Adresatai ir grupės

7 modulis: Jūsų adresų knyga · Skaitymo laikas: 9 min.

Mokymosi tikslas: Po šios pamokos galėsite paaiškinti, kokias adresų knygas tvarko internetinis paštas, kaip veikia automatinis papildymas, ir naudoti grupę taip, kad neatskleistumėte adresų.

Pagrindinės sąvokos: adresatas, Asmeniniai adresai, Surinkti gavėjai, Patikimi siuntėjai, automatinis papildymas, grupė, Slaptoji kopija (Bcc), duomenų kiekio mažinimas

Kam reikalinga adresų knyga, jei internetinis paštas vis tiek viską įsimena?

Daug žmonių adresų knyga beveik nesinaudoja. Jie įveda kelias raides laukelyje Gavėjas, internetinis paštas papildo adresą, ir viskas. Taip veikia, tačiau adresas, kurį papildo internetinis paštas, ne visada paimamas iš sąrašo, kurį tvarkote Jūs. Būtent čia ir kyla klaidų: senas kliento adresas, kadaise padaryta rašybos klaida arba du žmonės tuo pačiu vardu.

Adresatas yra kortelė su duomenimis apie vieną asmenį ar organizaciją: vardas, vienas ar keli el. pašto adresai, o jei norite, ir telefonas, adresas, organizacija ar pastaba. Adresų knyga yra šių kortelių rinkinys. Internetiniame pašte adresų knyga saugoma serveryje, kaip ir Jūsų laiškai. Ji susijusi su Jūsų pašto dėžute ir su tuo, kaip prisijungiate (1.3 pamoka): jei staiga prisijungsite kitaip, pavyzdžiui, užpildę laukelį Serveris, adresų knyga gali atrodyti tuščia.

Trys adresų knygos, trys paskirtys

Spustelėję Adresatai, kairėje pamatysite ne vieną, o tris adresų knygas. Kiekviena jų turi savo paskirtį.

Skirtumas tarp pirmųjų dviejų yra svarbus. Surinkti gavėjai yra automatinė atmintis. Ji įsimena viską, ir tą vieną adresą su rašybos klaida, iš kurio laiškas grįžo, ir seną kolegos, seniai išėjusio iš darbo, adresą. Jūsų asmeniniai adresai yra sąrašas, kurį tvarkingą palaikote patys.

Patikimi siuntėjai turi kitą paskirtį. Ji susijusi ne su papildymu, o su išoriniais paveikslėliais. Pagal numatytuosius nustatymus internetinis paštas neįkelia paveikslėlių iš interneto, nes siuntėjai pagal juos gali matyti, kada atidarote jų laišką (2.2 pamoka). Jei pasirinksite visada pasitikėti siuntėju, jis pateks į šį sąrašą. Skiltyje Nuostatos > Nuostatos > Laiškų rodymas tada galėsite pasirinkti, kad išoriniai ištekliai iš patikimų siuntėjų būtų rodomi iš karto.

Automatinis papildymas: patogu, bet žiūrėkite, ką pasirenkate

Įvedus kelias raides laukelyje Gavėjas, internetinis paštas Jūsų adresų knygose ieško vardų ir adresų, kurie jomis prasideda arba jas turi. Gaunate sąrašą ir pasirenkate. Tai vadinama automatiniu papildymu.

Pavyzdys. Sanne de Vries (sanne@example.com) turi klientą Ahmed (ahmed@example.net). Prieš metus ji vieną kartą per klaidą parašė jam adresu ahmed@example.org, kuris jam nepriklauso. Tas laiškas negrįžo, nes toks adresas atsitiktinai egzistavo. Nuo to laiko skiltyje Surinkti gavėjai yra du Ahmed. Įvedusi „ahm“, Sanne mato abu. Jei pasirinks netinkamą, pasiūlymas iškeliaus svetimam žmogui.

Todėl verta įprasti du dalykus:

• Žmones, kuriems dažnai rašote, įtraukite į Asmeniniai adresai su visu vardu ir pavarde. Tada papildant matysite atpažįstamą vardą, o ne vien adresą.
• Jei sąraše pastebėjote klaidingą ar pasenusį adresą, ištrinkite jį iš Surinkti gavėjai. Kitaip internetinis paštas jį ir toliau siūlys.

Greitas būdas ką nors pridėti: atidarykite to asmens laišką, spustelėkite jo vardą virš laiško ir pasirinkite Įtraukti į adresų knygą.

Grupės: vienas pavadinimas daugeliui adresų

Grupė yra etiketė, kurią priklijuojate adresatams, pavyzdžiui, „Valdyba“, „Tiekėjai“ ar „Komanda“. Adresatas gali priklausyti kelioms grupėms, o ištrynus grupę patys adresatai neišnyksta. Paveikslėlyje matote grupę po asmeniniais adresais ir tris taškelius grupės veiksmams.

Rašant grupei, internetinis paštas į laukelį, kuriame pasirenkate grupę, įrašo visus grupės adresus. Būtent tai reikia gerai apgalvoti. Jei grupę pasirinksite laukelyje Gavėjas (Kam), visi grupės nariai matys visų kitų adresus. Penkių vienas kitą pažįstančių valdybos narių atveju tai visiškai normalu. Tarpusavyje nepažįstamų klientų grupės atveju tai problema.

Asmenų el. pašto adresai yra asmens duomenys, kaip jie apibrėžti BDAR. Jei išsiųsite laišką keturiasdešimčiai klientų, kai visi adresai matomi, tuos adresus atskleisite visiems kitiems. Tai gali būti duomenų saugumo pažeidimas (3.1 pamoka). Sprendimas paprastas: grupę pasirinkite laukelyje Slaptoji kopija. Tada laišką gaus visi, bet niekas nematys kitų gavėjų. Laukelyje Kam įrašykite savo adresą: laiškas turės tvarkingą gavėją, o Jūs gausite kopiją.

Daan, Sanne kolega, kiekvieną mėnesį rašo ateljė tiekėjams. Jis turi grupę „Tiekėjai“ su dvylika adresų. Grupę jis pasirenka laukelyje Slaptoji kopija, o laukelyje Kam įrašo daan@example.com. Jei tiekėjas atsakys pasirinkęs Atsakyti visiems, atsakymas pateks tik Daan, nes kitų adresų laiške nebuvo.

Spąstai naudojant grupes

• Dienos limitas. Kiekvienas gavėjas įskaičiuojamas į laiškų, kuriuos Jūsų planas leidžia išsiųsti per dieną, skaičių, taip pat ir slaptosios kopijos gavėjai. Kelių šimtų adresų grupė gali pasiekti Jūsų limitą (8.4 pamoka). Naujienlaiškiui dideliam sąrašui naudokite naujienlaiškių paslaugą: ji pasirūpina ir atsisakymu, ir seka, kam iš tikrųjų galite rašyti.
• Gavėjai, kurie patys to nenori. Grupė nėra adresų sąrašas su prenumerata. Joje nėra mygtuko prenumeratai atsisakyti. Jei kas nors paprašo daugiau jam nerašyti, iš tiesų pašalinkite jį iš grupės.
• Pasenusi grupė. Grupė lieka tokia, kokią ją sukūrėte. Išėjęs žmogus lieka joje, kol jo nepašalinsite. Retkarčiais peržiūrėkite savo grupes.
• Reputacija dėl šlamšto. Daug laiškų vienu metu nebeegzistuojantiems adresams sukelia daug klaidų pranešimų. Gaunantiems serveriams tai atrodo kaip aplaidus arba nepageidaujamas laiškų siuntimas.

Saugokite tai, ko reikia, ir ne daugiau

BDAR numato duomenų kiekio mažinimo principą: tvarkote ne daugiau asmens duomenų, nei reikia Jūsų tikslui, ir saugote juos ne ilgiau, nei būtina (BDAR 5 straipsnis). Adresų knygai tai praktiškai reiškia:

• Įrašykite tai, ko reikia norint susisiekti: vardą, adresą, galbūt telefono numerį. Kliento gimimo data ar asmeninis gyvenamosios vietos adresas paprastai ten nereikalingi.
• Tvarkykite. Prieš penkerius metus buvusio kliento, kuriam nebeberašote, ten laikyti nebereikia.
• Atminkite, kad Surinkti gavėjai taip pat turi asmens duomenų ir kad šis sąrašas auga savaime.

Tai nėra teisinė konsultacija. Kas reikalinga Jūsų situacijai, priklauso nuo Jūsų organizacijos ir tikslo.

Praktiškai: kaip tai veikia internetiniame pašte

Viską rasite pagrindinio meniu skiltyje Adresatai. Grupę sukuriate spustelėję tris taškelius šalia grupių ir pasirinkę Pridėti grupę; adresatus į ją įtraukiate nuvilkdami juos ant grupės. Rašydami laišką grupę pasirenkate įvesdami jos pavadinimą laukelyje Kam, Kopija arba Slaptoji kopija arba mygtuku su žmogeliukais šalia laukelio. Žingsniai aprašyti Roundcube vadove (8.1 ir 8.2). Kuriuos adresus internetinis paštas įsimena, nustatote skiltyje Nuostatos > Nuostatos > Adresatai. Kitame internetiniame pašte, pavyzdžiui, Gmail ar Outlook.com, tai veikia panašiai: ten grupės dažnai vadinamos etiketėmis arba kontaktų sąrašais.

Santrauka

• Internetinis paštas turi tris adresų knygas: Asmeniniai adresai (Jūsų sąrašas), Surinkti gavėjai (automatiškai, visi adresai, kuriais rašėte) ir Patikimi siuntėjai (išoriniam turiniui).
• Automatinis papildymas siūlo ir senus bei klaidingus adresus; nuolatinius adresatus su visu vardu įtraukite į savo adresų knygą, o klaidingus adresus ištrinkite.
• Grupė visus adresus įrašo į laukelį, kuriame ją pasirenkate. Vienas kito nepažįstančius žmones įrašykite į slaptąją kopiją.
• Didelės grupės įskaičiuojamos į dienos limitą; naujienlaiškį siųskite naujienlaiškių paslauga.
• Adresų knygoje laikykite tik tai, ko reikia, ir reguliariai ją tvarkykite.

Testas

Užduotis

Užduotis D7.1: Sukurti ir naudoti grupę. Savo asmeniniuose adresuose sukurkite tris adresatus (pavyzdžiui, save, kolegą ir draugą arba tris išgalvotus asmenis su adresais example.com domene) ir grupę pasirinktu pavadinimu. Įtraukite tris adresatus į grupę. Pradėkite naują laišką, laukelyje Kam įrašykite savo adresą, o laukelyje Slaptoji kopija pasirinkite grupę. Pažiūrėkite, kas atsiranda laukelyje Slaptoji kopija. Laiško nesiųskite, o išsaugokite jį kaip juodraštį arba ištrinkite. Tada atsakykite: (1) Ką matėte laukelyje Slaptoji kopija pasirinkę grupę: grupės pavadinimą ar atskirus adresus? (2) Tarkime, vienas gavėjas pasirenka Atsakyti visiems: kas gaus tą atsakymą? (3) Peržiūrėkite Surinkti gavėjai: ar ten yra klaidingas arba pasenęs adresas? Ką su juo darysite?

Platesniam skaitymui

Kur aprašyti žingsniai internetiniame pašte, jie taikomi WebOké internetiniam paštui; kitame internetiniame pašte tai veikia panašiai.

• Roundcube Webmail 8.1: Adresatų įtraukimas ir paieška
• Roundcube Webmail 8.2: Grupių kūrimas
• Roundcube Webmail 10.1: Svarbiausios nuostatos
• Pašto siuntimo riba
• Nemokamas kursas „Saugus internetas verslininkams“ 8.2: Duomenų saugumo pažeidimai ir pareiga pranešti
• Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Bcc naudojimas ir privatumas: laiškų siuntimas grupei, kurios nariai vienas kito nepažįsta