Faturas e contabilidade

Módulo 5: Obrigações e condições · Tempo de leitura: 10 minutos

Objetivo de aprendizagem: Após esta lição, saberá explicar quando uma loja online tem de emitir uma fatura, o que deve constar dela em cada país, como tratar os reembolsos na contabilidade e durante quanto tempo deve conservar tudo, e saberá escolher como obter faturas a partir do WooCommerce.

Conceitos-chave: fatura, talão de venda, requisitos de faturação, número de fatura sequencial, fatura simplificada, nota de crédito, OSS e faturas, entrega intracomunitária, fatura eletrónica (B2B), Peppol, obrigação de conservação, integração com a contabilidade

Esta lição explica as regras tal como se aplicam em 9 de novembro de 2026. Não constitui aconselhamento jurídico nem fiscal. Em caso de dúvida sobre a sua situação, consulte um jurista, a sua associação setorial ou o seu contabilista.

Uma loja tem mesmo de emitir faturas?

Depende de quem compra e onde.

• A empresas (B2B), na UE tem de emitir uma fatura. Sem fatura, o seu cliente empresarial não pode deduzir o IVA.
• A consumidores (B2C) no seu próprio país, para efeitos de IVA a fatura geralmente não é obrigatória nos Países Baixos; uma confirmação de encomenda ou um talão de venda bastam muitas vezes. Ainda assim, muitos clientes esperam recebê-la, e para a sua própria contabilidade é útil ter um documento com numeração sequencial.
• Vendas à distância a consumidores noutros países da UE (lição 4.2): se aderir ao regime da União (balcão único, OSS) nos Países Baixos, aplicam-se as regras de faturação neerlandesas e, para efeitos de IVA, não é necessário emitir fatura, segundo a administração fiscal neerlandesa (Belastingdienst). Se declarar o IVA diretamente no outro país, aplicam-se as regras de faturação desse país.

Nos Países Baixos, é permitida uma fatura simplificada (com menos dados) até € 100 com IVA incluído, mas não em entregas intracomunitárias, vendas à distância e alguns outros casos transfronteiriços.

O que deve constar de uma fatura

Os requisitos resultam da diretiva europeia do IVA e são quase iguais em todos os países. Um resumo:

Na Bélgica aplicam-se as mesmas linhas gerais europeias; peça ao seu contabilista que confirme o que deve constar no seu caso, sobretudo quanto ao número de empresa e à autoliquidação. Em Portugal, as faturas são emitidas com um programa de faturação certificado pela AT, com código QR e ATCUD, e comunicadas à AT (e-fatura).

Numa entrega intracomunitária a uma empresa (lição 4.1), a fatura indica também o número de IVA do cliente e a menção de que o IVA é autoliquidado.

Reembolsos e notas de crédito

Se já emitiu uma fatura e o cliente resolve o contrato (lição 5.2) ou se reembolsa uma parte, não altera a fatura original. Emite uma nota de crédito: um documento novo com número próprio, uma referência à fatura original e montantes negativos. Assim, a numeração fica sem falhas e a declaração de IVA fica correta: o IVA da nota de crédito é deduzido no período do reembolso.

Armadilhas:

• Eliminar uma fatura ou renumerá-la. Isso cria uma falha na série, o que se nota numa inspeção.
• Fazer um reembolso no WooCommerce sem emitir uma nota de crédito. O WooCommerce regista o reembolso na encomenda, mas a sua contabilidade não sabe de nada se não existir uma integração.
• Deixar uma encomenda de teste com um número de fatura real. Na loja de teste, utilize outra série de numeração ou desative aí a emissão de faturas.

Como obter faturas a partir do WooCommerce

Por predefinição, o WooCommerce não cria um PDF de fatura nem números de fatura sequenciais: o número da encomenda é um número interno que nem sempre é sequencial (as encomendas canceladas e falhadas também recebem um número). Tem três opções:

1. Um plugin de faturação que, num determinado estado (geralmente "Em processamento" ou "Concluída"), cria um PDF com numeração sequencial própria e o anexa ao e-mail. Escolha um que permita emitir notas de crédito e definir a numeração.
2. Uma integração com o seu programa de contabilidade: a encomenda é enviada para o programa de contabilidade, que cria e envia a fatura. Assim, tudo fica num só lugar, incluindo os resumos OSS por país e taxa de IVA. Muitos programas de contabilidade têm uma integração com o WooCommerce.
3. O fornecedor de pagamentos ou um serviço externo que emite as faturas. Verifique se a numeração e os dados cumprem os requisitos.

Avalie cada plugin ou integração como no curso de WordPress, lição 5.3, e pergunte ao seu contabilista qual a opção que se adapta à sua contabilidade. Na Theehuis Example, é o programa de contabilidade que emite as faturas; a loja apenas envia os dados da encomenda. Assim, a Theehuis tem uma única série de numeração e um resumo das vendas por país da UE para a declaração OSS.

Faturas eletrónicas entre empresas

Se também vende a empresas, tenha em conta a faturação eletrónica: uma fatura num formato estruturado que um computador consegue ler (não um PDF).

• Bélgica: desde 1 de janeiro de 2026, as faturas eletrónicas entre empresas belgas sujeitas a IVA são obrigatórias, na prática através da rede Peppol (SPF Finanças, efactuur.belgium.be).
• Alemanha: entre empresas estabelecidas na Alemanha, a fatura eletrónica é a norma (§ 14 UStG); as empresas têm de as poder receber, e o envio torna-se obrigatório por fases.
• Países Baixos: (situação em novembro de 2026) ainda não existe uma obrigação geral entre empresas.

Para os consumidores nada muda: recebem simplesmente um PDF ou uma confirmação. Se vende a empresas belgas ou alemãs, pergunte ao fornecedor do seu programa de contabilidade se este consegue enviar faturas eletrónicas. Em Portugal, as faturas são comunicadas à AT (e-fatura) e emitidas com um programa de faturação certificado pela AT.

Durante quanto tempo deve conservar

Conservar significa também manter os documentos legíveis e localizáveis, mesmo que mude de software de loja ou remova um plugin. Exporte regularmente as faturas para a sua contabilidade ou arquivo. E articule isto com os prazos de conservação no WooCommerce (lições 2.3 e 5.5): se anonimizar as encomendas concluídas após alguns anos, garanta que os dados das faturas ficam guardados noutro lugar. Em Portugal, o prazo de conservação é de 10 anos.

Resumo

• A empresas, sempre uma fatura; a consumidores no seu próprio país, geralmente não é obrigatória nos Países Baixos; no âmbito do OSS aplicam-se as regras neerlandesas e, para efeitos de IVA, não é necessária fatura.
• Numa fatura: data, número sequencial, dados de ambas as partes, número de IVA, o que foi fornecido e quando, montantes por taxa e IVA; na Alemanha, segundo o § 14 Abs. 4 UStG; em Portugal, com programa de faturação certificado pela AT, código QR e ATCUD, e comunicação à AT (e-fatura).
• Reembolsar significa emitir uma nota de crédito com referência, nunca apagar uma fatura.
• O WooCommerce não cria faturas: escolha um plugin, uma integração com a contabilidade ou um serviço.
• Conservação: Países Baixos 7 anos, Bélgica 10 anos para o IVA, Alemanha 8 anos para as faturas, Portugal 10 anos.

Questionário

Exercício

Exercício D5.6: Verificar a sua fatura. Na sua loja de teste, faça uma encomenda de teste e gere a fatura (ou, se não emitir faturas a consumidores, a confirmação que o cliente recebe). Compare-a com os requisitos de faturação do seu país apresentados nesta lição. Assinale: todos os dados obrigatórios verificados; numeração sequencial controlada (também após uma encomenda cancelada); nota de crédito em caso de reembolso assegurada; prazo e local de conservação definidos; a sua situação OSS tida em conta.

Responda: que dados faltavam e como resolve isso? Como emite as faturas: plugin, programa de contabilidade ou fornecedor de pagamentos, e porquê? O que acontece num reembolso, desde o WooCommerce até à sua contabilidade? Durante quanto tempo e onde conserva as faturas, mesmo que um dia mude de software de loja?

Para saber mais

• Que requisitos devem cumprir as faturas? (Belastingdienst, em neerlandês): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Fatura simplificada (Belastingdienst, em neerlandês): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Conservar as suas faturas (Belastingdienst, em neerlandês): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Vendas à distância na UE e o regime da União (Belastingdienst, em neerlandês): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• Faturação eletrónica na Bélgica (SPF Finanças, em neerlandês): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (em alemão): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (em alemão): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Curso gratuito de WordPress 5.3: Escolher e avaliar plugins