Juodraščiai, atsakymų tekstai ir papildomos parinktys

3 modulis: Laiškų rašymas · Skaitymo laikas: 10 min.

Mokymosi tikslas: Po šios pamokos žinosite, kur saugomi juodraščiai ir nuolatiniai atsakymų tekstai, mokėsite redaguoti laišką kaip naują ir žinosite, ką daro ir ko nedaro parinktys Prašyti pristatymo pažymos, Laiško pristatymo pažyma, Prioritetas ir Išsiųstus laiškus įrašyti į.

Pagrindinės sąvokos: juodraštis, aplankas Juodraščiai, automatinis įrašymas, Atsakymai, Redaguoti kaip naują, Prašyti pristatymo pažymos, Laiško pristatymo pažyma (DSN), Prioritetas, Išsiųstus laiškus įrašyti į

Juodraščiai: nebaigtas laiškas serveryje

Juodraštis yra dar neišsiųstas laiškas. Jei rašydami spustelėsite Įrašyti, žiniatinklio paštas įdės Jūsų laišką į aplanką Juodraščiai. Jei nieko nedarysite, žiniatinklio paštas jį įrašys ir pats, kas kelias minutes. Kaip dažnai, galite nustatyti skiltyje Nuostatos > Laiškų rašymas.

Svarbu, kur tas juodraštis yra. Aplankas Juodraščiai yra įprastas IMAP aplankas pašto serveryje (pamoka 1.2). Taigi juodraštis saugomas ne Jūsų naršyklėje ir ne nešiojamajame kompiuteryje, o serveryje. Tai turi tris pasekmes:

• Laišką galite pradėti rašyti biure, o baigti namuose arba telefone. Atidarykite aplanką Juodraščiai ir dukart spustelėkite laišką.
• Jei naršyklė užstringa arba netyčia uždarote skirtuką, prarasite daugiausia kelias paskutines minutes.
• Juodraštis užima vietą Jūsų saugykloje ir yra lygiai taip pat skaitomas kaip kiti Jūsų laiškai. Kas gali patekti į Jūsų pašto dėžutę, tas gali matyti ir Jūsų juodraščius.

Kai išsiunčiate juodraštį, žiniatinklio paštas pašalina jį iš aplanko Juodraščiai, o išsiųstą versiją įdeda į aplanką Išsiųsti laiškai.

Spąstai: jei be žiniatinklio pašto naudojate ir pašto programą, abi turi naudoti tą patį aplanką kaip juodraščių aplanką. Kitaip vienoje programoje nematysite to, ką pradėjote kitoje. Apie šiuos specialiuosius aplankus kalbama pamokoje 5.1. Antri spąstai: jei tą patį juodraštį vienu metu atidarysite dviejose programose ir abiejose jį įrašysite, turėsite dvi versijas.

Juodraščiai taip pat padeda neišsiųsti laiško per skubotai. Parašykite sudėtingą laišką, įrašykite jį kaip juodraštį ir po valandos perskaitykite dar kartą. Dažnai pamatysite, ką galima pagerinti (pamoka 3.2).

Atsakymai: nuolatiniai tekstai vienu spustelėjimu

Dažnai gaunate tą patį klausimą? Rūta kas savaitę gauna laiškų, pavyzdžiui, „Ar pristatote ir savaitgaliais?“ ir „Kiek laiko puokštė išlieka graži?“. Užuot kaskart rašiusi tą patį atsakymą, ji sukuria Atsakymo tekstas įrašą: nuolatinį tekstą su pavadinimu, kurį rašydama įterpia vienu spustelėjimu.

Atsakymo tekstas nėra automatinis atsakymas. Niekas nevyksta savaime: Jūs pasirenkate tekstą, galite jį pakeisti ir išsiunčiate patys. Todėl visai nesunku pridėti asmeninį sakinį. Tiesą sakant, tai reikėtų daryti visada: atsakymas, kuris akivaizdžiai paimtas iš šablono, atrodo šaltai.

Patarimai, kaip parengti gerus atsakymų tekstus:

• Suteikite jiems trumpą, lengvai atpažįstamą pavadinimą, pavyzdžiui, „Pristatymas savaitgalį“.
• Rašykite juos taip, kad jie būtų savarankiški, be kreipinio ir pabaigos. Šias dalis kiekviename laiške parašykite patys, kad kliento vardas būtų teisingas.
• Neįrašykite duomenų, kurie greitai pasensta, pavyzdžiui, kainos ar datos, arba juos reguliariai tikrinkite.

Atsakymų tekstus žiniatinklio paštas saugo kartu su Jūsų nuostatomis, o ne pašto dėžutėje. Todėl juos turite žiniatinklio pašte bet kuriame įrenginyje, bet ne pašto programoje, tokioje kaip Outlook ar Thunderbird. Jos turi savo šablonus.

Redaguoti kaip naują

Kartais norite laišką išsiųsti dar kartą, tik šiek tiek kitaip: tą patį kvietimą naujai grupei arba laišką, kurį siuntėte anksčiau, bet kuris nepasiekė gavėjo. Naudodami Redaguoti kaip naują (atidarę laišką, meniu Kita) žiniatinklio paštas atidaro naują laišką su tais pačiais gavėjais, ta pačia tema, tuo pačiu tekstu ir tais pačiais priedais. Pakeičiate, ką reikia, ir išsiunčiate.

Skirtumas nuo funkcijos Persiųsti: persiunčiant sukuriamas naujas Jūsų laiškas apie senąjį, temoje atsiranda „Fwd:“, o senasis laiškas pateikiamas kaip citata arba priedas. Naudojant Redaguoti kaip naują, tai vėl yra tiesiog originalas. Patogu, tačiau patikrinkite gavėjus: senajame sąraše gali būti žmonių, kuriems šis laiškas dabar nebeskirtas.

Papildomos parinktys rašant laišką

Lango Rašyti dešinėje yra parinktys, kurias pasirenkate kiekvienam laiškui atskirai. Jos atrodo panašios, bet daro labai skirtingus dalykus.

Prašyti pristatymo pažymos. Prašote gavėjo pašto programos pranešti, kad laiškas buvo atidarytas. Techniškai žiniatinklio paštas tam į Jūsų laišką įrašo antraštę (Disposition-Notification-To). Gavėjas dažniausiai pamato klausimą ir gali atsisakyti. Daugelis programų patvirtinimo niekada nesiunčia. Jei jį gaunate, žinote, kad laiškas buvo atidarytas, bet ne tai, kad jis perskaitytas ar suprastas. Jei negaunate, nežinote nieko.

Laiško pristatymo pažyma (DSN). DSN reiškia Delivery Status Notification. Šiuo atveju prašote ne gavėjo, o pakeliui esančių pašto serverių pranešti, kad laiškas pristatytas į gavėjo serverį. Tai nieko nesako apie atidarymą ar skaitymą, tik tai, kad laiškas pasiekė serverį. Ne visi serveriai tai palaiko, todėl ir čia pažymos nebuvimas nereiškia, kad pristatyti nepavyko. Klaidos pranešimą (bounce) beje gausite visada, net ir be šios parinkties (pamoka 8.4).

Prioritetas. Laiškui galite suteikti prioritetą Aukščiausias, Aukštas, Normalus, Žemas arba Žemiausias. Daugelis programų prie aukšto prioriteto laiškų rodo šauktuką. Naudokite tai retai. Kas kiekvienam laiškui pasirenka Aukščiausias, po savaitės nebėra vertinamas rimtai, o kai kurie brukalo filtrai įtartinai žiūri į tai, kad nežinomas siuntėjas viską žymi kaip skubu. Tikrai skubius reikalus geriau spręskite skambučiu arba aiškia tema („Šiandien iki 14.00: pristatymo patvirtinimas“).

Išsiųstus laiškus įrašyti į. Čia pasirenkate, į kurį aplanką pateks išsiųsta versija. Numatytasis aplankas yra Išsiųsti laiškai. Laišką galite iš karto įrašyti ir į projekto aplanką, kad visas susirašinėjimas su klientu būtų vienoje vietoje. Atkreipkite dėmesį: išsiųsto laiško, kurio niekur neįrašote, vėliau nebegalėsite rasti.

Išlaikyti formatavimą užtikrina, kad persiunčiant ir atsakant išliktų pradinio laiško formatavimas. Apie paprastą tekstą ir formatavimą kalbama pamokoje 3.2.

Pavyzdys: Lukas ir klausimas apie pristatymą

Arnas klausia Luko, ar gėles galima pristatyti šeštadienį iki 9 valandos. Lukas pradeda rašyti atsakymą, bet pirmiausia turi pasiteirauti kurjerio. Jis spusteli Įrašyti ir imasi kito darbo. Po pietų telefone jis atidaro aplanką Juodraščiai, papildo, kad tai įmanoma, įterpia atsakymo tekstą „Pristatymas savaitgalį“ su bendrosiomis sąlygomis ir išsiunčia. Jis neprašo pristatymo pažymos ir nenustato prioriteto: Arnas gauna tiesiog įprastą, aiškų laišką.

Praktiškai: kaip tai veikia žiniatinklio pašte

Mygtukas Įrašyti yra lango Rašyti viršuje. Atsakymų tekstus kuriate skiltyje Nuostatos > Atsakymai, o rašydami juos įterpiate viršuje esančiu mygtuku Atsakymai. Redaguoti kaip naują rasite atidarę laišką, meniu Kita. Parinktys Prašyti pristatymo pažymos, Laiško pristatymo pažyma, Prioritetas ir Išsiųstus laiškus įrašyti į yra rašymo lango dešinėje. Veiksmai aprašyti Roundcube vadove. Kituose žiniatinklio paštuose šios funkcijos vadinamos panašiai, nors atsakymo tekstas ten kartais vadinamas šablonu arba greituoju tekstu.

Santrauka

• Juodraščiai saugomi serveryje, aplanke Juodraščiai, todėl tęsti galite bet kuriame įrenginyje.
• Atsakymai yra nuolatiniai tekstai, kuriuos įterpiate patys; jie saugomi žiniatinklio pašte, ne pašto dėžutėje.
• Redaguoti kaip naują iš seno laiško padaro naują originalą; tada patikrinkite gavėjus.
• Prašyti pristatymo pažymos kreipiasi į gavėją, Laiško pristatymo pažyma (DSN) kreipiasi į serverius; atsakymo nebuvimas nieko neįrodo.
• Prioritetą naudokite retai; parinktimi Išsiųstus laiškus įrašyti į pasirenkate aplanką išsiųstai versijai.

Testas

Užduotis

Užduotis D3.4: Sukurkite nuolatinį atsakymą. Pasirinkite klausimą, kurį gaunate dažnai (arba, jei tokio neturite: „Kokios Jūsų darbo valandos?“), ir skiltyje Nuostatos > Atsakymai sukurkite jam atsakymo tekstą su trumpu pavadinimu ir tekstu be kreipinio ir pabaigos. Tada pradėkite naują laišką sau, parašykite kreipinį, mygtuku Atsakymai įterpkite atsakymo tekstą, parašykite pabaigą ir pirmiausia įrašykite laišką kaip juodraštį. Atidarykite aplanką Juodraščiai, užbaikite laišką ir jį išsiųskite. Tada atsakykite: kuriame aplanke buvo Jūsų juodraštis ir ar galėtumėte jį užbaigti ir telefone, ką pakeitėte atsakymo tekste būtent šiam laiškui, kuriuos atsakymo teksto duomenis turite reguliariai tikrinti ir kodėl nenaudojote parinkties Prašyti pristatymo pažymos ar prioriteto (arba kodėl naudojote)?

Platesniam skaitymui

Kur aprašyti veiksmai žiniatinklio pašte, jie taikomi WebOké žiniatinklio paštui; kituose žiniatinklio paštuose tai veikia panašiai.

• Roundcube Webmail 4.4: Formatavimas, juodraščiai ir papildomos parinktys
• Roundcube Webmail 4.2: Atsakymas ir persiuntimas
• Roundcube Webmail 10.1: Svarbiausios nuostatos
• Nemokamas kursas Sutvarkytas el. paštas: nustatymas ir sklandus pristatymas 3.1: Aplankai ir sinchronizacija: kodėl turite du „Išsiųsta“ aplankus
• RFC 3464, pristatymo pažymų formatas (anglų kalba): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3464