Module 5 · 5.3

Importeren en synchroniseren op al je apparaten

Module 5: Agenda en contacten · Leestijd: 11 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je agenda's en contacten importeren zonder dubbelen, ze op iPhone, Android, Mac, Windows en in Outlook laten synchroniseren, en de oude synchronisatie netjes uitzetten.

Kernbegrippen: importeren, lege agenda of adresboek, dubbelen, samenvoegen, abonneren (alleen lezen), iOS-account (CalDAV en CardDAV), DAVx5, Thunderbird, CalDav Synchronizer, standaardagenda, oude synchronisatie uitzetten

De volgorde die dubbelen voorkomt

Het meest gehoorde probleem na een overstap is niet dat er iets mist, maar dat alles dubbel staat. Dat komt bijna altijd door de volgorde. Houd deze aan:

Importeer eerst, in de webomgeving van je nieuwe dienst.
Controleer of de aantallen kloppen (les 5.2).
Stel daarna pas de apparaten in.
Zet op elk apparaat de oude synchronisatie uit zodra de nieuwe werkt.

Draai je dat om, dan gebeurt dit: je telefoon heeft nog alle contacten van Google, je voegt het nieuwe CardDAV-account toe, de telefoon uploadt "zijn" contacten naar het nieuwe adresboek, en daarna importeer je ook nog het vcf-bestand. Dan staat iedereen er twee of drie keer in.

Importeren in een lege agenda of een leeg adresboek

Importeer een bestand één keer, en het liefst in een nieuwe, lege agenda of een nieuw, leeg adresboek. Noem ze herkenbaar, bijvoorbeeld "Werk (uit Google)". Gaat er iets mis, dan gooi je die ene agenda of dat ene adresboek weg en begin je opnieuw, zonder je andere gegevens te raken.

Twijfel je of een import gelukt is, kijk dan eerst in de lijst voordat je het nog een keer probeert. Een tweede import van hetzelfde bestand maakt bij de meeste diensten dubbelen; alleen als de afspraken hetzelfde UID hebben en in dezelfde agenda komen, herkent de server ze.

Voor de bakkerij betekent dat: iedereen importeert zijn eigen agenda in een eigen agenda "Persoonlijk", en de beheerder zet de gezamenlijke agenda "Bezorgschema" één keer op en deelt die met het team.

Staan er toch dubbelen?

Een paar: voeg ze per tweetal samen in het adresboek.
Alles dubbel: maak een nieuw, leeg adresboek, importeer het oorspronkelijke bestand één keer en verwijder het dubbele adresboek.
Met een Mac of iPhone: de app Contacten kan dubbelen zelf opsporen en voorstellen om ze samen te voegen; het resultaat gaat via CardDAV terug naar de server.

Maak altijd eerst een download van het adresboek (vcf) voordat je gaat opruimen.

Abonneren in plaats van importeren

Niet elke agenda hoef je over te zetten. De schoolvakanties, de wedstrijden van de sportclub of de feestdagen zijn agenda's van een ander die je alleen wilt zien. Die abonneer je met een link (een ics-adres). Een abonnement is alleen-lezen en ververst zichzelf. Importeer je zo'n agenda, dan heb je een kopie die niet meer bijgewerkt wordt.

Andersom kan ook: wil je een agenda van je nieuwe dienst laten zien in een programma dat geen CalDAV kent, zoals Outlook op het web, dan maak je een abonnementslink. Let op: iedereen die die link heeft, kan de agenda zien. Gebruik dat alleen voor een agenda zonder privégegevens.

Per apparaat instellen

Voor elk apparaat heb je het server-adres, je gebruikersnaam en een app-wachtwoord nodig (les 5.1). Maak per apparaat een eigen app-wachtwoord.

Apparaat of programma	Hoe	Let op
iPhone en iPad	Instellingen, Agenda (of Apps, Agenda), Accounts, Andere: CalDAV-account; en bij Contacten een CardDAV-account	twee accounts: één voor agenda, één voor contacten; kies daarna je nieuwe agenda als standaardagenda
Android	de app DAVx5 (in Google Play en F-Droid); die zet agenda's en contacten in de gewone apps van je telefoon	haal DAVx5 uit de batterijoptimalisatie, anders stopt de synchronisatie
Mac	Systeeminstellingen, Internetaccounts, Ander account: CalDAV en CardDAV
Thunderbird	Agenda: nieuwe agenda op het netwerk; Adresboek: CardDAV-adresboek	Thunderbird vindt agenda's vaak zelf via het server-adres
Klassiek Outlook voor Windows	de gratis invoegtoepassing CalDav Synchronizer, naar een nieuwe, lege agendamap	werkt niet in de nieuwe Outlook, Outlook op het web of Outlook voor Mac; daar alleen een abonnementslink (alleen lezen)

De standaardagenda

Een veelgemaakte fout: de nieuwe agenda staat erop, maar nieuwe afspraken die je op je telefoon maakt komen in iCloud, in "Op mijn iPhone" of in je oude Google-agenda. Dat komt door de standaardagenda van je telefoon. Zet die op de agenda van je nieuwe dienst. Hetzelfde geldt voor het standaardaccount voor nieuwe contacten.

De oude synchronisatie uitzetten

Werkt de nieuwe synchronisatie op een apparaat, zet dan de oude uit:

iPhone: bij Instellingen, Agenda, Accounts het Google- of Exchange-account openen en Agenda's en Contacten uitzetten (of het account verwijderen als het niet meer voor mail nodig is).
Android: in de accountinstellingen de synchronisatie van agenda en contacten van het Google-account uitzetten. Let op: het Google-account zelf heb je op Android vaak nodig voor de Play Store. Je zet alleen de synchronisatie van agenda en contacten uit.
Outlook: het Microsoft 365-account pas verwijderen als de mail ook is overgezet (module 4).

Doe dit per apparaat, en vink het af op je lijst. Bij twaalf medewerkers met elk een telefoon en een laptop zijn dat 24 apparaten.

Delen en samenwerken opnieuw inrichten

Gedeelde agenda's gaan niet vanzelf mee. Richt ze na de import opnieuw in:

de gezamenlijke agenda's delen met de juiste collega's of een groep, met bewerk- of alleen-leesrechten;
agenda's die buiten de organisatie zichtbaar moeten zijn (een openingstijden- of afsprakenagenda) apart en bewust openbaar maken;
afspreken wie uitnodigingen voor gezamenlijke afspraken verstuurt, zodat er niet twee organisatoren zijn.

In de praktijk: zo ziet het eruit bij een aanbieder

In een WebOké Nextcloud importeer je een agenda in de app Agenda, linksonder bij Agenda instellingen, met Importeer agenda: je kiest het ics-bestand en de agenda waarin de afspraken komen. Contacten importeer je in de app Contactpersonen, bij Contactinstellingen. Op de iPhone voeg je een CalDAV- en een CardDAV-account toe; zegt de iPhone dat hij het account niet kan verifiëren, dan vul je het volledige adres in dat in Agenda instellingen staat bij Server adres voor iOS en macOS. Op Android log je in DAVx5 in via het inlogscherm van je Nextcloud, waarna DAVx5 zelf een app-wachtwoord maakt. Voor klassiek Outlook gebruik je CalDav Synchronizer. Andere CalDAV-diensten werken op dezelfde manier op dezelfde apparaten; alleen het server-adres verschilt.

Samenvatting

Eerst importeren en controleren, dan apparaten instellen, dan de oude synchronisatie uitzetten: zo voorkom je dubbelen.
Importeer elk bestand één keer, in een nieuwe, lege agenda of een nieuw, leeg adresboek.
Abonneer op agenda's van anderen in plaats van ze te importeren.
iPhone en Mac kunnen zelf CalDAV en CardDAV; Android heeft DAVx5 nodig; klassiek Outlook de invoegtoepassing CalDav Synchronizer.
Zet de standaardagenda op je nieuwe dienst en richt gedeelde agenda's opnieuw in.

Quiz

Opdracht

Opdracht E5.3: Eén apparaat helemaal over. Kies je eigen telefoon. Importeer (of controleer) je agenda en contacten in de nieuwe dienst, koppel de telefoon met een eigen app-wachtwoord, zet de standaardagenda goed en zet de oude synchronisatie uit. Maak daarna een testafspraak op je telefoon en kijk of hij in de webagenda staat. Vul de checklist in.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de diensten van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

Cookies op WebOké

Cookie-instellingen

Noodzakelijk

Marketing