Module 8 · 8.3
Kosten en beheer eerlijk vergelijken
Module 8: Back-ups, exit en beheer · Leestijd: 10 minuten
Leerdoel: Na deze les kun je de totale kosten en het beheer van je oude en nieuwe opzet eerlijk naast elkaar zetten, zonder alleen naar de prijs per gebruiker te kijken, en vastleggen wie welk beheerwerk doet.
Kernbegrippen: totale kosten (TCO), eenmalige en terugkerende kosten, licentie per gebruiker, opslag, uitbreidingen, migratiekosten, opleiding, eigen tijd, beheerde dienst, zelf hosten, beheertaken, wie doet wat (RACI), prijsvastheid, schaalbaarheid
De verkeerde vergelijking
De eerste vraag die bijna iedereen stelt: "Wat kost het per gebruiker per maand?" Dat getal zet je naast je huidige licentie, en klaar. Dat is de verkeerde vergelijking, om twee redenen.
Ten eerste vergelijk je dan niet hetzelfde. Een pakket bij de ene aanbieder bevat mail, bestanden, office en chat; bij de andere is office een aparte licentie, zit mail in een ander pakket en is extra opslag duurder. Ten tweede laat je alles weg wat geen factuur is: de tijd van jezelf en je collega's, de opleiding, het beheer, de migratie zelf.
In deze les gebruiken we geen prijzen van echte aanbieders. Die veranderen, en het gaat om de methode. Je vult de bedragen zelf in, met offertes en prijslijsten die je op dat moment opvraagt.
Totale kosten: alles op een rij
Met totale kosten (in het Engels total cost of ownership, TCO) bedoelen we alle kosten over een vaste periode, bijvoorbeeld drie jaar, inclusief eenmalige kosten. Een periode van drie jaar is handig omdat eenmalige migratiekosten dan eerlijk worden meegewogen.
| Soort | Voorbeelden | Eenmalig of terugkerend |
|---|---|---|
| Licenties en abonnementen | Per gebruiker, per pakket, office-licenties, chat, mailboxen | Terugkerend |
| Opslag | Extra opslag boven het pakket, groei van je gegevens per jaar | Terugkerend, groeiend |
| Uitbreidingen | Archivering, extra back-up, extra beveiliging, geavanceerde beheerfuncties | Terugkerend |
| Domeinnaam en DNS | Registratie, eventueel DNS-dienst | Terugkerend |
| Back-up buiten de dienst | Tweede dienst of opslag, externe schijven (les 8.1) | Terugkerend en eenmalig |
| Migratie | Hulp van een specialist of de aanbieder, eventueel dubbel betalen tijdens de overgang | Eenmalig |
| Dubbele periode | Oude en nieuwe dienst tegelijk tijdens de overgang, opzegtermijn | Eenmalig |
| Opleiding | Trainingen, spiekbrieven maken, uren van collega's | Eenmalig, en bij nieuwe collega's |
| Eigen tijd voor beheer | Uren per maand voor gebruikers, vragen, updates (bij zelf hosten), controles | Terugkerend |
| Overstapkosten bij vertrek | Export, eventuele kosten van de aanbieder (vanaf 12 januari 2027 verboden volgens de Data Act, les 8.2) | Eenmalig, later |
| Apparaten en software | Bijvoorbeeld een desktopprogramma, een wachtwoordmanager | Terugkerend of eenmalig |
Het belangrijkste vakje wordt het vaakst vergeten: eigen tijd. Reken die uit door het aantal uren te vermenigvuldigen met een vast uurbedrag dat je zelf kiest. Ook als niemand het factureert, kost het je iets.
Een rekenvoorbeeld zonder echte prijzen
Bij Bakkerij De Korrel werkt Ruud met variabelen, zodat het voorbeeld voor iedereen klopt:
G= aantal gebruikers (12)L= licentie per gebruiker per maand, inclusief office waar nodigO= extra opslag per maandB= externe back-up per maandU= uren eigen beheer per maand,T= uurbedrag dat de bakkerij voor eigen tijd rekentM= eenmalige migratiekosten (hulp plus eigen uren xT)D= dubbele periode: maanden dat oud en nieuw tegelijk betaald worden, maal de oude maandkostenOp= opleiding (uren x aantal collega's xT)
Totale kosten over 36 maanden:
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpHij maakt die som twee keer: één keer voor "zo blijven", één keer voor "overstappen". Bij "zo blijven" zijn M, D en Op nul, maar hij rekent wel met de prijsverhogingen die de oude aanbieder heeft aangekondigd, en met de tijd die nu verloren gaat aan gedeelde wachtwoorden en zoekgeraakte bestanden.
De uitkomst is niet "de goedkoopste wint". Het is een getal waarmee je eerlijk kunt praten: de overstap kost eenmalig zoveel, en daarna per maand zoveel meer of minder, in ruil voor meer zeggenschap en minder afhankelijkheid (module 1). Soms is Europees duurder, soms goedkoper. Beide uitkomsten zijn een goede reden om bewust te kiezen.
Beheerde dienst of zelf hosten?
Bij Europese, open software (Nextcloud, Matrix, Jitsi) kun je ook zelf hosten: de software op een eigen server of een gehuurde server zetten. Dat lijkt goedkoop, want de software is gratis. Reken het eerlijk:
| Beheerde dienst | Zelf hosten | |
|---|---|---|
| Server, opslag, back-up | Bij de aanbieder | Zelf regelen en betalen |
| Updates en beveiligingspatches | Aanbieder | Jij, op tijd, ook in de vakantie |
| Storing om 7 uur 's ochtends | Aanbieder | Jij |
| Kennis | Bij de aanbieder | Bij jou, of bij die ene handige collega |
| Zeggenschap | Hoog, als de aanbieder Europees is en je een goede exit hebt | Het hoogst |
Voor een organisatie van twaalf mensen zonder eigen IT-kennis is zelf hosten meestal een risico, geen besparing. Een server die maanden geen updates krijgt, is onveiliger dan een goed beheerde dienst. Voor een organisatie met eigen beheerders kan het juist de beste keuze zijn.
Beheer beleggen: wie doet wat?
Ook bij een beheerde dienst blijft er werk over. Leg vast wie wat doet, met een eenvoudige verdeling: wie voert uit, wie is eindverantwoordelijk, wie wordt geraadpleegd en wie wordt op de hoogte gehouden (vaak RACI genoemd, naar de Engelse woorden).
| Taak | Uitvoeren | Eindverantwoordelijk | Hoe vaak |
|---|---|---|---|
| Nieuwe collega aanmaken, licentie toekennen | Officemanager | Eigenaar | Bij indienst |
| Vertrekkende collega: overdragen, uitschakelen | Officemanager | Eigenaar | Bij uitdienst |
| Controleren wie beheerder is en wie licenties heeft | Officemanager | Eigenaar | Elk kwartaal |
| Hersteltest back-up | Officemanager | Eigenaar | Jaarlijks |
| Exit-test | Officemanager | Eigenaar | Jaarlijks |
| Updates starten (als de dienst dat aan de klant laat) | Officemanager | Eigenaar | Bij elke grote versie |
| Verwerkersovereenkomst en register bijwerken | Eigenaar | Eigenaar | Bij wijziging, minstens jaarlijks |
| Vragen van collega's beantwoorden | Ambassadeur (les 9.1) | Officemanager | Doorlopend |
Een taak zonder naam gebeurt niet. Een taak met één naam gebeurt niet als die persoon ziek is. Zet bij de belangrijkste taken daarom ook een vervanger.
Waar je verder op let bij het vergelijken
- Prijsvastheid: hoe vaak en hoe mag de prijs veranderen, en heb je dan een opzegrecht?
- Schaalbaarheid: wat gebeurt er bij 15 of 25 gebruikers, of bij twee keer zoveel opslag? Zit je dan in een ander pakket?
- Wat zit er echt in: support in jouw taal, back-ups waaruit jij iets kunt terugzetten, een verwerkersovereenkomst, exportmogelijkheden.
- Proefperiode: kun je eerst een pilot draaien met een paar collega's (les 3.3)?
In de praktijk: zo ziet het eruit bij een aanbieder
Bij een WebOké Nextcloud zijn er pakketten die verschillen in aantal gebruikers en opslag, Office-licenties per gebruiker, en de mogelijkheid om opslag of gebruikers uit te breiden in Mijn WebOké. Updates, beveiliging en systeemback-ups doet WebOké; een nieuwe hoofdversie start de eigenaar van het pakket zelf, met één knop. Het gebruikersbeheer, de licenties en de hersteltests blijven bij de klant. Prijzen staan bewust niet in deze cursus.
Bij andere aanbieders is de verdeling anders. Vul de tabel "wie doet wat" daarom per aanbieder in, en neem hem mee in je vergelijking.
Samenvatting
- Vergelijk totale kosten over een vaste periode, niet alleen de prijs per gebruiker.
- Tel eenmalige kosten (migratie, dubbele periode, opleiding) en vooral je eigen tijd mee.
- Zelf hosten is software zonder licentie, maar met werk: reken dat eerlijk.
- Leg beheertaken vast met een naam en een vervanger.
- Let op prijsvastheid, schaalbaarheid en wat er echt in het pakket zit.
Quiz
Opdracht
Opdracht E8.3: Kostensjabloon en beheerverdeling. Vul het kostensjabloon in OPDRACHTEN.md in voor "zo blijven" en "overstappen", met bedragen uit offertes of prijslijsten die je zelf opvraagt, over 36 maanden. Vul daarna de tabel "wie doet wat" in met namen en vervangers.
Opdracht E8.3: Kostensjabloon en beheerverdeling
Vul het kostensjabloon twee keer in (zo blijven en overstappen) met bedragen uit eigen offertes of prijslijsten, en verdeel het beheer.
Je vinkjes en aantekeningen blijven alleen in deze browser; we sturen ze nergens heen. Ben je aangemeld, dan bewaren we in Mijn cursussen alleen dat je de opdracht gedaan hebt.
Verder lezen
De stappen in deze artikelen gelden voor de diensten van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.
- Nextcloud handleiding 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family of Max: verschillen en overstappen
- Nextcloud handleiding 14.4: Meer opslag of gebruikers, pakket wijzigen of opzeggen
- Nextcloud handleiding 14.6: Updates van Nextcloud: wanneer en hoe
- Nextcloud handleiding 14.7: Rechten: wie beheert wat in je Nextcloud?
- Welk Nextcloud-pakket past bij mij en hoe breid ik uit?