Üldsätted, kontod ja privaatsus

Moodul 2: Paigaldamine ja seadistamine · Lugemisaeg: 10 minutit

Õpieesmärk: Pärast seda õppetundi oskad teadlikult seadistada poe aadressi, riigid, valuuta, kliendikontod ja isikuandmete säilitamistähtajad ning tead, milline valik millise tagajärje toob.

Põhimõisted: poe aadress, müük riikidesse, tarne riikidesse, kliendi vaikimisi asukoht, geolokatsioon, valuuta ja vorming, külalisena tellimine, konto loomine kassas, link parooli määramiseks, andmete kustutamise taotlus, säilitamistähtajad, privaatsustekst registreerimisel ja kassas

Üldsätted: kõige alus

Menüüs WooCommerce > Sätted > Üldine (General) on sätted, mille paned korra õigesti paika ja mida hiljem harva puudutad. Just seetõttu läheb siin sageli midagi valesti: esimesel nädalal tehtud vale valik tuleb välja alles kuude pärast, näiteks kui arvetel olev käibemaks ei klapi.

Poe aadress. Aadress, kus su ettevõte asub. WooCommerce kasutab seda käibemaksu arvutamise aluseks (õppetund 4.1) ja mõne tarneühenduse jaoks. Riigi valid juba häälestusviisardis (õppetund 2.1), siin sisestad täieliku aadressi. See aadress ei ilmu su veebilehele iseenesest: teabe, mida külastaja peab leidma, korraldad eraldi (õppetund 5.1).

Müük riikidesse ja tarne riikidesse. Määrad, millistesse riikidesse müüd (kõik riigid, kõik riigid peale mõne või kindel loetelu), ja lisaks, millistesse riikidesse tarnid. Need on kaks eri küsimust. Theehuis Example müüb digitaalset retseptiraamatut kõigile ELis, kuid saadab teekanne ainult Hollandisse, Belgiasse ja Saksamaale. Seega valib see müügi juures „kindlad riigid: kõik ELi riigid“ ja tarne juures „Holland, Belgia, Saksamaa“. Klient Austriast saab siis retseptiraamatu osta, kuid teekannu juures ta tarnevõimalust ei näe.

Miks mitte lihtsalt „kõik riigid“? Sest igal riigil, kuhu müüd, on tagajärjed: käibemaks (õppetund 4.2), tarnekulud (õppetund 4.3), müügitingimuste keel ja selle riigi reeglid (moodul 5). Müü ainult sinna, milleks su plaan (õppetund 1.3) valmis on. Lisaks pead tellimisprotsessi alguses selgelt näitama, kas tarnimisel on piiranguid (õppetund 5.1).

Kliendi vaikimisi asukoht. Enne kui külastaja oma aadressi sisestab, ei tea WooCommerce, kus ta elab. Valid, mida pood siis eeldab:

• Asukoht puudub: hinnad ja tarne arvutatakse alles siis, kui klient aadressi sisestab.
• Poe riik: WooCommerce eeldab, et külastaja elab sinu riigis.
• Geograafiline aadress: WooCommerce oletab riigi IP aadressi põhjal. Selleks kasutab see välise teenuse andmebaasi, mille jaoks pead taotlema ja sisestama (tasuta) võtme.
• Geolokatsioon lehe vahemälu toega: sama oletus, kuid brauserist tehtava lisapäringu kaudu, et lehe vahemälu ei näitaks kõigile sama riiki.

Tavaline geolokatsioon ja lehe vahemälu ei sobi hästi kokku. Vahemälu salvestab lehe sellisena, nagu esimene külastaja seda nägi, tema riigi hindade ja teadetega, ning näitab seda kõigile. Kui kasutad lehe vahemälu (õppetund 6.4) ja soovid geolokatsiooni, vali vahemälu toega variant. Enamiku Hollandi, Belgia ja Saksa e-poodide jaoks on „poe riik“ lihtne ja piisavalt hea.

Valuuta ja vorming. Valuuta, valuutamärgi asukoht, tuhandete ja kümnendkohtade eraldaja ning kümnendkohtade arv. Hollandis ja Saksamaal on tavaline: euro, märk vasakul (Holland) või paremal (Saksamaa), punkt tuhandete eraldajana, koma kümnendkohtade eraldajana, kaks kümnendkohta. Ära pane kümnendkohtade arvu kunagi nulliks „sest küsid ainult täiseurosid“: käibemaksu arvutamiseks on sente vaja.

Kliendikontod: külaline või konto?

Menüüs WooCommerce > Sätted > Kontod ja privaatsus (Accounts & Privacy) valid, kuidas kliendid tellivad.

Külalisena tellimine. Klient sisestab oma andmed ja tellib ilma kontota. See on kliendi jaoks kiireim ja annab kõige vähem isikuandmeid, mida pead kaitsma. Kohustuslik konto on üks tuntumaid põhjuseid, miks inimesed tellimuse pooleli jätavad.

Konto loomine kassas või lehel Minu konto. Mugav püsiklientidele: tellimusi saab hiljem vaadata, aadresse salvestada ja allalaaditavaid faile uuesti alla laadida (õppetund 3.3). Kuid iga konto on sisselogimine, mida saab kuritarvitada, ja isikuandmete kogum, mida säilitad seni, kuni konto on olemas.

Theehuis Example valib nii: külalisena tellida võib ja konto loomine kassas on kliendi vaba valik. Tellimuste või hiljem uuesti allalaaditavate failidega e-poe jaoks on konto loogilisem.

Paroolid. Lase WooCommerce’il uue konto puhul saata link, millega klient ise parooli valib, mitte genereeritud parooli e-kirjas. E-kirjas olev parool jääb aastateks postkasti.

Pane tähele seost õppetunni 5.3 taganemisnupuga: klienti ei tohi kohustada omama kontot, et ostust lepingust taganeda. Kui külalised võivad tellida, peavad külalised saama ka lepingust taganeda.

Privaatsus: mida WooCommerce sinu heaks teha saab

WooCommerce töötleb isikuandmeid: nimesid, aadresse, telefoninumbreid, tellimusi. Isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) üldreeglid, nagu privaatsuspoliitika ja töötlemistoimingute register, on WordPressi kursuse õppetunnis 9.3. Siin räägime sätetest, mida WooCommerce ise pakub.

Andmete kustutamise taotlused. WordPressil on tööriist kellegi isikuandmete kustutamiseks (Tööriistad > Kustuta isikuandmed). Jaotises Kontod ja privaatsus valid, kas seejuures eemaldatakse ka andmed tellimustest ja kas ligipääs allalaaditavatele failidele kaob. Mõtle enne sisselülitamist: andmeid, mida pead maksuhalduri jaoks säilitama (arved, õppetund 5.6), ei tohi niisama kustutada, ka mitte taotluse peale. Eestis on maksuhaldur Maksu- ja Tolliamet (EMTA), Hollandis Belastingdienst. Kustutamine WooCommerce’is muudab tellimuse anonüümseks, seega veendu, et säilitamist vajavad andmed on siis su raamatupidamises olemas.

Privaatsustekstid. Saad seadistada lühikese teksti, mis ilmub registreerimisel ja kassas ning sisaldab linki su privaatsuspoliitikale (õppetund 5.5). Kirjuta sinna üks või kaks lauset, mitte kogu poliitikat.

Säilitamistähtajad. Seda osa jäetakse kõige sagedamini vahele. WooCommerce saab isikuandmed sinu valitud tähtaja järel automaatselt eemaldada, liigiti:

GDPR ütleb, et andmeid ei säilitata kauem kui vaja. Maksureeglid ütlevad, et raamatupidamist tuleb säilitada mitu aastat: Hollandis 7 aastat, Belgias käibemaksu jaoks 10 aastat, Saksamaal arveid 8 aastat (õppetund 5.6). Eestis kehtiva säilitamisnõude kohta vaata Maksu- ja Tolliameti (EMTA) juhiseid. Need kaks reeglit ei põrku, kui tead, kus mida hoiad. Theehuis Example laseb WooCommerce’il lõpetatud tellimused mõne aasta pärast anonüümseks muuta, sest arved on raamatupidamistarkvaras ja jäävad sinna 7 aastaks. Kui hoiad oma raamatupidamist ainult WooCommerce’is, ära vali säilitamiskohustusest lühemat tähtaega.

Vaikimisi on kõik tähtajad tühjad: siis säilitab WooCommerce kõike igavesti. See on kõige lihtsam ja kõige halvem valik.

Praktikas: nii näeb see WooCommerce’is välja

Teiste teemade ja majutajate puhul töötab see samamoodi, sest need on WooCommerce’i enda sätted.

1. WooCommerce > Sätted > Üldine: sisesta poe aadress. Vali müügi ja tarne juures ainult oma plaanis olevad riigid. Vali vaikimisi asukoht; kui kasutad lehe vahemälu, ära vali tavalist geolokatsiooni.
2. Kontrolli lehe allosas valuutat ja vormingut.
3. Kontod ja privaatsus: lülita külalisena tellimine sisse või välja; konto loomine kassas; vali parooli määramiseks link.
4. Vali andmete kustutamise juures, kas tellimused ja allalaaditavad failid kaasatakse, ning pane kirja, kus hoiad andmeid, mida pead maksu jaoks säilitama.
5. Täida privaatsustekstid ja lisa link oma privaatsuspoliitikale.
6. Täida säilitamistähtajad, iga tähtaja juurde põhjus.

Kokkuvõte

• Poe aadress on käibemaksu alus; müük riikidesse ja tarne riikidesse on kaks eraldi valikut. Vali ainult riigid, milleks oled valmis.
• Tavaline geolokatsioon ja lehe vahemälu põrkuvad; vali siis vahemälu toega variant või poe riik.
• Külalisena tellimine on kiire ja annab vähem andmeid; konto on mugav püsiklientidele. Lase klientidel parool ise lingi kaudu valida.
• Täida säilitamistähtajad: vaikimisi säilitab WooCommerce kõike igavesti.
• Taotluse peale kustutamine ja anonüümseks muutmine ei tohi rikkuda su maksualast säilitamiskohustust: tea, kus mida hoiad. Eestis küsi säilitamisnõuete kohta Maksu- ja Tolliametilt (EMTA).

Test (quiz)

Ülesanne

Ülesanne D2.3: Kontod ja säilitamistähtajad. Seadista selle õppetunni sätted oma (test)poes. See on iseseisev ülesanne: märgid ise linnukesed ja vastad küsimusele.

Märgi linnuke:

• poe aadress ja riigid (müük ja tarne) on seadistatud;
• valuuta ja vorming on kontrollitud;
• külalisena tellimine on teadlikult sisse või välja lülitatud;
• konto loomine kassas on teadlikult valitud;
• parooli määramine lingi kaudu on seadistatud;
• säilitamistähtajad on jaotises Kontod ja privaatsus täidetud.

Vasta: milliseid säilitamistähtaegu valisid mitteaktiivsete kontode ning ebaõnnestunud, tühistatud ja lõpetatud tellimuste jaoks ning miks? Mõtle õppetunni 5.6 säilitamiskohustusele.

Pärast „tehtud“ näed näidisvastust: lõpetatud tellimusi ära säilita maksualasest säilitamiskohustusest lühemalt, välja arvatud juhul, kui need andmed on mujal (näiteks su raamatupidamises); mitteaktiivsed kontod eemalda; iga valiku juurde põhjus.

Lisalugemist

• Tasuta WordPressi kursus 9.3: GDPR: küpsised, vormid ja privaatsuspoliitika
• Kas see on andmeleke ja kas pean sellest teatama?
• Tasuta WordPressi kursus 6.2: Vahemälu (caching)
• WooCommerce’i sätted (woocommerce.com, inglise keeles): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Arvete säilitamine Hollandis (Belastingdienst, hollandi keeles): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren