Složky ve Vaší poštovní schránce: Doručená pošta, Odeslaná pošta, Koncepty, Koš, Nevyžádaná pošta a Archiv

Ve Vaší poštovní schránce je vždy několik pevných složek: Doručená pošta, Odeslaná pošta, Koncepty, Koš, Nevyžádaná pošta a často také Archiv. V telefonu se někdy jmenují jinak než v počítači a některou složku někdy vidíte dvakrát. V tomto článku se dočtete, jak poštovní programy poznají, k čemu která složka slouží, jak to funguje u WebOké a jak vyřešit nejčastější problémy.

Standard: speciální složky s pevným označením

Váš poštovní program komunikuje s naším poštovním serverem přes IMAP. Pro pevné složky existuje celosvětová dohoda, rozšíření IMAP SPECIAL-USE (RFC 6154). Server každé pevné složce přidělí označení, které říká, k čemu slouží:

Doručená pošta žádné označení nepotřebuje: v IMAP se vždy jmenuje INBOX. \All a \Flagged nejsou skutečné složky, ale přehledy, jako ‘Všechny zprávy’ v Gmailu. Chcete-li vidět e-maily s příznakem pohromadě, zajistí to Váš poštovní program sám, například pomocí chytré složky.

Poštovní program, který dodržuje standard, se řídí označením, nikoli názvem. Složku pak zobrazí s názvem ve Vašem jazyce. Proto na iPhonu vidíte Junk (Nevyžádané), v Outlooku Nevyžádaná pošta a ve webmailu Spam, přestože na serveru jde o jednu a tutéž složku Junk. Co v této složce uděláte, se tedy projeví všude.

Jaký název uvidíte v jakém programu?

Níže uvedené názvy pocházejí z českých verzí programů. V jednotlivých verzích se mohou mírně lišit.

Klasický Outlook standard ne vždy dodržuje. V takovém případě si může sám vytvořit další složky, například Nevyžádaná pošta nebo Odstraněná pošta, vedle složek, které už na serveru existují. Jak to vyřešit, se dočtete níže.

Jednotlivé složky

Doručená pošta. Sem přichází veškerá nová pošta kromě spamu a e-mailů, které vlastním filtrem přesouváte do jiné složky. Je to jediná složka, která se stahuje přes POP3.

Odeslaná pošta. Když odešlete e-mail, Váš poštovní program uloží jeho kopii do Sent na serveru. Díky tomu vidíte odeslanou poštu i v telefonu a ve webmailu. Ve většině programů si můžete zvolit, zda a kam se tato kopie uloží. Vždy zvolte složku na serveru, ne složku ve svém počítači.

Koncepty. E-mail, který jste ještě neodeslali, se ukládá do Drafts. Můžete tak začít psát v počítači a dokončit zprávu v telefonu.

Koš. Když e-mail smažete, Váš poštovní program ho přesune do Trash. Definitivně zmizí teprve po vyprázdnění koše. Do té doby se započítává do úložiště Vaší poštovní schránky.

Nevyžádaná pošta (Junk). Sem přichází spam, který náš server rozpozná. Je to také složka, do které spam přesouváte Vy sami. Jak spamový filtr funguje a jak je přísný, se dočtete v článku Spam: jak ho WebOké zastavuje a jak spamový filtr trénovat a testovat

Archiv. Tlačítkem Archivovat přesunete e-mail z Doručené pošty, aniž byste ho smazali. Složka je na serveru, takže e-mail najdete na všech svých zařízeních. Do úložiště se však započítává. Chcete-li naopak starou poštu ze serveru odstranit, přečtěte si článek Místní ukládání pošty pro úsporu místa na poštovním serveru.

Jak to funguje u WebOké

• Všechny pevné složky odpovídají standardu. Sent, Drafts, Trash a Junk existují v každé poštovní schránce a jsou vždy viditelné. Složku Archive vytvoří Váš poštovní program ve chvíli, kdy poprvé něco archivujete.
• Spam se ukládá do Junk. Spam, který zachytí server, se ukládá do stejné složky, do které spam označujete Vy. Samostatná složka pro spam pod Doručenou poštou již neexistuje.
• Spamový filtr se učí od Vás. Pokud zprávu přetáhnete do Junk nebo použijete tlačítko pro nevyžádanou poštu, filtr se naučí, že jde o spam. Pokud legitimní zprávu přetáhnete z Junk zpět do Doručené pošty, filtr se naučí, že o spam nejde. Další tipy najdete v článku Spam: jak ho WebOké zastavuje a jak spamový filtr trénovat a testovat
• Webmail používá stejné složky. To, co vidíte ve webmailu, přesně odpovídá tomu, co je na serveru. Viz Přístup k webmailu a co dělat, když se nelze přihlásit.
• Používejte IMAP, ne POP3. S POP3 Váš program stahuje pouze Doručenou poštu. Neuvidíte tedy Junk, odeslanou poštu z jiných zařízení ani další složky. Přečtěte si IMAP, nebo POP3: jaký je rozdíl?

Zobrazení nebo skrytí složek: odběr

Poštovní program zobrazuje pouze složky, k jejichž odběru jste přihlášeni. Složka, k jejímuž odběru přihlášeni nejste, normálně existuje i se všemi e-maily, ale nezobrazuje se v seznamu složek. Pokud složku vidíte ve webmailu, ale ve svém programu ne, nebo naopak, je příčinou téměř vždy právě toto.

• Webmail: Nastavení, Složky a poté přepínač vedle složky.
• Thunderbird: pravým tlačítkem myši na Vaši e-mailovou adresu, Odebírat.
• Klasický Outlook: pravým tlačítkem myši na Vaši e-mailovou adresu, Složky IMAP.

Junk a ostatní pevné složky zapínat nemusíte: u každé poštovní schránky jsou vždy viditelné.

Časté problémy

Mám dvě složky pro odeslanou poštu, například Odeslané a Odeslaná pošta. V takovém případě jeden z Vašich programů používá vlastní složku místo Sent. V každém programu nastavte jako složku pro odeslanou poštu složku s příslušným štítkem, přetáhněte do ní e-maily z nadbytečné složky a prázdnou nadbytečnou složku odstraňte. Totéž platí pro Koš a Odstraněnou poštu. Pokud jsou na serveru také složky jako Sent Messages nebo Sent Items, například ze starého zařízení, náš server jim rovněž přidělí štítek \Sent. Vyberte si pak jednu z nich, nejlépe Sent.

Klasický Outlook vytváří vlastní složku Nevyžádaná pošta. Outlook má vlastní spamový filtr, nezávislý na našem. Vypněte ho, aby veškerý spam zůstal na jednom místě: klikněte na Domů, Nevyžádaná pošta, Možnosti nevyžádané pošty a zvolte Bez automatického filtrování. Poté přesuňte obsah složky Nevyžádaná pošta do Junk a prázdnou složku odstraňte, pokud to Outlook dovolí.

Klasický Outlook neukládá odeslanou nebo odstraněnou poštu na server. Otevřete Soubor, Nastavení účtu, vyberte svou adresu a klikněte na Změnit a poté na Další nastavení. Pokud to Vaše verze nabízí, zvolte tam pro odeslané a odstraněné položky složku na serveru (Sent a Trash). Pole pro cestu ke kořenové složce ponechte prázdné. Pokud to nepomůže, účet odstraňte a přidejte jej znovu jako IMAP. Viz Outlook pro Windows (nový a klasický).

Moje odeslaná pošta se nezobrazuje v telefonu ani ve webmailu. Nejprve zkontrolujte, zda používáte IMAP. S POP3 je odeslaná pošta uložena pouze v zařízení, ze kterého ji odesíláte. Pokud používáte IMAP, zkontrolujte ve svém programu, kterou složku používá pro odeslanou poštu. V Thunderbirdu je to Nastavení účtu, Kopie a složky. Na iPhonu přejděte ke svému účtu, Pokročilé, a u chování schránek zvolte složky na serveru. Viz také Thunderbird a iPhone a iPad.

Nevidím spam. Zkontrolujte, zda používáte IMAP, a podívejte se do složky, kterou Váš program nazývá Nevyžádané, Nevyžádaná pošta nebo Spam. Jak přísný má filtr být a zda se spam s velmi vysokým skóre má rovnou odstraňovat, nastavíte v článku Nastavení SpamAssassin.

Odstranil(a) jsem zprávu, ale stále tam je (přeškrtnutá nebo šedá). S IMAP se odstraněná zpráva běžně přesune do Koše. Některé poštovní programy však zprávě na serveru pouze přidělí příznak „odstraněno“. Zprávu pak stále vidíte, často přeškrtnutou, a zobrazuje se i na Vašich ostatních zařízeních. Skutečně zmizí až po vyčištění složky (anglicky expunge nebo purge). Do té doby se započítává do Vašeho úložiště. Ve webmailu takové zprávy odstraníte pomocí Zkomprimovat v nabídce složky. Poté nastavte svůj poštovní program tak, aby se odstraněné zprávy přesouvaly do Koše. V Thunderbirdu v Nastavení serveru u položky Při smazání zprávy: zvolte složku Koš, viz Vytváření složek a správná složka pro Odeslané, Koncepty a Koš. Pro Outlook si přečtěte Složky, odeslaná pošta a plná poštovní schránka v návodu pro Outlook.

Jak dlouho zůstává obsah Koše a spamu uložen?

Náš server z Koše ani ze složky Junk nic automaticky neodstraňuje. E-maily tam zůstávají, dokud složku nevyprázdníte Vy nebo Váš poštovní program, a po celou tu dobu se započítávají do úložiště Vaší poštovní schránky. Obě složky proto občas vyprázdněte. Jak velká může Vaše poštovní schránka být, se dočtete v článku Úložiště poštovní schránky a co se stane, když je plná.

Pokud chcete, aby to probíhalo automaticky, nastavte to ve svém poštovním programu. Na iPhonu u svého účtu v části Pokročilé zvolíte, po jaké době se mají odstraněné zprávy smazat. V Thunderbirdu v Nastavení serveru zapnete vyprázdnění koše při ukončení. Starou poštu najednou odstraníte také v DirectAdmin: přečtěte si Vyčištění poštovní schránky pro uvolnění místa v DirectAdmin.

Přechod k WebOké nebo stěhování

Pokud svou poštu přesouváte pomocí nástroje pro přesun e-mailů nebo pomocí IMAPSync v DirectAdmin, přenesou se všechny Vaše složky, a to s názvem, který měly u Vašeho původního poskytovatele. Proto se po přesunu může stát, že vedle složek Sent a Trash uvidíte například složku Odeslaná pošta nebo Odstraněná pošta. Nevadí to: nic se neztratí. Chcete-li mít vše na jednom místě, přetáhněte poštu do standardní složky a poté prázdnou starou složku odstraňte. Znovu také nastavte svá zařízení, aby používala standardní složky našeho serveru.

Chcete se dozvědět více? Absolvujte bezplatný kurz Používání webmailu, lekci 5.1 Složky a speciální složky.