Sčítání dat, uživatelů a vlastnictví

Modul 3: Inventarizace a plánování · Doba čtení: 10 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete zjistit rozsah svých dat podle služby a podle uživatele, určit, kdo je vlastníkem jakých dat, a předem je uklidit, aby přechod proběhl rychleji a bezpečněji.

Klíčové pojmy: využití úložiště, velikost schránky, osobní úložiště, sdílený disk nebo týmový web, externí sdílení, licence, aktivní uživatel, vlastník dat, správce, úklid, povinnost uchovávání

Proč počítat?

Díky inventáři z lekce 3.1 víte, co máte. Nyní chcete zjistit kolik a od koho. Má to tři důvody:

1. Vejde se to? Váš nový balíček musí být dostatečně velký, i s ohledem na růst v příštích letech.
2. Jak dlouho to potrvá? Kopírování pošty a souborů probíhá určitou rychlostí. Kopírování desítek gigabajtů trvá hodiny až dny a schránka se sto tisíci zprávami zabere víc času než schránka s deseti velkými přílohami.
3. Kdo rozhoduje? U každé složky a každé schránky musí někdo říct: toto jde s námi, toto může zůstat.

Úložiště podle služby a podle uživatele

Velké cloudové služby zobrazují ve správcovském portálu, kolik úložiště se využívá, obvykle rozdělené na poštu, soubory a fotografie a podle jednotlivých uživatelů. U Google Workspace a Microsoft 365 to najdete ve správcovském prostředí v sekci přehledů nebo přehledu úložiště; přesné názvy nabídek se pravidelně mění, proto v nápovědě své služby hledejte výraz „storage usage" nebo „využití úložiště".

U každého uživatele si poznamenejte:

Všímejte si také posledního přihlášení. Účty, které se už měsíce nepoužívají, patří často lidem, kteří odešli. Takové nepřevádíte jako běžný účet, ale jejich data archivujete nebo je předáte kolegovi.

Nemáte správcovský portál, například protože každý má samostatnou bezplatnou schránku? Pak si to zjistí každý sám: v nastavení pošty nebo úložiště je vidět, kolik místa se využívá.

Sdílené úložiště patří organizaci

U většiny služeb existuje rozdíl mezi:

• osobním úložištěm: soubory jedné osoby, i když je sdílí s ostatními. U Google se tomu říká „Můj disk", u Microsoftu OneDrive.
• sdíleným úložištěm týmu nebo organizace: u Google sdílený disk, u Microsoftu týmový web v SharePointu nebo soubory v kanálu Teams.

Tento rozdíl je důležitý. Soubor v osobním úložišti kolegy zmizí, jakmile je jeho účet zrušen, i když ho používal celý tým. Soubor ve sdíleném úložišti zůstává. Při přechodu chcete, aby společné soubory v nové službě skončily také ve sdíleném úložišti: u Nextcloud například v týmové složce (lekce 6.2).

Proto si u každé důležité složky zjistěte, kde se právě nachází. Často se ukáže, že složka „Zákazníci" je ve skutečnosti v osobním Disku majitele pekárny a je sdílená se všemi. V takovém případě je vlastníkem tato osoba a musí ji exportovat sama, nebo musí správce vlastnictví nejprve převést.

Externí sdílení

Externí sdílení je soubor nebo složka, kterou jste sdíleli s někým mimo organizaci, nebo veřejný odkaz. Ty se při přechodu téměř nikdy nepřenesou: odkaz funguje jen u staré služby. Proto si poznamenejte:

• které složky jsou sdílené se zákazníky, dodavateli nebo účetním;
• jaké veřejné odkazy existují a zda jsou ještě potřeba;
• co je sdíleno s Vámi: složky jiných lidí, které vidíte ve svém vlastním Disku, se nenacházejí ve Vašem úložišti, a tudíž se nepřenesou.

Tento poslední bod mnoho lidí překvapí. „Sdíleno se mnou" není vlastní kopie. Pokud si chcete něco ponechat, vytvořte si vlastní kopii nebo požádejte vlastníka.

Úklid před přestěhováním

Migrační nástroje přenesou vše, co jim dáte. Co nechcete uchovávat, je lepší vyhodit předem. Předchozí úklid:

• zrychluje kopírování;
• usnadňuje následnou kontrolu (méně se musí počítat);
• snižuje riziko: data, která nemáte, také nemohou uniknout.

Nevyhazujte ale nic, co musíte uchovávat. Pro daňovou správu platí v Nizozemí obecně povinnost uchovávání účetnictví po dobu sedmi let (článek 52 odst. 4 nizozemského obecného zákona o státních daních, Algemene wet inzake rijksbelastingen) a u některých údajů, například o nemovitostech, deset let. Jde o nizozemská pravidla; ve Vaší zemi mohou platit jiné lhůty uchovávání. Pro personální a zdravotní údaje platí jiné lhůty. Máte li pochybnosti, zeptejte se svého účetního nebo právníka. Co musíte uchovávat, ale denně nepoužíváte, můžete také archivovat: uložit odděleně, například do archivní složky s omezeným přístupem.

A naopak: osobní údaje, které už nepotřebujete, podle GDPR naopak nesmíte dále uchovávat (zásada omezení uložení, čl. 5 odst. 1 písm. e) GDPR). Přechod je vhodnou příležitostí to uklidit.

Jak dlouho trvá kopírování?

Hrubý odhad pomáhá při plánování (lekce 3.3). Rychlost závisí na staré službě (která často omezuje počet požadavků za minutu), nové službě a počtu souborů. Pro plánování počítejte s rezervou:

• mnoho malých souborů nebo zpráv jde pomaleji než málo velkých;
• první kopie velké schránky může trvat noc i déle; druhé kolo (jen nové zprávy) proběhne rychle;
• udělejte zkoušku s jednou schránkou a jednou složkou a z této zkoušky si odhad přepočítejte.

Licence a uživatelé

Spočítejte také licence: kolik uživatelů, jaký druh (například s kancelářským balíkem nebo bez něj) a do kdy platí. U nové služby zvolíte pro každou osobu to, co potřebuje. Ne každý potřebuje online kancelářský balík nebo videohovory.

Určete také, kdo bude správcem. Správce vytváří účty a nastavuje oprávnění. To je něco jiného než vlastník dat: kolega, jehož schránka to je. Dobré pravidlo: nejméně dva správci a správci nenahlížejí do cizích dat, pokud to není dohodnuto (lekce 7.3).

V praxi: jak to vypadá u poskytovatele

V Nextcloud od WebOké vidíte své úložiště na dvou místech: vlevo dole v aplikaci Soubory pro sebe a jako správce v Můj WebOké pro celý balíček. Soubory v týmové složce se nepočítají u jedné osoby a soubory, které s Vámi někdo sdílí, se počítají u vlastníka. Uživatele vytváříte ve Správě uživatelů, kde také vidíte poslední přihlášení. U jiných poskytovatelů jsou tyto přehledy na jiném místě, ale princip je stejný.

Shrnutí

• Spočítejte podle služby a podle uživatele, kolik je pošty a souborů, a sledujte poslední přihlášení.
• Sdílené úložiště (sdílený disk, týmový web) patří organizaci; osobní úložiště zmizí spolu s účtem.
• Externí sdílení a „sdíleno se mnou" se nepřenáší: zaznamenejte si je.
• Předem uklízejte, ale respektujte povinnosti uchovávání; archivujte, co musíte uchovávat.
• Zaznamenejte si licence, správce a vlastníky dat; nejméně dva správci.

Kvíz

Úkol

Úkol E3.2: Čísla Vaší organizace. U každého uživatele zjistěte úložiště pro poštu a soubory, poslední přihlášení a zda se účet přenese. U Vašich tří nejdůležitějších společných složek zjistěte, zda se nacházejí v osobním, nebo sdíleném úložišti, a kdo je jejich vlastníkem. Zaznamenejte externí sdílení, která jsou ještě potřeba.

Doporučená literatura

Kroky v těchto článcích platí pro služby WebOké; u jiných poskytovatelů funguje postup obdobně.

• Příručka k Nextcloud 6.4: Kontrola úložiště: co se počítá a co ne
• Příručka k Nextcloud 14.2: Uživatele vytvářet, upravovat, vypínat a mazat
• Příručka k Nextcloud 5.10: Převod vlastnictví při odchodu kolegy
• Příručka k Nextcloud 14.7: Oprávnění: kdo spravuje co ve Vašem Nextcloud
• GDPR, čl. 5 odst. 1 písm. e) (omezení uložení); nizozemská daňová správa (Belastingdienst), povinnost uchovávání účetnictví: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren