Složky a synchronizace: proč máte dvakrát „Odesláno“

Modul 3: Správa vaší schránky · Doba čtení: 9 minut

Cíl lekce: Po této lekci budete umět vysvětlit, jak fungují IMAP složky na serveru. Dokážete nastavit e-mailový program tak, aby používal správné speciální složky, a předejdete tomu, aby se pošta zdvojovala nebo ztrácela.

Klíčové pojmy: IMAP složka, seznam složek na serveru, speciální složky (Odesláno, Koš, Koncepty, Spam, Archiv), special-use (RFC 6154), přiřazení složek, přihlášení k odběru složek, smazání a trvalé smazání (expunge), období synchronizace, offline kopie

Kde jsou Vaše složky vlastně uložené?

V lekci 1.3 jste viděli rozdíl mezi IMAP a POP3. S IMAP je Vaše pošta uložená na serveru a e-mailový program zobrazuje to, co na serveru je. To platí i pro složky. Když v Thunderbirdu vytvoříte složku "Nabídky", Thunderbird ji vytvoří na serveru. Váš telefon ji pak uvidí také, stejně jako webmail.

Přesně to chcete. Znamená to ale také, že e-mailový program může na serveru vytvořit složky, které jste nezamýšleli. A pokud se dva programy neshodnou na tom, jak se složka jmenuje, budete mít dvě.

Několik věcí, které je dobré o složkách na IMAP serveru vědět:

• Doručená pošta se na serveru vždy jmenuje INBOX. Je to jediná složka s pevně daným názvem. Váš program ji zobrazí jako "Doručená pošta", "Inbox" nebo "Příchozí".
• Všechny ostatní složky mají volný název. Server nezná žádnou "skutečnou" složku Odesláno, pokud ji sám neoznačí (viz níže).
• Podsložky se oddělují znakem, obvykle tečkou nebo lomítkem: INBOX.Offertes nebo Offertes/2026. To uvidíte jen zřídka, ale vysvětluje to, proč některé programy zobrazují všechny složky pod Doručenou poštou.
• Program někdy zobrazuje jen složky, ke kterým je přihlášen k odběru. Složka, která na serveru existuje, ale k jejímuž odběru nejste přihlášeni, pak vypadá, jako by zmizela.

Problém se speciálními složkami

Váš e-mailový program potřebuje ke své práci několik složek:

Každý program má své vlastní preference. Apple Mail používá ve výchozím stavu jiné názvy než Outlook a Outlook zase jiné než aplikace Gmail. Pokud schránku nastavíte na třech zařízeních, aniž byste si na to dali pozor, může to dopadnout takto:

• Outlook ukládá odeslanou poštu do Sent Items.
• Váš iPhone ukládá odeslanou poštu do Sent Messages.
• Webmail ukládá odeslanou poštu do Sent.

Pak máte tři složky Odesláno a na každém zařízení vidíte jen část toho, co jste odeslali. To je nejčastější stížnost na IMAP: "v telefonu nevidím, co jsem odeslal z počítače".

Řešení: special-use

Od roku 2011 existuje rozšíření IMAP, pomocí kterého server označí, ke které funkci která složka slouží: special-use (RFC 6154). Server pak například sdělí "tato složka se jmenuje Sent a má funkci \Sent". Moderní e-mailový program to převezme a už si nevytváří vlastní složku.

Většina mailových serverů to podporuje a většina programů také. Stále se to ale často pokazí v těchto případech:

• schránka existuje už léta a staré programy v ní již vytvořily vlastní složky;
• schránka byla přestěhována od jiného poskytovatele, kde se složky jmenovaly jinak;
• programy jste nastavili ručně dříve, než server začal special-use poskytovat;
• POP3 (tam na serveru žádné složky neexistují, takže každé zařízení si ukládá vlastní složku Odesláno lokálně).

Správné přiřazení složek vlastními silami

Máte už zdvojené složky, nebo si nejste jisti? Pak pro každou funkci zvolte jednu složku a každému programu sdělte, která to je. Nejlépe zvolte složku, kterou označuje sám server. Poznáte ji ve webmailu: tam je složka Odesláno obvykle nahoře a má vlastní ikonu.

Kde se to nastavuje?

• Thunderbird: Nastavení účtu (Account Settings), Váš účet, Kopie a složky (Copies & Folders) (Odesláno, Koncepty, Archiv) a Nastavení serveru (Server Settings) (co se stane se smazanými zprávami a do které složky se přesunou).
• Apple Mail na Macu: Nastavení, Účty, Váš účet, Chování schránek (Mailbox Behaviors). Na iPhonu: Nastavení, Mail, Účty, Váš účet, samotný účet, Pokročilé a poté pro každou funkci zvolte složku na serveru.
• Klasický Outlook: u účtu IMAP v nastavení účtu (Další nastavení (More Settings), Pokročilé (Advanced)) zvolíte cestu ke kořenové složce a složku pro odstraněné položky. Pro odeslané položky klasický Outlook v mnoha verzích žádnou volbu nemá: použije složku, kterou označí server, a jinak svou vlastní.
• Aplikace Gmail: pracuje se složkou, kterou označí server; nastavit to po jednotlivých složkách nelze.

Poté přesuňte poštu z nadbytečných složek do zvolené složky a prázdné složky smažte. Udělejte to na jednom zařízení (nejlépe ve webmailu nebo na počítači) a počkejte, až to ostatní zařízení převezmou.

Mazání probíhá ve dvou krocích

U IMAP je mazání ve skutečnosti nastavení příznaku. Zpráva dostane označení smazáno (\Deleted), ale na serveru stále je. Teprve když program vydá příkaz expunge, je skutečně pryč. Většina programů postupuje takto:

1. Stisknete Smazat. Program přesune zprávu do Koše (ve skutečnosti ji zkopíruje do Koše a originál označí jako smazaný).
2. Originál se trvale smaže ihned nebo při ukončení programu (expunge).
3. Teprve když vyprázdníte Koš, zpráva zmizí ze serveru.

Některé programy jsou nastavené jinak. Pak vidíte přeškrtnuté zprávy, které stále nemizí: jsou označené, ale nikdy nebyly trvale smazány. A pořád se započítávají do Vašeho úložiště. V takovém případě v programu hledejte Zkomprimovat složku (Compact Folder) (Thunderbird), Vymazat smazané zprávy nebo nastavení typu "trvale odstranit smazané položky při opuštění složky".

Důležité: smazání na jednom zařízení znamená smazání na všech zařízeních. To je podstata IMAP. Pokud chcete mít zprávu pryč z telefonu, ale ponechat si ji v počítači, s IMAP to nejde. Nanejvýš můžete na telefonu synchronizovat kratší období (viz níže).

Ztratilo se přesto něco? Mnoho poskytovatelů uchovává zálohy, ze kterých lze schránku nebo složku obnovit, obvykle však jen po omezenou dobu. Nespoléhejte na ně jako na archiv.

Kolik toho synchronizujete?

E-mailový program nemusí stahovat všechno. V telefonu je často praktické synchronizovat jen posledních několik týdnů nebo nechat pomocí push doručovat jen Doručenou poštu. Ušetříte tím místo i baterii. Na serveru se tím nic nemění: stará pošta tam stále je, jen ji na tomto zařízení nevidíte.

Na počítači vytváří většina programů offline kopii schránky (Outlook v souboru .ost, Thunderbird a Apple Mail ve vlastní složce). Je to kopie, nikoli záloha: smažete-li něco na serveru, zmizí to i z offline kopie. Skutečné lokální úložiště je složka, kterou si sami vytvoříte v části Místní složky (Local Folders) (Thunderbird), Na mém Macu (On My Mac) (Apple Mail) nebo v datovém souboru .pst (Outlook). Co tam přetáhnete, už na serveru není. Více o tom v lekci 3.2.

V praxi: jak to vypadá v panelu

Ve webmailu WebOké (Roundcube) vidíte vlevo všechny složky ze serveru. V části Nastavení, Složky můžete složky vytvářet, přejmenovávat, mazat a zapínat či vypínat jejich odběr. V části Nastavení, Předvolby, Speciální složky vidíte, která složka se používá jako Odesláno, Koncepty, Koš a Spam. U WebOké označuje server jako složku pro spam složku Junk a webmail ji zobrazuje jako Spam. Více se dočtete v článku o složkách ve Vaší schránce. U jiných poskytovatelů to funguje podobně; webmail se tam může jmenovat jinak, ale téměř každý webmail takovou správu složek má.

Shrnutí

• S IMAP jsou na serveru uložené i Vaše složky. Každé zařízení vidí stejné složky.
• Pevný název má jen INBOX. Odesláno, Koš, Koncepty a Spam se v každém programu jmenují jinak, pokud je neoznačí server (special-use, RFC 6154).
• Zdvojené složky Odesláno vyřešíte tak, že pro každou funkci zvolíte jednu složku a každý program na ni nastavíte.
• Mazání u IMAP znamená označení a následné trvalé vymazání (expunge). Označené zprávy se stále započítávají do Vašeho úložiště.
• Offline kopie není záloha; lokální složka je naopak samostatné úložiště.

Kvíz

Úkol

Úkol O3.1: Kontrola Vašich složek. Otevřete svou schránku ve webmailu a na každém zařízení, na kterém ji používáte. U každého zařízení si zapište, kterou složku používá pro Odesláno, Koš, Koncepty a Spam. Máte zdvojené složky? Zvolte jednu pro každou funkci, nastavte na ni každé zařízení, přesuňte poštu a smažte prázdné složky. Poté vyplňte kontrolní seznam a odpovězte na otázku: kterou složku označil sám server a jak jste to poznali?

Další čtení

Postupy v těchto článcích platí pro panely WebOké; u jiných poskytovatelů to funguje podobně.

• Příručka k DirectAdmin 8.7: IMAP nebo POP3: jaký je rozdíl?
• IMAP, nebo POP3: jaký je rozdíl a co si vybrat?
• Příručka k DirectAdmin 18.11: E-mail byl omylem smazán
• Obnovení emailové schránky nebo smazaných emailů ze zálohy
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)
• Složky ve Vaší poštovní schránce: Doručená pošta, Odeslaná pošta, Koncepty, Koš, Nevyžádaná pošta a Archiv
• Roundcube Webmail 6.1: Vytváření a správa složek
• Thunderbird s Vaším e-mailem WebOké a Nextcloudem 3.3: Vytváření složek a správná složka pro Odeslanou poštu, Koncepty a Koš
• Outlook s Vaší vlastní e-mailovou adresou 3.5: Složky, odeslaná pošta a plná e-mailová schránka