Destinatari dificili: Microsoft și T-Online

Modulul 6: Erori de livrare (bounces) și rezolvarea problemelor · Timp de citire: 11 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție veți cunoaște regulile proprii a doi destinatari care provoacă adesea întrebări, Microsoft (Outlook.com, Hotmail și Microsoft 365) și T-Online, și veți ști ce poate face dumneavoastră, ca utilizator, și ce poate face administratorul unui server de trimitere în caz de întârziere sau blocare.

Noțiuni cheie: Outlook.com și Exchange Online Protection, adresă IP nouă fără reputație, 451 4.7.500 Server busy, 550 5.7.606 banned sending IP, portal de delistare sender.office.com, SNDS, JMRP, folderul Nedorit (Junk E-mail), expeditori siguri, T-Online, sistem propriu de reputație, forward-confirmed reverse DNS, date de contact pe site-ul web al domeniului PTR, fără whitelisting, postmaster.t-online.de

De ce tocmai acești doi?

Microsoft primește mesajele de pe Outlook.com, Hotmail și Live.com, și, în plus, de la o mare parte a companiilor (prin Microsoft 365, cu Exchange Online Protection ca filtru). T-Online este cel mai mare serviciu de e-mail din Germania. Ambii folosesc, pe lângă standardele obișnuite, un sistem propriu de reputație. Un e-mail care ajunge fără probleme la Gmail poate fi întârziat sau refuzat la ei. Cine are clienți sau contacte în Germania, sau trimite mult către adrese Hotmail, se va confrunta mai devreme sau mai târziu cu acest lucru.

Microsoft: încetinit temporar cu 4.7.500

Cel mai cunoscut mesaj al Microsoft este:

451 4.7.500 Server busy. Please try again later from [203.0.113.25]. (AS843)

Textul spune „server ocupat”, dar nu este cazul: este o încetinire deliberată. Microsoft folosește această serie de coduri (4.7.500 până la 4.7.699) atunci când o adresă IP de trimitere are încă puțină reputație, sau atunci când comportamentul se schimbă brusc, de exemplu printr-o creștere puternică a numărului de mesaje. Microsoft însăși descrie acest lucru ca pe o restricție temporară pentru evaluarea unei activități suspecte, care este ridicată automat dacă e-mailul se dovedește a fi în regulă.

Ce înseamnă acest lucru pentru dumneavoastră?

• Este o eroare temporară (4xx). Serverul de trimitere păstrează mesajul și încearcă din nou. De obicei mesajul ajunge totuși, după una sau mai multe încercări, uneori după câteva ore.
• Dacă primiți un mesaj de amânare, nu retrimiteți mesajul. Acest lucru mărește volumul și înrăutățește încetinirea.
• Dacă acest lucru reprezintă o problemă pentru dumneavoastră (de exemplu pentru coduri de autentificare sau facturi care trebuie să ajungă imediat), semnalați-l furnizorului dumneavoastră, atașând mesajul de amânare.

Ce poate face administratorul serverului de trimitere:

1. Verificați dacă fundamentul este corect: PTR cu FCrDNS, nicio listă de blocare, SPF și DKIM pentru domeniile care trimit prin server (lecția 5.1 și 5.2).
2. Încălziți (warm-up): lăsați o adresă IP nouă să trimită inițial doar o parte mai mică din trafic și creșteți treptat.
3. Limitați ritmul per destinatar: mai puține conexiuni simultane către Microsoft și un interval de așteptare rezonabil între încercări, astfel încât serverul să nu se izbească mereu de aceeași frână.
4. Înscrieți-vă la SNDS și JMRP (a se vedea mai jos).

Microsoft: blocat cu 5.7.606

Dacă adresa IP este cu adevărat blocată, primiți o eroare definitivă:

550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [203.0.113.25]. To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Acest lucru apare la mesajele către mediile Microsoft 365. Administratorul adresei IP poate solicita eliminarea prin portalul de delistare sender.office.com: completați adresa de e-mail și adresa IP, deschideți e-mailul de confirmare și alegeți acolo „Delist IP”. Potrivit Microsoft, poate dura până la 24 de ore până când blocarea dispare. Rezolvați însă mai întâi cauza: o adresă IP care, după eliminare, trimite din nou spam, ajunge rapid din nou pe listă.

La Outlook.com și Hotmail (partea pentru consumatori) eliminarea funcționează printr-un formular separat al serviciului de asistență pentru expeditori al Microsoft. La Microsoft nu există o listă albă (whitelist) manuală: rămâne un sistem automat de reputație.

Microsoft: SNDS și JMRP

Microsoft oferă două servicii gratuite pentru administratorii unei adrese IP de trimitere:

• SNDS (Smart Network Data Services): pentru fiecare adresă IP vedeți câte mesaje a primit Microsoft, câte dintre acestea au fost evaluate ca spam, câte reclamații au existat și dacă adresa a ajuns în capcane de spam (spam traps). Un cod de culoare (verde, galben, roșu) indică starea.
• JMRP (Junk Mail Reporting Program): dacă un utilizator Outlook.com marchează mesajul dumneavoastră ca nedorit, primiți o copie. Astfel vedeți ce mesaje generează reclamații.

Ambele sunt utile doar pentru cei care administrează ei înșiși o adresă IP: un server propriu, sau furnizorul unui server partajat. Ca utilizator obișnuit al unui pachet de hosting sau al unui serviciu de e-mail, nu vă înscrieți personal aici.

Microsoft: în folderul Nedorit (Junk E-mail)

Adesea mesajul nu este refuzat, ci este plasat în folderul Nedorit (Junk E-mail), mai ales de la expeditori pe care Microsoft nu îi cunoaște încă. În acest caz nu ajută codurile de eroare, deoarece nu există niciun bounce. Ce funcționează:

• SPF, DKIM și DMARC corecte (modul 4). Dacă sunteți expeditor de volum mare (bulk sender), Microsoft impune ca atât SPF, cât și DKIM să treacă (lecția 5.3).
• Rugați contactele dumneavoastră obișnuite să adauge adresa dumneavoastră la persoane de contact sau expeditori siguri, și să marcheze mesajele aflate în Nedorit ca „Nu este e-mail nedorit”. Acest lucru contează pentru reputație.
• Nu trimiteți newslettere prin căsuța dumneavoastră obișnuită (lecția 7.1).

T-Online: un sistem propriu

T-Online (serviciul de e-mail al Deutsche Telekom, cu adrese pe @t-online.de și @magenta.de) este cunoscut pentru regulile sale proprii stricte. Pe pagina postmaster postmaster.t-online.de sunt publicate cerințele pentru serverele de trimitere. Cele mai importante:

1. Respectarea standardelor internet, printre care RFC-urile pentru SMTP și pentru structura mesajelor, și forward-confirmed reverse DNS (lecția 5.1).
2. Numele din reverse DNS trebuie să conducă la un domeniu cu un site web pe care să fie indicat modul în care administratorul poate fi contactat direct. T-Online face trimitere aici la directiva europeană privind comerțul electronic (Directiva 2000/31/CE, articolul 5) privind datele obligatorii ale unui furnizor de servicii. În Germania o astfel de pagină se numește Impressum.
3. Fără trimitere directă de pe adrese dinamice, conexiuni dial-up sau servere cloud „anonime”: acestea trebuie să trimită printr-un releu al unui furnizor adecvat.
4. Limitarea numărului de conexiuni simultane. Dacă sunt prea multe, primiți 421 Maximum parallel connections for your IP-Address reached.
5. Fără relay deschis, filtrarea mesajelor trimise pentru spam și viruși, și un certificat valid pentru TLS.

O blocare a unei adrese IP arată la T-Online, de exemplu, astfel:

554 IP=203.0.113.25 - A problem occurred. (Ask your postmaster for help or to contact tosa@rx.t-online.de to clarify.)

În practică întâlniți și variante cu trimitere la o reputație proastă sau inexistentă. Mesajul este mereu același: această adresă IP nu are voie să livreze în acest moment.

T-Online: ce puteți face?

T-Online declară explicit că nu oferă whitelisting. O adresă blocată poate fi însă deblocată dacă se elimină cauza. Calea către acest lucru:

• Ca utilizator obișnuit (trimiteți mesaje printr-un pachet de hosting sau un serviciu de e-mail): trimiteți bounce-ul complet furnizorului dumneavoastră. Doar administratorul serverului de trimitere poate lua legătura cu T-Online; dumneavoastră nu puteți debloca singur adresa IP.
• Ca administrator al serverului de trimitere: verificați mai întâi cerințele de mai sus (PTR, FCrDNS, un site web accesibil cu date de contact pe domeniul din PTR, nicio listă de blocare), și luați apoi legătura prin adresa menționată în mesajul de eroare sau prin formularul de contact de pe postmaster.t-online.de. În cazul blocărilor temporare recurente fără o cauză cunoscută, T-Online menționează adresa postmaster. Nu vă bazați pe o confirmare de primire.
• Pe termen scurt: un mesaj către un destinatar important la T-Online poate fi trimis temporar printr-o altă rută (un alt furnizor sau serviciu de trimitere), sau conveniți o altă adresă.

Și restul?

Și alte servicii germane mari, precum GMX și Web.de, precum și multe filtre de companii, au sisteme proprii de reputație. Tiparul este peste tot același: un server de trimitere cu un PTR corect, autentificare bună, un ritm de trimitere constant și regulat și puține reclamații ajunge aproape peste tot. În caz de problemă, citiți bounce-ul, căutați codul la partea care l-a emis și lăsați administratorul serverului de trimitere să acționeze.

Rezumat

• 451 4.7.500 Server busy de la Microsoft este o încetinire deliberată, temporară a adresei IP, adesea din cauza reputației reduse sau a unei creșteri puternice. Nu retrimiteți.
• 550 5.7.606 înseamnă o adresă IP blocată; administratorul solicită eliminarea prin sender.office.com, după rezolvarea cauzei.
• SNDS și JMRP oferă administratorilor unei adrese IP informații despre reputația lor la Microsoft.
• T-Online impune, printre altele, FCrDNS și un site web cu date de contact pe domeniul din PTR, și nu oferă whitelisting.
• Ca utilizator nu rezolvați acest lucru singur: transmiteți bounce-ul complet furnizorului dumneavoastră.

Quiz

Exercițiu

Exercițiu O6.4: Investigarea unui blocaj la un furnizor mare. Primiți un caz: o asociație trimite de o săptămână e-mailurile sale printr-un server propriu nou; mesajele către adresele Hotmail ajung cu ore întârziere, iar mesajele către adresele T-Online revin cu o blocare IP. Răspundeți: (1) ce înseamnă cele două mesaje, (2) cine trebuie să facă ce, (3) care sunt cele cinci lucruri pe care le verificați la server, și (4) ce poate face asociația pe termen scurt? După aceea veți vedea răspunsul model.

Lecturi suplimentare

Pașii din aceste articole sunt valabili pentru panourile WebOké; la alți furnizori funcționează similar.

• E-mailul dumneavoastră nu ajunge sau ajunge în spam: iată cum identificați problema
• Trimiterea de e-mailuri de pe VPS-ul dumneavoastră și configurarea DNS-ului invers
• Manual DirectAdmin 9.4: Mesajele mele ajung la spam la destinatar
• Microsoft, Email nondelivery reports and SMTP errors in Exchange Online: https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/exchange/email-delivery/ndr/non-delivery-reports-in-exchange-online
• Microsoft, Office 365 Anti-Spam IP Delist Portal: https://sender.office.com/
• Microsoft, SNDS și JMRP: https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/
• T-Online Postmaster (cerințe și contact): https://postmaster.t-online.de/