Lager og varer i bulk

Modul 3: Produkter · Læsetid: 10 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du indstille lageret i WooCommerce bevidst (administration, reservation, meddelelser, restordrer, udsolgte varer) og eksportere og importere varer sikkert i bulk med en CSV-fil.

Centrale begreber: lagerstyring, lager pr. vare eller pr. variant, reservering af lager (Hold stock), grænse for lav lagerbeholdning, grænse for udsolgt, lagermeddelelser, restordrer (backorders), skjul udsolgte varer, visning af lager, CSV-eksport, CSV-import, opdatering af eksisterende varer, tegnsæt (UTF-8), skilletegn, integrationer med kassesystem eller grossist

Hvorfor lager er mere end et tal

Et lagertal virker enkelt: du har tolv tekander, der bliver solgt tolv, og så er de væk. I en webshop sker der flere ting på samme tid. To kunder lægger den sidste tekande i deres kurv. En kunde begynder at betale og fortryder halvvejs. Du sælger den samme tekande i din fysiske butik eller på et marked. Et forkert indstillet lager fører til det værste, en shop kan komme ud for: en betalt bestilling, du ikke kan levere. Det koster dig en tilbagebetaling, en sur kunde og nogle gange en dårlig anmeldelse.

WooCommerce har en række indstillinger til det. Du finder dem under WooCommerce > Indstillinger > Varer > Lagerantal (Inventory) og for hver vare under fanen Lagerantal.

Indstillingerne én for én

Administrer lager (Enable stock management) er slået til som standard. For hver vare vælger du derefter, om WooCommerce skal holde styr på antallet. Uden antal angiver du kun status: på lager, udsolgt eller restordre. Det passer til varer, du laver på bestilling, eller som du altid kan levere. Ved en variabel vare vælger du, om lageret gælder pr. variant eller for hele varen (lektion 3.2).

Hold lager (minutter) (Hold stock), standard 60. Når en kunde begynder at betale, opretter WooCommerce en bestilling med status Afventer betaling og lægger varerne til side. Er der ikke betalt efter dette antal minutter, annullerer WooCommerce den åbne bestilling, og varerne kommer tilbage på lager. For kort, og en kunde, der lige skal logge ind i sin bank, ser sin bestilling blive annulleret. For lang, og en tekande er låst en halv dag for en person, der for længst er gået. En time er rimeligt for de fleste shops. Bemærk: annulleringen er en planlagt opgave. Kører dine planlagte opgaver ikke rigtigt, bliver ubetalte bestillinger hængende (lektion 7.3).

Meddelelser (Notifications): en mail ved lav lagerbeholdning, ved udsolgt og ved en restordre, som standard til administratoradressen. Skriv her adressen på den, der står for indkøbet.

Grænse for lav lagerbeholdning (Low stock threshold), standard 2, og grænse for udsolgt (Out of stock threshold), standard 0. Sælger du også i en fysisk butik og opdaterer webshoppen kun én gang om dagen? Så sæt grænsen for udsolgt til 1 eller 2. Så sælger webshoppen ikke det sidste eksemplar, som måske allerede er solgt i butikken.

Synlighed for udsolgte varer (Hide out of stock items from the catalog), som standard slået fra. Hvis du skjuler dem, holder du dine butikssider ryddelige. Men en udsolgt vare, der kommer tilbage, mister så midlertidigt sin plads i kategorien. Selve varesiden kan stadig nås. Lektion 7.1 handler om, hvad det betyder for synligheden.

Visning af lager (Stock display format): vis altid antallet ("12 på lager"), kun når der er få ("Kun 2 tilbage på lager"), eller aldrig. "Kun 2 tilbage på lager" hjælper kunder med at beslutte sig, men vis det kun, når det passer; kunstig knaphed er vildledende.

Restordrer (Allow backorders?) pr. vare: tillad ikke, tillad men advar kunden, eller tillad. At tillade restordrer betyder, at kunder kan købe, selv om du intet har. Det kan gå med en vare, som du med sikkerhed får hjem inden for en uge. Fortæl det så til kunden (den midterste mulighed), og angiv en realistisk leveringstid: leveringstiden hører til de oplysninger, du giver før købet (lektion 5.1).

Integrationer og én sandhedskilde

Sælger du flere steder (webshop, butik med kassesystem, en markedsplads), eller leverer en grossist direkte til dine kunder, så har du hurtigt to eller tre lister med lager. Vælg én sandhedskilde: det system, der bestemmer det rigtige lager. Som regel er det kassesystemet eller lagersystemet, og WooCommerce får antallene via en integration. Sådan en integration bruger SKU'en som nøgle. En vare uden SKU, eller en SKU, der er stavet anderledes i kassesystemet, bliver ikke opdateret. Derfor var SKU'en så vigtig i lektion 3.1.

Integrationer bruger som regel WooCommerces REST API med en API-nøgle. Giv kun sådan en nøgle de rettigheder, der er brug for (lektion 2.4).

Varer i bulk: eksport og import

Til ti varer arbejder du i administrationen. Til hundrede prisændringer, en ny sæson eller et skifte fra et andet shopsystem bruger du den indbyggede CSV-eksport og -import: knapperne Eksportér (Export) og Importér (Import) over varelisten under Varer > Alle varer.

En CSV-fil er en tekstfil med én linje pr. vare og kolonner adskilt af kommaer. Du åbner den i et regneark. Det er tit der, det går galt:

• Tegnsæt. WooCommerce bruger UTF-8. Åbner dit regneark filen i et andet tegnsæt, bliver "é" til noget i retning af "é". Vælg udtrykkeligt UTF-8, når du åbner og gemmer.
• Skilletegn og decimaltegn. Med nederlandske og danske indstillinger bruger et regneark ofte semikolon som skilletegn og komma som decimaltegn. WooCommerce forventer punktum i priser (24.00). En pris som "24,00" kan blive læst som noget andet. Tjek et par linjer i en teksteditor, før du importerer.
• Tomme kolonner. Ved opdatering kan en tom celle betyde, at en værdi bliver tømt. Udelad hellere helt de kolonner, du ikke vil røre ved, fra filen.
• Varianter. Hver variant er sin egen linje med en henvisning til hovedvaren.

Når du importerer, vælger du Opdater eksisterende varer (Update existing products). WooCommerce finder så en eksisterende vare ud fra ID eller SKU. Varer, der ikke findes, bliver sprunget over med det valg. Uden det valg opretter importen nye varer, og en SKU, der allerede findes, giver en fejl.

Arbejd sikkert: først i det små, først et andet sted

En import kan ændre hundredvis af varer med ét klik. Derfor:

1. Tag en backup (WordPress-kurset, lektion 8.1), eller arbejd først i din testbutik (lektion 2.1).
2. Eksportér først, så du har en fil med den nuværende tilstand.
3. Test med en fil med én linje. Tjek varen i administrationen og på sitet.
4. Brug derefter hele filen.
5. Store filer kan ramme PHP's grænse for upload eller tid. Del dem op, eller spørg din hostingudbyder om PHP-indstillingerne (vidensbase 200).

Opsummering

• Lagerstyring forhindrer betalte bestillinger, du ikke kan levere.
• Hold lager (standard 60 minutter) reserverer varer under betalingen; annulleringen bagefter er en planlagt opgave.
• Grænser, meddelelser, synlighed og restordrer indstiller du bevidst, med en ærlig leveringstid.
• Vælg én sandhedskilde, og brug SKU'en som nøgle til integrationer.
• CSV-import: UTF-8, punktum som decimaltegn, eksportér først, test med én linje, opdater ud fra ID eller SKU.

Quiz

Opgave

Opgave D3.4: Eksport og import. Gør det i din testbutik eller efter en frisk backup.

Trin:

1. Eksportér alle dine varer til en CSV-fil med knappen Eksportér over varelisten (Varer > Alle varer).
2. Åbn filen i et regneark, og vælg UTF-8. Se, hvilket skilletegn og hvilket decimaltegn du ser.
3. Lav en ny fil med kun kolonnerne ID (eller SKU) og Lagerantal, med én vare. Ændr lagerantallet.
4. Importér den fil med knappen Importér over varelisten, med Opdater eksisterende varer slået til.
5. Tjek varen i administrationen og i et privat vindue på sitet.
6. Gennemgå dine lagerindstillinger under WooCommerce > Indstillinger > Varer > Lagerantal.

Tjekliste (obligatorisk): backup eller testbutik; eksport lavet; fil åbnet med det rigtige tegnsæt; én linje ændret; kun den linje importeret med "Opdater eksisterende varer"; resultatet tjekket.

Svar på:

1. Hvilken kolonne brugte WooCommerce til at finde varen: ID eller SKU?
2. Hvad gik galt eller næsten galt (tegn, decimaltegn, tomme kolonner)?
3. Hvilke lagerindstillinger bruger du (hold lager, grænser, meddelelser, restordrer), og hvorfor?

Et godt svar nævner ID eller SKU som nøgle, en konkret faldgrube, du mødte eller undgik, og for hver indstilling en grund, der passer til din shop.

Læs videre

• Product CSV importer and exporter (woocommerce.com, engelsk): https://woocommerce.com/document/product-csv-importer-exporter/
• Gratis WordPress-kursus 8.1: Backup: hvad, hvor og hvor ofte
• Upload mislykkedes: forøg upload_max_filesize og max_execution_time
• DirectAdmin vejledning 18.5: Upload for stor (fejl 413) eller timeout
• Importer og eksporter produkter i bulk med CSV

Trinene i vidensbasen og vejledningen gælder for WebOkés paneler; hos andre udbydere fungerer det på samme måde.