Mutarea e-mailului: planul

Modulul 8: Mutarea și organizarea domeniului dvs. · Timp de citire: 11 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție veți putea planifica o mutare a e-mailului dumneavoastră către un alt furnizor: ce inventariați în prealabil, în ce ordine lucrați și ce nu se mută automat.

Noțiuni cheie: inventar (căsuțe poștale, aliasuri, redirecționări, catch-all, răspunsuri automate, filtre), dimensiunea căsuței poștale și spațiul de stocare, parole, reducerea TTL în prealabil, ordinea (creare, prima copie, schimbarea MX, a doua copie, dispozitive), calendar și persoane de contact (nu prin IMAP), e-mail POP3 pe calculator, Microsoft 365 și Gmail (autentificare în loc de parolă), înregistrările DNS care trebuie mutate, comunicare

Ce mutați de fapt?

"Îmi mut e-mailul" sună ca un singur lucru, dar sunt cel puțin cinci:

1. Căsuțele poștale în sine, cu toate folderele și mesajele aflate pe server.
2. Adresele din jurul lor: aliasuri, redirecționări, un catch-all, liste de corespondență, răspunsuri automate și filtre pe server. Acestea se află în panoul vechiului dumneavoastră furnizor și nu se mută niciodată automat.
3. DNS-ul e-mailului dumneavoastră: MX, SPF, DKIM, DMARC, eventual înregistrări autodiscover, autoconfig sau SRV. După mutare, acestea trebuie să corespundă noului furnizor.
4. Dispozitivele dumneavoastră: fiecare calculator, telefon și tabletă pe care este configurată căsuța poștală, plus tot ce trimite e-mail prin SMTP (site-ul dumneavoastră, o imprimantă sau un scaner, un program de contabilitate).
5. Ce nu este e-mail: calendare și persoane de contact. Acestea se află la Microsoft 365, Google și mulți alți furnizori în același cont, dar nu se mută prin IMAP. Acestea le mutați separat.

Cine se gândește doar la punctul 1 descoperă după mutare că factuur@ nu se mai redirecționează către contabil, că scanerul nu mai poate trimite e-mailuri sau că agenda întregii afaceri este goală.

Pasul 1: inventarul

Mai întâi întocmiți o listă. O foaie de calcul cu câte o adresă pe fiecare rând funcționează bine:

Completați, de asemenea:

• Dimensiunea fiecărei căsuțe poștale. Noua dumneavoastră căsuță poștală trebuie să fie suficient de mare, cu spațiu pentru creștere (lecția 3.2). O copiere care se oprește la jumătate pentru că noua căsuță este plină este cea mai frecventă cauză pentru care o mutare se blochează.
• Cine lucrează cu POP3. În cazul POP3, e-mailul se află adesea doar pe calculatorul respectiv, nu și pe server (lecția 1.3). O copie de pe server deci nu preia acel e-mail. Acesta trebuie transferat din programul de e-mail propriu-zis.
• Ce altceva trimite e-mailuri. Site, magazin online, scaner, sistem de casă de marcat, monitorizare. Fiecare dintre acestea are date SMTP care se schimbă după mutare.
• Înregistrări DNS speciale pe care vechiul dumneavoastră furnizor le-a configurat pentru e-mailul dumneavoastră, precum și înregistrări ale altor servicii (DKIM pentru newsletter, verificări) care trebuie să rămână.

Faceți ordine imediat: adresele pe care nu le mai folosește nimeni nu trebuie mutate. Iar o mutare este un moment bun pentru a elimina un catch-all.

Pasul 2: rezolvarea accesului

Pentru a copia e-mailul, un program trebuie să se autentifice pe vechea căsuță poștală. La majoritatea furnizorilor, acest lucru se face cu adresa de e-mail și parola prin IMAP. Două excepții importante:

• Gmail și Google Workspace nu permit programelor externe să se autentifice cu parola dumneavoastră obișnuită. Creați o parolă de aplicație, pentru care verificarea în doi pași trebuie să fie activată. În Google Workspace, administratorul poate să o fi dezactivat.
• Outlook.com, Hotmail, Live și Microsoft 365 nu mai acceptă o parolă pentru IMAP, nici măcar o parolă de aplicație. Vă autentificați la Microsoft (OAuth) și acordați unui program acces temporar. Într-un mediu profesional, administratorul poate fi nevoit să dea permisiunea.

Nu mai știți parolele? Resetați-le înainte de mutare și notați-le în siguranță (un manager de parole, lecția 3.4).

Pasul 3: reducerea în prealabil a TTL-ului MX-ului dumneavoastră

Schimbarea MX-ului (lecția 8.2) este momentul în care e-mailul nou începe să sosească în altă parte. Resolverele rețin vechiul răspuns MX atâta timp cât indică TTL-ul (cursul DNS, lecția 6.1). Dacă acesta este setat la o zi, o parte dintre expeditori va continua să livreze către vechiul dumneavoastră furnizor timp de o zi.

De aceea, reduceți TTL-ul înregistrărilor dumneavoastră MX cu câteva zile înainte, de exemplu la 300 de secunde. Faceți acest lucru cu cel puțin un TTL vechi înainte de schimbare: dacă TTL-ul este acum la 86400 (o zi), îl reduceți cel târziu cu o zi înainte. După mutare, îl readuceți la o valoare normală, precum 3600.

Dacă mutați întregul domeniu la un alt furnizor (schimbare de nameservere), viteza este determinată de TTL-ul nameserverelor de la registry. Pe acesta nu îl puteți reduce dumneavoastră; socotiți atunci cu o perioadă de tranziție de o zi sau mai mult (cursul DNS, lecția 6.3).

Pasul 4: ordinea

Ordinea care prezintă cel mai mic risc:

1. Crearea noilor căsuțe poștale, aliasuri și redirecționări la noul furnizor, cu aceleași nume. Nu schimbați încă nimic în DNS. Vechile căsuțe poștale continuă să funcționeze normal.
2. Prima copie a tuturor căsuțelor poștale (lecția 8.2). Aceasta poate dura ore întregi. Nimeni nu observă nimic.
3. Pregătirea DNS-ului: configurați deja înregistrările pentru SPF, DKIM și DMARC ale noului furnizor, alături de cele vechi acolo unde este posibil. Atenție: SPF trebuie să conțină temporar ambii furnizori (o singură înregistrare, lecția 4.2). DKIM poate exista în paralel, deoarece fiecare furnizor are propriul selector.
4. Schimbarea MX-ului într-un moment liniștit, de exemplu vineri după-amiază sau seara. De acum înainte, e-mailul nou sosește la noul furnizor.
5. A doua copie după o zi, odată ce vechiul TTL a expirat cu siguranță. Aceasta preia e-mailul care a mai sosit între timp la vechiul furnizor. Mesajele deja copiate sunt ignorate.
6. Schimbarea dispozitivelor: conturi noi în programele de e-mail, adaptarea site-ului și a scanerului, eliminarea conturilor vechi (lecția 8.2).
7. Curățenie: eliminarea vechiului furnizor din SPF, eliminarea vechilor înregistrări DKIM, readucerea TTL-ului la normal.
8. Renunțarea la vechea căsuță poștală doar după ce totul funcționează bine timp de câteva săptămâni. Până atunci mai aveți acolo o copie completă.

O greșeală frecventă este inversarea ordinii: mai întâi mutarea MX-ului sau a domeniului, și abia apoi crearea căsuțelor poștale. Atunci e-mailul este refuzat între timp cu 550 5.1.1 (adresa nu există), iar expeditorii primesc un bounce.

Calendar, persoane de contact și e-mail local

Calendarul și persoanele de contact se mută prin alte protocoale (CalDAV, CardDAV sau propria integrare Microsoft și Google). Exportați-le separat înainte de mutare: un fișier .ics pentru fiecare calendar și un fișier .vcf pentru persoanele de contact, apoi importați-le la noul furnizor sau în noul dumneavoastră program de calendar. De asemenea, calendarele partajate și invitațiile la întâlniri trebuie partajate din nou.

E-mailul care se află doar pe calculator (POP3, sau foldere care în Outlook sunt stocate pe calculator ca fișier .pst) se transferă din programul de e-mail: adăugați noua căsuță poștală ca și cont IMAP și trageți folderele acolo. Sau exportați un fișier .pst și importați-l.

Comunicați

Informați în prealabil utilizatorii despre ce urmează să se întâmple: când are loc schimbarea, că trebuie să configureze un cont nou pe telefon și laptop, și pe cine pot suna dacă ceva nu funcționează. O instrucțiune simplă cu noile setări (lecția 2.1) previne multe întrebări.

În practică: așa arată la un furnizor

La WebOké creați căsuțele poștale în DirectAdmin sau Contul meu WebOké, iar e-mailul îl copiați cu instrumentul de mutare a e-mailului din Contul meu WebOké (care se poate autentifica și la Microsoft) sau cu IMAPSync Migrations din DirectAdmin. Alți furnizori au instrumente de migrare similare, sau folosiți un program separat. Planul de pași de mai sus este același peste tot.

Rezumat

• O mutare include căsuțele poștale, adresele din jurul lor, DNS-ul, dispozitivele, precum și calendarul și persoanele de contact.
• Întocmiți un inventar cu dimensiunea, utilizatorii POP3, redirecționările și tot ce trimite e-mail prin SMTP.
• Rezolvați accesul: parolă de aplicație pentru Gmail, autentificare la Microsoft pentru Outlook și Microsoft 365.
• Reduceți TTL-ul MX-ului cu suficient timp înainte. Ordinea: creare, prima copie, pregătirea DNS-ului, schimbarea MX-ului, a doua copie, dispozitive, curățenie, abia apoi renunțarea.
• Calendarele, persoanele de contact și e-mailul stocat local nu se mută prin IMAP.

Quiz

Exercițiu

Exercițiul O8.1: Realizarea planului de mutare. Pentru propriul dumneavoastră domeniu (sau pentru compania exemplu din această lecție), întocmiți un inventar cu coloanele din tabelul de mai sus și o cronologie cu date pentru: reducerea TTL-ului, crearea căsuțelor poștale, prima copie, schimbarea MX-ului, a doua copie, dispozitive, curățenie și renunțare. Răspundeți, de asemenea: cine lucrează cu POP3, ce trimite e-mail prin SMTP și cum mutați calendarul și persoanele de contact? Veți primi apoi o listă de verificare cu punctele care trebuie să se regăsească într-un plan bun.

Lectură suplimentară

Pașii din aceste articole se aplică panourilor WebOké; la alți furnizori funcționează în mod similar.

• Manual DirectAdmin 10.1: Migrarea e-mailului: posibilitățile
• Manual WebOké 7.2: Migrarea e-mailului către WebOké (inclusiv de pe Microsoft 365)
• Domeniu, website și e-mail mutate împreună fără întreruperi: planul de etape
• Email primit în timpul transferului numelui dumneavoastră de domeniu
• Curs gratuit de DNS 6.3: DNS la o schimbare de furnizor
• Curs gratuit de DNS 6.1: TTL și cache