odgovori vsem, pred pošiljanjem poglejte polji Za in Kp. Tam natančno vidite, kdo bo sporočilo prejel. Odstranite tiste, ki ne spadajo zraven.

Naslov za odgovor in Odgovor na

Z Naslovom za odgovor (glava Reply-To) sporočite: odgovore na to sporočilo želim prejemati na drugem naslovu. Maja na primer pošlje sporočilo o naročilu z naslova maja@example.com, vendar želi, da odgovori prispejo na skupni naslov info@example.com, da jih vidi tudi Luka. V polje Naslov za odgovor zato vpiše info@example.com. Ko stranka klikne Odgovori, je info@ že vpisan kot prejemnik.

Naslov za odgovor je tudi pogost trik prevarantov: pošiljatelj je videti pravi, Vaš odgovor pa gre na povsem drugo domeno (lekcija 2.4). Zato pri svojih odgovorih občasno preverite naslov, ki ga vpiše spletna pošta.

Odgovor na (glava Mail-Followup-To) izhaja iz sveta poštnih seznamov. Z njim navedete, kam naj gredo nadaljnji odzivi v razpravi, na primer samo na seznam in ne še dodatno Vam osebno. Vsak poštni program tega ne upošteva. V običajni poslovni pošti to polje pustite prazno.

Posredovanje: v besedilu ali kot priponka

S Posreduj prejeto sporočilo pošljete nekomu drugemu. S puščico ob gumbu izberete način:

• v besedilu (inline): staro sporočilo je dodano kot citat pod Vašim besedilom. Priročno, ko želite koga hitro seznaniti s stvarjo. Prejemnik ga lahko bere kot običajno sporočilo.
• Kot priponka: celotno izvirno sporočilo je priloženo kot datoteka .eml, z vsemi glavami. To potrebujete, ko mora nekdo videti, od kod sporočilo v resnici prihaja, na primer ko lažno sporočilo (phishing) posredujete službi za pomoč.

Pri posredovanju bodite pozorni na vsebino citata. Dolga nit pogosto vsebuje naslove, telefonske številke ali dogovore ljudi, ki ne vedo, da jo predajate drugemu. Odstranite, česar novemu prejemniku ni treba videti.

Veliko prejemnikov: dnevna omejitev

Poštni predal je namenjen osebni pošti, ne novicam. Da bi preprečili zlorabe, lahko na dan pošljete omejeno število sporočil. Pri WebOké ta omejitev velja za Vaš celoten paket skupaj: vse poštne predale, spletno pošto in Vaše spletno mesto. Pozor: šteje vsak prejemnik. Eno sporočilo z dvesto naslovi v polju Skp pomeni dvesto sporočil. Če želite redno doseči veliko skupino, uporabite storitev za pošiljanje novic. Ta poskrbi tudi za odjavo in urejen seznam, kar spada k novicam. Pri drugih ponudnikih veljajo podobne omejitve.

Primer: eno sporočilo, tri polja

Maja pošlje Alešu ponudbo za poročno cvetje.

Za:  Aleš <ales@example.net>
Kp:   Luka <luka@example.com>
Naslov za odgovor: info@example.com
Zadeva: Ponudba za poročno cvetje 14. junij: prosim za potrditev do 1. maja

Aleš mora ponudbo potrditi, zato je v polju Za. Luka pripravi cvetje in sporočilo spremlja: Kp. Aleš vidi, da Luka sporočilo spremlja, in to je prav, saj ga bo Luka morda kasneje poklical. Odgovori prispejo na info@, kamor gledata tako Maja kot Luka.

V praksi: tako deluje v spletni pošti

Pri Sestavi sporočilo je polje Prejemnik. Z znakom plus desno od tega polja dodate Kp, Skp, Naslov za odgovor in Odgovor na. Z gumbom s figuricami izberete stike ali skupino iz imenika. Nad odprtim sporočilom so gumbi Odgovori, Odgovori vsem (z Odgovori listi pod puščico) in Posreduj (z izbiro v besedilu ali Kot priponka). Koraki so opisani v priročniku za Roundcube. V drugih spletnih poštah, kot sta Gmail ali Outlook.com, imajo gumbi skoraj enaka imena in delujejo podobno.

Povzetek

• Za je za tiste, ki morajo nekaj narediti, Kp za tiste, ki sporočilo spremljajo, Skp za tiste, ki morajo ostati nevidni.
• Skp deluje prek ovojnice: naslov dobi sporočilo, glava Bcc pa ne gre zraven k drugim.
• Vidni naslovi ljudi, ki se med seboj ne poznajo, so lahko kršitev varstva podatkov (12. točka 4. člena GDPR); ali jo prijavite, je odvisno od tveganja (33. člen).
• Odgovori vsem uporabite le, če vsi potrebujejo Vaš odgovor; prejemnik v polju Skp, ki ga uporabi, se izda.
• Naslov za odgovor preusmeri odgovore na drug naslov; vsak prejemnik se šteje v dnevno omejitev.

Kviz

Naloga

Naloga A3.1: Koga vpišete kam? Preberite pet primerov in za vsakega izberite, ali navedena oseba ali skupina spada v polje Za, Kp ali Skp. (1) Maja pošlje ponudbo za poročno cvetje in želi, da jo Aleš potrdi: kam vpiše Aleša? (2) V istem sporočilu Maja želi, da Luka ve, kaj je bilo dogovorjeno; Luki ni treba ničesar narediti in Aleš lahko vidi, da Luka sporočilo spremlja: kam vpiše Luko? (3) Maja štiridesetim strankam, ki se med seboj ne poznajo, sporoči, da bo trgovina na dan državnosti (25. junij) zaprta: kam vpiše stranke? (4) Maja dostavno službo (planiranje@example.org) in Luko prosi, naj do petka potrdita, ali lahko v soboto; od obeh pričakuje odgovor: kam vpiše dostavno službo? (5) Maja odgovarja na pritožbo stranke in želi kopijo na svojem arhivskem naslovu arhiv@example.com; ta naslov s sporočilom ne naredi ničesar in stranki ga ni treba videti: kam vpiše arhiv@example.com? Za vsak primer izberete možnost v izbirnih poljih, program pa Vaše odgovore primerja s ključem. Za vsak primer vidite, ali je Vaša izbira pravilna in zakaj.

Za nadaljnje branje

Kjer so navedeni koraki v spletni pošti, veljajo za spletno pošto WebOké; v drugih spletnih poštah deluje podobno.

• Roundcube Webmail 4.1: Pisanje novega sporočila
• Roundcube Webmail 4.2: Odgovarjanje in posredovanje sporočil
• Roundcube Webmail 13.4: Dosežena je dnevna omejitev
• Omejitev za pošiljanje pošte
• Brezplačen tečaj Varno na spletu za podjetnike 8.2: Kršitve varstva podatkov in obveznost prijave
• Brezplačni tečaj E-pošta urejena: nastavitev in pravilna dostava 7.2: Privolitev, odjava in čist seznam
• RFC 5322, Internet Message Format (v angleščini): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322
• GDPR (Splošna uredba o varstvu podatkov), Uredba (EU) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Uporaba Bcc in zasebnost: pošiljanje e-pošte skupini, katere člani se med seboj ne poznajo