Mape i sinkronizacija: zašto imate dvije mape „Sent”

Modul 3: Upravljanje Vašom mailbox · Vrijeme čitanja: 9 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete objasniti kako IMAP mape rade na poslužitelju, podesiti program za e-poštu da koristi ispravne posebne mape te spriječiti da se pošta pojavljuje dvostruko ili da se izgubi.

Ključni pojmovi: IMAP mapa, popis mapa na poslužitelju, posebne mape (Sent, Trash, Skice, Spam, Arhiva), special-use (RFC 6154), povezivanje mapa, pretplata na mape, brisanje i trajno brisanje (expunge), razdoblje sinkronizacije, izvanmrežna kopija

Gdje se zapravo nalaze Vaše mape?

U lekciji 1.3 vidjeli ste razliku između IMAP-a i POP3-a. Kod IMAP-a Vaša je pošta na poslužitelju, a program za e-poštu prikazuje ono što se ondje nalazi. To vrijedi i za mape. Ako u Thunderbirdu izradite mapu „Ponude”, Thunderbird tu mapu izrađuje na poslužitelju. Nakon toga je vidi i Vaš telefon, a vidi je i webmail.

Upravo to i želite. No to također znači da program za e-poštu na poslužitelju može izraditi mape koje niste namjeravali izraditi. A ako se dva programa ne slažu oko naziva neke mape, dobit ćete dvije.

Nekoliko stvari koje je dobro znati o mapama na IMAP poslužitelju:

• Ulazna pošta na poslužitelju se uvijek zove INBOX. To je jedina mapa sa stalnim nazivom. Vaš je program prevodi u „Ulazna pošta”, „Inbox” ili „Inbound”.
• Sve ostale mape imaju slobodan naziv. Poslužitelj ne poznaje „pravu” mapu Sent, osim ako to sam ne naznači (pogledajte niže).
• Podmape su odvojene znakom, najčešće točkom ili kosom crtom: INBOX.Offertes ili Offertes/2026. To rijetko vidite, ali to objašnjava zašto neki programi sve mape smještaju ispod Ulazne pošte.
• Program ponekad prikazuje samo mape na koje je pretplaćen. Mapa koja postoji na poslužitelju, ali na koju niste pretplaćeni, tada izgleda kao da je nestala.

Problem posebnih mapa

Vašem programu za e-poštu za rad je potrebno nekoliko mapa:

Svaki program ima vlastite sklonosti. Apple Mail prema zadanim postavkama koristi drukčije nazive od Outlooka, a Outlook opet drukčije od Gmail-aplikacije. Ako svoj poštanski pretinac postavite na tri uređaja bez pažnje, može se dogoditi sljedeće:

• Outlook sprema poslanu poštu u Sent Items.
• Vaš iPhone sprema poslanu poštu u Sent Messages.
• Webmail sprema poslanu poštu u Sent.

Tada imate tri mape Sent, a na svakom uređaju vidite samo dio onoga što ste poslali. To je najčešća pritužba na IMAP: „na telefonu ne vidim ono što sam poslao s računala”.

Rješenje: special-use

Od 2011. postoji proširenje IMAP-a kojim poslužitelj naznačuje koja mapa služi za što: special-use (RFC 6154). Poslužitelj tada primjerice kaže „ova mapa se zove Sent i ima funkciju \Sent”. Suvremeni program za e-poštu to preuzima i više ne izrađuje vlastitu mapu.

Većina poslužitelja e-pošte to podržava, a podržava i većina programa. No i dalje često pođe po zlu kod:

• poštanskog pretinca koji postoji već godinama i u kojem su stari programi već izradili vlastite mape;
• poštanskog pretinca preseljenog od drugog pružatelja usluga, kod kojeg su mape imale drukčije nazive;
• programa koje ste ručno postavili prije nego što je poslužitelj počeo davati special-use;
• POP3-a (tamo na poslužitelju ne postoje mape, pa svaki uređaj lokalno čuva vlastitu mapu Sent).

Sami ispravno povežite mape

Imate li već dvostruke mape ili niste sigurni? Tada za svaku funkciju odaberite jednu mapu i svakom programu recite koja je to mapa. Najbolje je odabrati mapu koju označava sam poslužitelj. Prepoznat ćete je u webmailu: ondje se mapa Sent obično nalazi pri vrhu s vlastitom ikonom.

Gdje se to postavlja?

• Thunderbird: Postavke računa (Account Settings), Vaš račun, Kopije i mape (Copies & Folders) (Sent, Skice, Arhiva) i Postavke poslužitelja (Server Settings) (što se događa s izbrisanim porukama i u koju mapu idu).
• Apple Mail na Macu: Postavke (Settings), Accounts, Vaš račun, Ponašanje pretinaca (Mailbox Behaviors). Na iPhoneu: Postavke (Settings), Mail, Accounts, Vaš račun, sam račun, Advanced, a zatim za svaku funkciju odaberite mapu na poslužitelju.
• Klasični Outlook: kod IMAP računa u postavkama računa (Više postavki (More Settings), Advanced) odabirete putanju glavne mape i mapu za izbrisane stavke. Za poslane stavke klasični Outlook u mnogim verzijama ne nudi izbor: koristi mapu koju označava poslužitelj, a inače vlastitu.
• Gmail-aplikacija: radi s mapom koju označava poslužitelj; to ne možete postaviti po mapama.

Zatim premjestite poštu iz suvišnih mapa u odabranu mapu i izbrišite prazne mape. To učinite na jednom uređaju (najbolje u webmailu ili na računalu) i pričekajte da ostali uređaji preuzmu promjene.

Brisanje se odvija u dva koraka

Kod IMAP-a brisanje je zapravo postavljanje oznake. Poruka dobiva oznaku izbrisano (\Deleted), ali je i dalje na poslužitelju. Tek kada program izda naredbu expunge, poruka je stvarno nestala. Većina programa to radi ovako:

1. Pritisnete Izbriši. Program premješta poruku u Trash (zapravo: kopira je u Trash i označava original kao izbrisan).
2. Original se trajno briše odmah ili pri zatvaranju (expunge).
3. Tek kada ispraznite Trash, poruka nestaje s poslužitelja.

Neki su programi drukčije postavljeni. Tada vidite prekrižene poruke koje nikako ne nestaju: označene su, ali nikada nisu trajno izbrisane. I dalje se ubrajaju u Vaš prostor za pohranu. U tom slučaju u programu potražite Sažmi mapu (Compact Folder) (Thunderbird), Očisti izbrisane poruke (Expunge) ili postavku poput „trajno izbriši izbrisane stavke pri izlasku iz mape”.

Važno: brisanje na jednom uređaju znači brisanje na svim uređajima. To je bit IMAP-a. Želite li ukloniti poruku s telefona, a zadržati je na računalu, to s IMAP-om nije moguće. Najviše što možete jest na telefonu sinkronizirati kraće razdoblje (pogledajte niže).

Je li ipak nešto nestalo? Mnogi pružatelji usluga čuvaju sigurnosne kopije iz kojih se može vratiti poštanski pretinac ili mapa, ali obično samo ograničeno razdoblje. Ne računajte na to kao na arhivu.

Koliko sinkronizirate?

Program za e-poštu ne mora preuzeti sve. Na telefonu je često praktično sinkronizirati samo posljednjih nekoliko tjedana ili samo za Ulaznu poštu uključiti push. To štedi prostor i bateriju. Na poslužitelju se ništa ne mijenja: stara pošta je i dalje ondje, samo je ne vidite na tom uređaju.

Na računalu većina programa izrađuje izvanmrežnu kopiju poštanskog pretinca (Outlook u datoteci .ost, Thunderbird i Apple Mail u vlastitoj mapi). To je kopija, a ne sigurnosna kopija: ako nešto izbrišete na poslužitelju, nestaje i iz izvanmrežne kopije. Pravo lokalno spremište je mapa koju sami izradite pod Lokalne mape (Local Folders) (Thunderbird), Na mom Macu (On My Mac) (Apple Mail) ili u podatkovnoj datoteci .pst (Outlook). Ono što onamo povučete više nije na poslužitelju. Više o tome u lekciji 3.2.

U praksi: ovako to izgleda u sučelju

U webmailu tvrtke WebOké (Roundcube) s lijeve strane vidite sve mape s poslužitelja. Pod Postavke (Settings), Folders možete izrađivati, preimenovati i brisati mape te uključiti ili isključiti pretplatu na njih. Pod Postavke (Settings), Osobne postavke (Preferences), Posebne mape (Special Folders) vidite koja se mapa koristi kao Sent, Skice, Trash i Spam. Kod WebOkéa poslužitelj označava mapu Junk kao mapu za neželjenu poštu, a webmail je prikazuje kao Spam. Više o tome pročitajte u članku o mapama u Vašem poštanskom pretincu. Kod drugih pružatelja usluga postupak je sličan; webmail se ondje možda drukčije zove, ali gotovo svaki webmail ima takvo upravljanje mapama.

Sažetak

• Kod IMAP-a i Vaše su mape na poslužitelju. Svaki uređaj vidi iste mape.
• Samo INBOX ima stalan naziv. Sent, Trash, Skice i Spam zovu se drukčije u svakom programu, osim ako ih poslužitelj ne označi (special-use, RFC 6154).
• Dvostruke mape Sent rješavate tako da za svaku funkciju odaberete jednu mapu i na nju postavite svaki program.
• Brisanje kod IMAP-a znači označavanje, a zatim trajno brisanje (expunge). Označene poruke i dalje se ubrajaju u Vaš prostor za pohranu.
• Izvanmrežna kopija nije sigurnosna kopija; lokalna mapa jest zasebno spremište.

Kviz

Zadatak

Zadatak O3.1: Provjeriti svoje mape. Otvorite svoj poštanski pretinac u webmailu i na svakom uređaju na kojem ga koristite. Za svaki uređaj zabilježite koju mapu koristi za Sent, Trash, Skice i Spam. Imate li dvostruke mape? Za svaku funkciju odaberite jednu, postavite na nju svaki uređaj, premjestite poštu i izbrišite prazne mape. Zatim ispunite kontrolni popis i odgovorite na pitanje: koju je mapu označio sam poslužitelj i kako ste to prepoznali?

Dodatno čitanje

Koraci u ovim člancima vrijede za sučelja tvrtke WebOké; kod drugih pružatelja usluga postupak je sličan.

• DirectAdmin priručnik 8.7: IMAP ili POP3: koja je razlika?
• IMAP ili POP3: koja je razlika i koji je pravi izbor za Vas?
• DirectAdmin priručnik 18.11: Je slučajno izbrisana e-mail poruka
• Vraćanje poštanskog sandučića ili izbrisanih e-poruka iz sigurnosne kopije
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)
• Mape u Vašem poštanskom sandučiću: Ulazna pošta, Poslano, Skice, Smeće, Neželjena pošta i Arhiva
• Roundcube Webmail 6.1: Stvaranje i upravljanje mapama
• Thunderbird s Vašom WebOké e-poštom i Nextcloudom 3.3: Stvaranje mapa i odabir ispravne mape za poslanu poštu, skice i smeće
• Outlook s Vašom vlastitom e-mail adresom 3.5: Mape, poslana pošta i puni pretinac