Stock e produtos em massa

Módulo 3: Produtos · Tempo de leitura: 10 minutos

Objetivo de aprendizagem: No final desta lição, saberá configurar o stock no WooCommerce de forma consciente (gestão, reserva, notificações, encomendas pendentes, produtos esgotados) e exportar e importar produtos em massa com segurança, através de um ficheiro CSV.

Conceitos-chave: gestão de stock, stock por produto ou por variação, reserva de stock (Hold stock), limite de stock baixo, limite de esgotado, notificações de stock, encomendas pendentes (backorders), ocultar produtos esgotados, formato de apresentação do stock, exportação CSV, importação CSV, atualizar produtos existentes, codificação de caracteres (UTF-8), separador, ligações a sistemas de caixa ou a grossistas

Porque é que o stock é mais do que um número

Um número de stock parece simples: tem doze bules, saem doze, e depois acabou. Numa loja online, porém, as coisas acontecem em simultâneo. Dois clientes colocam o último bule no carrinho. Um cliente começa a pagar e desiste a meio. Vende o mesmo bule também na sua loja física ou numa feira. Um stock mal configurado conduz ao pior que pode acontecer a uma loja: uma encomenda paga que não consegue entregar. Isso custa-lhe um reembolso, um cliente insatisfeito e, por vezes, uma má avaliação.

O WooCommerce tem várias configurações para este efeito. Encontra-as em WooCommerce > Configurações > Produtos > Inventário (Inventory) e, em cada produto, no separador Inventário.

As configurações, uma a uma

Gerir stock (Enable stock management) está ativado por predefinição. Depois, escolhe em cada produto se o WooCommerce controla as quantidades. Sem quantidades, define apenas o estado: em stock, esgotado ou encomenda pendente. Isso adequa-se a produtos que faz por encomenda ou que pode sempre entregar. Num produto variável, escolhe se o stock se aplica por variação ou ao produto inteiro (lição 3.2).

Reter stock (minutos) (Hold stock), por predefinição 60. Quando um cliente começa a finalizar a compra, o WooCommerce cria uma encomenda com o estado Pagamento pendente e reserva o stock. Se, passado esse número de minutos, ainda não tiver sido paga, o WooCommerce cancela a encomenda em aberto e o stock volta a ficar disponível. Se o tempo for demasiado curto, um cliente que precise de iniciar sessão no banco vê a encomenda cancelada. Se for demasiado longo, um bule fica preso meio dia para alguém que já desistiu há muito. Uma hora é razoável para a maioria das lojas. Atenção: o cancelamento é uma tarefa agendada. Se as tarefas agendadas não funcionarem corretamente, as encomendas não pagas ficam pendentes (lição 7.3).

Notificações (Notifications): um e-mail quando o stock está baixo, quando um produto esgota e quando há uma encomenda pendente, enviado por predefinição para o endereço do administrador. Indique aqui o endereço de quem trata das compras.

Limite de stock baixo (Low stock threshold), por predefinição 2, e limite de esgotado (Out of stock threshold), por predefinição 0. Vende também numa loja física e atualiza a loja online apenas uma vez por dia? Defina então o limite de esgotado como 1 ou 2. Assim, a loja online não vende o último exemplar, que talvez já tenha sido vendido na loja física.

Visibilidade de esgotados (Hide out of stock items from the catalog), desativado por predefinição. Ocultar mantém as páginas da loja limpas. Mas um produto esgotado que volte a estar disponível perde temporariamente o seu lugar na categoria. A própria página do produto continua acessível. A lição 7.1 explica o que isso significa para ser encontrado nos motores de pesquisa.

Formato de apresentação do stock (Stock display format): mostrar sempre a quantidade («12 em stock»), apenas quando há pouco («Só restam 2 em stock») ou nunca. «Só restam 2 em stock» ajuda os clientes a decidir, mas mostre-o apenas se for verdade; a escassez artificial é enganosa.

Encomendas pendentes (Allow backorders?) por produto: não permitir, permitir mas avisar o cliente, ou permitir. Permitir encomendas pendentes significa que os clientes podem comprar enquanto não tem nada em stock. Isso é aceitável para um produto que vai certamente receber dentro de uma semana. Nesse caso, informe o cliente (a opção do meio) e indique um prazo de entrega realista: o prazo de entrega faz parte da informação que presta antes da compra (lição 5.1).

Ligações e uma única fonte de verdade

Se vende em vários locais (loja online, loja física com caixa, um marketplace) ou se um grossista entrega diretamente aos seus clientes, rapidamente passa a ter duas ou três listas de stock. Escolha uma única fonte de verdade: o sistema que determina o stock real. Normalmente é o sistema de caixa ou o sistema de gestão de stock, e o WooCommerce recebe as quantidades através de uma ligação. Uma ligação deste tipo usa o SKU como chave. Um produto sem SKU, ou com um SKU escrito de forma diferente no sistema de caixa, não é atualizado. Por isso o SKU era tão importante na lição 3.1.

As ligações utilizam normalmente a API REST do WooCommerce com uma chave da API. Dê a essa chave apenas as permissões necessárias (lição 2.4).

Produtos em massa: exportar e importar

Para dez produtos, trabalha na administração. Para cem alterações de preço, uma nova estação ou a migração a partir de outro sistema de loja, utiliza a exportação e importação CSV integradas: os botões Exportar (Export) e Importar (Import) por cima da lista de produtos, em Produtos > Todos os produtos.

Um ficheiro CSV é um ficheiro de texto com uma linha por produto e colunas separadas por vírgulas. Abre-o numa folha de cálculo. É aí que as coisas correm mal com frequência:

• Codificação de caracteres. O WooCommerce usa UTF-8. Se a sua folha de cálculo abrir o ficheiro noutra codificação, «é» transforma-se em algo como «Ã©». Escolha explicitamente UTF-8 ao abrir e ao guardar.
• Separador e símbolo decimal. Com configurações regionais neerlandesas (e também portuguesas), uma folha de cálculo usa muitas vezes o ponto e vírgula como separador e a vírgula como símbolo decimal. O WooCommerce espera um ponto nos preços (24.00). Um preço «24,00» pode ser lido como outra coisa. Verifique algumas linhas num editor de texto antes de importar.
• Colunas vazias. Ao atualizar, uma célula vazia pode significar que um valor é apagado. É preferível retirar completamente do ficheiro as colunas em que não quer mexer.
• Variações. Cada variação é uma linha própria, com uma referência ao produto principal.

Ao importar, escolhe Atualizar produtos existentes (Update existing products). O WooCommerce procura então um produto existente pelo ID ou SKU. Com esta opção, os produtos que não existem são ignorados. Sem esta opção, a importação cria produtos novos, e um SKU que já exista gera um erro.

Trabalhar com segurança: primeiro em pequeno, primeiro noutro lado

Uma importação pode alterar centenas de produtos com um só clique. Por isso:

1. Faça uma cópia de segurança (curso de WordPress, lição 8.1), ou trabalhe primeiro na sua loja de teste (lição 2.1).
2. Exporte primeiro, para ter um ficheiro com a situação atual.
3. Teste com um ficheiro de uma linha. Verifique o produto na administração e no site.
4. Só depois aplique o ficheiro completo.
5. Ficheiros grandes podem esbarrar no limite de carregamento ou no limite de tempo do PHP. Divida-os em partes, ou pergunte ao seu fornecedor de alojamento pelas configurações do PHP (base de conhecimento 200).

Resumo

• Gerir o stock evita encomendas pagas que não consegue entregar.
• Reter stock (por predefinição 60 minutos) reserva os artigos durante o pagamento; o cancelamento posterior é uma tarefa agendada.
• Limites, notificações, visibilidade e encomendas pendentes configuram-se de forma consciente, com um prazo de entrega honesto.
• Escolha uma única fonte de verdade e use o SKU como chave nas ligações.
• Importação CSV: UTF-8, ponto como símbolo decimal, exportar primeiro, testar com uma linha, atualizar por ID ou SKU.

Questionário

Exercício

Exercício D3.4: Exportar e importar. Faça-o na sua loja de teste ou depois de uma cópia de segurança recente.

Passos:

1. Exporte todos os seus produtos para um ficheiro CSV com o botão Exportar por cima da lista de produtos (Produtos > Todos os produtos).
2. Abra o ficheiro numa folha de cálculo e escolha UTF-8. Veja que separador e que símbolo decimal aparecem.
3. Crie um ficheiro novo apenas com as colunas ID (ou SKU) e Stock, com um produto. Altere o stock.
4. Importe esse ficheiro com o botão Importar por cima da lista de produtos, com Atualizar produtos existentes ativado.
5. Verifique o produto na administração e numa janela privada no site.
6. Reveja as suas configurações de stock em WooCommerce > Configurações > Produtos > Inventário.

Lista de verificação (obrigatória): cópia de segurança ou loja de teste; exportação feita; ficheiro aberto com a codificação correta; uma linha alterada; apenas essa linha importada com «atualizar produtos existentes»; resultado verificado.

Responda:

1. Que coluna usou o WooCommerce para encontrar o produto: ID ou SKU?
2. O que correu mal ou esteve quase a correr mal (caracteres, símbolo decimal, colunas vazias)?
3. Que configurações de stock utiliza (reter stock, limites, notificações, encomendas pendentes) e porquê?

Uma boa resposta indica o ID ou o SKU como chave, uma armadilha concreta que encontrou ou evitou e, para cada configuração, uma razão adequada à sua loja.

Para saber mais

• Product CSV importer and exporter (woocommerce.com, em inglês): https://woocommerce.com/document/product-csv-importer-exporter/
• Curso gratuito de WordPress 8.1: Cópias de segurança: o quê, onde e com que frequência
• Não é possível carregar: aumente os valores de upload_max_filesize e max_execution_time
• Manual DirectAdmin 18.5: Carregamento demasiado grande (erro 413) ou tempo limite excedido
• Importar e exportar produtos em massa com CSV

Os passos da base de conhecimento e do manual aplicam-se aos painéis da WebOké; noutros fornecedores, o funcionamento é semelhante.