Τιμολόγια και λογιστική τήρηση

Ενότητα 5: Υποχρεώσεις και όροι · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να εξηγήσετε πότε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα πρέπει να εκδίδει τιμολόγιο, τι πρέπει να αναγράφει ανά χώρα, πώς διεκπεραιώνετε λογιστικά τις επιστροφές χρημάτων και για πόσο καιρό διατηρείτε τα πάντα, και μπορείτε να επιλέξετε πώς θα βγάζετε τιμολόγια από το WooCommerce.

Βασικές έννοιες: τιμολόγιο, απόδειξη, απαιτήσεις τιμολογίου, διαδοχική αρίθμηση τιμολογίων, απλουστευμένο τιμολόγιο, πιστωτικό τιμολόγιο, OSS και τιμολόγια, ενδοκοινοτική παράδοση, ηλεκτρονικό τιμολόγιο (B2B), Peppol, υποχρέωση διατήρησης, σύνδεση με λογιστικό πρόγραμμα

Αυτό το μάθημα εξηγεί τους κανόνες όπως ισχύουν στις 9 Νοεμβρίου 2026. Δεν αποτελεί νομική ή φορολογική συμβουλή. Αν έχετε αμφιβολίες για τη δική σας περίπτωση, ρωτήστε έναν νομικό, τον κλαδικό σας φορέα ή τον λογιστή σας.

Πρέπει τελικά ένα κατάστημα να εκδίδει τιμολόγια;

Εξαρτάται από το ποιος αγοράζει και πού.

• Σε επιχειρήσεις (B2B) πρέπει στην ΕΕ να εκδίδετε τιμολόγιο. Χωρίς τιμολόγιο ο επαγγελματίας πελάτης σας δεν μπορεί να εκπέσει τον ΦΠΑ.
• Σε καταναλωτές (B2C) στη δική σας χώρα, το τιμολόγιο για τον ΦΠΑ συνήθως δεν είναι υποχρεωτικό· συχνά αρκεί μια επιβεβαίωση παραγγελίας ή μια απόδειξη. Πολλοί πελάτες όμως περιμένουν να λάβουν ένα, και για τη δική σας λογιστική τήρηση είναι χρήσιμο ένα έγγραφο με συνεχή αρίθμηση.
• Εξ αποστάσεως πωλήσεις σε καταναλωτές σε άλλες χώρες της ΕΕ (μάθημα 4.2): αν συμμετέχετε στο καθεστώς της Ένωσης (μία στάση, OSS) στην Ολλανδία, ισχύουν οι ολλανδικοί κανόνες τιμολόγησης και για τον ΦΠΑ δεν χρειάζεται να εκδώσετε τιμολόγιο, σύμφωνα με την ολλανδική φορολογική αρχή (Belastingdienst). Αν υποβάλλετε εσείς δήλωση στην άλλη χώρα, ισχύουν οι κανόνες τιμολόγησης εκείνης της χώρας.

Ένα απλουστευμένο τιμολόγιο (με λιγότερα στοιχεία) επιτρέπεται στην Ολλανδία έως € 100 συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ, αλλά όχι σε ενδοκοινοτικές παραδόσεις, εξ αποστάσεως πωλήσεις και ορισμένες άλλες διασυνοριακές περιπτώσεις.

Τι πρέπει να αναγράφει ένα τιμολόγιο

Οι απαιτήσεις προέρχονται από την ευρωπαϊκή οδηγία για τον ΦΠΑ και είναι σχεδόν ίδιες σε κάθε χώρα. Μια επισκόπηση:

Για το Βέλγιο ισχύουν οι ίδιες ευρωπαϊκές βασικές γραμμές· ζητήστε από τον λογιστή σας να επιβεβαιώσει τι πρέπει να αναγράφεται στη δική σας περίπτωση, ιδίως για τον αριθμό επιχείρησης και την αντιστροφή επιβάρυνσης. Στην Ελλάδα, επιβεβαιώστε με τον λογιστή σας πώς αναγράφονται ο ΑΦΜ ή ο ΑΦΜ ενδοκοινοτικών συναλλαγών (EL + 9 ψηφία) και ο αριθμός ΓΕΜΗ, και λάβετε υπόψη τη διαβίβαση στοιχείων τιμολογίων στο myDATA της ΑΑΔΕ.

Σε μια ενδοκοινοτική παράδοση σε επιχείρηση (μάθημα 4.1) το τιμολόγιο αναγράφει επίσης τον αριθμό ΦΠΑ του πελάτη και την ένδειξη ότι ισχύει αντιστροφή επιβάρυνσης ΦΠΑ.

Επιστροφές χρημάτων και πιστωτικά τιμολόγια

Αν έχετε εκδώσει τιμολόγιο και ο πελάτης υπαναχωρεί από τη σύμβαση (μάθημα 5.2) ή επιστρέφετε μέρος του ποσού, δεν τροποποιείτε το παλιό τιμολόγιο. Εκδίδετε ένα πιστωτικό τιμολόγιο: ένα νέο έγγραφο με δικό του αριθμό, παραπομπή στο αρχικό τιμολόγιο και αρνητικά ποσά. Έτσι η αρίθμησή σας μένει χωρίς κενά και η δήλωση ΦΠΑ σας είναι σωστή: ο ΦΠΑ του πιστωτικού τιμολογίου αφαιρείται στην περίοδο της επιστροφής.

Συνηθισμένα λάθη:

• Η διαγραφή ή η επαναρίθμηση ενός τιμολογίου. Τότε δημιουργείται κενό στη σειρά, κάτι που γίνεται αντιληπτό σε έναν έλεγχο.
• Μια επιστροφή χρημάτων στο WooCommerce χωρίς έκδοση πιστωτικού τιμολογίου. Το WooCommerce καταγράφει την επιστροφή στην παραγγελία, αλλά το λογιστήριό σας δεν το γνωρίζει αν δεν υπάρχει σύνδεση.
• Μια δοκιμαστική παραγγελία που μένει με πραγματικό αριθμό τιμολογίου. Στο δοκιμαστικό κατάστημα χρησιμοποιήστε άλλη σειρά αρίθμησης ή απενεργοποιήστε εκεί την έκδοση τιμολογίων.

Πώς βγάζετε τιμολόγια από το WooCommerce

Το WooCommerce από προεπιλογή δεν δημιουργεί PDF τιμολογίου ούτε συνεχή αρίθμηση τιμολογίων: ο αριθμός παραγγελίας είναι εσωτερικός αριθμός που δεν είναι πάντα συνεχής (και οι ακυρωμένες ή αποτυχημένες παραγγελίες παίρνουν αριθμό). Έχετε τρεις δρόμους:

1. Ένα πρόσθετο τιμολόγησης που σε μια συγκεκριμένη κατάσταση (συνήθως "Σε επεξεργασία" ή "Ολοκληρωμένη") δημιουργεί ένα PDF με δική του συνεχή αρίθμηση και το επισυνάπτει στο email. Επιλέξτε ένα που μπορεί να εκδίδει πιστωτικά τιμολόγια και σας αφήνει να ορίσετε εσείς την αρίθμηση.
2. Μια σύνδεση με το λογιστικό σας πρόγραμμα: η παραγγελία πηγαίνει στο λογιστικό πρόγραμμα, που δημιουργεί και αποστέλλει το τιμολόγιο. Έτσι όλα βρίσκονται σε ένα σημείο, μαζί με τις αναφορές OSS ανά χώρα και συντελεστή ΦΠΑ. Πολλά λογιστικά προγράμματα διαθέτουν σύνδεση με το WooCommerce.
3. Ο πάροχος πληρωμών ή μια εξωτερική υπηρεσία που εκδίδει τιμολόγια. Ελέγξτε ότι η αρίθμηση και τα στοιχεία πληρούν τις απαιτήσεις.

Αξιολογήστε κάθε πρόσθετο ή σύνδεση όπως στο μάθημα WordPress, μάθημα 5.3, και ρωτήστε τον λογιστή σας ποιος δρόμος ταιριάζει στη λογιστική σας τήρηση. Στο Theehuis Example τα τιμολόγια τα εκδίδει το λογιστικό πρόγραμμα· το κατάστημα στέλνει μόνο τα στοιχεία της παραγγελίας. Έτσι το Theehuis έχει μία σειρά αρίθμησης και μια επισκόπηση των πωλήσεων ανά χώρα της ΕΕ για τη δήλωση OSS.

Ηλεκτρονικά τιμολόγια μεταξύ επιχειρήσεων

Αν πουλάτε και σε επιχειρήσεις, προσέξτε την ηλεκτρονική τιμολόγηση: ένα τιμολόγιο σε δομημένη μορφή που μπορεί να διαβάσει ένας υπολογιστής (όχι PDF).

• Βέλγιο: από 1 Ιανουαρίου 2026 τα ηλεκτρονικά τιμολόγια μεταξύ βελγικών επιχειρήσεων υπόχρεων σε ΦΠΑ είναι υποχρεωτικά, στην πράξη μέσω του δικτύου Peppol (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Γερμανία: μεταξύ επιχειρήσεων εγκατεστημένων στη Γερμανία, το ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι ο κανόνας (§ 14 UStG)· οι επιχειρήσεις πρέπει να μπορούν να τα λαμβάνουν, ενώ η αποστολή γίνεται υποχρεωτική σταδιακά.
• Ολλανδία: (κατάσταση Νοεμβρίου 2026) δεν υπάρχει ακόμη γενική υποχρέωση μεταξύ επιχειρήσεων.

Για τους καταναλωτές δεν αλλάζει τίποτα: λαμβάνουν κανονικά ένα PDF ή μια επιβεβαίωση. Αν πουλάτε σε βελγικές ή γερμανικές επιχειρήσεις, ρωτήστε το λογιστικό σας πρόγραμμα αν μπορεί να στέλνει ηλεκτρονικά τιμολόγια. Στην Ελλάδα, ρωτήστε επίσης τον λογιστή σας πώς γίνεται η διαβίβαση στοιχείων τιμολογίων στο myDATA της ΑΑΔΕ.

Για πόσο καιρό τα διατηρείτε

Διατήρηση σημαίνει επίσης να παραμένουν αναγνώσιμα και ανακτήσιμα, ακόμη κι αν αλλάξετε λογισμικό καταστήματος ή αφαιρέσετε ένα πρόσθετο. Εξάγετε τακτικά τα τιμολόγια στο λογιστήριο ή στο αρχείο σας. Και συντονίστε το με τους χρόνους διατήρησης στο WooCommerce (μάθημα 2.3 και 5.5): αν ανωνυμοποιείτε τις ολοκληρωμένες παραγγελίες μετά από μερικά χρόνια, φροντίστε τα στοιχεία των τιμολογίων να διατηρούνται αλλού. Για την Ελλάδα, ο χρόνος διατήρησης δεν αναφέρεται εδώ· ρωτήστε τον λογιστή σας ή την ΑΑΔΕ.

Σύνοψη

• Σε επιχειρήσεις πάντα τιμολόγιο· σε καταναλωτές στη δική σας χώρα συνήθως όχι υποχρεωτικά· στο πλαίσιο του OSS ισχύουν οι ολλανδικοί κανόνες για ένα ολλανδικό κατάστημα και για τον ΦΠΑ δεν χρειάζεται τιμολόγιο.
• Σε ένα τιμολόγιο: ημερομηνία, συνεχής αριθμός, στοιχεία και των δύο μερών, αριθμός ΦΠΑ, τι και πότε παραδόθηκε, ποσά ανά συντελεστή και ΦΠΑ· στη Γερμανία σύμφωνα με την § 14 Abs. 4 UStG.
• Επιστροφή χρημάτων σημαίνει πιστωτικό τιμολόγιο με παραπομπή, ποτέ διαγραφή τιμολογίου.
• Το WooCommerce δεν εκδίδει μόνο του τιμολόγια: επιλέξτε ένα πρόσθετο, μια σύνδεση με λογιστικό πρόγραμμα ή μια υπηρεσία.
• Διατήρηση: Ολλανδία 7 έτη, Βέλγιο 10 έτη για τον ΦΠΑ, Γερμανία 8 έτη για τα τιμολόγια. Στην Ελλάδα, ρωτήστε τον λογιστή σας ή την ΑΑΔΕ και λάβετε υπόψη τη διαβίβαση στοιχείων τιμολογίων στο myDATA.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση D5.6: Έλεγχος του τιμολογίου σας. Δημιουργήστε στο δοκιμαστικό σας κατάστημα μια δοκιμαστική παραγγελία και το τιμολόγιο (ή, αν δεν εκδίδετε τιμολόγια σε καταναλωτές, την επιβεβαίωση που λαμβάνει ο πελάτης). Συγκρίνετέ το με τις απαιτήσεις τιμολογίου της χώρας σας από αυτό το μάθημα. Σημειώστε: ελέγξατε όλα τα υποχρεωτικά στοιχεία· ελέγξατε τη συνεχή αρίθμηση (και μετά από μια ακυρωμένη παραγγελία)· ρυθμίσατε πιστωτικό τιμολόγιο για τις επιστροφές χρημάτων· καταγράψατε τον χρόνο και τον τόπο διατήρησης· λάβατε υπόψη την κατάστασή σας ως προς το OSS.

Απαντήστε: ποια στοιχεία έλειπαν και πώς το διορθώνετε; Πώς εκδίδετε τιμολόγια: με πρόσθετο, λογιστικό πρόγραμμα ή πάροχο πληρωμών, και γιατί; Τι συμβαίνει σε μια επιστροφή χρημάτων, από το WooCommerce ως το λογιστήριό σας; Για πόσο καιρό και πού διατηρείτε τα τιμολόγια, ακόμη κι αν κάποτε αλλάξετε λογισμικό καταστήματος;

Περαιτέρω ανάγνωση

• Ποιες απαιτήσεις πρέπει να πληρούν τα τιμολόγια; (Belastingdienst, Ολλανδικά): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Απλουστευμένο τιμολόγιο (Belastingdienst, Ολλανδικά): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Διατήρηση των τιμολογίων σας (Belastingdienst, Ολλανδικά): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Εξ αποστάσεως πωλήσεις εντός ΕΕ και καθεστώς της Ένωσης (Belastingdienst, Ολλανδικά): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• Ηλεκτρονική τιμολόγηση στο Βέλγιο (FOD Financiën, Ολλανδικά): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (Γερμανικά): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (Γερμανικά): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Δωρεάν μάθημα WordPress 5.3: Επιλογή και αξιολόγηση πρόσθετων