Obecná nastavení, účty a soukromí

Modul 2: Instalace a nastavení · Doba čtení: 10 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete vědomě nastavit adresu obchodu, země, měnu, zákaznické účty a doby uchovávání osobních údajů a budete vědět, jaký důsledek má která volba.

Klíčové pojmy: adresa obchodu, prodej do zemí, doručování do zemí, výchozí poloha zákazníka, geolokace, měna a formát, nákup bez registrace, vytvoření účtu při pokladně, odkaz pro nastavení hesla, žádost o výmaz údajů, doby uchovávání, text o ochraně osobních údajů při registraci a v pokladně

Obecná nastavení: základ všeho

V části WooCommerce > Nastavení > Obecné (General) najdete nastavení, která jednou správně zvolíte a pak se jich už téměř nedotknete. Právě proto se tu často chybuje: špatnou volbu z prvního týdne odhalíte až po měsících, například když nesedí DPH na fakturách.

Adresa obchodu. Adresa, kde má Vaše firma sídlo. WooCommerce ji používá jako základ pro výpočet DPH (lekce 4.1) a pro některá propojení s dopravci. Zemi vybíráte už v průvodci (lekce 2.1); zde vyplníte celou adresu. Tato adresa se na Vašem webu sama nezobrazí: informace, které musí návštěvník najít, nastavujete zvlášť (lekce 5.1).

Prodej do zemí a doručování do zemí. Nastavíte, do kterých zemí prodáváte (všechny země, všechny země kromě několika, nebo seznam), a k tomu, do kterých zemí doručujete. Jsou to dvě různé otázky. Theehuis Example prodává digitální receptář všem v EU, ale konvice na čaj posílá jen do Nizozemska, Belgie a Německa. U prodeje proto volí „konkrétní země: všechny země EU“ a u doručování „Nizozemsko, Belgie, Německo“. Zákazník z Rakouska si pak může receptář koupit, ale u konvice neuvidí žádnou možnost doručení.

Proč ne jednoduše „všechny země“? Protože každá země, do které prodáváte, má své důsledky: DPH (lekce 4.2), poštovné (lekce 4.3), jazyk Vašich podmínek a pravidla dané země (modul 5). Prodávejte jen tam, na co je Váš plán (lekce 1.3) připravený. Navíc musíte na začátku objednávkového procesu jasně uvést, zda existují omezení dodání (lekce 5.1).

Výchozí poloha zákazníka. Než návštěvník vyplní svou adresu, WooCommerce neví, kde bydlí. Zvolíte, co má obchod v takovém případě předpokládat:

• Žádná poloha: ceny a doprava se spočítají až poté, co zákazník vyplní adresu.
• Země obchodu: WooCommerce předpokládá, že návštěvník bydlí ve Vaší zemi.
• Geolokace: WooCommerce odhadne zemi podle IP adresy. Používá k tomu databázi externí služby, pro kterou musíte získat a vyplnit (bezplatný) klíč.
• Geolokace s podporou mezipaměti stránek: stejný odhad, ale přes dodatečný požadavek z prohlížeče, takže mezipaměť stránek neukazuje všem stejnou zemi.

Běžná geolokace a mezipaměť stránek se spolu špatně snášejí. Mezipaměť uloží stránku tak, jak ji viděl první návštěvník, s cenami a upozorněními pro jeho zemi, a zobrazí ji všem. Pokud používáte mezipaměť stránek (lekce 6.4) a chcete geolokaci, zvolte variantu s podporou mezipaměti. Pro většinu nizozemských, belgických a německých obchodů je „země obchodu“ jednoduchá a dostačující volba.

Měna a formát. Měna, umístění symbolu měny, oddělovač tisíců a desetinných míst, počet desetinných míst. V Nizozemsku a Německu je obvyklé: euro, symbol vlevo (Nizozemsko) nebo vpravo (Německo), tečka jako oddělovač tisíců, čárka pro desetinná místa, dvě desetinná místa. Nikdy nenastavujte počet desetinných míst na 0 jen proto, že „účtujete jen celá eura“: výpočet DPH potřebuje centy.

Zákaznické účty: host, nebo účet?

V části WooCommerce > Nastavení > Účty a soukromí (Accounts & Privacy) zvolíte, jak zákazníci objednávají.

Nákup bez registrace. Zákazník vyplní své údaje a objedná bez účtu. Pro zákazníka je to nejrychlejší a Vám to přináší nejméně osobních údajů, které musíte chránit. Povinný účet patří k nejznámějším důvodům, proč lidé objednávku nedokončí.

Vytvoření účtu při pokladně nebo na stránce Můj účet. Praktické pro stálé zákazníky: mohou si prohlížet objednávky, ukládat adresy a znovu stahovat soubory (lekce 3.3). Každý účet je ale přihlášení, které lze zneužít, a soubor osobních údajů, který uchováváte, dokud účet existuje.

Theehuis Example volí takto: nákup bez registrace je povolený, vytvoření účtu při pokladně je dobrovolnou volbou zákazníka. Pro obchod s předplatným nebo se soubory ke stažení, které má jít později znovu stáhnout, je účet logičtější.

Hesla. Nechte WooCommerce u nového účtu poslat odkaz, pomocí kterého si zákazník heslo zvolí sám, místo vygenerovaného hesla v e-mailu. Heslo v e-mailu zůstává ve schránce celé roky.

Pozor na souvislost s tlačítkem pro odstoupení z lekce 5.3: zákazník nesmí být nucen mít účet, aby mohl od smlouvy o nákupu odstoupit. Pokud mohou objednávat hosté, musí hosté také moci odstoupit od smlouvy.

Soukromí: co za Vás WooCommerce dokáže udělat

WooCommerce zpracovává osobní údaje: jména, adresy, telefonní čísla, objednávky. Obecná pravidla GDPR, jako jsou zásady ochrany osobních údajů a záznamy o činnostech zpracování, najdete v kurzu WordPressu, lekce 9.3. Zde jde o nastavení, která nabízí samotný WooCommerce.

Žádosti o výmaz údajů. WordPress má nástroj pro výmaz osobních údajů konkrétní osoby (Nástroje > Výmaz osobních údajů). V části Účty a soukromí zvolíte, zda se při tom odstraní i údaje z objednávek a zda zanikne přístup ke stahování. Než to zapnete, zamyslete se: údaje, které musíte uchovávat pro finanční úřad (faktury, lekce 5.6), nesmíte jen tak vymazat, ani na žádost. Výmaz ve WooCommerce objednávku anonymizuje; zajistěte, aby údaje, které musíte uchovávat, byly v tu chvíli ve Vašem účetnictví.

Texty o ochraně osobních údajů. Můžete nastavit krátký text, který se zobrazí při registraci a v pokladně, s odkazem na Vaše zásady ochrany osobních údajů (lekce 5.5). Uveďte tam jednu nebo dvě věty, ne celé zásady.

Doby uchovávání. Tuto část lidé přeskakují nejčastěji. WooCommerce umí osobní údaje automaticky odstranit po lhůtě, kterou zvolíte, zvlášť pro každý druh:

GDPR říká, že údaje neuchováváte déle, než je nutné. Daňová pravidla říkají, že účetnictví musíte uchovávat několik let: v Nizozemsku 7 let, v Belgii 10 let pro DPH, v Německu 8 let pro faktury (lekce 5.6). V Česku si lhůtu pro svůj e-shop ověřte u Finanční správy. Tato dvě pravidla si neodporují, pokud víte, kde co uchováváte. Theehuis Example nechává dokončené objednávky ve WooCommerce po několika letech anonymizovat, protože faktury jsou v účetním programu a zůstávají tam 7 let. Pokud své účetnictví uchováváte jen ve WooCommerce, nevolte kratší lhůtu, než jaká je Vaše povinnost uchovávat doklady.

Ve výchozím stavu jsou všechny lhůty prázdné: WooCommerce pak uchovává vše navždy. Je to nejjednodušší a zároveň nejhorší volba.

V praxi: takto to vypadá ve WooCommerce

U jiných šablon a hostingů to funguje stejně; jde o nastavení samotného WooCommerce.

1. WooCommerce > Nastavení > Obecné: vyplňte adresu obchodu. U prodeje a doručování zvolte jen země ze svého plánu. Zvolte výchozí polohu; pokud používáte mezipaměť stránek, nevolte běžnou geolokaci.
2. Dole zkontrolujte měnu a formát.
3. Účty a soukromí: zapněte nebo vypněte nákup bez registrace; nastavte vytvoření účtu při pokladně; zvolte odkaz pro nastavení hesla.
4. U výmazu údajů zvolte, zda se týká i objednávek a stahování, a zapište si, kde uchováváte údaje, které musíte uchovávat z daňových důvodů.
5. Vyplňte texty o ochraně osobních údajů s odkazem na Vaše zásady ochrany osobních údajů.
6. Vyplňte doby uchovávání, u každé lhůty s důvodem.

Shrnutí

• Adresa obchodu je základem pro DPH; prodej do zemí a doručování do zemí jsou dvě samostatné volby. Vybírejte jen země, na které jste připraveni.
• Běžná geolokace a mezipaměť stránek si odporují; zvolte pak variantu s podporou mezipaměti nebo zemi obchodu.
• Nákup bez registrace je rychlý a přináší méně údajů; účet je praktický pro stálé zákazníky. Nechte zákazníky zvolit si heslo samy přes odkaz.
• Vyplňte doby uchovávání: ve výchozím stavu WooCommerce uchovává vše navždy.
• Výmaz na žádost ani anonymizace nesmí porušit Vaši daňovou povinnost uchovávat doklady: vězte, kde co uchováváte. V Česku se u této povinnosti řiďte pravidly Finanční správy.

Kvíz

Úkol

Úkol D2.3: Účty a doby uchovávání. Nastavte ve svém (testovacím) obchodě nastavení z této lekce. Jde o samostatný úkol: body si odškrtáte sami a odpovíte na otázku.

Odškrtněte:

• adresa obchodu a země (prodej a doručování) nastaveny;
• měna a formát zkontrolovány;
• nákup bez registrace vědomě zapnut nebo vypnut;
• vytvoření účtu při pokladně vědomě zvoleno;
• heslo nastavováno přes odkaz;
• doby uchovávání vyplněny v části Účty a soukromí.

Odpovězte: jaké doby uchovávání jste zvolili pro neaktivní účty a pro neúspěšné, zrušené a dokončené objednávky, a proč? Myslete na povinnost uchovávat doklady z lekce 5.6.

Po kliknutí na „hotovo“ uvidíte vzorovou odpověď: dokončené objednávky neuchovávat kratší dobu, než jaká je daňová povinnost uchovávat doklady, pokud tyto údaje nejsou jinde (například ve Vašem účetnictví); neaktivní účty naopak odstraňovat; u každé volby uvést důvod.

Další čtení

• Bezplatný kurz WordPress 9.3: GDPR: cookies, formuláře a zásady ochrany osobních údajů
• Jde o únik dat a musím ho nahlásit?
• Bezplatný kurz WordPress 6.2: Cachování
• Nastavení WooCommerce (woocommerce.com, anglicky): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Uchovávání faktur (nizozemský Belastingdienst, nizozemsky): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren