Az e-mail átköltöztetése: a terv

Modul 8: Költözés és a domain rendbetétele · Olvasási idő: 11 perc

Tanulási cél: E lecke után képes lesz megtervezni az e-mailjeinek átköltöztetését egy másik szolgáltatóhoz: mit mérjen fel előre, milyen sorrendben dolgozzon, és mi nem költözik át magától.

Kulcsfogalmak: leltár (postafiókok, aliasok, átirányítások, catch-all, automatikus válaszok, szűrők), postafiók mérete és tárhely, jelszavak, TTL előzetes csökkentése, sorrend (létrehozás, első másolat, MX átállítása, második másolat, eszközök), naptár és névjegyek (nem IMAP), POP3-levelek a számítógépen, Microsoft 365 és Gmail (bejelentkezés jelszó helyett), DNS-rekordok, amelyeknek át kell költözniük, kommunikáció

Mit is költöztet át valójában?

"A levelezésem átköltöztetése" egyetlen dolognak hangzik, de valójában legalább öt van belőle:

1. Maguk a postafiókok, az összes mappával és üzenettel, amely a szerveren van.
2. A körülöttük lévő címek: aliasok, átirányítások, egy catch-all, levelezőlisták, automatikus válaszok és szerveroldali szűrők. Ezek a régi szolgáltató vezérlőpultjában vannak, és soha nem költöznek át maguktól.
3. Az e-mailjéhez tartozó DNS: MX, SPF, DKIM, DMARC, esetleg autodiscover, autoconfig vagy SRV rekordok. A költözés után ezeknek illeszkedniük kell az új szolgáltatóhoz.
4. Az eszközei: minden számítógép, telefon és táblagép, amelyen be van állítva a postafiók, valamint minden, ami SMTP-n keresztül küld levelet (a weboldala, egy nyomtató vagy szkenner, egy könyvelőprogram).
5. Ami nem levél: naptárak és névjegyek. Ezek a Microsoft 365-nél, a Google-nél és sok más szolgáltatónál ugyanabban a fiókban vannak, de nem IMAP-on keresztül költöznek. Ezeket külön kell átköltöztetni.

Aki csak az 1. pontra gondol, a költözés után azt veszi észre, hogy a factuur@ már nem irányítja tovább a leveleket a könyvelőhöz, hogy a szkenner már nem tud levelet küldeni, vagy hogy az egész cég naptára üres.

1. lépés: a leltár

Először készítsen egy listát. Egy táblázat, amelyben soronként egy cím szerepel, jól működik:

Töltse ki ezeket is:

• A postafiókok mérete. Az új postafióknak elég nagynak kell lennie, növekedési tartalékkal (3.2. lecke). A leggyakoribb oka annak, hogy egy költözés félbemarad, az, hogy a másolat félúton leáll, mert az új postafiók betelt.
• Ki dolgozik POP3-mal. POP3 esetén a levelek gyakran csak az adott számítógépen vannak, a szerveren már nincsenek meg (1.3. lecke). A szerverről készített másolat tehát nem viszi magával ezeket a leveleket. Ezeket magából a levelezőprogramból kell átmásolni.
• Mi küld még levelet. Weboldal, webáruház, szkenner, pénztárgéprendszer, monitoring. Ezek mindegyikének SMTP-adatai vannak, amelyek a költözés után megváltoznak.
• A különleges DNS-rekordok, amelyeket a régi szolgáltatója állított be az e-mailjéhez, valamint más szolgáltatások rekordjai (hírlevél-DKIM, hitelesítések), amelyeknek meg kell maradniuk.

Rögtön takarítson is: azokat a címeket, amelyeket már senki sem használ, nem kell átköltöztetni. A költözés jó alkalom arra is, hogy megszüntessen egy catch-allt.

2. lépés: a hozzáférés rendezése

A levelek másolásához egy programnak be kell jelentkeznie a régi postafiókba. A legtöbb szolgáltatónál ez az e-mail-címmel és a jelszóval történik, IMAP-on keresztül. Két fontos kivétel van:

• A Gmail és a Google Workspace nem engedi, hogy külső programok a szokásos jelszóval jelentkezzenek be. Ehelyett egy alkalmazásjelszót kell létrehozni, amelyhez be kell kapcsolni a kétlépcsős azonosítást. Google Workspace esetén előfordulhat, hogy a rendszergazda ezt kikapcsolta.
• Az Outlook.com, a Hotmail, a Live és a Microsoft 365 IMAP esetén már nem fogad el jelszót, alkalmazásjelszót sem. Be kell jelentkeznie a Microsoftnál (OAuth), és ideiglenes hozzáférést kell adnia egy programnak. Vállalati környezetben előfordulhat, hogy ehhez a rendszergazda engedélye szükséges.

Ha már nem emlékszik a jelszavakra, állítsa be őket újra a költözés előtt, és jegyezze fel biztonságosan (egy jelszókezelőben, 3.4. lecke).

3. lépés: az MX TTL-jének előzetes csökkentése

Az MX-átállás (8.2. lecke) az a pillanat, amikor az új levelek máshol kezdenek megérkezni. A resolverek addig jegyzik meg a régi MX-választ, ameddig a TTL ezt mondja (DNS-tanfolyam, 6.1. lecke). Ha ez egy napra van beállítva, akkor a küldők egy része egy napig még a régi szolgáltatóhoz kézbesít.

Ezért néhány nappal előre csökkentse az MX-rekordok TTL-jét, például 300 másodpercre. Ezt legalább egy régi TTL-nyi idővel az átállás előtt tegye meg: ha a TTL most 86400-ra (egy napra) van állítva, akkor legkésőbb egy nappal előre csökkentse. A költözés után állítsa vissza egy normál értékre, például 3600-ra.

Ha az egész domaint átköltözteti egy másik szolgáltatóhoz (a névszerverek átállításával), akkor a regisztrátornál lévő névszerverek TTL-je határozza meg, milyen gyorsan megy végbe az átállás. Ezt saját maga nem tudja csökkenteni, ezért számoljon egy napos vagy hosszabb átmeneti idővel (DNS-tanfolyam, 6.3. lecke).

4. lépés: a sorrend

A legkisebb kockázattal járó sorrend:

1. Új postafiókok, aliasok és átirányítások létrehozása az új szolgáltatónál, ugyanazokkal a nevekkel. A DNS-en még semmit sem változtat. A régi postafiókok egyszerűen tovább működnek.
2. Az első másolat elkészítése az összes postafiókról (8.2. lecke). Ez akár órákig is eltarthat. Senki nem vesz észre belőle semmit.
3. A DNS előkészítése: állítsa be előre az új szolgáltató SPF-, DKIM- és DMARC-rekordjait, ahol lehet, a régiek mellett. Figyeljen: az SPF-nek egy ideig mindkét szolgáltatót tartalmaznia kell (egyetlen rekord, 4.2. lecke). A DKIM egymás mellett is létezhet, mivel minden szolgáltatónak saját selectora van.
4. Az MX átállítása egy nyugodt pillanatban, például péntek délután vagy este. Ettől kezdve az új levelek az új szolgáltatónál érkeznek meg.
5. A második másolat egy nap múlva, amikor a régi TTL biztosan lejárt. Ez magával viszi azokat a leveleket, amelyek időközben még a régi szolgáltatónál érkeztek meg. A már lemásolt üzeneteket kihagyja.
6. Az eszközök átállítása: új fiókok a levelezőprogramokban, a weboldal és a szkenner beállításainak módosítása, régi fiókok törlése (8.2. lecke).
7. Rendrakás: a régi szolgáltató eltávolítása az SPF-ből, a régi DKIM-rekordok törlése, a TTL visszaállítása normálra.
8. A régi postafiók lemondása csak akkor, ha minden néhány héten át rendben működött. Addig ott még megvan egy teljes másolat.

Gyakori hiba a sorrend felcserélése: előbb átállítani az MX-et vagy a domaint, és csak utána létrehozni a postafiókokat. Ilyenkor a levelek az átmeneti időszakban 550 5.1.1 hibával (a cím nem létezik) kerülnek elutasításra, és a feladók bounce-t kapnak.

Naptár, névjegyek és helyi levelek

A naptár és a névjegyek más protokollokon keresztül költöznek (CalDAV, CardDAV, vagy a Microsoft és a Google saját integrációja). Exportálja ezeket külön, a költözés előtt: egy .ics-fájlt naptáranként és egy .vcf-fájlt a névjegyekhez, majd importálja őket az új szolgáltatónál vagy az új naptárprogramjában. A megosztott naptárakat és a meghívókat is újra meg kell osztania.

A csak a számítógépen tárolt levelek (POP3, vagy az Outlookban .pst-fájlként a számítógépen tárolt mappák) a levelezőprogramból helyezhetők át: adja hozzá az új postafiókot IMAP-fiókként, és húzza át a mappákat oda. Vagy exportáljon egy .pst-fájlt, és importálja be azt.

Tájékoztassa az érintetteket

Előre mondja el a felhasználóknak, mi fog történni: mikor lesz az átállás, hogy a telefonjukon és a laptopjukon új fiókot kell beállítaniuk, és kit hívhatnak, ha valami nem működik. Egy egyszerű útmutató az új beállításokkal (2.1. lecke) sok kérdést megelőz.

A gyakorlatban: így néz ki egy szolgáltatónál

A WebOké-nél a postafiókokat a DirectAdmin-ben vagy a Fiókom felületen hozza létre, a leveleket pedig a Fiókom e-mail-költöztető eszközével másolja (amely a Microsoftnál is be tud jelentkezni), vagy a DirectAdmin IMAPSync migrálások funkciójával. Más szolgáltatóknál hasonló migrációs eszközök találhatók, vagy egy különálló programot használhat. A fenti lépésterv mindenhol ugyanaz.

Összefoglalás

• Egy költözés magában foglalja a postafiókokat, a körülöttük lévő címeket, a DNS-t, az eszközöket, valamint a naptárat és a névjegyeket.
• Készítsen leltárt a mérettel, a POP3-felhasználókkal, az átirányításokkal és mindennel, ami SMTP-n keresztül küld levelet.
• Rendezze a hozzáférést: alkalmazásjelszó a Gmailhez, bejelentkezés a Microsoftnál az Outlookhoz és a Microsoft 365-höz.
• Csökkentse az MX TTL-jét jó előre. Sorrend: létrehozás, első másolat, DNS előkészítése, MX átállítása, második másolat, eszközök, rendrakás, és csak ezután a lemondás.
• A naptárak, a névjegyek és a helyileg tárolt levelek nem IMAP-on keresztül költöznek.

Kvíz

Feladat

O8.1 feladat: Költözési terv készítése. Készítsen a saját domenjéhez (vagy a leckében szereplő példacéghez) egy leltárt a fenti táblázat oszlopaival, valamint egy ütemtervet dátumokkal a következőkhöz: TTL csökkentése, postafiókok létrehozása, első másolat, MX átállítása, második másolat, eszközök, rendrakás és lemondás. Válaszolja meg azt is: ki dolgozik POP3-mal, mi küld levelet SMTP-n keresztül, és hogyan költözteti át a naptárat és a névjegyeket? Ezután egy ellenőrzőlistát kap azokról a pontokról, amelyeknek egy jó tervben szerepelniük kell.

További olvasnivaló

Az ezekben a cikkekben leírt lépések a WebOké kezelőfelületeire vonatkoznak; más szolgáltatóknál hasonlóan működik.

• DirectAdmin útmutató 10.1: Az E-mail átköltöztetése: a lehetőségek
• WebOké útmutató 7.2: E-mail átköltöztetése WebOké-ra (Microsoft 365-ről is)
• Domain, weboldal és e-mail együttes költöztetése kiesés nélkül: lépésről lépésre
• E-mail fogadása a domainnév átköltöztetése során
• Ingyenes DNS-tanfolyam 6.3: DNS egy költözésnél
• Ingyenes DNS-tanfolyam 6.1: TTL és cache
• Költözés a WebOkéhoz 2.2: E-mailek átköltöztetése az e-mail-átköltöztető eszközzel
• Költözés a WebOkéhoz 3.5: Mi történik az e-mailjeivel a költözés alatt