Flytte e-post: planen

Modul 8: Flytte og få domenet ditt i orden · Lesetid: 11 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du planlegge en flytting av e-posten din til en annen leverandør: hva du kartlegger på forhånd, i hvilken rekkefølge du jobber, og hva som ikke blir med av seg selv.

Nøkkelbegreper: kartlegging (mailbokser, aliaser, videresendinger, catch-all, autosvar, filtre), mailboksstørrelse og lagringsplass, passord, senke TTL på forhånd, rekkefølge (opprette, første kopi, MX om, andre kopi, enheter), kalender og kontakter (ikke IMAP), POP3-e-post på datamaskinen, Microsoft 365 og Gmail (innlogging i stedet for passord), DNS-oppføringer som må bli med, kommunikasjon

Hva flytter du egentlig?

"Flytte e-posten min" høres ut som én ting, men det er minst fem:

1. Mailboksene selv, med alle mapper og meldinger som ligger på serveren.
2. Adressene rundt: aliaser, videresendinger, en catch-all, e-postlister, autosvar og filtre på serveren. De ligger i panelet hos din gamle leverandør og blir aldri med av seg selv.
3. DNS-en for e-posten din: MX, SPF, DKIM, DMARC, eventuelt autodiscover-, autoconfig- eller SRV-oppføringer. Etter flyttingen må disse passe til den nye leverandøren.
4. Enhetene dine: hver datamaskin, telefon og nettbrett der mailboksen er satt opp, pluss alt som sender e-post via SMTP (nettstedet ditt, en skriver eller skanner, et regnskapsprogram).
5. Det som ikke er e-post: kalendere og kontaktpersoner. Disse ligger hos Microsoft 365, Google og mange andre leverandører i samme konto, men følger ikke med via IMAP. De flytter du separat.

Den som bare tenker på punkt 1, oppdager etter flyttingen at factuur@ ikke lenger videresendes til regnskapsføreren, at skanneren ikke lenger kan sende e-post, eller at kalenderen for hele virksomheten er tom.

Steg 1: kartleggingen

Lag først en liste. Et regneark med én adresse per rad fungerer bra:

Fyll også ut:

• Størrelsen per mailboks. Den nye mailboksen din må være stor nok, med plass til å vokse (leksjon 3.2). En kopi som stopper halvveis fordi den nye boksen er full, er den vanligste årsaken til at en flytting stopper opp.
• Hvem som bruker POP3. Med POP3 ligger e-posten ofte bare på den ene datamaskinen, ikke lenger på serveren (leksjon 1.3). En kopi fra serveren tar derfor ikke med den e-posten. Den må du flytte over fra selve e-postprogrammet.
• Hva annet som sender e-post. Nettsted, nettbutikk, skanner, kassasystem, overvåking. Hver av disse har SMTP-opplysninger som endres etter flyttingen.
• Spesielle DNS-oppføringer som din gamle leverandør har satt opp for e-posten din, og oppføringer fra andre tjenester (nyhetsbrev-DKIM, verifiseringer) som må bli stående.

Rydd opp med en gang: adresser ingen bruker lenger, trenger du ikke flytte. Og en flytting er et godt tidspunkt å avskaffe en catch-all på.

Steg 2: ordne tilgang

For å kopiere e-post må et program logge inn på den gamle mailboksen. Hos de fleste leverandører skjer det med e-postadressen og passordet via IMAP. To viktige unntak:

• Gmail og Google Workspace lar ikke eksterne programmer logge inn med det vanlige passordet ditt. Du lager et app-passord, som krever at topunktsverifisering er slått på. I Google Workspace kan administratoren ha slått dette av.
• Outlook.com, Hotmail, Live og Microsoft 365 godtar ikke lenger passord for IMAP, heller ikke app-passord. Du logger inn hos Microsoft (OAuth) og gir et program midlertidig tilgang. I et bedriftsmiljø kan administratoren måtte gi tillatelse.

Husker du ikke passordene lenger? Sett dem på nytt før flyttingen, og skriv dem trygt ned (en passordbehandler, leksjon 3.4).

Steg 3: senk TTL-en for MX-en din på forhånd

MX-overgangen (leksjon 8.2) er øyeblikket der ny e-post begynner å komme inn et annet sted. Resolvere husker det gamle MX-svaret så lenge TTL-en sier (DNS-kurset leksjon 6.1). Står den på en dag, vil en del avsendere fortsette å levere til din gamle leverandør i et helt døgn.

Senk derfor TTL-en for MX-oppføringene dine noen dager i forveien, for eksempel til 300 sekunder. Gjør dette minst én gammel TTL-periode før overgangen: står TTL-en nå på 86400 (ett døgn), senker du den senest et døgn i forveien. Etter flyttingen setter du den tilbake til en normal verdi, som 3600.

Flytter du hele domenet til en annen leverandør (navnetjenere om), er det TTL-en til navnetjenerne hos registeret som bestemmer hvor raskt det går. Den kan du ikke senke selv; regn da med en overgangstid på et døgn eller mer (DNS-kurset leksjon 6.3).

Steg 4: rekkefølgen

Rekkefølgen som gir minst risiko:

1. Opprett nye mailbokser, aliaser og videresendinger hos den nye leverandøren, med samme navn. Ikke endre noe i DNS-en ennå. De gamle mailboksene fortsetter å fungere som vanlig.
2. Første kopi av alle mailbokser (leksjon 8.2). Dette kan ta timer. Ingen merker noe til det.
3. Gjør DNS-en klar: legg inn oppføringene for SPF, DKIM og DMARC hos den nye leverandøren allerede nå, ved siden av de gamle der det går. Vær oppmerksom på: SPF må en kort stund inneholde begge leverandørene (én oppføring, leksjon 4.2). DKIM kan ligge side om side, fordi hver leverandør har sin egen selector.
4. Omstilling av MX på et rolig tidspunkt, for eksempel fredag ettermiddag eller på kvelden. Fra nå av kommer ny e-post inn hos den nye leverandøren.
5. Andre kopi etter et døgn, når den gamle TTL-en helt sikkert er utløpt. Den tar med seg e-posten som i mellomtiden fortsatt kom inn hos den gamle leverandøren. Meldinger som allerede er kopiert, blir hoppet over.
6. Omstilling av enheter: nye kontoer i e-postprogrammene, tilpass nettsted og skanner, fjern gamle kontoer (leksjon 8.2).
7. Rydd opp: fjern den gamle leverandøren fra SPF, fjern gamle DKIM-oppføringer, sett TTL-en tilbake til normal.
8. Si opp den gamle mailboksen først når alt har fungert bra i noen uker. Frem til da har du fortsatt en komplett kopi der.

En vanlig feil er å bytte om rekkefølgen: først flytte MX-en eller domenet, og først deretter opprette mailboksene. Da blir e-post i mellomtiden avvist med 550 5.1.1 (adressen finnes ikke), og avsenderne får en bounce.

Kalender, kontakter og lokal e-post

Kalender og kontakter følger andre protokoller (CalDAV, CardDAV, eller den egne koblingen til Microsoft og Google). Eksporter dem separat før flyttingen: en .ics-fil per kalender og en .vcf-fil for kontakter, og importer dem hos den nye leverandøren eller i ditt nye kalenderprogram. Også delte kalendere og møteinnkallinger må du dele på nytt.

E-post som bare ligger på datamaskinen (POP3, eller mapper som i Outlook ligger som en .pst-fil på datamaskinen) flytter du over fra e-postprogrammet: legg til den nye mailboksen som en IMAP-konto og dra mappene dit. Eller eksporter en .pst-fil og importer den.

Si fra om det

Fortell brukerne på forhånd hva som skal skje: når overgangen skjer, at de må sette opp en ny konto på telefonen og den bærbare, og hvem de kan ringe hvis noe ikke fungerer. En enkel instruksjon med de nye innstillingene (leksjon 2.1) forebygger mange spørsmål.

I praksis: slik ser det ut hos en leverandør

Hos WebOké oppretter du mailboksene i DirectAdmin eller Min side, og kopierer e-posten med e-postflyttingsverktøyet i Min side (som også kan logge inn hos Microsoft) eller med IMAPSync Migrations i DirectAdmin. Andre leverandører har lignende migreringsverktøy, eller du bruker et frittstående program. Trinnplanen ovenfor er den samme overalt.

Oppsummering

• En flytting omfatter mailbokser, adresser rundt, DNS, enheter samt kalender og kontakter.
• Lag en kartlegging med størrelse, POP3-brukere, videresendinger og alt som sender e-post via SMTP.
• Ordne tilgang: app-passord for Gmail, innlogging hos Microsoft for Outlook og Microsoft 365.
• Senk TTL-en for MX-en din i god tid på forhånd. Rekkefølge: opprette, første kopi, gjøre DNS klar, MX om, andre kopi, enheter, rydde opp, si opp først etterpå.
• Kalendere, kontakter og lokalt lagret e-post følger ikke med via IMAP.

Quiz

Oppgave

Oppgave O8.1: Lag en flytteplan. Lag for ditt eget domene (eller for eksempelbedriften i denne leksjonen) en kartlegging med kolonnene fra tabellen ovenfor og en tidslinje med datoer for: senke TTL, opprette mailbokser, første kopi, bytte MX, andre kopi, enheter, opprydding og oppsigelse. Svar også på: hvem bruker POP3, hva sender e-post via SMTP, og hvordan flytter du kalender og kontakter? Du får deretter en sjekkliste med punktene som bør inngå i en god plan.

Les mer

Trinnene i disse artiklene gjelder for panelene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.

• DirectAdmin-veiledning 10.1: Flytt e-posten din: mulighetene
• WebOké-veiledning 7.2: Flytt e-post til WebOké (også fra Microsoft 365)
• Flytt domene, nettside og e-post samtidig, uten driftsstans: steg-for-steg-planen
• E-post mottatt under flytting av domenenavnet ditt
• Gratis DNS-kurs 6.3: DNS ved en flytting
• Gratis DNS-kurs 6.1: TTL og cache