Mapper i e-postkassen din: Innboks, Sendt, Utkast, Papirkurv, Søppelpost og Arkiv

I postkassen din finnes det alltid noen faste mapper: Innboks, Sendt, Utkast, Papirkurv, Søppelpost og ofte også Arkiv. På telefonen kan de hete noe annet enn på datamaskinen, og noen ganger ser du en mappe to ganger. I denne artikkelen leser du hvordan e-postprogrammer vet hva hver mappe er til, hvordan det fungerer hos WebOké og hvordan du løser de vanligste problemene.

Standarden: spesialmapper med en fast etikett

E-postprogrammet ditt snakker med e-postserveren vår via IMAP. For de faste mappene finnes det en internasjonal avtale, IMAP-utvidelsen SPECIAL-USE (RFC 6154). Serveren gir hver fast mappe en etikett som forteller hva den er til:

Innboksen trenger ingen etikett: den heter alltid INBOX i IMAP. \All og \Flagged er ikke ekte mapper, men oversikter, som ‘All e-post’ i Gmail. Vil du se all e-post med flagg samlet, gjør e-postprogrammet ditt det selv, for eksempel med en smartmappe.

Et e-postprogram som følger standarden, ser på etiketten og ikke på navnet. Deretter viser det mappen med et navn på ditt språk. Derfor ser du Søppelpost på iPhone, i Outlook og i webmailen, og kanskje Spam i en Android-app, mens det på serveren er én og samme mappe: Junk. Det du gjør i den mappen, ser du derfor overalt.

Hvilket navn ser du i hvilket program?

Navnene nedenfor er fra de norske versjonene. De kan variere litt fra versjon til versjon.

Klassisk Outlook følger ikke alltid standarden. Da kan den lage egne ekstra mapper, som Søppelpost eller Slettede elementer, i tillegg til mappene som allerede finnes på serveren. Hvordan du løser det, leser du lenger ned.

Mappene én etter én

Innboks. Her kommer all ny e-post inn, unntatt spam og e-post som du sender til en annen mappe med et eget filter. Dette er den eneste mappen som hentes med POP3.

Sendt. Når du sender en e-post, lagrer e-postprogrammet ditt en kopi i Sent på serveren. Derfor ser du sendt e-post også på telefonen og i webmailen. I de fleste programmer kan du velge om og hvor kopien lagres. Velg alltid mappen på serveren, ikke en mappe på din egen datamaskin.

Utkast. En e-post du ikke har sendt ennå, havner i Drafts. Slik kan du begynne på datamaskinen og gjøre den ferdig på telefonen.

Papirkurv. Sletter du en e-post, flytter e-postprogrammet ditt den til Trash. Først når du tømmer papirkurven, er den helt borte. Fram til da teller den med i lagringsplassen til postkassen din.

Søppelpost (Junk). Spam som serveren vår kjenner igjen, havner her. Det er også mappen der du selv legger spam. Hvordan spamfilteret fungerer og hvor strengt det er, leser du i Spam: slik stopper WebOké det, og slik trener og tester du spamfilteret

Arkiv. Med knappen Arkiver fjerner du e-post fra innboksen uten å slette den. Mappen ligger på serveren, så du finner e-posten igjen på alle enhetene dine. Den teller likevel med i lagringsplassen din. Vil du heller ha gammel e-post bort fra serveren, kan du lese Lagre e-post lokalt for å spare plass på e-postserveren.

Slik fungerer det hos WebOké

• Alle faste mapper følger standarden. Sent, Drafts, Trash og Junk finnes i alle e-postkontoer og er alltid synlige. Archive opprettes av e-postprogrammet ditt første gang du arkiverer noe.
• Spam havner i Junk. Spam som serveren fanger opp, havner i den samme mappen der du selv markerer spam. Det finnes ikke lenger en egen spammappe under Innboks.
• Spamfilteret lærer av deg. Drar du en melding til Junk, eller bruker du knappen for søppelpost, lærer filteret at dette er spam. Drar du en god melding fra Junk tilbake til Innboks, lærer filteret at den ikke er spam. Flere tips finner du i Spam: slik stopper WebOké det, og slik trener og tester du spamfilteret
• Webmailen bruker de samme mappene. Det du ser i webmailen, er nøyaktig det som ligger på serveren. Se Gå til webmailen, og hva du gjør hvis innloggingen ikke fungerer.
• Bruk IMAP, ikke POP3. Med POP3 henter programmet ditt bare Innboks. Da ser du ikke Junk, ikke sendt e-post fra andre enheter og ingen andre mapper. Les IMAP eller POP3: hva er forskjellen?

Vise eller skjule mapper: abonnere

Et e-postprogram viser bare mappene du abonnerer på. En mappe du ikke abonnerer på, finnes fortsatt, med all e-posten i seg, men vises ikke i mappelisten din. Ser du en mappe i webmailen, men ikke i programmet ditt, eller omvendt, er det nesten alltid årsaken.

• Webmail: Innstillinger, Mapper, og deretter bryteren ved siden av mappen.
• Thunderbird: høyreklikk på e-postadressen din, Abonner.
• Klassisk Outlook: høyreklikk på e-postadressen din, IMAP-mapper.

Junk og de andre faste mappene trenger du ikke slå på selv: de er alltid synlige i alle e-postkontoer.

Vanlige problemer

Jeg har to mapper for sendt e-post, for eksempel Sendt og Sendte elementer. Da bruker et av programmene dine en egen mappe i stedet for Sent. Sett mappen for sendt e-post i hvert program til mappen med etiketten, dra e-posten fra den ekstra mappen dit og slett den tomme ekstra mappen. Det samme gjelder Papirkurv og Slettede elementer. Finnes det også mapper som Sent Messages eller Sent Items på serveren, for eksempel fra en gammel enhet, gir serveren vår også disse etiketten \Sent. Velg da én, helst Sent.

Klassisk Outlook lager sin egen mappe Søppelpost. Outlook har sitt eget spamfilter, uavhengig av vårt. Slå det av, så holdes all spam på ett sted: klikk på Hjem, Søppelpost, Alternativer for søppelpost, og velg Ingen automatisk filtrering. Flytt deretter innholdet i Søppelpost til Junk, og slett den tomme mappen hvis Outlook tillater det.

Klassisk Outlook lagrer ikke sendt eller slettet e-post på serveren. Åpne Fil, Kontoinnstillinger, velg adressen din og klikk på Endre og deretter Flere innstillinger. Velg der, hvis versjonen din tilbyr det, mappen på serveren for sendte og slettede elementer (Sent og Trash). La feltet for banen til rotmappen stå tomt. Fungerer det ikke, sletter du kontoen og legger den til på nytt som IMAP. Se Outlook for Windows (ny og klassisk).

Den sendte e-posten min vises ikke på telefonen eller i webmailen. Sjekk først om du bruker IMAP. Med POP3 ligger sendt e-post bare på enheten du sendte den fra. Bruker du IMAP, sjekker du hvilken mappe programmet ditt bruker for sendt e-post. I Thunderbird finner du det under Kontoinnstillinger, Kopier og mapper. På iPhone går du til kontoen din, Avansert, og velger mappene på serveren under Postboksatferd. Se også Thunderbird og iPhone og iPad.

Jeg ser ikke spammen. Sjekk om du bruker IMAP, og se i mappen som programmet ditt kaller Søppel, Søppelpost eller Spam. Hvor strengt filteret er, og om spam med svært høy poengsum slettes med en gang, stiller du inn under Sette opp SpamAssassin.

Jeg har slettet en melding, men den er der fortsatt (gjennomstreket eller grå). Med IMAP havner en slettet melding vanligvis i Papirkurv. Noen e-postprogrammer gir bare meldingen merket «slettet» på serveren. Da ser du den fortsatt, ofte gjennomstreket, og den vises også på de andre enhetene dine. Først når mappen ryddes (på engelsk expunge eller purge), er den borte for godt. Frem til da teller den med i lagringsplassen din. I webmailen fjerner du slike meldinger med Komprimer i menyen til mappen. Still deretter inn e-postprogrammet ditt slik at slettede meldinger havner i Papirkurv. I Thunderbird velger du mappen Papirkurv under Når jeg sletter en melding: i Serverinnstillinger, se Lage mapper og velge riktig mappe for Sendt, Utkast og Papirkurv. For Outlook leser du Mapper, sendt e-post og en full postboks i Outlook-veiledningen.

Hvor lenge lagres Papirkurv og spam?

Serveren vår sletter ingenting automatisk fra Papirkurv eller fra Junk. E-posten blir liggende der til du eller e-postprogrammet ditt tømmer mappen, og teller så lenge med i lagringsplassen til e-postkontoen din. Tøm derfor begge mappene innimellom. Hvor full e-postkontoen din kan bli, leser du i Lagringsplass per e-postkonto og hva som skjer når den er full.

Vil du at det skal skje automatisk, stiller du det inn i e-postprogrammet ditt. På iPhone velger du under Avansert i kontoen din hvor lenge slettede meldinger skal beholdes. I Thunderbird slår du på tømming av papirkurven ved avslutning i Serverinnstillinger. Du kan også fjerne gammel e-post på én gang i DirectAdmin: les Rydde i e-postkontoen for å frigjøre plass i DirectAdmin.

Bytte til WebOké eller flytte

Flytter du e-posten din med e-postflytteverktøyet eller med IMAPSync i DirectAdmin, blir alle mappene dine med, med samme navn som de hadde hos den gamle leverandøren din. Derfor kan du etter flyttingen ha en mappe som Sendte elementer eller Slettede elementer ved siden av Sent og Trash. Det gjør ingenting, for ingenting går tapt. Vil du ha alt på ett sted, drar du e-posten over til den faste mappen og sletter deretter den tomme gamle mappen. Sett også opp enhetene dine på nytt, slik at de bruker de faste mappene på serveren vår.