Sistem, ki ga boste vzdržali

Modul 5: Urejanje in iskanje · Čas branja: 8 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste znali izbrati in nastaviti preprost način dela s poštnim predalom, tako da boste videli, kaj je še treba narediti, in našli sporočila, ne da bi jih morali vsak dan razvrščati.

Ključni pojmi: Prejeto kot delovni predal, štiri odločitve, označevanje, neprebrano, arhiv, stalni trenutki, skupni poštni predal

Zakaj sistem

Poln poštni predal je redko težava. Težava je v tem, da ne vidite več, kaj je še treba narediti. Vprašanje stranke potone med e-novicami, račun, ki ga morate še plačati, je na četrti strani. Sistem to reši z nekaj stalnimi dogovori s samim seboj. Ni treba, da je zapleten. Predvsem mora biti tako preprost, da ga boste čez tri mesece še vedno uporabljali.

Najboljše metode ni. Ljudje delamo različno, samostojni podjetnik pa dobiva drugačno pošto kot društvo. Ta lekcija Vam da gradnike in možnosti. Vi izberete, kar Vam ustreza.

Prejeto kot delovni predal

Jedro skoraj vsakega uporabnega sistema: Prejeto je delovni predal, ne arhiv. Kar je v mapi Prejeto, od Vas še nekaj zahteva. Kar je opravljeno, gre ven. Tako Vam en pogled na Prejeto takoj pove, koliko dela Vas čaka.

Zato pri vsakem sporočilu sprejmete eno od štirih odločitev:

1. Proč. Sporočila ne potrebujete. Izbrišite ga ali ga prijavite kot neželeno pošto, če je to neželena pošta. E-novice, ki je nikoli ne berete: odjavite se, potem ne bo več prihajala.
2. Arhiv. Zadeva je zaključena, vendar jo želite shraniti. En klik na Arhiv (lekcija 5.1) in sporočilo ni več na očeh, a ga z iskanjem znova najdete (lekcija 5.3).
3. Narediti. Treba je opraviti nekaj, kar traja več kot nekaj minut. Pustite sporočilo, kjer je, in mu dodajte oznako (zastavica Označeno), da bo izstopalo. Če traja manj kot nekaj minut, to opravite takoj in sporočilo nato arhivirajte.
4. Čakanje. Čakate na odgovor ali plačilo. Sporočilo lahko označite ali ga premaknete v lastno mapo Čakanje, ki jo pregledate enkrat na teden.

Najpomembnejše je, da ne klikate naprej brez odločitve. Vsako sporočilo, ki ga odprete in pustite brez odločitve, boste morali pozneje prebrati znova.

Malo map in iskanje ali veliko map

Koliko map potrebujete? O tem obstajata dve šoli.

Veliko map: mapa za vsako stranko, vsak projekt, vsakega dobavitelja. Prednost: vse od ene stranke vidite skupaj. Slabost: pri vsakem sporočilu se morate odločiti, kam spada, sporočilo, ki zadeva dve stranki, pa ne spada v nobeno od obeh map. Po enem letu imate pogosto štirideset map, od katerih jih uporabljate pet.

Malo map in iskanje: en arhiv, po potrebi razdeljen po letih, sicer pa iskanje. Prednost: arhiviranje je en klik, brez razmišljanja. Slabost: dobro morate znati iskati. Lekcija 5.3 pokaže, da to v spletni pošti deluje zelo dobro: po pošiljatelju, prejemniku, vsebini, v vseh mapah hkrati.

Za veliko ljudi najbolje deluje vmesna pot: nekaj map za stvari, ki res morajo biti ločene (na primer Facturen (Računi) za knjigovodstvo), sicer pa en arhiv. Mape, ki jih samodejno polni filter (modul 6), Vam ne vzamejo nič dela. Teh je torej lahko nekaj več.

Označevanje, neprebrano in filtriranje seznama

Nekaj pripomočkov v spletni pošti Vam olajša uporabo sistema:

• Označeno. Z Označi > Kot označeno sporočilo dobi zastavico in se na seznamu obarva rdeče. Zastavica je shranjena na strežniku, zato jo vidita tudi Vaš poštni program in Vaš telefon (tam se pogosto imenuje zvezdica ali zastavica).
• Neprebrano. Z Označi > Kot neprebrano sporočilo znova označite kot neprebrano. To je priročno kot opomnik, a nezanesljivo kot sistem: telefon, ki sporočilo le na kratko odpre, ga znova označi kot prebrano.
• Tip v možnostih iskanja. Pri Tip izberite na primer Označeno ali Neoznačeno. Seznam potem prikaže samo ta sporočila. Neoznačeno je priročno v mapi Prejeto: to so sporočila, na katera še niste odgovorili. Pozor: spletna pošta ve samo, ali ste sami kliknili Odgovori. Če ste odgovorili prek telefona ali ste poklicali nazaj, sporočilo še vedno velja za neodgovorjeno, razen če ga tudi Vaša poštna aplikacija označi kot odgovorjeno.

Obstaja tudi past: samodejno označevanje kot prebrano. Če je spletna pošta nastavljena tako, da je sporočilo prebrano takoj, ko se prikaže v predogledu, oznaka neprebrano izgubi pomen. V Nastavitve > Nastavitve > Pogled poštnega predala izberete, po koliko sekundah sporočilo velja za prebrano (lekcija 2.1).

Stalni trenutki

Kdor ves dan odgovarja na vsako novo sporočilo, pride do malo drugega dela. Sistem deluje bolje s stalnimi trenutki: na primer zjutraj, po kosilu in ob koncu dneva. Ob vsakem takem trenutku uredite mapo Prejeto s štirimi odločitvami. Enkrat na teden pregledate označena sporočila in mapo Čakanje. Kako pogosto pogledate, je odvisno od Vašega dela. Spletna trgovina z vprašanji strank pogleda pogosteje kot društvo. Pomembno je, da izbirate Vi, namesto da namesto Vas izbira vsako obvestilo.

Skupni poštni predal

Če v enem poštnem predalu, na primer info@, dela več ljudi, potrebujete dogovore, sicer odgovorita dva človeka ali pa nihče. Na primer:

• Kdor prevzame sporočilo, ga takoj označi (zastavico vidijo vsi, ker je shranjena na strežniku).
• Po odgovoru gre sporočilo v arhiv, tako da Prejeto prikazuje, kar je še odprto.
• Odgovori se pošiljajo z istega naslova in z enakim podpisom (modul 4).
• Ena oseba je vsak dan odgovorna za to, da je Prejeto izpraznjeno.

Dogovorite se tudi, česa ne počnete: nihče ne nastavi poštnega programa s POP na ta poštni predal, ker potem pošta za druge izgine (lekcija 1.2).

V praksi: tako deluje v spletni pošti

Označi najdete v orodni vrstici nad sporočilom; Arhiv se prikaže kot gumb, ko v Nastavitve > Nastavitve > Posebne mape izberete arhivsko mapo. Tip in drugi filtri so v možnostih iskanja (puščica v iskalnem polju). Koraki so opisani v priročniku za Roundcube pod Označevanje, premikanje in brisanje ter pod Arhiviranje sporočil. V drugi spletni pošti deluje podobno: Gmail ima gumb Arhiviraj in zvezdice, Outlook.com pa gumb Arhiviraj in zastavice.

Povzetek

• Prejeto je delovni predal: kar je v njem, od Vas še nekaj zahteva.
• Pri vsakem sporočilu sprejmite eno odločitev: proč, arhiv, narediti (označiti) ali čakanje.
• Malo map in dobro iskanje zahtevata manj dela kot veliko map; mape, ki jih polni filter, ne stanejo nič.
• Oznake in stanje odgovorjeno so shranjeni na strežniku in so zato vidni tudi sodelavcem v skupnem poštnem predalu.
• Prejeto urejajte ob stalnih trenutkih in se dogovorite, če si poštni predal delite.

Kviz

Naloga

Naloga D5.2: Vaš načrt za urejanje. V spletni pošti odprite svoj poštni predal. Preštejte, koliko map imate (Nastavitve > Mape) in koliko neprebranih sporočil je v mapi Prejeto. Nato izberite sistem: malo map in arhiv, veliko map ali vmesno pot. Nastavite ga: v Posebne mape izberite arhivsko mapo, če je še nimate, pospravite mape, ki jih eno leto niste uporabljali (pošto najprej premaknite v arhiv), in enkrat uredite mapo Prejeto s štirimi odločitvami. Nato sami zase odgovorite: koliko map ste imeli in koliko jih imate zdaj? Koliko sporočil je še v mapi Prejeto in ali vsa od Vas res še nekaj zahtevajo? Ob katerih stalnih trenutkih boste odslej pregledovali pošto? In če si poštni predal delite: katera dva dogovora boste sklenili s sodelavci?

Za nadaljnje branje

Kjer so opisani koraki v spletni pošti, veljajo za spletno pošto WebOké; v drugi spletni pošti deluje podobno.

• Roundcube Webmail 3.3: Označevanje, premikanje in brisanje
• Roundcube Webmail 6.2: Arhiviranje sporočil
• Roundcube Webmail 2.2: Seznam sporočil: razvrščanje in niti
• Mape v Vašem poštnem predalu: Prejeto, Poslano, Osnutki, Koš, Neželeno in Arhiv