Exitní strategie, i pro Váš nový cloud

Modul 8: Zálohy, ukončení spolupráce a správa · Doba čtení: 11 minut

Cíl lekce: Po této lekci budete umět sestavit a otestovat exitní strategii, abyste mohli i svého nového poskytovatele později opustit bez škody, a budete vědět, jaká práva Vám v této věci dávají GDPR a evropský Data Act.

Klíčové pojmy: exitní strategie, exitní test, exportní formát, otevřený standard, výpovědní lhůta, přechodné období, vrácení a výmaz údajů, čl. 28 odst. 3 písm. g) GDPR, EU Data Act (nařízení (EU) 2023/2854), právo na přechod, náklady na přechod, doménové jméno ve vlastní správě

Proč přemýšlet o odchodu už teď?

Právě jste přešli, nebo přecházíte. Proč byste měli přemýšlet o dalším přechodu už teď? Protože jinak se tuto lekci znovu naučíte za pět let. U Vaší staré služby jste naráželi na zdi (lekce 2.3): soubory ve vlastním formátu, chaty, které se nedaly přenést, přihlašování přes účet, který jste chtěli zrušit. Exitní strategie zajistí, že tyto zdi u své nové služby nepostavíte znovu.

Existují i důvody, které si sami nevyberete: poskytovatele koupí jiná firma (například mimo EU, takže otázky z lekce 2.1 najednou dopadnou jinak), výrazně zvýší ceny, ukončí nabízenou službu, nebo zkrachuje. Kdo má plán, může si v klidu vybrat. Kdo plán nemá, musí migrovat pod časovým tlakem.

Tři vrstvy exitní strategie

Vrstva první, technická: dostanete svá data ven, v použitelném formátu?

U každé součásti si zaznamenejte, jak ji exportujete a v jakém formátu. U služby, která používá otevřené standardy (lekce 2.2), je to přehledné:

Vrstva druhá, smluvní: co je v dohodě napsáno o odchodu?

Čtěte si to při uzavírání smlouvy, ne při výpovědi: výpovědní lhůtu, zda se během ní ještě plně dostanete ke svým datům, jak dlouho si po ukončení ještě můžete data vyzvednout, a kdy a jak budou vymazána. Chcete dostat potvrzení o výmazu?

Vrstva třetí, organizační: kdo ví, jak na to?

Plán, který existuje jen v hlavě jednoho kolegy, není plán. Zapište exitní strategii do dokumentu ve své administrativě, se jmény správců a přihlašovacími údaji ke správcovskému účtu (ve správci hesel, lekce 7.4).

Co upravuje GDPR

Pokud službu používáte pro osobní údaje jiných osob (zákazníků, členů, zaměstnanců), je poskytovatel Vaším zpracovatelem a uzavíráte zpracovatelskou smlouvu (lekce 9.2). Článek 28 odstavec 3 písmeno g) GDPR říká, že v této smlouvě musí být uvedeno, že zpracovatel po ukončení poskytování služby podle Vaší volby veškeré osobní údaje vymaže nebo Vám je vrátí a vymaže existující kopie, pokud mu jejich uchování neukládá právní předpis. To je Váš právní základ pro to, abyste při odchodu získali svá data zpět a následně je nechali vymazat. O výmaz skutečně požádejte a vyžádejte si potvrzení.

Toto je vysvětlení, nikoli právní poradenství. Pokud máte pochybnosti o své vlastní situaci, obraťte se na právníka nebo svého pověřence pro ochranu osobních údajů.

Co upravuje EU Data Act

Od 12. září 2025 platí EU Data Act (nařízení (EU) 2023/2854). Kapitola VI (články 23 až 31) se týká přechodu mezi cloudovými službami a platí pro poskytovatele takzvaných služeb zpracování dat, mezi něž patří i běžné online služby pro úložiště, e-mail a spolupráci. Hlavní body:

• Poskytovatel musí umožnit přechod a odstranit překážky (čl. 23) a dohody o přechodu musí být uvedeny v písemné smlouvě (čl. 25).
• Výpovědní lhůta pro zahájení přechodu je nejdéle dva měsíce (čl. 25 odst. 2 písm. d).
• Poté následuje přechodné období v délce nejdéle 30 kalendářních dnů, během kterého poskytovatel pomáhá a služba zůstává funkční (čl. 25 odst. 2 písm. a). Pokud to není technicky proveditelné, musí to poskytovatel oznámit do 14 pracovních dnů a může navrhnout delší období v délce nejdéle sedm měsíců (čl. 25 odst. 4). Přechodné období můžete jednou prodloužit (čl. 25 odst. 5).
• Po skončení přechodného období máte nejméně 30 kalendářních dnů na vyzvednutí svých dat (čl. 25 odst. 2 písm. g) a poté musí poskytovatel vše úplně vymazat (písm. h).
• Poskytovatel musí předem popsat, jaká data si můžete odnést a v jakých formátech (čl. 25 odst. 2 písm. e a čl. 26).
• Náklady na přechod: do 12. ledna 2027 smí poskytovatel účtovat pouze snížené poplatky, které nepřevyšují jeho vlastní náklady; od 12. ledna 2027 už nesmí účtovat žádné náklady na přechod (čl. 29). Běžné poplatky za předplatné a pokuta za předčasnou výpověď tím nejsou dotčeny.

Existují výjimky, například pro služby, které jsou z velké části vytvořeny na míru pro jednoho zákazníka, a pro zkušební verze (čl. 31). Data Act tedy přechod usnadňuje, ale Vaše data za Vás neexportuje. Exportní formát, který nikdo jiný nedokáže přečíst, zůstává problémem; proto stále záleží na otevřených standardech.

Vaše doménové jméno: nejdůležitější klíč

Jedna věc dělá jakýkoli odchod mnohem snazším: Vaše vlastní doménové jméno, ve Vaší vlastní správě. Pokud je Vaše e-mailová adresa info@example.com a doménové jméno je zapsáno na jméno Vaší organizace, můžete e-mail přestěhovat k jakémukoli poskytovateli úpravou MX záznamů (lekce 4.3). Pokud je Vaše adresa bakkerijdekorrel@gmail.com nebo je doménové jméno pevně svázáno s účtem u Vašeho poskytovatele, při odchodu o svou adresu přijdete nebo jste závislí na jeho součinnosti.

Zkontrolujte tedy:

• zda je doménové jméno zapsáno na jméno organizace (držitele), nikoli bývalého zaměstnance nebo tvůrce webu;
• zda víte, u kterého registrátora je vedeno a jak si vyžádat přechodový kód;
• zda Váš cloud používá adresu na Vaší vlastní doméně, jako cloud.example.com, aby aplikace a odkazy nezávisely na adrese poskytovatele.

Exitní test

Exitní strategii testujete podobně jako zálohu: tím, že to skutečně uděláte, v malém měřítku. V pekárně Zrnitost to Ruud dělá jednou ročně, v klidné odpoledne:

1. Exportuje jednu složku s dokumenty, sdílený kalendář „Rozvoz“ (ICS) a adresář „Dodavatelé“ (vCard).
2. Otevře tyto soubory v jiném prostředí: jiném kalendářovém programu, jiném adresáři, jiném kancelářském balíku.
3. Zkontroluje: přenesly se schůzky se správnými časy a opakováním? Jsou telefonní čísla u správných jmen? Otevírají se dokumenty se správným formátováním?
4. Zapíše si, co nefungovalo, a strategii podle toho upraví.

V úkolu A8.2 necháte provést automatickou kontrolu programem.

V praxi: jak to vypadá u poskytovatele

WebOké Nextcloud pracuje s otevřenými standardy: soubory si vyzvednete pomocí desktopové aplikace nebo WebDAV, kalendáře exportujete jako ICS a kontakty jako vCard a dokumenty jsou uloženy jako docx, xlsx, pptx nebo odt ve Vašich souborech. Návod také popisuje, jak přejít od jiného poskytovatele Nextcloud pomocí desktopové aplikace a souborů ICS a vCard; stejná cesta funguje i opačným směrem. Pošta je uložena v mailovém balíčku, který lze pomocí IMAP zkopírovat k jakémukoli jinému poskytovateli. Doménová jména lze pomocí přechodového kódu přestěhovat k jinému registrátorovi.

U jiných evropských poskytovatelů to funguje podobně, pokud používají stejné otevřené standardy. Ověřte si to ještě před podpisem smlouvy.

Shrnutí

• Naplánujte svůj odchod už při zahájení spolupráce: technicky (exportní formáty), smluvně (výpověď, vrácení, výmaz) a organizačně (kdo ví, jak na to).
• Čl. 28 odst. 3 písm. g) GDPR: po ukončení spolupráce vrácení nebo výmaz dat podle Vaší volby.
• Data Act: výpovědní lhůta nejdéle dva měsíce, přechodné období nejdéle 30 dnů (výjimečně sedm měsíců), nejméně 30 dnů na vyzvednutí dat a od 12. ledna 2027 žádné náklady na přechod.
• Vaše vlastní doménové jméno ve vlastní správě je nejdůležitějším klíčem pro jakýkoli odchod.
• Otestujte svůj odchod jednou ročně v malém měřítku.

Kvíz

Úkol

Úkol A8.2: Exitní test s automatickou kontrolou. Exportujte ze své nové služby jeden kalendář (ICS), jeden adresář (vCard) a několik dokumentů a nahrajte je jako zip nebo jako jednotlivé soubory. Program zkontroluje, zda jsou soubory platné a v otevřeném nebo běžném formátu, a porovná počty s tím, co uvedete.

Úkol E8.2: Vaše exitní strategie na jedné stránce. U každé součásti vyplňte, jak exportujete a v jakém formátu, ve své smlouvě nebo všeobecných obchodních podmínkách vyhledejte výpovědní lhůtu a ujednání o vrácení a výmazu, a zkontrolujte, na koho je zapsáno Vaše doménové jméno.

Další čtení

Kroky v těchto článcích platí pro služby WebOké; u jiných poskytovatelů to funguje podobně.

• Příručka k Nextcloud 13.7: Z Nextcloud Free na placený balíček, nebo od jiného poskytovatele Nextcloud
• Příručka k Nextcloud 14.5: Vaše Nextcloud na vlastní doméně (cloud.vasefirma.cz)
• Příručka WebOké 5.12: Převod domény k jinému poskytovateli: přenosový kód (EPP) a zámek přenosu
• Příručka WebOké 11.7: Soukromí: stažení nebo smazání vašich údajů
• Nařízení (EU) 2023/2854 (Data Act), kapitola VI, články 23 až 31: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32023R2854
• GDPR (nařízení (EU) 2016/679), článek 28: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32016R0679
• Odchod od WebOké: takto si odnesete své údaje
• Export Vašich dat z Nextcloud: soubory, kalendář a kontakty
• Zákon o datech: Vaše právo přejít na jiného poskytovatele cloudových služeb