Fakturaer og bogføring

Modul 5: Pligter og betingelser · Læsetid: 10 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du forklare, hvornår en webshop skal lave en faktura, hvad der skal stå på den i de enkelte lande, hvordan du håndterer tilbagebetalinger i bogføringen, og hvor længe du gemmer det hele. Du kan også vælge, hvordan du får fakturaer ud af WooCommerce.

Centrale begreber: faktura, kassebon, krav til fakturaer, fortløbende fakturanummer, forenklet faktura, kreditnota, OSS og fakturaer, levering inden for EU, e-faktura (B2B), Peppol, opbevaringspligt, kobling til regnskabsprogram

Denne lektion forklarer reglerne, som de gælder pr. 9. november 2026. Den er ikke juridisk eller skattemæssig rådgivning. Er du i tvivl om din situation, så spørg en jurist, din brancheorganisation eller din revisor.

Skal en shop overhovedet lave fakturaer?

Det afhænger af, hvem der køber, og hvor.

• Til virksomheder (B2B) skal du i EU udstede en faktura. Uden faktura kan din erhvervskunde ikke trække momsen fra.
• Til forbrugere (B2C) i dit eget land er en faktura i forhold til momsen som regel ikke påkrævet; en ordrebekræftelse eller kassebon er ofte nok. Mange kunder forventer dog en, og til din egen bogføring er et fortløbende nummereret dokument praktisk.
• Fjernsalg til forbrugere i andre EU-lande (lektion 4.2): deltager du i EU-ordningen (One Stop Shop, OSS) i Holland, gælder de hollandske regler for fakturaer, og du behøver ikke udstede en faktura for momsens skyld, siger den hollandske skattemyndighed Belastingdienst. Angiver du selv momsen i det andet land, gælder det lands regler for fakturaer. Sælger du fra Danmark, tilmelder du dig EU-ordningen (OSS) hos Skattestyrelsen (TastSelv Erhverv).

En forenklet faktura (færre oplysninger) er i Holland tilladt op til € 100 (≈ 748 kr.) inklusive moms, men ikke ved leveringer inden for EU, fjernsalg og nogle få andre grænseoverskridende tilfælde.

Hvad der skal stå på en faktura

Kravene kommer fra EU's momsdirektiv og er næsten ens fra land til land. Et overblik:

For Belgien gælder de samme europæiske hovedlinjer; få din revisor til at bekræfte, hvad der skal med i dit tilfælde, især virksomhedsnummeret og omvendt betalingspligt. I Danmark er dit momsnummer DK + 8 cifre, og dit CVR-nummer får du hos Erhvervsstyrelsen.

Ved en levering inden for EU til en virksomhed (lektion 4.1) skal fakturaen også have kundens momsnummer og en bemærkning om, at der er omvendt betalingspligt.

Tilbagebetalinger og kreditnotaer

Har du lavet en faktura, og kunden fortryder aftalen (lektion 5.2), eller du betaler en del tilbage, så ændrer du ikke den gamle faktura. Du laver en kreditnota: et nyt dokument med sit eget nummer, en henvisning til den oprindelige faktura og negative beløb. Så forbliver din nummerering uden huller, og din momsangivelse passer: momsen på kreditnotaen trækkes fra i den periode, hvor tilbagebetalingen sker.

Faldgruber:

• At slette en faktura eller nummerere om. Så opstår der et hul i serien, og det falder i øjnene ved en kontrol.
• At lave en tilbagebetaling i WooCommerce uden at lave en kreditnota. WooCommerce registrerer tilbagebetalingen på ordren, men din bogføring ved intet om det, hvis der ikke er en kobling.
• At lade en testbestilling med et rigtigt fakturanummer blive stående. Brug en anden nummerserie i testbutikken, eller slå oprettelse af fakturaer fra der.

Sådan får du fakturaer ud af WooCommerce

WooCommerce laver som standard ingen faktura-pdf og ingen fortløbende fakturanumre: ordrenummeret er et internt nummer, som ikke altid er fortløbende (annullerede og mislykkede ordrer får også et nummer). Du har tre muligheder:

1. Et faktura-plugin, som ved en bestemt status (som regel "Behandler" eller "Gennemført") laver en pdf med sit eget fortløbende nummer og vedhæfter den mailen. Vælg et, der kan lave kreditnotaer og lader dig bestemme nummereringen selv.
2. En kobling til dit regnskabsprogram: ordren sendes til regnskabsprogrammet, som laver og sender fakturaen. Så ligger alt ét sted, inklusive OSS-oversigter pr. land og momssats. Mange regnskabsprogrammer har en WooCommerce-kobling.
3. Betalingsudbyderen eller en ekstern tjeneste, som laver fakturaer. Kontrollér, at nummereringen og oplysningerne opfylder kravene.

Vurder hvert plugin eller hver kobling som i WordPress-kurset, lektion 5.3, og spørg din revisor, hvilken løsning der passer til din bogføring. Hos Theehuis Example laver regnskabsprogrammet fakturaerne; shoppen sender kun ordreoplysningerne videre. Theehuis har på den måde én nummerserie og et overblik over salget pr. EU-land til OSS-angivelsen.

E-fakturaer mellem virksomheder

Sælger du også til virksomheder, så vær opmærksom på e-fakturering: en faktura i et struktureret format, som en computer kan læse (ikke en pdf).

• Belgien: siden 1. januar 2026 er e-fakturaer mellem belgiske momspligtige virksomheder obligatoriske, i praksis via Peppol-netværket (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Tyskland: mellem virksomheder, der er etableret i Tyskland, er e-fakturaen normen (§ 14 UStG); virksomheder skal kunne modtage dem, og afsendelse bliver obligatorisk i faser.
• Holland: (status november 2026) endnu ingen generel pligt mellem virksomheder.

For forbrugere ændrer intet sig: de får bare en pdf eller en bekræftelse. Sælger du til belgiske eller tyske virksomheder, så spørg dit regnskabsprogram, om det kan sende e-fakturaer. For Danmark gennemgår denne lektion ikke reglerne for e-fakturaer, så spørg din revisor.

Hvor længe du gemmer

At gemme betyder også at holde dem læsbare og til at finde, også hvis du skifter shopsoftware eller fjerner et plugin. Eksportér jævnligt fakturaer til din bogføring eller dit arkiv. Og afstem det med opbevaringsperioderne i WooCommerce (lektion 2.3 og 5.5): anonymiserer du gennemførte ordrer efter et par år, så sørg for, at fakturaoplysningerne gemmes et andet sted. I Danmark er opbevaringsperioden 5 år (bogføringsloven).

Opsummering

• Til virksomheder altid en faktura; til forbrugere i dit eget land som regel ikke påkrævet; inden for OSS gælder de hollandske regler for en hollandsk shop, og der kræves ingen faktura for momsens skyld. I Danmark tilmelder du dig EU-ordningen (OSS) hos Skattestyrelsen.
• På en faktura: dato, fortløbende nummer, begge parters oplysninger, momsnummer, hvad og hvornår der er leveret, beløb pr. sats og moms; i Tyskland efter § 14 Abs. 4 UStG.
• Tilbagebetaling betyder en kreditnota med henvisning, aldrig at slette en faktura.
• WooCommerce laver ikke selv fakturaer: vælg et plugin, en kobling til regnskabsprogrammet eller en tjeneste.
• Opbevaring: Holland 7 år, Belgien 10 år for momsen, Tyskland 8 år for fakturaer, Danmark 5 år (bogføringsloven).

Quiz

Opgave

Opgave D5.6: Gennemgå din faktura. Lav en testbestilling og fakturaen i din testbutik (eller, hvis du ikke laver fakturaer til forbrugere, den bekræftelse, kunden får). Sammenlign den med kravene til fakturaer i dit land fra denne lektion. Sæt flueben: alle påkrævede oplysninger gennemgået; fortløbende nummerering kontrolleret (også efter en annulleret ordre); kreditnota ved en tilbagebetaling på plads; opbevaringsperiode og opbevaringssted fastlagt; din OSS-situation taget med.

Svar på: Hvilke oplysninger manglede, og hvordan løser du det? Hvordan laver du fakturaer: plugin, regnskabsprogram eller betalingsudbyder, og hvorfor? Hvad sker der ved en tilbagebetaling, fra WooCommerce til din bogføring? Hvor længe og hvor gemmer du fakturaerne, også hvis du en dag skifter shopsoftware?

Læs videre

• Hvilke krav skal fakturaer opfylde? (Belastingdienst, nederlandsk): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Forenklet faktura (Belastingdienst, nederlandsk): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Opbevaring af fakturaer (Belastingdienst, nederlandsk): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Fjernsalg inden for EU og EU-ordningen (Belastingdienst, nederlandsk): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• E-fakturering i Belgien (FOD Financiën, nederlandsk): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (tysk): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (tysk): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Gratis WordPress-kursus 5.3: Vælg og vurder plugins