Dober podpis

Modul 4: Vi kot pošiljatelj · Čas branja: 10 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste znali sestaviti kratek, uporaben podpis s pravilno ločilno vrstico, vedeli boste, zakaj poštni programi to vrstico prepoznajo, in zavestno boste izbrali med podpisom v navadnem besedilu ter podpisom z oblikovanjem ali logotipom.

Ključni pojmi: podpis (Podpis), ločilna vrstica "-- ", RFC 3676, pravilo štirih vrstic (RFC 1855), navadno besedilo, podpis HTML, zunanja slika, vdelana slika, izjava o omejitvi odgovornosti

Čemu služi podpis

Podpis (v spletni pošti se imenuje Podpis) je kratko besedilo, ki se samodejno doda pod Vaša sporočila. Namen je praktičen: prejemnik mora brez iskanja vedeti, kdo ste in kako Vas lahko še drugače doseže. Pomislite na nekoga, ki ob 8. uri zjutraj na telefonu bere Vaše sporočilo o dostavi in Vas želi poklicati. Če je Vaša številka spodaj, Vas pokliče. Če je ni nikjer, Vam odgovori po e-pošti in čaka.

Kaj sodi v podpis:

• Vaše ime in po želji Vaša funkcija;
• ime Vaše organizacije;
• telefonska številka, na kateri ste dosegljivi;
• Vaše spletno mesto.

Kaj ne sodi vanj: vsi Vaši nekdanji naslovi, tri telefonske številke, pet ikon družbenih omrežij, misel dneva in ponovitev Vašega e-poštnega naslova (ta je že v polju From). Več ko vanj zapišete, manj bo kdo prebral.

Ločilna vrstica: dva vezaja in presledek

Nad podpisom stoji stalna vrstica: dva vezaja in presledek, v tej vrstici pa nič drugega.

Tot donderdag!
Sanne

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
06 12345678 | www.example.com

Ta vrstica -- je star dogovor iz Useneta, ki je ustaljen tudi v e-pošti. Standard za e-pošto v navadnem besedilu (RFC 3676, razdelek 4.3) jo opisuje kot ločnico med besedilom in podpisom. Presledek je obvezen: "--" brez presledka je le navadna vrstica z dvema vezajema.

Zakaj je to pomembno? Ker poštni programi to vrstico prepoznajo. Veliko programov vse pod njo prikaže v svetlejši barvi in podpis izpusti, ko odgovorite na sporočilo. Brez te vrstice se podpis v vsakem krogu pogovora znova znajde v citatu. Po desetih odgovorih je v sporočilu deset kopij istega podpisa.

Spletna pošta ločilno vrstico sama postavi nad Vaš podpis, ko ga vpišete v polje Podpis. Zato je ne vpisujte še sami, sicer bosta dve. In pazite pri kopiranju iz urejevalnika besedil: ta presledek na koncu vrstice včasih odstrani.

Na kratko: pravilo štirih vrstic

Že leta 1995 so pravila spletnega bontona za uporabnike interneta (RFC 1855) podala pravilo: podpis naj bo kratek, ne daljši od štirih vrstic. Razlog je bil takrat, da so ljudje za povezavo plačevali po minutah. Tega razloga ni več, pravilo pa še vedno velja: podpis s štirimi vrsticami ljudje preberejo, podpis z dvanajstimi preskočijo.

Štiri vrstice zadostujejo, če podatke pametno združite. Uporabite ločilo, kot je |, da v eno vrstico postavite dva podatka:

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
Bloemen voor bruiloften en bedrijven
06 12345678 | www.example.com

To so tri vrstice z vsem, kar Ahmed potrebuje.

Navadno besedilo ali HTML in tisti logotip

Podpis je lahko v navadnem besedilu ali z oblikovanjem (HTML), tako kot Vaša sporočila (lekcija 3.2).

Podpis v navadnem besedilu se povsod prikaže enako, na vsakem telefonu in v vsakem programu. Za večino ljudi je to najboljša izbira.

Podpis HTML lahko vsebuje krepko pisavo, barvo, povezavo za besedo in logotip. Pri tem je nekaj pasti:

• Oblikovan podpis se prikaže le, če tudi sporočilo pišete z oblikovanjem. Če pišete v navadnem besedilu, se pod sporočilo doda kot navadno besedilo.
• Logotip lahko dodate na dva načina. Kot zunanjo sliko: sliko s spletnim naslovom, ki je že na Vašem spletnem mestu. Sporočilo ostane majhno, vendar veliko programov zunanjih slik ne naloži samodejno (tako kot tudi spletna pošta sama, lekcija 2.2). Prejemnik takrat vidi prazen okvirček. Ali kot vdelano sliko: slika gre kot priponka z vsakim sporočilom. Takrat jo prejemnik vidi, vendar je vsako sporočilo večje, pri nekaterih prejemnikih pa je ob vsakem sporočilu sponka, kot da ima priponko.
• Logotip velikosti 300 KB pod vsakim sporočilom, tudi pod "V redu, se vidimo jutri", je škoda prostora za shranjevanje vseh vpletenih. Logotip naj bo majhen, nekaj deset KB.
• Pomembnih podatkov, kot je Vaša telefonska številka, nikoli ne navedite samo v sliki. Slike ni mogoče kopirati in bralnik zaslona je ne more prebrati.

Izjave o omejitvi odgovornosti: kratko in previdno

Pod veliko poslovnimi sporočili stoji dolgo besedilo, kot je "To e-poštno sporočilo je namenjeno izključno naslovniku. Če niste naslovnik, morate..." Takšna izjava o omejitvi odgovornosti ima malo pravne vrednosti. Prejemnik se z njo ni strinjal, poleg tega stoji pod sporočilom, ki je že prebrano. Izjava sporočilo tudi podaljša, včasih je daljša od samega sporočila, zlasti v dolgi niti.

Če želite vseeno nekaj dodati, naj bo to kratek, stvaren stavek brez obljub ali trditev. Če pod poslovnimi sporočili potrebujete zakonsko predpisane podatke, na primer matično številko, jih navedite v podpisu in ne v dolgem odstavku besedila.

Kdaj se podpis doda

V Nastavitve > Sestavljanje sporočil določite, kako spletna pošta ravna z Vašim podpisom: ali se doda vedno, tudi pri odgovorih in preusmeritvah, ter ali je pod citiranim sporočilom ali nad njim. Če pišete nad citatom (lekcija 3.2), izberite, da je tudi podpis nad citatom. Sicer bo čisto na dnu, pod starim sporočilom, kjer ga nihče ne najde.

Če imate več identitet (lekcija 4.1), ima vsaka identiteta svoj podpis. Ko v polju Pošiljatelj izberete drugo identiteto, se zamenja tudi podpis.

V praksi: tako deluje v spletni pošti

Podpis ustvarite v Nastavitve > Identitete: kliknite svoj naslov in izpolnite polje Podpis. Z gumbom s sliko odprete orodno vrstico za oblikovanje. V Nastavitve > Sestavljanje sporočil nastavite, kdaj in kje se podpis doda. Med pisanjem ga dodate ali zamenjate z gumbom Podpis. Koraki so opisani v priročniku za Roundcube. V drugih spletnih poštah in poštnih programih deluje podobno, čeprav vsi programi ločilne vrstice ne dodajo sami.

Povzetek

• Podpis navaja Vaše ime, organizacijo, telefon in spletno mesto; nič več.
• Ločilna vrstica je natanko "-- " (dva vezaja in presledek, RFC 3676, razdelek 4.3); programi jo prepoznajo in pri citiranju podpis izpustijo.
• Pravilo: največ štiri vrstice (RFC 1855).
• Navadno besedilo se povsod prikaže pravilno; logotip naj bo majhen, pomembni podatki pa nikoli samo v sliki.
• Izjave o omejitvi odgovornosti imajo malo pravne vrednosti: kratko in previdno ali pa jih izpustite.

Kviz

Naloga

Naloga A4.2: Dajte svoj podpis v pregled. V Nastavitve > Identitete nastavite podpis za svojo identiteto in pošljite sporočilo sebi, z zadevo WMC A4.2. Odprite prejeto sporočilo, izberite Več > Izvozi in naložite datoteko .eml. Program datoteko prebere le v pomnilniku in preveri: zadeva vsebuje A4.2; obstaja besedilni del; obstaja ločilna vrstica, ki je natanko "-- " (s presledkom: zeleno; "--" brez presledka: oranžno; brez ločilne vrstice: rdeče); podpis pod ločilno vrstico ima največ štiri vrstice (zeleno), pet ali šest vrstic (oranžno) ali več (rdeče); podpis vsebuje Vaše ime ali del Vašega prikaznega imena ali telefonsko številko ali spletno mesto; če je Vaše sporočilo v HTML, vsebuje tudi različico v navadnem besedilu (multipart/alternative); slika v podpisu, ki gre zraven kot priponka in je večja od 50 KB, pa da oranžno. Za vsako vrstico vidite zeleno, oranžno ali rdeče z razlago.

Za nadaljnje branje

Kjer so navedeni koraki v spletni pošti, veljajo za spletno pošto WebOké; v drugih spletnih poštah deluje podobno.

• Roundcube Webmail 5.2: Ustvarjanje podpisa
• Roundcube Webmail 5.1: Vaše ime kot pošiljatelj
• Roundcube Webmail 10.1: Najpomembnejše nastavitve
• RFC 3676, razdelek 4.3 Usenet Signature Convention (v angleščini): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (v angleščini): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855