Foldere și sincronizare: de ce aveți de două ori „Sent”

Modulul 3: Gestionarea căsuței dvs. de e-mail · Timp de citire: 9 minute

Obiectivul lecției: După această lecție veți putea explica modul în care funcționează folderele IMAP pe server, veți putea face ca programul dvs. de e-mail să folosească folderele speciale corecte și veți putea preveni dublarea sau pierderea mesajelor.

Concepte cheie: folder IMAP, lista de foldere de pe server, foldere speciale (Sent, Trash, Drafts, Spam, Archive), special-use (RFC 6154), asocierea folderelor, abonarea la foldere, ștergere și ștergere definitivă (expunge), perioada de sincronizare, copie offline

Unde se află de fapt folderele dumneavoastră?

În lecția 1.3 ați văzut diferența dintre IMAP și POP3. Cu IMAP, mesajele dvs. se află pe server, iar programul de e-mail afișează ce există acolo. Același lucru este valabil și pentru foldere. Dacă creați în Thunderbird un folder „Oferte”, Thunderbird creează acel folder pe server. Telefonul dvs. îl vede apoi și el, la fel și webmailul.

Exact asta doriți. Dar înseamnă și că un program de e-mail poate crea pe server foldere pe care nu le-ați intenționat. Iar dacă două programe nu se înțeleg asupra numelui unui folder, veți avea două.

Câteva lucruri de știut despre folderele de pe un server IMAP:

• Inbox se numește pe server întotdeauna INBOX. Este singurul folder cu un nume fix. Programul dvs. îl traduce în „Inbox”, „Mesaje primite” sau „Inbound”.
• Toate celelalte foldere au un nume liber. Serverul nu cunoaște un folder Sent „adevărat”, decât dacă îl indică el însuși (vedeți mai jos).
• Subfolderele sunt separate printr-un caracter, de obicei un punct sau o bară oblică: INBOX.Offertes sau Offertes/2026. Rareori vedeți acest lucru, dar el explică de ce unele programe afișează toate folderele sub Inbox.
• Un program afișează uneori doar folderele la care este abonat. Un folder care există pe server, dar la care nu sunteți abonat, pare atunci dispărut.

Problema folderelor speciale

Programul dvs. de e-mail are nevoie de câteva foldere pentru a funcționa:

Fiecare program are propria preferință. Apple Mail folosește implicit alte nume decât Outlook, iar Outlook altele decât aplicația Gmail. Dacă vă configurați căsuța de e-mail pe trei dispozitive fără a fi atent, se poate întâmpla următorul lucru:

• Outlook pune mesajele trimise în Sent Items.
• iPhone-ul dvs. pune mesajele trimise în Sent Messages.
• Webmailul pune mesajele trimise în Sent.

Atunci aveți trei foldere Sent, iar pe fiecare dispozitiv vedeți doar o parte din ceea ce ați trimis. Aceasta este cea mai frecventă plângere legată de IMAP: „pe telefon nu văd ce am trimis de pe calculator”.

Soluția: special-use

Din 2011 există o extensie a IMAP prin care serverul indică ce folder are ce rol: special-use (RFC 6154). Serverul spune atunci, de exemplu, „acest folder se numește Sent și are funcția \Sent”. Un program de e-mail modern preia această informație și nu mai creează un folder propriu.

Majoritatea serverelor de e-mail acceptă acest lucru, la fel și majoritatea programelor. Dar încă apar des probleme în cazul:

• unei căsuțe de e-mail care există de ani de zile și în care programe vechi au creat deja foldere proprii;
• unei căsuțe de e-mail mutate de la alt furnizor, unde folderele aveau alte nume;
• programelor pe care le-ați configurat manual înainte ca serverul să ofere special-use;
• POP3 (acolo nu există foldere pe server, așa că fiecare dispozitiv își păstrează local propriul folder Sent).

Asocierea corectă a folderelor de către dumneavoastră

Aveți deja foldere duble sau nu sunteți sigur? Atunci alegeți un singur folder pentru fiecare funcție și indicați fiecărui program care este acel folder. Alegeți de preferință folderul pe care îl indică serverul însuși. Îl recunoașteți în webmail: acolo folderul Sent apare de obicei în partea de sus, cu o pictogramă proprie.

Unde configurați acest lucru?

• Thunderbird: Setări cont (Account Settings), contul dvs., Copii și dosare (Copies & Folders) (Sent, Drafts, Archive) și Setări server (Server Settings) (ce se întâmplă cu mesajele șterse și în ce folder ajung).
• Apple Mail pe Mac: Setări (Settings), Accounts, contul dvs., Comportamentul cutiilor poștale (Mailbox Behaviors). Pe iPhone: Setări (Settings), Mail, Accounts, contul dvs., contul propriu-zis, Advanced, apoi alegeți pentru fiecare funcție folderul de pe server.
• Outlook clasic: la un cont IMAP alegeți în setările contului (Mai multe setări (More Settings), Advanced) calea folderului rădăcină și folderul pentru elementele șterse. Pentru elementele trimise, Outlook clasic nu oferă în multe versiuni nicio opțiune: folosește folderul indicat de server, iar în lipsa acestuia, pe al său.
• Aplicația Gmail: lucrează cu folderul indicat de server; nu îl puteți configura pentru fiecare folder în parte.

Apoi mutați mesajele din folderele inutile în folderul ales și ștergeți folderele goale. Faceți acest lucru pe un singur dispozitiv (de preferință în webmail sau pe calculator) și așteptați până când celelalte dispozitive preiau modificarea.

Ștergerea se face în doi pași

La IMAP, ștergerea înseamnă de fapt setarea unui indicator. Un mesaj primește marcajul șters (\Deleted), dar se află încă pe server. Abia când programul dă comanda expunge, mesajul dispare cu adevărat. Majoritatea programelor procedează astfel:

1. Apăsați pe Ștergere (Delete). Programul mută mesajul în Trash (de fapt: îl copiază în Trash și marchează originalul ca șters).
2. Originalul este șters definitiv imediat sau la închiderea programului (expunge).
3. Abia când goliți Trash, mesajul dispare de pe server.

Unele programe sunt configurate altfel. Atunci vedeți mesaje tăiate cu o linie care nu mai dispar: sunt marcate, dar nu au fost niciodată șterse definitiv. Și ele continuă să ocupe spațiu de stocare. Căutați atunci în programul dvs. Compactare dosar (Compact Folder) (Thunderbird), Eliminarea mesajelor șterse (Expunge) sau o setare de tipul „ștergeți definitiv elementele șterse la părăsirea folderului”.

Important: ștergerea pe un dispozitiv înseamnă ștergerea pe toate dispozitivele. Acesta este rostul IMAP. Dacă doriți ca un mesaj să dispară de pe telefon, dar să rămână pe calculator, acest lucru nu este posibil cu IMAP. Cel mult puteți sincroniza pe telefon o perioadă mai scurtă (vedeți mai jos).

Totuși a dispărut ceva? Mulți furnizori păstrează copii de rezervă din care se poate restaura o căsuță de e-mail sau un folder, dar de obicei doar pentru o perioadă limitată. Nu vă bazați pe ele ca arhivă.

Cât sincronizați?

Un program de e-mail nu trebuie să descarce totul. Pe telefon este adesea util să sincronizați doar ultimele săptămâni sau să lăsați doar Inbox să primească notificări push. Astfel economisiți spațiu și baterie. Pe server nu se schimbă nimic: mesajele vechi sunt încă acolo, doar că nu le mai vedeți pe acel dispozitiv.

Pe calculator, majoritatea programelor creează o copie offline a căsuței de e-mail (Outlook într-un fișier .ost, Thunderbird și Apple Mail în propriul folder). Aceasta este o copie, nu o copie de rezervă: dacă ștergeți ceva de pe server, dispare și din copia offline. Un loc de păstrare local adevărat este un folder pe care îl creați chiar dvs. sub Dosare locale (Local Folders) (Thunderbird), Pe Mac-ul meu (On My Mac) (Apple Mail) sau într-un fișier de date .pst (Outlook). Ceea ce trageți acolo nu se mai află pe server. Mai multe despre acest subiect în lecția 3.2.

În practică: cum arată într-un panou

În webmailul WebOké (Roundcube) vedeți în stânga toate folderele de pe server. La Setări (Settings), Folders puteți crea, redenumi și șterge foldere și puteți activa sau dezactiva abonarea la ele. La Setări (Settings), Preferințe (Preferences), Dosare speciale (Special Folders) vedeți ce folder este folosit ca Sent, Drafts, Trash și Spam. La WebOké, serverul indică folderul Junk ca folder de spam, iar webmailul îl afișează ca Spam. Mai multe despre acest subiect citiți în articolul despre folderele din căsuța dvs. de e-mail. La alți furnizori funcționează în mod similar; acolo webmailul poate avea alt nume, dar aproape orice webmail are o astfel de gestionare a folderelor.

Rezumat

• Cu IMAP, și folderele dvs. se află pe server. Fiecare dispozitiv vede aceleași foldere.
• Doar INBOX are un nume fix. Sent, Trash, Drafts și Spam au nume diferite în funcție de program, cu excepția cazului în care serverul le indică (special-use, RFC 6154).
• Folderele Sent duble le rezolvați alegând un singur folder pentru fiecare funcție și setând fiecare program pe acesta.
• La IMAP, ștergerea înseamnă marcare și apoi eliminare definitivă (expunge). Mesajele marcate continuă să ocupe spațiu de stocare.
• O copie offline nu este o copie de rezervă; un folder local este însă un loc de păstrare separat.

Quiz

Exercițiu

Exercițiul O3.1: Verificarea folderelor dumneavoastră. Deschideți căsuța dvs. de e-mail în webmail și pe fiecare dispozitiv pe care o folosiți. Notați pentru fiecare dispozitiv ce folder folosește pentru Sent, Trash, Drafts și Spam. Aveți foldere duble? Alegeți câte unul pentru fiecare funcție, setați fiecare dispozitiv pe acesta, mutați mesajele și ștergeți folderele goale. Completați apoi lista de verificare și răspundeți la întrebarea: ce folder a indicat serverul însuși și cum l-ați recunoscut?

Lecturi suplimentare

Pașii din aceste articole se aplică panourilor WebOké; la alți furnizori funcționează în mod similar.

• Manual DirectAdmin 8.7: IMAP sau POP3: care este diferența?
• IMAP sau POP3: care este diferența și pe care să îl alegeți?
• Manual DirectAdmin 18.11: Un e-mail a fost șters din greșeală
• Recuperarea căsuței poștale sau a e-mailurilor șterse din backup
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)
• Dosare din căsuța dumneavoastră de e-mail: Inbox, Trimise, Ciorne, Coș de gunoi, Spam și Arhivă
• Roundcube Webmail 6.1: Crearea și administrarea dosarelor
• Thunderbird cu e-mailul dvs. WebOké și Nextcloud 3.3: Crearea dosarelor și alegerea dosarului corect pentru Mesaje trimise, Mesaje nefinalizate și Coș de gunoi
• Outlook cu propria adresă de e-mail 3.5: Foldere, e-mailuri trimise și o căsuță poștală plină