Mappák és szinkronizálás: miért van kétszer „Elküldött” mappája

Modul 3: A postafiókja kezelése · Olvasási idő: 9 perc

Tanulási cél: A lecke után el tudja magyarázni, hogyan működnek az IMAP-mappák a szerveren, be tudja állítani, hogy levelezőprogramja a megfelelő speciális mappákat használja, és meg tudja előzni, hogy a levelek duplán jelenjenek meg vagy elvesszenek.

Kulcsfogalmak: IMAP-mappa, mappalista a szerveren, speciális mappák (Elküldött, Kuka, Piszkozatok, Spam, Archívum), special-use (RFC 6154), mappák hozzárendelése, feliratkozás mappákra, törlés és végleges törlés (expunge), szinkronizálási időszak, offline másolat

Hol vannak valójában a mappái?

Az 1.3. leckében látta a különbséget az IMAP és a POP3 között. IMAP esetén a levelei a szerveren vannak, a levelezőprogram pedig azt mutatja, ami ott található. Ez a mappákra is igaz. Ha a Thunderbirdben létrehoz egy „Árajánlatok” mappát, a Thunderbird ezt a mappát a szerveren hozza létre. Utána a telefonja is látja, és a webmail is.

Pontosan ezt szeretné. Ez azonban azt is jelenti, hogy egy levelezőprogram olyan mappákat is létrehozhat a szerveren, amelyeket Ön nem szándékozott. Ha pedig két program nem ért egyet abban, hogyan hívják az adott mappát, kettő lesz belőle.

Néhány tudnivaló az IMAP-szerveren lévő mappákról:

• A Beérkezett üzenetek mappa neve a szerveren mindig INBOX. Ez az egyetlen kötött nevű mappa. A programja „Beérkezett üzenetek”, „Inbox” vagy „Bejövő” névre fordítja.
• Az összes többi mappa neve szabadon választható. A szerver nem ismer „igazi” Elküldött mappát, hacsak ő maga meg nem jelöli (lásd lent).
• Az almappákat egy elválasztó karakter választja el, általában pont vagy perjel: INBOX.Offertes vagy Offertes/2026. Ezt ritkán látja, de ez magyarázza, miért tesz egyes programok az összes mappát a Beérkezett üzenetek alá.
• Egy program néha csak azokat a mappákat mutatja, amelyekre feliratkozott. Az a mappa, amely ugyan megvan a szerveren, de nincs rá feliratkozva, ilyenkor eltűntnek tűnik.

A speciális mappák problémája

A levelezőprogramnak néhány mappára szüksége van a működéshez:

Minden programnak megvan a saját preferenciája. Az Apple Mail alapból más neveket használ, mint az Outlook, az Outlook pedig megint mást, mint a Gmail-app. Ha három eszközön úgy állítja be a postafiókját, hogy nem figyel erre, a következő történhet:

• Az Outlook az elküldött leveleket a Sent Items mappába teszi.
• Az iPhone az elküldött leveleket a Sent Messages mappába teszi.
• A webmail az elküldött leveleket a Sent mappába teszi.

Így három Elküldött mappája lesz, és minden eszközön csak egy részét látja annak, amit elküldött. Ez a leggyakoribb panasz az IMAP-pal kapcsolatban: „a telefonomon nem látom, amit a számítógépemről küldtem”.

A megoldás: special-use

2011 óta létezik az IMAP egy olyan bővítménye, amellyel a szerver jelzi, melyik mappa mire szolgál: ez a special-use (RFC 6154). A szerver ilyenkor például azt mondja: „ennek a mappának a neve Sent, a funkciója \Sent”. Egy modern levelezőprogram ezt átveszi, és nem hoz létre saját mappát.

A legtöbb levelezőszerver támogatja ezt, és a legtöbb program is. Gyakran mégis gond van vele a következő esetekben:

• olyan postafiók, amely már évek óta létezik, és amelyben régi programok már létrehozták a saját mappáikat;
• olyan postafiók, amelyet egy másik szolgáltatótól költöztettek át, ahol a mappák neve más volt;
• olyan programok, amelyeket kézzel állított be, mielőtt a szerver special-use információt adott volna;
• POP3 (ott nincsenek mappák a szerveren, így minden eszköz helyben tárolja a saját Elküldött mappáját).

A mappák helyes hozzárendelése

Már vannak duplikált mappái, vagy bizonytalan? Akkor funkciónként válasszon ki egy mappát, és minden programnak adja meg, melyik az. Lehetőleg azt a mappát válassza, amelyet a szerver maga jelöl ki. Ezt a webmailben ismerheti fel: ott az Elküldött mappa általában felül, saját ikonnal látható.

Hol állíthatja be?

• Thunderbird: Fiókbeállítások, az Ön fiókja, Másolatok és mappák (Elküldött, Piszkozatok, Archívum) és Kiszolgáló beállításai (mi történjen a törölt üzenetekkel, és melyik mappába kerüljenek).
• Apple Mail Macen: Beállítások, Fiókok, az Ön fiókja, postafiók-viselkedés (Mailbox Behaviors). iPhone-on: Beállítások, Mail, Fiókok, az Ön fiókja, maga a fiók, Haladó, majd funkciónként a szerveren lévő mappa kiválasztása.
• Klasszikus Outlook: IMAP-fiók esetén a fiókbeállításokban (További beállítások (More Settings), Haladó) választhatja ki a gyökérmappa elérési útját és a törölt elemek mappáját. Az elküldött elemekhez a klasszikus Outlook sok verziójában nincs választási lehetőség: azt a mappát használja, amelyet a szerver kijelöl, egyébként a sajátját.
• Gmail-app: a szerver által kijelölt mappával dolgozik; mappánként nem állítható be.

Ezután helyezze át a leveleket a felesleges mappákból a kiválasztott mappába, majd törölje az üres mappákat. Ezt egyetlen eszközön végezze el (lehetőleg a webmailben vagy a számítógépen), és várja meg, amíg a többi eszköz átveszi a változást.

A törlés két lépésben működik

IMAP esetén a törlés valójában egy jelző beállítása. Az üzenet törölt jelölést kap (\Deleted), de még a szerveren marad. Csak akkor tűnik el ténylegesen, amikor a program kiadja az expunge parancsot. A legtöbb program így jár el:

1. Megnyomja a Törlés gombot. A program áthelyezi az üzenetet a Kukába (valójában a Kukába másolja, az eredetit pedig töröltként jelöli meg).
2. Az eredeti azonnal vagy a program bezárásakor véglegesen törlődik (expunge).
3. Csak a Kuka ürítésekor tűnik el az üzenet a szerverről.

Egyes programok másképp vannak beállítva. Ilyenkor áthúzott üzeneteket lát, amelyek nem tűnnek el: meg vannak jelölve, de soha nem lettek véglegesen törölve. És továbbra is beleszámítanak a tárhelyébe. Ilyenkor keresse a programjában a Mappa tömörítése (Thunderbird), a törölt üzenetek kiürítése (Purge Deleted Messages) funkciót, vagy egy olyan beállítást, mint „a törölt elemek végleges törlése a mappa elhagyásakor”.

Fontos: az egyik eszközön végzett törlés minden eszközön törlés. Ez az IMAP lényege. Ha egy üzenetet le szeretne venni a telefonjáról, de a számítógépén meg szeretné tartani, az IMAP-pal ez nem lehetséges. Legfeljebb rövidebb szinkronizálási időszakot állíthat be a telefonon (lásd lent).

Mégis eltűnt valami? Sok szolgáltató őriz biztonsági mentéseket, amelyekből egy postafiók vagy mappa visszaállítható, de általában csak korlátozott ideig. Archívumként ne számítson rájuk.

Mennyit szinkronizál?

A levelezőprogramnak nem kell mindent letöltenie. Telefonon gyakran célszerű csak az utolsó néhány hetet szinkronizálni, vagy csak a Beérkezett üzenetek mappára kérni push értesítést. Ez helyet és akkumulátort takarít meg. A szerveren semmit nem változtat: a régi levelek ott maradnak, csak az adott eszközön nem látja őket.

Számítógépen a legtöbb program offline másolatot készít a postafiókról (az Outlook egy .ost fájlban, a Thunderbird és az Apple Mail a saját mappájában). Ez másolat, nem biztonsági mentés: ha a szerveren töröl valamit, az az offline másolatból is eltűnik. Valódi helyi tárolóhely az a mappa, amelyet Ön maga hoz létre a Helyi mappák (Thunderbird), az On My Mac (Apple Mail) alatt, vagy egy .pst adatfájlban (Outlook). Amit oda áthúz, az már nincs a szerveren. Erről bővebben a 3.2. leckében olvashat.

A gyakorlatban: így néz ki egy felületen

A WebOké webmailjében (Roundcube) bal oldalon látja a szerver összes mappáját. A Beállítások, Mappák menüpontban mappákat hozhat létre, nevezhet át, törölhet, és be- vagy kikapcsolhatja a feliratkozást. A Beállítások, Preferenciák (Preferences), Speciális mappák (Special Folders) alatt láthatja, melyik mappa szolgál Küldés, Piszkozatok, Kuka és Spam mappaként. A WebOké-nál a szerver a Junk mappát jelöli ki spammappaként, és a webmail ezt Spam néven mutatja. Erről bővebben a postafiók mappáiról szóló cikkben olvashat. Más szolgáltatóknál hasonlóan működik; a webmail ott talán másként hívják, de szinte minden webmailben van ilyen mappakezelés.

Összefoglalás

• IMAP esetén a mappái is a szerveren vannak. Minden eszköz ugyanazokat a mappákat látja.
• Csak az INBOX neve kötött. Az Elküldött, a Kuka, a Piszkozatok és a Spam neve programonként eltér, hacsak a szerver ki nem jelöli őket (special-use, RFC 6154).
• A duplikált Elküldött mappákat úgy oldja meg, hogy funkciónként egy mappát választ, és minden programot arra állít be.
• IMAP esetén a törlés megjelölés, majd végleges törlés (expunge). A megjelölt üzenetek továbbra is beleszámítanak a tárhelyébe.
• Az offline másolat nem biztonsági mentés; a helyi mappa viszont külön tárolóhely.

Kvíz

Feladat

Feladat O3.1: A mappái átnézése. Nyissa meg a postafiókját a webmailben és minden olyan eszközön, amelyen használja. Jegyezze fel eszközönként, melyik mappát használja az Elküldött, a Kuka, a Piszkozatok és a Spam funkcióhoz. Vannak duplikált mappái? Válasszon funkciónként egyet, állítson be minden eszközt arra, helyezze át a leveleket, és törölje az üres mappákat. Ezután töltse ki az ellenőrzőlistát, és válaszolja meg a kérdést: melyik mappát jelölte ki maga a szerver, és miről ismerte fel?

További olvasnivaló

A cikkekben leírt lépések a WebOké felületeire vonatkoznak; más szolgáltatóknál hasonlóan működik.

• DirectAdmin útmutató 8.7: IMAP vagy POP3: mi a különbség?
• IMAP vagy POP3: mi a különbség, és melyiket érdemes választania?
• DirectAdmin útmutató 18.11: Véletlenül töröltem egy e-mailt
• Postafiók vagy törölt e-mailek visszaállítása a biztonsági mentésből
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)
• Mappák a postafiókjában: Beérkezett üzenetek, Elküldött üzenetek, Piszkozatok, Kuka, Levélszemét és Archívum
• Roundcube Webmail 6.1: Mappák létrehozása és kezelése
• Thunderbird a WebOké e-mail-fiókjával és a Nextclouddal 3.3: Mappák létrehozása és a megfelelő mappa az Elküldött elemek, a Piszkozatok és a Kuka számára
• Outlook a saját e-mail-címével 3.5: Mappák, elküldött levelek és a megtelt postafiók