Modul 9 · 9.1
Jak vysvětlit přechod svým kolegům
Modul 9: Lidé a pravidla · Doba čtení: 10 minut
Cíl lekce: Po této lekci dokážete připravit komunikační a školicí plán, díky kterému kolegové přechod přijmou, a budete vědět, jak zacházet s odporem.
Klíčové pojmy: příběh o tom proč, časová osa, "co se mění pro mě?", ambasadoři, školení podle role, taháček, konzultační hodina, často kladené otázky, zpětná vazba, odpor, přístupnost
Technika je polovina, lidé druhá polovina
Přechod málokdy selže na technice. Selže ve chvíli, kdy kolegové nevědí, proč je potřeba, kdy se v den přepnutí nemohou přihlásit, nemohou najít své soubory nebo potají pokračují v práci ve staré službě. Pak máte dva systémy vedle sebe, soubory se ztrácejí a roste podrážděnost.
V Pekárně Zrnko pracuje dvanáct lidí: pekaři, kteří začínají ve čtyři ráno, dva rozvážkoví pracovníci jen s telefonem, prodavačka, která spravuje objednávky v mailu, a Lucie, která má všechno na starosti. Každý má jiné otázky. Dobrý plán s tím počítá.
Tato lekce se věnuje lidem; lekce 9.2 a 9.3 se věnují pravidlům. Toto je výklad, nikoli právní poradenství.
Krok 1: příběh o tom proč
Lidé se mění snadněji, když chápou proč. Vysvětlete to běžnými slovy a v několika větách. Žádné právní pojmy, žádná panika. Pro Pekárnu Zrnko:
"Stěhujeme naši poštu, kalendář a soubory k evropskému poskytovateli. Naše data a data našich zákazníků tam podléhají evropským pravidlům a máme nad nimi víc kontroly. Pro vás se mění hlavně to, kam se přihlašujete, a jak se jmenují některé aplikace. Všem pomůžeme se v tom zorientovat."
Všimněte si, co v textu není: žádné "stará služba byla špatná". Kolegové s ní léta spokojeně pracovali. Kdo starou službu haní, vyvolá obrannou reakci.
Krok 2: co se mění pro mě?
Každý chce nejdřív vědět, co to pro něj nebo pro ni znamená. Vytvořte pro každou skupinu stručný přehled. Pomůže taháček: list A4 s "dřív" a "teď".
| Dřív | Teď | Co uděláte |
|---|---|---|
| Pošta v aplikaci staré služby | Pošta v aplikaci Mail nebo Outlook, nové nastavení | Přidejte účet podle návodu, starý účet odstraňte až po přepnutí |
| Online složky | Soubory v novém cloudu (například Nextcloud) | Nainstalujte desktopovou aplikaci, přihlaste se pomocí dvoufázového ověření |
| Online dokumenty | Online kancelářský balík v novém cloudu (například Euro-Office) | Otevírejte soubory jako obvykle; makra nebudou fungovat (viz lekce 6.5) |
| Chat s týmem | Chat v novém cloudu (například Talk) | Nainstalujte aplikaci do telefonu; starý chat zůstane čitelný do určitého data |
| Kalendář rozvozových tras | Sdílený kalendář v novém cloudu | Přidejte kalendář do telefonu (krok za krokem podle taháčku) |
Uveďte také, co se nemění. "Vaše e-mailová adresa zůstává stejná" je pro mnoho lidí nejdůležitější ujištění.
Krok 3: časová osa s pevnými momenty
Komunikujte ne jen jednou, ale v pevně stanovených momentech. Příklad, který odpovídá migračnímu plánu z lekce 3.3:
| Kdy | Zpráva | Kanál |
|---|---|---|
| 4 týdny před přepnutím | Příběh proč, datum, co se od Vás očekává | Týmová porada a krátký e-mail |
| 2 týdny předem | Pozvánka na krátké školení a taháček | E-mail a papír v jídelně |
| 1 týden předem | "Uklidit si staré složky, po pátku už nic nového neukládat do staré služby" | E-mail, chat |
| Den předem | "Zítra se takto přihlásíte", s přihlašovacími údaji přes bezpečný kanál | Osobně nebo telefonicky |
| Den přepnutí | Někdo je dostupný pro dotazy (konzultační hodina) | Na pracovišti |
| 1 týden poté | "Co ještě nefunguje?" | Krátké kolečko nebo formulář |
| 4 týdny poté | "Stará služba se [datum] vypíná" |
Dobrý zvyk: nikdy neposílejte hesla a uživatelská jména ve stejné zprávě. A upozorněte všechny, že poskytovatel nikdy nežádá o heslo nebo kód. Přechod je pro podvodníky skvělá příležitost k falešným zprávám ("Váš nový účet: přihlaste se zde").
Krok 4: ambasadoři a školení podle role
Najděte jednoho nebo dva ambasadory: kolegy, kterým to jde a baví je to, kteří se jako první zapojí do pilotu (lekce 3.3) a poté pomáhají ostatním. Zeptat se kolegy je snazší než zeptat se šéfa.
Školte podle role, krátce a prakticky:
- Všichni (20 minut): přihlášení pomocí dvoufázového ověření, nalezení souborů, sdílení souboru, pošta a kalendář v telefonu.
- Lidé s velkým počtem dokumentů (30 minut): společná úprava, obnovení verzí, písma a formáty (lekce 6.3 a 6.4).
- Správci (hodina nebo více): vytváření uživatelů, licence, zálohy, co dělat, když někdo odchází (lekce 7.3 a 8.1).
Nechte lidi, ať si vše vyzkouší sami během školení, na vlastním telefonu. Kdo si jednou sám přidal kalendář, umí to pak sám.
Myslete na přístupnost: velká písmena na taháčku, krátký film místo dlouhého textu, a pomoc pro kolegy, kteří jsou méně zdatní v digitálních technologiích nebo méně dobře ovládají jazyk.
Krok 5: odpor berte vážně
Odpor je normální a často oprávněný. Naslouchejte tomu, co za ním stojí:
| Co uslyšíte | Co za tím často stojí | Co pomáhá |
|---|---|---|
| "Vždyť to fungovalo dobře?" | Zvyk, žádný pociťovaný problém | Příběh proč, bez hanění staré služby |
| "Na tohle teď nemám čas" | Pracovní vytížení | Krátké školení, v klidnější chvíli, a někdo, kdo pomůže |
| "Moje makra už nebudou fungovat" | Skutečný problém | Berte to vážně: vyřešte, nebo domluvte výjimku (lekce 6.5) |
| "Bojím se, že o věci přijdu" | Nejistota | Ukažte, že je vše zkopírováno, a jak obnovit starší verzi |
| "Ta evropská věc bude určitě horší" | Představa, žádná zkušenost | Ukázat to v praxi; ambasador, který to nadšeně používá |
Skutečný problém (jako makro, které vytváří objednávkový seznam) není odpor, ale informace. Vyřešte ho dřív, než budete pokračovat.
Krok 6: zpětná vazba a dokončení
Veďte si seznam otázek, které se často opakují, a sestavte z nich krátký seznam často kladených otázek. Po týdnu a po měsíci se zeptejte, co ještě nefunguje dobře. Oslavte také, že se to povedlo: přechod je výkon celého týmu.
V praxi: jak to vypadá u poskytovatele
Většina poskytovatelů má návod, který můžete použít pro svůj taháček. U WebOké má například návod k Nextcloud článek "Rychlý start: pět věcí, které uděláte první den", a návod k Euro-Office článek o tom, co se pro uživatele mění při přechodu ze staré verze Nextcloud Office. U jiných poskytovatelů hledejte stránku "začínáme" nebo "quick start". Odkazujte na ni, místo abyste psali vše sami.
Shrnutí
- Přechod uspěje nebo selže u lidí: vysvětlete proč, co se pro ně mění a co ne.
- Vytvořte taháček "dřív a teď" a časovou osu s pevnými momenty komunikace.
- Pracujte s ambasadory a krátkými školeními podle role, při kterých si lidé vše vyzkouší sami.
- Berte odpor vážně; skutečný problém je informace, nikoli bránění se.
- Varujte před falešnými zprávami během přechodu a nikdy neposílejte hesla spolu s uživatelským jménem.
Kvíz
Úkol
Úkol E9.1: Váš komunikační plán. Vytvořte pro svoji organizaci příběh o tom proč v nejvýše pěti větách, taháček s alespoň pěti řádky "dřív a teď", časovou osu s alespoň pěti momenty komunikace, a určete jednoho nebo dva ambasadory.
Úkol E9.1: Váš komunikační plán
Napište příběh „proč“, vytvořte tahák a časovou osu a jmenujte ambasadory.
Vaše zaškrtnutí a poznámky zůstávají pouze v tomto prohlížeči; nikam je neposíláme. Pokud jste přihlášeni, ukládáme v sekci Moje kurzy pouze to, že jste úkol splnili.
Doporučená literatura
Kroky v těchto článcích platí pro služby WebOké; u jiných poskytovatelů to funguje obdobně.