Mapper og synkronisering: hvorfor du har «Sendt» to ganger

Modul 3: Administrere mailboksen din · Lesetid: 9 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du forklare hvordan IMAP-mapper på serveren fungerer, få e-postprogrammet ditt til å bruke de riktige spesialmappene og unngå at e-post ligger dobbelt eller forsvinner.

Nøkkelbegreper: IMAP-mappe, mappelisten på serveren, spesialmapper (Sendt, Papirkurv, Utkast, Spam, Arkiv), special-use (RFC 6154), mappekobling, abonnere på mapper, slette og slette permanent (expunge), synkroniseringsperiode, frakoblet kopi

Hvor ligger mappene dine egentlig?

I leksjon 1.3 så du forskjellen mellom IMAP og POP3. Med IMAP ligger e-posten din på serveren, og e-postprogrammet ditt viser det som ligger der. Det gjelder også mappene. Lager du en mappe «Tilbud» i Thunderbird, lager Thunderbird den mappen på serveren. Telefonen din ser den også etterpå, og det gjør webmailen også.

Det er akkurat det du vil. Men det betyr også at et e-postprogram kan lage mapper på serveren som du ikke mente å lage. Og hvis to programmer ikke er enige om hva en mappe heter, får du to.

Noen ting som er greit å vite om mapper på en IMAP-server:

• Innboksen heter alltid INBOX på serveren. Det er den eneste mappen med et fast navn. Programmet ditt oversetter den til «Innboks», «Inbox» eller «Innkommende».
• Alle andre mapper har et fritt navn. Serveren kjenner ingen «ekte» Sendt-mappe, med mindre den selv oppgir det (se nedenfor).
• Undermapper skilles med et tegn, vanligvis et punktum eller en skråstrek: INBOX.Offertes eller Offertes/2026. Det ser du sjelden, men det forklarer hvorfor noen programmer legger alle mapper under innboksen.
• Et program viser noen ganger bare mappene det abonnerer på. En mappe som ligger på serveren, men som du ikke abonnerer på, ser da ut til å være borte.

Problemet med spesialmappene

E-postprogrammet ditt trenger noen mapper for å fungere:

Hvert program har sine egne preferanser. Apple Mail bruker i utgangspunktet andre navn enn Outlook, og Outlook igjen andre enn Gmail-appen. Setter du opp mailboksen på tre enheter uten å følge med, kan det gå slik:

• Outlook legger sendt e-post i Sent Items.
• iPhonen din legger sendt e-post i Sent Messages.
• Webmailen legger sendt e-post i Sent.

Da har du tre Sendt-mapper, og på hver enhet ser du bare en del av det du har sendt. Det er den vanligste klagen om IMAP: «Jeg ser ikke på telefonen det jeg har sendt fra datamaskinen.»

Løsningen: special-use

Siden 2011 har det fantes en utvidelse av IMAP der serveren oppgir hvilken mappe som er til hva: special-use (RFC 6154). Serveren sier da for eksempel «denne mappen heter Sent og har funksjonen \Sent». Et moderne e-postprogram tar det til seg og lager ikke lenger en egen mappe.

De fleste mailservere støtter dette, og de fleste programmer også. Men det går fortsatt ofte galt med:

• en mailboks som har eksistert i mange år, der gamle programmer allerede har laget egne mapper;
• en mailboks som er flyttet fra en annen leverandør, der mappene het noe annet;
• programmer du har satt opp manuelt før serveren tilbød special-use;
• POP3 (der finnes det ingen mapper på serveren, så hver enhet lagrer sin egen Sendt-mappe lokalt).

Koble mappene riktig selv

Har du allerede doble mapper, eller er du usikker? Da velger du én mappe per funksjon og forteller hvert program hvilken mappe det er. Helst velger du mappen serveren selv peker ut. Den kjenner du igjen i webmailen: der står Sendt-mappen vanligvis øverst med et eget ikon.

Hvor stiller du det inn?

• Thunderbird: Kontoinnstillinger, kontoen din, Kopier og mapper (Sendt, Utkast, Arkiv) og Serverinnstillinger (hva som skjer med slettede meldinger, og til hvilken mappe).
• Apple Mail på Mac: Innstillinger, Kontoer, kontoen din, Postboksatferd. På iPhone: Innstillinger, Mail, Kontoer, kontoen din, selve kontoen, Avansert, og velg deretter mappen på serveren for hver funksjon.
• Klassisk Outlook: for en IMAP-konto velger du i kontoinnstillingene (Flere innstillinger, Avansert) banen til rotmappen og mappen for slettede elementer. For sendte elementer har klassisk Outlook i mange versjoner ikke noe valg: den bruker mappen serveren peker ut, og ellers sin egen.
• Gmail-appen: bruker mappen serveren peker ut; du kan ikke stille det inn per mappe.

Deretter flytter du e-posten fra de overflødige mappene til den valgte mappen, og sletter de tomme mappene. Gjør det på én enhet (helst webmailen eller datamaskinen) og vent til de andre enhetene har fått med seg endringen.

Sletting skjer i to steg

Med IMAP er sletting egentlig å sette et flagg. En melding får markeringen slettet (\Deleted), men ligger fortsatt på serveren. Først når programmet gir kommandoen expunge, er den virkelig borte. De fleste programmer gjør det slik:

1. Du trykker på Slett. Programmet flytter meldingen til papirkurven (egentlig: den kopieres til papirkurven, og originalen merkes som slettet).
2. Originalen slettes permanent med en gang eller når du lukker programmet (expunge).
3. Først når du tømmer papirkurven, er meldingen borte fra serveren.

Noen programmer er satt opp annerledes. Da ser du meldinger med en strek over som aldri forsvinner: de er merket, men aldri slettet permanent. Og de teller fortsatt med i lagringsplassen din. Se da etter Komprimer mappe (Thunderbird), Fjern slettede meldinger eller en innstilling som «slett merkede elementer permanent når du forlater mappen» i programmet ditt.

Viktig: sletter du på én enhet, sletter du på alle enheter. Det er hele poenget med IMAP. Vil du ha en melding bort fra telefonen, men beholde den på datamaskinen, går ikke det med IMAP. Du kan høyst synkronisere en kortere periode på telefonen (se nedenfor).

Har noe likevel forsvunnet? Mange leverandører har sikkerhetskopier som en mailboks eller mappe kan gjenopprettes fra, men vanligvis bare for en begrenset periode. Ikke regn med dem som arkiv.

Hvor mye synkroniserer du?

Et e-postprogram trenger ikke hente alt. På telefonen er det ofte praktisk å synkronisere bare de siste ukene, eller bare la innboksen bruke push. Det sparer plass og batteri. Det endrer ingenting på serveren: den gamle e-posten ligger der fortsatt, du ser den bare ikke på den enheten.

På datamaskinen lager de fleste programmer en frakoblet kopi av mailboksen (Outlook i en .ost-fil, Thunderbird og Apple Mail i sin egen mappe). Det er en kopi, ikke en sikkerhetskopi: sletter du noe på serveren, forsvinner det også fra den frakoblede kopien. Et ekte lokalt lagringssted er en mappe du selv lager under Lokale mapper (Thunderbird), På min Mac (Apple Mail) eller i en .pst-datafil (Outlook). Det du drar dit, ligger ikke lenger på serveren. Mer om dette i leksjon 3.2.

I praksis: slik ser det ut i et panel

I webmailen til WebOké (Roundcube) ser du alle mappene fra serveren til venstre. Under Innstillinger, Mapper kan du lage, gi nytt navn til og slette mapper, og slå abonnement på dem av eller på. Under Innstillinger, Preferanser, Spesialmapper ser du hvilken mappe som brukes som Sendt, Utkast, Papirkurv og Spam. Hos WebOké peker serveren ut mappen Junk som spammappe, og webmailen viser den som Spam. Du kan lese mer om dette i artikkelen om mapper i mailboksen din. Hos andre leverandører fungerer det på lignende måte; webmailen kan hete noe annet der, men nesten alle webmailer har en slik mappeadministrasjon.

Oppsummering

• Med IMAP ligger også mappene dine på serveren. Hver enhet ser de samme mappene.
• Bare INBOX har et fast navn. Sendt, Papirkurv, Utkast og Spam heter forskjellig fra program til program, med mindre serveren peker dem ut (special-use, RFC 6154).
• Doble Sendt-mapper løser du ved å velge én mappe per funksjon og stille inn hvert program på den.
• Sletting med IMAP er å merke og deretter slette permanent (expunge). Merkede meldinger teller fortsatt med i lagringsplassen din.
• En frakoblet kopi er ingen sikkerhetskopi; en lokal mappe er derimot et eget lagringssted.

Quiz

Oppgave

Oppgave O3.1: Gå gjennom mappene dine. Åpne mailboksen din i webmailen og på hver enhet du bruker den på. Noter for hver enhet hvilken mappe den bruker for Sendt, Papirkurv, Utkast og Spam. Har du doble mapper? Velg én per funksjon, still inn hver enhet på den, flytt e-posten og slett de tomme mappene. Fyll deretter ut sjekklisten og svar på spørsmålet: hvilken mappe pekte serveren selv ut, og hvordan kjente du det igjen?

Les mer

Stegene i disse artiklene gjelder for panelene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.

• DirectAdmin-veiledning 8.7: IMAP eller POP3: hva er forskjellen?
• IMAP eller POP3: hva er forskjellen, og hva bør du velge?
• DirectAdmin-veiledning 18.11: En e-post er ved et uhell slettet
• Hente tilbake mailboks eller slettede e-poster fra sikkerhetskopi
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)
• Mapper i e-postkassen din: Innboks, Sendt, Utkast, Papirkurv, Søppelpost og Arkiv
• Roundcube Webmail 6.1: Opprette og administrere mapper
• Thunderbird med WebOké-e-posten din og Nextcloud 3.3: Opprett mapper og velg riktig mappe for Sendt, Utkast og Søppel
• Outlook med din egen e-postadresse 3.5: Mapper, sendt e-post og en full postkasse