Sistema, kurios galite laikytis

5 modulis: Tvarkymas ir paieška · Skaitymo laikas: 8 min.

Mokymosi tikslas: Po šios pamokos galėsite pasirinkti ir įdiegti paprastą pašto dėžutės tvarkymo būdą. Matysite, ką dar reikia padaryti, ir rasite laiškus, nereikės jų rūšiuoti kiekvieną dieną.

Pagrindinės sąvokos: Gauti laiškai kaip darbų dėžė, keturi sprendimai, žymėjimas gairele, neskaityti laiškai, archyvas, nustatytas laikas, bendra pašto dėžutė

Kam reikalinga sistema

Pilna pašto dėžutė retai būna problema. Problema yra ta, kad nebematote, ką dar reikia padaryti. Kliento klausimas pasimeta tarp naujienlaiškių, o sąskaita, kurią dar turite apmokėti, atsiduria ketvirtame puslapyje. Sistema šią problemą išsprendžia keliais pastoviais susitarimais su savimi. Ji neturi būti sudėtinga. Svarbiausia, kad ji būtų tokia paprasta, jog po trijų mėnesių vis dar jos laikytumėtės.

Geriausio būdo nėra. Žmonės dirba skirtingai, o individuali įmonė gauna kitokius laiškus nei asociacija. Šioje pamokoje rasite sudedamąsias dalis ir galimus pasirinkimus. Kas Jums tinka, renkatės patys.

Gauti laiškai kaip darbų dėžė

Beveik kiekvienos veikiančios sistemos pagrindas: aplankas Gauti laiškai yra darbų dėžė, o ne archyvas. Tai, kas yra aplanke Gauti laiškai, dar laukia Jūsų veiksmo. Kas atlikta, iš jo iškeliama. Taip vienas žvilgsnis į aplanką Gauti laiškai iškart parodo, kiek darbo liko.

Todėl dėl kiekvieno laiško priimate vieną iš keturių sprendimų:

1. Pašalinti. Laiško Jums nereikia. Ištrinkite jį arba, jei tai šlamštas, praneškite apie jį kaip apie šlamštą. Naujienlaiškis, kurio niekada neskaitote: atsisakykite prenumeratos, tada jis nebeateis.
2. Archyvuoti. Reikalas baigtas, bet laišką norite išsaugoti. Vienas spustelėjimas mygtuko Archyvuoti (pamoka 5.1), ir laiškas dingsta iš akių, bet jį rasite paieška (pamoka 5.3).
3. Atlikti. Reikia padaryti kažką, kas užtruks ilgiau nei kelias minutes. Palikite laišką ir pažymėkite jį gairele, kad jis išsiskirtų. Jei darbas užtruks trumpiau nei kelias minutes, atlikite jį iškart, o po to laišką archyvuokite.
4. Laukti. Laukiate atsakymo ar mokėjimo. Laišką galite pažymėti gairele arba perkelti į atskirą aplanką Laukiama, kurį peržiūrite kartą per savaitę.

Svarbiausia: nespauskite toliau nepriėmę sprendimo. Kiekvieną laišką, kurį atidarote ir paliekate nieko nenusprendę, vėliau teks skaityti iš naujo.

Mažai aplankų ir paieška ar daug aplankų

Kiek aplankų Jums reikia? Čia yra dvi nuomonės.

Daug aplankų: atskiras aplankas kiekvienam klientui, projektui, tiekėjui. Privalumas: visus vieno kliento laiškus matote kartu. Trūkumas: dėl kiekvieno laiško reikia spręsti, kur jį dėti, o laiškas apie du klientus netinka nė į vieną aplanką. Po metų dažnai turite keturiasdešimt aplankų, iš kurių naudojate penkis.

Mažai aplankų ir paieška: vienas archyvas, prireikus padalytas pagal metus, o visa kita randama paieška. Privalumas: archyvuoti galima vienu spustelėjimu, negalvojant. Trūkumas: turite mokėti gerai ieškoti. Pamokoje 5.3 matysite, kad žiniatinklio pašte tai veikia labai gerai: pagal siuntėją, gavėją, turinį ir visuose aplankuose iš karto.

Daugeliui geriausiai tinka tarpinis variantas: keli aplankai dalykams, kuriuos tikrai reikia laikyti atskirai (pavyzdžiui, Facturen (sąskaitos faktūros) buhalterijai), o visa kita viename archyve. Aplankai, kuriuos automatiškai pildo filtras (modulis 6), Jums darbo nesukelia. Todėl jų gali būti ir daugiau.

Žymėjimas gairele, neskaityti laiškai ir sąrašo filtravimas

Keli žiniatinklio pašto įrankiai palengvina sistemos naudojimą:

• Pažymėti gairele. Pasirinkus Pažymėti > Pažymėti gairele, laiškas pažymimas gairele ir sąraše tampa raudonas. Gairelė saugoma serveryje, todėl ją mato ir Jūsų pašto programa bei telefonas (ten ji dažnai vadinama žvaigždute arba vėliavėle).
• Kaip neskaitytus. Pasirinkę Pažymėti > Kaip neskaitytus, laišką vėl pažymite kaip neskaitytą. Tai patogu kaip priminimas, bet nepatikima kaip sistema: telefonas, trumpam atidaręs laišką, vėl pažymi jį kaip skaitytą.
• Tipas paieškos parinktyse. Lauke Tipas pasirinkite, pavyzdžiui, su gairele arba neatsakytus. Tada sąraše rodomi tik tie laiškai. Neatsakyti laiškai naudingi aplanke Gauti laiškai: tai laiškai, į kuriuos dar neatsakėte. Atkreipkite dėmesį: žiniatinklio paštas žino tik tai, ar patys spustelėjote Atsakyti. Jei atsakėte telefonu ar perskambinote, laiškas vis dar laikomas neatsakytu, nebent Jūsų pašto programėlė taip pat pažymi jį kaip atsakytą.

Yra ir spąstai: automatinis žymėjimas kaip skaityto. Jei žiniatinklio paštas nustatytas taip, kad laiškas tampa skaitytu vos atsiradęs peržiūros lange, neskaitytų laiškų žymė praranda prasmę. Skiltyje Nuostatos > Nuostatos > Pašto dėžutės rodymas pasirenkate, po kiek sekundžių laiškas laikomas perskaitytu (pamoka 2.1).

Nustatytas laikas

Kas visą dieną reaguoja į kiekvieną naują laišką, kitiems darbams laiko beveik neturi. Sistema veikia geriau, kai paštą tikrinate nustatytu laiku: pavyzdžiui, ryte, po pietų ir dienos pabaigoje. Kiekvieną kartą sutvarkote aplanką Gauti laiškai pagal keturis sprendimus. Kartą per savaitę peržiūrite gairele pažymėtus laiškus ir aplanką Laukiama. Kaip dažnai tikrinate paštą, priklauso nuo Jūsų darbo. Internetinė parduotuvė, gaunanti klientų klausimų, tikrina dažniau nei asociacija. Svarbu, kad renkatės patys, o ne leidžiate kiekvienam pranešimui nuspręsti už Jus.

Bendra pašto dėžutė

Jei vienoje pašto dėžutėje, pavyzdžiui, info@, dirba keli žmonės, reikia susitarimų, kitaip atsakys du žmonės arba niekas. Pavyzdžiui:

• Kas imasi laiško, iškart pažymi jį gairele (gairelę mato visi, nes ji saugoma serveryje).
• Atsakius laiškas perkeliamas į archyvą, kad aplanke Gauti laiškai matytųsi, kas dar neatlikta.
• Atsakoma iš to paties adreso ir su tuo pačiu parašu (modulis 4).
• Kiekvieną dieną vienas žmogus atsakingas už tai, kad aplankas Gauti laiškai būtų ištuštintas.

Susitarkite ir dėl to, ko nedarote: niekas nejungia šios pašto dėžutės prie pašto programos per POP, nes tada laiškai kitiems dingsta (pamoka 1.2).

Praktiškai: kaip tai veikia žiniatinklio pašte

Mygtuką Pažymėti rasite įrankių juostoje virš laiško; mygtukas Archyvuoti atsiranda, kai tik skiltyje Nuostatos > Nuostatos > Specialieji aplankai pasirenkate archyvo aplanką. Tipas ir kiti filtrai yra paieškos parinktyse (rodyklėlė paieškos lauke). Žingsniai aprašyti Roundcube vadovo skyriuose „Žymėjimas, perkėlimas ir trynimas“ ir „Laiškų archyvavimas“. Kitame žiniatinklio pašte tai veikia panašiai: Gmail turi mygtuką Archyvuoti ir žvaigždutes, Outlook.com turi mygtuką Archyvuoti ir vėliavėles.

Santrauka

• Aplankas Gauti laiškai yra darbų dėžė: tai, kas jame yra, dar laukia Jūsų veiksmo.
• Dėl kiekvieno laiško priimkite vieną sprendimą: pašalinti, archyvuoti, atlikti (pažymėti gairele) arba laukti.
• Mažai aplankų ir gera paieška reikalauja mažiau darbo nei daug aplankų; aplankai, kuriuos pildo filtras, darbo nereikalauja.
• Gairelės ir atsakymo būsena saugomos serveryje, todėl jas bendroje pašto dėžutėje mato ir kolegos.
• Tvarkykite aplanką Gauti laiškai nustatytu laiku ir susitarkite, jei pašto dėžutė bendra.

Testas (quiz)

Užduotis

Užduotis D5.2: Jūsų tvarkymo planas. Atidarykite savo pašto dėžutę žiniatinklio pašte. Suskaičiuokite, kiek turite aplankų (Nuostatos > Aplankai) ir kiek neskaitytų laiškų yra aplanke Gauti laiškai. Tada pasirinkite sistemą: mažai aplankų ir archyvas, daug aplankų arba tarpinis variantas. Įdiekite ją: jei dar neturite archyvo aplanko, pasirinkite jį skiltyje Specialieji aplankai, sutvarkykite aplankus, kurių nenaudojote metus (pirmiausia perkelkite laiškus į archyvą), ir vieną kartą sutvarkykite aplanką Gauti laiškai pagal keturis sprendimus. Tada atsakykite sau: kiek aplankų turėjote ir kiek turite dabar? Kiek laiškų dar liko aplanke Gauti laiškai ir ar visi jie tikrai dar laukia Jūsų veiksmo? Kokiu nustatytu laiku nuo šiol tikrinsite paštą? O jei pašto dėžutė bendra: kokius du susitarimus sudarysite su kolegomis?

Platesniam skaitymui

Kai aprašomi žingsniai žiniatinklio pašte, jie taikomi WebOké žiniatinklio paštui; kitame žiniatinklio pašte tai veikia panašiai.

• Roundcube Webmail 3.3: Laiškų žymėjimas, perkėlimas ir šalinimas
• Roundcube Webmail 6.2: Laiškų archyvavimas
• Roundcube Webmail 2.2: Laiškų sąrašas: rikiavimas ir gijos
• Aplankai Jūsų pašto dėžutėje: Gautieji, Išsiųsti, Juodraščiai, Šiukšlinė, Nepageidaujami ir Archyvas