Bestanden overzetten van Google Drive, OneDrive en Dropbox

Module 6: Bestanden en documenten · Leestijd: 11 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je de juiste methode kiezen om je bestanden naar een Europese cloud over te zetten, en herken je de valkuilen: Google-eigen bestanden, "Gedeeld met mij", gedeelde drives, verboden tekens en te lange paden.

Kernbegrippen: migratietool, koppeling (OAuth), Google Takeout, desktop-sync naast elkaar, rclone, Google-eigen bestand (Docs, Sheets, Slides), .gdoc-snelkoppeling, "Gedeeld met mij", gedeelde drive, verboden tekens, padlengte, controleren op aantal en grootte

Bestanden zijn het grootste en het langzaamste deel

Bij Bakkerij De Korrel staat bijna alles in de cloud: recepten, het rooster, facturen, foto's voor de website en de map "Personeel" met contracten. Samen ruim 180 GB, verdeeld over Google Drive (de meeste mensen) en OneDrive (de eigenaar, die vroeger Microsoft 365 had). Dat is meer dan alle mail en agenda's samen. Bestanden kosten dus de meeste tijd, en daar gaat ook het meeste mis.

De goede volgorde had je al in les 3.3: eerst opruimen bij de oude dienst, dan gebruikers aanmaken in de nieuwe, dan bestanden overzetten, en pas daarna de sync-apps op computers en telefoons installeren. In deze les gaat het om het overzetten zelf.

Vier manieren om bestanden over te zetten

Er zijn grofweg vier routes. Welke je kiest, hangt af van de hoeveelheid, het aantal mensen en hoe handig je bent.

Een voorbeeld met rclone, als je de twee diensten eerder hebt ingesteld onder de namen gdrive en nieuwecloud:

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Haal je --dry-run weg, dan kopieert rclone echt. Met rclone check vergelijk je daarna bron en doel.

Valkuil 1: Google-eigen bestanden zijn geen bestanden

Een Google Doc, Sheet of Slides-presentatie is geen docx- of xlsx-bestand. Het is een document dat alleen bij Google bestaat. Wie het wil meenemen, moet het exporteren, en dan wordt het omgezet naar een gewoon formaat.

• Google Takeout laat je per soort kiezen: Docs als docx, odt of pdf, Sheets als xlsx, ods of pdf, Slides als pptx, odp of pdf. Standaard krijg je de Microsoft-formaten.
• Een migratietool zet ze meestal ook om. Controleer achteraf of de Google-documenten er echt als docx of xlsx staan.
• De sync-app van Google (Google Drive voor desktop) zet in je map geen echt document, maar een klein bestandje met de extensie .gdoc, .gsheet of .gslides. Dat is een snelkoppeling: een paar regels tekst met een link en een document-ID. Er staat geen letter van je tekst in. Kopieer je die map naar je nieuwe cloud, dan heb je duizenden lege verwijzingen naar Google. Zeg je daarna Google op, dan wijzen ze nergens meer heen.

Bij het omzetten gaat niet alles mee. De tekst, tabellen, afbeeldingen en de meeste opmaak blijven goed. De versiegeschiedenis gaat niet mee, en Google-eigen onderdelen zoals slimme chips of koppelingen tussen documenten worden gewone tekst of verdwijnen. Een Google Formulier wordt geen werkend formulier: je krijgt hooguit de antwoorden mee. Formulieren maak je in de nieuwe dienst opnieuw.

Bij OneDrive en Dropbox speelt dit veel minder: daar staan meestal al gewone Office-bestanden. Uitzondering bij Microsoft: OneNote-notitieblokken zijn geen gewone bestanden. Die exporteer je apart vanuit OneNote (bijvoorbeeld als pdf of docx) of zet je met de hand over naar een notitie-app.

Valkuil 2: "Gedeeld met mij" en gedeelde drives

Wat anderen met jou gedeeld hebben, is niet van jou. Bij Google staat het onder Gedeeld met mij, bij OneDrive onder Gedeeld. Een migratietool of Takeout neemt die bestanden meestal niet mee, en dat is terecht: de eigenaar moet ze zelf verhuizen.

Bij een organisatie is dat een groot punt. Bij Bakkerij De Korrel maakte de bedrijfsleider jarenlang alle roosters. Die staan in haar Drive, gedeeld met iedereen. Zet iedereen zijn eigen Drive over, dan heeft alleen zij de roosters. Daarom:

• Maak vooraf de lijst uit les 3.2: welke mappen zijn gedeeld, en van wie zijn ze?
• Laat de eigenaar de gedeelde mappen overzetten, of zet ze centraal over in een teammap (les 6.2).
• Gedeelde drives bij Google Workspace (vroeger Teamdrives) zijn van de organisatie, niet van een persoon. Ze zitten niet in iemands persoonlijke Drive. Je moet ze apart selecteren of door een beheerder laten exporteren. rclone kan dat met de optie voor gedeelde drives.

Valkuil 3: namen die Windows niet accepteert

In de browser en op een Mac mag bijna alles in een bestandsnaam. Windows is strenger. Komen je bestanden na de overstap via een sync-app op een Windows-computer, dan worden deze bestanden overgeslagen:

Het handigste is om dit vóór de overstap op te ruimen, of vlak erna in de browser van je nieuwe cloud, voordat de sync-apps beginnen. Spreek met het team af: geen leestekens in namen, behalve het streepje en de underscore.

Valkuil 4: denken dat het klaar is

Een migratie die "klaar" zegt, is nog niet gecontroleerd. Vergelijk bij elke gebruiker:

1. Het aantal bestanden en de totale grootte van een paar grote mappen, oud en nieuw. Bij Google-documenten verschilt de grootte altijd (ze worden bij het omzetten echte bestanden), dus tel daar alleen het aantal.
2. Een steekproef: open van elke soort een paar bestanden. Een docx die uit een Google Doc kwam, een grote spreadsheet, een pdf, een foto.
3. De datum: staat de oorspronkelijke wijzigingsdatum er nog, of heeft alles de datum van vandaag? Bij een migratietool en rclone blijft die meestal staan, bij uploaden in de browser niet altijd.
4. Zoek naar snelkoppelingen: zoek in de nieuwe cloud op .gdoc, .gsheet en .gslides. Vind je ze, dan zijn die documenten niet echt overgezet.

Pas als dit klopt, zet je de oude sync-app uit en de nieuwe aan (les 7.2). Werk vanaf de start van de overstap zo veel mogelijk in de nieuwe cloud: wat je tijdens de overstap nog in de oude opslaat, komt niet vanzelf mee.

In de praktijk: zo ziet het eruit bij een aanbieder

In dit voorbeeld gebruiken we een WebOké Nextcloud. Bij Instellingen staan twee hulpmiddelen. Met de WebOké Import Tool koppel je je Google-account en zet je per taak één map uit Google Drive over; die app vraagt eerst toegang bij support, omdat Google zulke apps alleen voor aangemelde accounts toelaat. Met Gegevensmigratie koppel je OneDrive (inloggen bij Microsoft) of Dropbox (met een toegangscode) en kies je de Importdirectory, de map waar alles komt. Beide lopen op de achtergrond door; je mag het venster sluiten.

Andere Nextcloud-aanbieders en andere Europese clouds hebben vergelijkbare migratiehulpen, of verwijzen naar rclone of de desktop-app. De keuzes en valkuilen in deze les gelden overal.

Samenvatting

• Kies een migratietool in de nieuwe dienst als die er is; Takeout, twee sync-apps of rclone zijn de alternatieven.
• Google Docs, Sheets en Slides moeten worden omgezet. Een .gdoc-bestand is alleen een link, geen document.
• "Gedeeld met mij" gaat niet mee: de eigenaar of een beheerder zet gedeelde mappen en gedeelde drives over.
• Ruim verboden tekens en te lange paden op voordat de sync-apps op Windows beginnen.
• Controleer aantal, grootte, steekproef en datums voordat je de oude dienst loslaat.

Quiz

Opdracht

Opdracht A6.1: Een testexport controleren. Exporteer bij je huidige dienst één map met minstens één Google-document (of een Office-bestand uit OneDrive), bijvoorbeeld met Google Takeout of met Downloaden. Upload één bestand uit die export. Het programma kijkt of het een echt docx-, xlsx-, pptx-, odt-, ods- of odp-bestand is, en niet een snelkoppeling of iets anders. Vul ook in welke formaten je export opleverde.

Opdracht E6.1: Je overzetmethode kiezen. Kies per gebruiker of groep de methode (migratietool, export, twee sync-apps of rclone), noteer de omvang en wie de gedeelde mappen en gedeelde drives overzet, en maak je controlelijst voor na de overstap.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de diensten van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• Nextcloud handleiding 13.1: Voorbereiden: wat neem je mee en in welke volgorde
• Nextcloud handleiding 13.2: Google Drive, Foto's, Agenda en Contacten overzetten met de WebOké Import Tool
• Nextcloud handleiding 13.3: Dropbox overzetten met Gegevensmigratie
• Nextcloud handleiding 13.4: OneDrive overzetten met Gegevensmigratie
• Nextcloud handleiding 4.8: Bestandsnamen die problemen geven
• Nextcloud handleiding 16.1: Bestanden met verboden tekens opruimen zodat Windows weer synchroniseert
• Migreren van Google Drive naar WebOké Nextcloud
• Migreren van Microsoft OneDrive naar WebOké Nextcloud
• Migreren van Dropbox naar WebOké Nextcloud
• Google, Takeout-hulp (exportformaten voor Drive); rclone-documentatie (rclone.org, Google Drive en WebDAV)