Outlook: novo e clássico

Módulo 2: Configurar a sua caixa de correio · Tempo de leitura: 10 minutos

Objetivo de aprendizagem: Após esta lição, saberá configurar uma caixa de correio IMAP no Outlook novo e no Outlook clássico para Windows e no Outlook para Mac, e saberá qual é a diferença quanto ao destino do seu correio e da sua palavra-passe.

Conceitos-chave: Outlook novo, Outlook clássico, Outlook para Mac, aplicação Outlook no telemóvel, sincronizar com a Microsoft Cloud, IMAP, Exchange, ficheiro .ost e .pst, configuração manual

Dois programas com o mesmo nome

«Outlook» é hoje em dia um termo genérico. Num computador com Windows pode encontrar dois programas bastante diferentes:

As antigas aplicações do Windows Mail e Calendário deixaram de ter suporte desde o final de 2024; quem as utilizava passou automaticamente a usar o novo Outlook. Por isso, muitas pessoas ficaram com o Outlook novo sem terem escolhido isso.

O que significa «através da nuvem da Microsoft»

Esta é a diferença mais importante, e poucas pessoas o sabem. O Outlook clássico, o Thunderbird e o Apple Mail ligam-se diretamente ao seu servidor IMAP. A sua palavra-passe fica apenas no seu próprio computador.

O Outlook novo funciona de forma diferente. A Microsoft chama a isto «sincronizar a sua conta com a Microsoft Cloud»: um servidor da Microsoft inicia sessão em seu nome no seu servidor de correio, obtém o seu correio e guarda uma cópia nos centros de dados da Microsoft. O Outlook novo no seu computador comunica depois com a Microsoft, e não com o seu próprio servidor de correio. Para isso, a Microsoft recebe o seu endereço de email, a sua palavra-passe e uma cópia do seu correio, calendário e contactos. A própria Microsoft escreve que, nesse caso, também se aplicam os seus próprios termos e a sua declaração de privacidade a esses dados. O mesmo se aplica à aplicação Outlook no iPhone e no Android e, a menos que o desative, ao Outlook para Mac.

Consequências que notará na prática:

• Atraso. O correio novo demora por vezes algum tempo a aparecer, porque a Microsoft tem de o obter primeiro.
• Mensagens de erro vagas. Se a Microsoft não conseguir iniciar sessão, verá apenas «ocorreu um problema». Não verá se o problema é a palavra-passe, a porta ou o certificado.
• Tentativas de início de sessão a partir de um IP estranho. O seu servidor de correio vê tentativas de início de sessão a partir de servidores da Microsoft, e não a partir da sua própria ligação à Internet. Após algumas tentativas falhadas, esse servidor pode ser bloqueado, e nessa altura deixa de funcionar durante algum tempo.
• Privacidade e regras. Em algumas organizações (saúde, administração pública, advocacia) o correio profissional não pode simplesmente passar por um terceiro. Nesse caso, o Outlook novo com uma conta IMAP é um problema face às obrigações do RGPD.

Se não quiser isto, utilize o Outlook clássico (enquanto a Microsoft o disponibilizar), o Thunderbird (lição 2.5), ou, no Mac, o Apple Mail (lição 2.3). No Outlook para Mac pode desativar a sincronização com a Microsoft Cloud ao adicionar uma conta IMAP.

Configurar o Outlook clássico

1. Clique em Arquivo e depois em Adicionar Conta.
2. Introduza o seu endereço de email. Clique em Opções avançadas e assinale Configurar manualmente a minha conta. Clique em Ligar.
3. Escolha IMAP.
4. Correio de entrada: nome do servidor, porta 993, método de encriptação SSL/TLS.
5. Correio de saída: nome do servidor, porta 587 com STARTTLS (ou 465 com SSL/TLS).
6. Clique em Próximo, introduza a palavra-passe da caixa de correio e clique em Ligar. Se o Outlook pedir um nome de utilizador, introduza o seu endereço de email completo.

Se chegar a uma janela mais antiga Definições da Conta, escolha uma conta nova do tipo IMAP e introduza os mesmos dados. Em Mais Definições, separador Servidor de Saída, ative a opção que indica que o servidor de saída requer autenticação, com as mesmas definições do servidor de entrada.

Configurar o Outlook novo

1. Abra as Definições (ícone de engrenagem) e depois Contas.
2. Escolha Adicionar conta, introduza o seu endereço de email e clique em Continuar.
3. Escolha IMAP quando o Outlook perguntar que tipo de conta é.
4. Abra as definições avançadas (ou «mais opções») para introduzir os servidores manualmente.
5. Entrada: nome do servidor, porta 993, SSL/TLS. Saída: nome do servidor, porta 587 STARTTLS ou 465 SSL/TLS. Em ambos, o seu endereço de email completo e a palavra-passe.
6. Clique em Continuar. O Outlook pede autorização para sincronizar a conta com a Microsoft Cloud. Sem essa autorização, não é possível adicionar a conta.

Armadilhas no Outlook

O Outlook escolhe automaticamente Exchange ou Microsoft 365. O Outlook tenta primeiro o autodiscover (lição 2.1). Se não encontrar nada ou encontrar algo incorreto, por vezes presume que o seu endereço é uma conta Microsoft e continua a pedir uma palavra-passe Microsoft. Uma caixa de correio normal numa empresa de alojamento não é uma conta Exchange. Escolha sempre manualmente IMAP (ou POP3).

O correio enviado fica local. Em versões mais antigas, ou com uma ligação de pastas incorreta, o Outlook coloca o correio enviado numa pasta «Itens Enviados» no seu computador, em vez de na pasta Enviados no servidor. Nesse caso, não verá esse correio no seu telemóvel. A forma de corrigir isto está na lição 3.1.

O .ost e o .pst. O Outlook clássico guarda uma conta IMAP num ficheiro .ost: uma cópia do que está no servidor, que o Outlook consegue reconstruir. Uma conta POP3 ou um arquivo ficam num ficheiro .pst: esse é o único sítio onde esse correio existe. Faça por isso uma cópia de segurança do .pst. Um .ost danificado pode ser eliminado; o Outlook volta a obter tudo do servidor.

Caixas de correio grandes. O Outlook clássico permite definir, numa conta IMAP, quanto correio é guardado offline no seu computador (por exemplo, os últimos 12 meses). Se esse período for curto, o correio mais antigo pode parecer estar em falta, embora continue no servidor. Nesse caso verá a indicação de que existem mais itens no servidor. Alargue o período nas definições da conta se também quiser pesquisar correio antigo no seu computador.

Uma nova palavra-passe. Se alterou a palavra-passe da caixa de correio, o Outlook normalmente pede-a de imediato. No Outlook clássico, altera-a em Arquivo, Definições da Conta; no Outlook novo, em Definições, Contas. Não se esqueça dos seus outros dispositivos, caso contrário o servidor pode bloquear o seu endereço IP (lição 1.4).

Outlook para Mac e no telemóvel

O Outlook para Mac configura-se através do menu Outlook, Preferências, Contas, o sinal de mais, Nova Conta. Escolha IMAP e introduza os mesmos dados. Preste atenção à opção de sincronização com a Microsoft Cloud.

A aplicação Outlook no iPhone e no Android funciona sempre através da nuvem da Microsoft. Num telemóvel, a aplicação de correio incorporada (Apple Mail, aplicação Gmail) costuma ser a escolha mais simples (lições 2.3 e 2.4).

Na prática: Outlook com uma caixa de correio de alojamento

Numa caixa de correio da WebOké, introduz no Outlook: IMAP, o seu nome de domínio ou o nome do servidor do seu pacote, porta 993 SSL/TLS, saída 587 STARTTLS ou 465 SSL/TLS, o seu endereço de email completo e a palavra-passe da caixa de correio. Com o Outlook novo, a ligação passa pela Microsoft, pelo que o servidor de correio vê tentativas de início de sessão provenientes da Microsoft. Com outros fornecedores funciona de forma semelhante; apenas o nome do servidor é diferente.

Resumo

• Existem dois Outlooks para Windows: o clássico (liga diretamente ao seu servidor de correio) e o novo (através da nuvem da Microsoft).
• O Outlook novo dá à Microsoft a sua palavra-passe e uma cópia do seu correio. Se não quiser isso, utilize o Outlook clássico, o Thunderbird ou o Apple Mail.
• Escolha sempre manualmente IMAP; uma caixa de correio de alojamento não é uma conta Exchange.
• Um .ost é uma cópia do servidor, um .pst é muitas vezes o único sítio onde o correio existe: faça dele uma cópia de segurança.

Quiz

Exercício

Exercício O2.2: Configurar e verificar o Outlook. Utiliza o Outlook? Descubra qual a versão que tem (clássica, nova, Mac ou aplicação) e configure a sua caixa de correio ou verifique as definições existentes. Preencha a lista de verificação: tipo de conta, servidor e porta de entrada, servidor e porta de saída, segurança, nome de utilizador na entrada e na saída, autenticação ativada na saída, e se a conta passa pela Microsoft Cloud. Por fim, responda: isso é um problema para si ou para a sua organização, e porquê? O programa apresentará depois os critérios.

Para saber mais

Os passos descritos nestes artigos aplicam-se aos painéis da WebOké; noutros fornecedores funciona de forma semelhante.

• Manual DirectAdmin 8.2: Outlook para Windows (novo e clássico)
• Manual DirectAdmin 8.3: Apple Mail e Outlook no Mac
• Adicionar uma caixa de correio ao Outlook
• Microsoft Support, «Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud» (explicação da Microsoft sobre a sincronização através da nuvem)