Pravilno sporočilo o odsotnosti

Modul 6: Samodejno: filtri in odsotnost · Čas branja: 9 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste znali razložiti, kako sporočilo o odsotnosti deluje na strežniku ter kdo ga prejme in kdo ne. Znali boste tudi nastaviti sporočilo o odsotnosti, ki se samo vklopi in izklopi in ne razkrije ničesar, kar bi pomagalo goljufom.

Ključni pojmi: sporočilo o odsotnosti, Sieve vacation, Interval za odgovor (:days), Moji elektronski naslovi (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Začetek in Konec, Operacije za dohodna sporočila

Filter, ki odgovarja

Sporočilo o odsotnosti je tehnično gledano filter. Je v istem naboru filtrov kot Vaši drugi filtri (lekcija 6.1) in zato prav tako teče na strežniku, v trenutku, ko pošta prispe. Vaš prenosnik je lahko izklopljen. Razširitev Sieve se imenuje vacation (RFC 5230). Takole spletna pošta zapiše sporočilo o odsotnosti za božične počitnice:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Kaj piše v njem:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" in "le" ... "2027-01-03": trenutni datum mora biti 21. december ali pozneje in 3. januar ali prej. To sta Vaša Začetek in Konec. Zunaj tega obdobja filter ne naredi ničesar. :zone "+0100" je časovni pas iz Vaših nastavitev.
• vacation :days 7: isti naslov dobi odgovor največ enkrat na 7 dni.
• :addresses [...]: naslovi, ki so Vaši.
• :subject in besedilo za njim: zadeva in vsebina odgovora.

En odgovor na pošiljatelja v posameznem intervalu

Brez omejitve bi nekdo, ki Vam piše desetkrat, desetkrat prejel isti odgovor. Zato si strežnik zapomni, komu je že odgovoril. Znotraj intervala Interval za odgovor (v Sieve :days) isti pošiljatelj ne dobi drugega odgovora. Če ničesar ne izberete, po standardu velja 7 dni (RFC 5230, razdelek 4.1). Za dvotedenske počitnice je 7 odlična vrednost: kdor Vam po enem tednu znova piše, dobi opomnik, da Vas še vedno ni. Manj kot 1 dan običajno ni mogoče.

Odgovor gre na pošiljatelja ovojnice (Return-Path, lekcija 1.1), ne nujno na naslov v From. Pri navadni pošti je to isto. Pri e-novicah in sistemih je to pogosto tehnični naslov, in točno to je namen: tako samodejni odgovor ne pride do človeka, ki z njim ne more nič.

Kdo ne dobi odgovora

Sporočilo o odsotnosti lahko naredi veliko škode, če odgovori na napačno pošto: odgovori na poštni seznam s tisoč člani ali dve samodejni sporočili, ki si v nedogled odgovarjata. Zato standard (RFC 5230, razdelek 4.6) določa, da strežnik ne odgovori na:

• pošto z glavo List-Id ali drugimi glavami List: e-novice in poštne sezname;
• pošto z glavo Auto-Submitted z vrednostjo, ki ni "no": samodejna sporočila, na primer drugo sporočilo o odsotnosti ali obvestilo sistema;
• pošto z naslovov, kot je MAILER-DAEMON, ali naslovov, ki se začnejo z "owner-" ali končajo z "-request".

Lastni odgovor sam dobi glavo Auto-Submitted: auto-replied. Tako drugo sporočilo o odsotnosti ve, da ne sme odgovoriti nazaj, in ne nastane zanka.

Moji elektronski naslovi: odgovor samo, če je sporočilo namenjeno Vam

Strežnik odgovori samo, če je eden od Vaših naslovov v glavi To ali Cc (RFC 5230, razdelek 4.5). Tako preprečite odgovarjanje na pošto, ki je prišla prek seznama ali kot Bcc. Kateri naslovi so Vaši, strežnik ve le napol: naslov Vašega poštnega predala zagotovo, naslova info@, ki se preusmerja k Vam, pa ne.

Zato je polje Moji elektronski naslovi pomembno (v Sieve :addresses). Vanj vpišite vsak naslov, na katerem prejemate pošto, tudi naslove za preusmeritev. Z možnostjo Dopolni z mojimi naslovi spletna pošta prevzame naslove Vaših identitet. Če pozabite na info@, stranka, ki piše na info@, ne dobi sporočila o odsotnosti in morda zaman čaka.

Začetek, konec in kaj se zgodi s pošto

Z nastavitvama Začetek in Konec se sporočilo samo vklopi in izklopi. To je najvarnejši način: ne morete ga pozabiti izklopiti. Če ju pustite prazni, je sporočilo vklopljeno, dokler je Stanje nastavljeno na Vključeno. Sporočilo o odsotnosti, ki po počitnicah teče še tedne, je znana napaka in stranke zmede.

Pri Operacije za dohodna sporočila izberete, kaj se zgodi s samo pošto. Pustite to na Ohrani. Vacation namreč sporočilo preprosto pusti v Vašem poštnem predalu (RFC 5230, razdelek 4.7), po vrnitvi pa želite prebrati, kaj je prispelo. Zavrženje pomeni, da pošta, ki jo prejmete, izgine. Preusmeritev ali Pošlji kopijo na sta smiselni samo do sodelavca v Vaši lastni organizaciji, z enakimi slabostmi kot v lekciji 6.2.

Kaj napišete in česa ne

Dobro sporočilo o odsotnosti je kratko in pošiljatelju pomaga naprej:

• Kdaj se vrnete ali do kdaj ne boste odgovarjali.
• Kdo Vas medtem nadomešča, z naslovom ali telefonsko številko, kjer se nekdo oglasi.
• Kaj lahko pošiljatelj naredi, če je zadeva nujna.

Česa pa ne napišete: podrobnosti, ki pomagajo goljufom in vlomilcem. Odgovor gre vsem, ki Vam pišejo, tudi pošiljateljem neželene pošte in neznancem. Zato ne napišite, da ste tri tedne v tujini, kam greste, svoje zasebne številke ali imena svojega namestnika s funkcijo, ki jo goljuf lahko zlorabi ("za plačila pišite našemu računovodji Janu"). Goljuf tako sporočilo rad uporabi za verodostojno lažno sporočilo, na primer za nujno plačilo v imenu nekoga, ki tako ali tako ni dosegljiv.

Primer dobrega sporočila:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Ne dvakrat

Sporočilo o odsotnosti lahko nastavite tudi v nadzorni plošči svojega gostovanja, pri WebOké v DirectAdmin. Uporabite eno od obeh možnosti. Če sta vklopljeni obe, vsak dobi dva samodejna odgovora.

V praksi: tako deluje v spletni pošti

Sporočilo o odsotnosti najdete pod Nastavitve > Sporočilo o odsotnosti, s polji Zadeva, Vsebina, Začetek, Konec in Stanje, pod Napredne nastavitve pa so Moji elektronski naslovi, Interval za odgovor in Operacije za dohodna sporočila. Rezultat vidite v Filtri > Akcije > Uredi nabor filtrov. Koraki so opisani v Priročniku za Roundcube pod Nastavitev sporočila o odsotnosti. V drugi spletni pošti deluje podobno: Gmail ima samodejni odgovor za počitnice v nastavitvah, Outlook.com samodejne odgovore.

Povzetek

• Sporočilo o odsotnosti je filter Sieve (vacation, RFC 5230), ki teče na strežniku.
• Isti pošiljatelj dobi največ en odgovor v posameznem intervalu Interval za odgovor; brez izbire je to 7 dni.
• Brez odgovora na poštne sezname (List-Id) in samodejno pošto (Auto-Submitted), odgovor pa samo, če je eden od Vaših naslovov v To ali Cc.
• Pri Moji elektronski naslovi vpišite tudi naslove za preusmeritev, uporabite začetni in končni datum ter pustite operacijo na Ohrani.
• Napišite, kdaj se vrnete in na koga se lahko obrnejo, ne pa podrobnosti, ki pomagajo goljufom.

Kviz

Naloga

Naloga A6.3: Dajte svoje sporočilo o odsotnosti v pregled. V svojem poštnem predalu pripravite sporočilo o odsotnosti pod Nastavitve > Sporočilo o odsotnosti, z nastavitvama Začetek in Konec, ki sta obe v prihodnosti; tako sporočilo še ni zares vklopljeno in zdaj nihče ne dobi odgovora. Izpolnite zadevo, besedilo, Moji elektronski naslovi in Interval za odgovor, Operacije za dohodna sporočila pa pustite na Ohrani. Nato prilepite svoj nabor filtrov (Nastavitve > Filtri > Akcije > Uredi nabor filtrov, kopirajte vse) ali naložite datoteko iz Prenesi. Program skript prebere v pomnilniku (nič se ne shrani) in preveri: obstaja akcija vacation; :days je vsaj 1; zadeva ni prazna; besedilo je daljše od 40 znakov; obstaja datumska meja s currentdate (sicer oranžno: ga boste res izklopili?); :addresses vsebuje vsaj en naslov (sicer oranžno); in sporočilo se ohrani, torej brez discard in brez preusmeritve na naslov zunaj Vaše domene. Po nalogi sporočilo znova izklopite, če ga ne potrebujete.

Za nadaljnje branje

Kjer so opisani koraki v spletni pošti, veljajo za spletno pošto WebOké; v drugi spletni pošti deluje podobno.

• Roundcube Webmail 7.3: Nastavitev sporočila o odsotnosti
• Roundcube Webmail 7.1: Ustvarjanje filtra
• Brezplačen tečaj Varno na spletu za podjetnike 1.2: Lažno predstavljanje, prevara izvršnega direktorja in prevara s fakturo
• Strežniška e-poštna pravila (filtri na strežniku)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (v angleščini): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Zakaj Vašega sporočila o odsotnosti ne prejmejo vsi